Elektroniczne orzeczenia medycyny pracy od 18 października 2026 r. – nowe zasady, obowiązki pracodawcy i skutki prawne

Od 18 października 2026 r. zmieniają się zasady wystawiania orzeczeń lekarskich w ramach medycyny pracy. Po zakończeniu sześciomiesięcznego okresu przejściowego orzeczenia będą co do zasady sporządzane w postaci elektronicznej. Zmiana wynikająca z rozporządzenia Ministra Zdrowia z dnia 20 marca 2026 r. (Dz.U. z 2026 r. poz. 456) ma znaczenie nie tylko dla lekarzy przeprowadzających badania profilaktyczne, lecz również dla pracodawców, którzy są zobowiązani do zapewnienia właściwego obiegu orzeczeń oraz ich przechowywania w dokumentacji pracowniczej.

Elektronizacja medycyny pracy wymaga rozstrzygnięcia kilku istotnych zagadnień prawnych. Czy pracodawca może dopuścić pracownika do pracy, jeżeli lekarz wystawił orzeczenie, ale dokument nie został jeszcze przekazany do działu kadr? W jaki sposób należy przechowywać elektroniczne orzeczenie lekarskie w papierowych aktach osobowych? Czy pracownik nadal będzie zobowiązany do dostarczenia zaświadczenia od lekarza medycyny pracy? Jakie znaczenie dla pracodawcy mają zalecenia lekarskie zamieszczone w orzeczeniu?

Odpowiedzi na te pytania wymagają uwzględnienia nie tylko znowelizowanych przepisów dotyczących badań profilaktycznych, ale również art. 229 Kodeksu pracy, ustawy o służbie medycyny pracy oraz regulacji dotyczących prowadzenia dokumentacji pracowniczej.

Elektroniczne orzeczenia medycyny pracy 2026 – podstawa prawna i termin wejścia w życie nowych obowiązków

Podstawę prawną wprowadzanych zmian stanowi rozporządzenie Ministra Zdrowia z dnia 20 marca 2026 r. zmieniające rozporządzenie w sprawie przeprowadzania badań lekarskich pracowników, zakresu profilaktycznej opieki zdrowotnej nad pracownikami oraz orzeczeń lekarskich wydawanych do celów przewidzianych w Kodeksie pracy. Rozporządzenie weszło w życie 17 kwietnia 2026 r., jednak ustawodawca przewidział okres przejściowy, w którym dopuszczalne było równoległe stosowanie dokumentacji papierowej i elektronicznej. Okres ten kończy się 17 października 2026 r. Od następnego dnia orzeczenia lekarskie będą co do zasady wystawiane wyłącznie w postaci elektronicznej. Nowelizacja nie zmienia podstawowych przesłanek przeprowadzania badań profilaktycznych. Nadal wyróżnia się badania wstępne, okresowe i kontrolne, a lekarz dokonuje oceny zdolności pracownika do wykonywania pracy na określonym stanowisku, uwzględniając zagrożenia występujące w środowisku pracy.

Zmianie ulega natomiast sposób dokumentowania wyników badania, uwierzytelniania orzeczeń oraz ich udostępniania. Warto podkreślić, że elektronizacja orzecznictwa medycyny pracy nie oznacza zastąpienia osobistego badania pracownika oceną przeprowadzaną wyłącznie na podstawie dokumentów elektronicznych. Zgodnie z § 3 ust. 1 rozporządzenia z dnia 30 maja 1996 r., w brzmieniu nadanym nowelizacją, lekarz orzeka po uprzednim osobistym zbadaniu osoby badanej, uwzględniając wyniki przeprowadzonego badania lekarskiego, ewentualnych badań dodatkowych oraz ocenę zagrożeń dla zdrowia i życia pracownika występujących na stanowisku pracy.

Elektroniczna postać orzeczenia dotyczy zatem sposobu jego sporządzenia i udostępnienia, a nie zniesienia obowiązku osobistego przeprowadzenia badania.

Czy od 18 października 2026 r. orzeczenia medycyny pracy muszą być elektroniczne?

Zasadą wynikającą ze znowelizowanych przepisów jest sporządzanie orzeczeń lekarskich w postaci elektronicznej. Dokument stanowi element elektronicznej dokumentacji medycznej i podlega odpowiednim zasadom uwierzytelniania oraz przetwarzania w systemie informacji w ochronie zdrowia. Nie oznacza to jednak całkowitego wyeliminowania dokumentów papierowych. Zgodnie z § 3 ust. 4e rozporządzenia ustawodawca przewidział wyjątki od obowiązku sporządzania orzeczeń w postaci elektronicznej. Dotyczą one w szczególności sytuacji, w których występuje brak dostępu do właściwego systemu teleinformatycznego, a także określonych kategorii osób wskazanych w przepisach szczególnych.

Z tego względu nie można przyjąć, że każde orzeczenie papierowe wystawione po 17 października 2026 r. będzie pozbawione skutków prawnych. Ocena prawidłowości jego wystawienia wymaga ustalenia, czy zachodziła jedna z przesłanek dopuszczających zastosowanie postaci papierowej.

Jednocześnie samo niedostosowanie placówki medycyny pracy do nowych wymagań organizacyjnych nie powinno być utożsamiane z ustawowym wyjątkiem od obowiązku elektronizacji. Istotne jest również to, że nowe przepisy nie powodują utraty ważności orzeczeń wydanych wcześniej w postaci papierowej. Pracodawca nie ma obowiązku ponownego kierowania pracowników na badania wyłącznie w celu uzyskania dokumentów elektronicznych.

Elektroniczne orzeczenie lekarskie a obowiązek dopuszczenia pracownika do pracy

Jednym z najważniejszych zagadnień związanych z elektronizacją medycyny pracy pozostaje relacja pomiędzy wystawieniem orzeczenia a możliwością dopuszczenia pracownika do wykonywania obowiązków służbowych. Zgodnie z art. 229 § 4 Kodeksu pracy pracodawca nie może dopuścić do pracy pracownika bez aktualnego orzeczenia lekarskiego stwierdzającego brak przeciwwskazań do pracy na określonym stanowisku w warunkach pracy opisanych w skierowaniu na badania lekarskie. Przepis ten ustanawia obowiązek o charakterze bezwzględnym. Pracodawca nie może zwolnić się z jego przestrzegania przez uzyskanie oświadczenia pracownika, że czuje się zdolny do pracy, ani przez powołanie się na informację przekazaną ustnie przez osobę badaną. Wprowadzenie elektronicznych orzeczeń nie zmienia tej zasady.

W praktyce może jednak powstać problem związany z rozbieżnością czasową pomiędzy wydaniem orzeczenia przez lekarza a jego otrzymaniem przez pracodawcę. Należy bowiem odróżnić samo wydanie orzeczenia, które jest czynnością lekarza, od uzyskania przez pracodawcę wiarygodnej informacji o jego treści. To drugie zdarzenie ma zasadnicze znaczenie dla możliwości prawidłowego wykonania obowiązku wynikającego z art. 229 § 4 Kodeksu pracy.

Przykład

Pracownik został skierowany na badania kontrolne po niezdolności do pracy spowodowanej chorobą, trwającej dłużej niż 30 dni. Badanie przeprowadzono 19 października 2026 r. Lekarz wystawił elektroniczne orzeczenie stwierdzające brak przeciwwskazań do wykonywania pracy, jednak dokument nie został jeszcze przekazany pracodawcy.

Pracownik stawia się w zakładzie pracy i oświadcza, że lekarz dopuścił go do pracy.

W takiej sytuacji samo oświadczenie pracownika nie jest wystarczającą podstawą do uznania, że pracodawca dysponuje aktualnym orzeczeniem lekarskim. Przed dopuszczeniem pracownika do wykonywania obowiązków należy uzyskać dokument pozwalający potwierdzić jego zdolność do pracy na określonym stanowisku.

Nie można jednocześnie pomijać konsekwencji takiej sytuacji dla rozliczenia czasu niewykonywania pracy.

Jeżeli pracownik terminowo stawił się na badania, uzyskał pozytywne orzeczenie i pozostaje gotowy do pracy, natomiast opóźnienie w przekazaniu dokumentu wynika z przyczyn organizacyjnych leżących po stronie placówki medycyny pracy, konieczne staje się rozważenie zastosowania art. 81 § 1 Kodeksu pracy.

Nie oznacza to automatycznego powstania prawa do wynagrodzenia za każdy okres oczekiwania na dokument. Ocena zależy od ustalenia, czy pracownik rzeczywiście pozostawał gotowy do pracy oraz czy przeszkoda w jej wykonywaniu wynikała z przyczyn dotyczących pracodawcy.

Nie byłoby jednak prawidłowe przyjęcie, że każda nieobecność wynikająca z opóźnienia w przekazaniu elektronicznego orzeczenia powinna być kwalifikowana jako nieobecność nieusprawiedliwiona.

Kto przekazuje elektroniczne orzeczenie medycyny pracy pracodawcy?

Istotną zmianę wprowadza § 3 ust. 4h rozporządzenia, który reguluje przekazywanie orzeczeń lekarskich pracodawcy przez podstawową jednostkę służby medycyny pracy. Zgodnie z tym przepisem jednostka, w której lekarz przeprowadził badanie profilaktyczne, przekazuje orzeczenie pracodawcy w terminie i w sposób określonych w umowie zawartej na podstawie art. 12 ust. 1 ustawy z dnia 27 czerwca 1997 r. o służbie medycyny pracy. Regulacja ta ma szczególne znaczenie, ponieważ odsyła do postanowień umowy łączącej pracodawcę z jednostką medycyny pracy.

Ustawodawca nie określił jednego terminu, w którym wszystkie placówki medyczne byłyby zobowiązane do przekazania orzeczenia. Pozostawił tę kwestię do uregulowania w ramach stosunku umownego. W konsekwencji pracodawca powinien zweryfikować, czy zawarta umowa określa sposób przekazywania dokumentów elektronicznych, termin ich udostępniania oraz zasady postępowania w przypadku problemów technicznych.

Brak odpowiednich postanowień umownych może prowadzić do trudności organizacyjnych, zwłaszcza gdy badania profilaktyczne przeprowadzane są bezpośrednio przed planowanym rozpoczęciem pracy albo po zakończeniu długotrwałej niezdolności pracownika do pracy.

Warto przy tym zauważyć, że udostępnienie orzeczenia na Internetowym Koncie Pacjenta nie powinno być utożsamiane z jego skutecznym przekazaniem pracodawcy w sposób określony w umowie. Internetowe Konto Pacjenta jest narzędziem umożliwiającym osobie badanej dostęp do jej dokumentacji medycznej. Pracodawca nie uzyskuje z tego tytułu ogólnego uprawnienia do przeglądania dokumentacji zdrowotnej pracownika.

Właściwe uregulowanie obiegu orzeczeń ma zatem znaczenie nie tylko organizacyjne, lecz również prawne.

Czy elektroniczne orzeczenie medycyny pracy trzeba drukować do akt osobowych?

Odpowiedź zależy od postaci, w jakiej pracodawca prowadzi dokumentację pracowniczą. Zgodnie z art. 94 pkt 9a Kodeksu pracy pracodawca jest obowiązany prowadzić i przechowywać dokumentację w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akta osobowe pracowników. Szczegółowe zasady prowadzenia tej dokumentacji określa rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej. Elektronizacja orzeczeń medycyny pracy nie zmienia zasad przyporządkowywania dokumentów do odpowiednich części akt osobowych.

Orzeczenia związane z badaniami wstępnymi, przeprowadzanymi w związku z ubieganiem się o zatrudnienie, przechowuje się w części A akt osobowych. Dokumenty dotyczące badań okresowych i kontrolnych, przeprowadzanych w trakcie zatrudnienia, umieszcza się natomiast w części B.

Elektroniczne orzeczenie w papierowych aktach osobowych

Jeżeli pracodawca prowadzi dokumentację pracowniczą w postaci papierowej, zastosowanie znajduje § 11 rozporządzenia w sprawie dokumentacji pracowniczej. Przepis ten określa sposób postępowania w przypadku dołączania do papierowej dokumentacji pracowniczej dokumentów przekazanych w postaci elektronicznej. Pracodawca powinien sporządzić wydruk dokumentu oraz opatrzyć go podpisem potwierdzającym zgodność wydruku z dokumentem elektronicznym.

Nie jest zatem konieczne przechodzenie na elektroniczną postać prowadzenia akt osobowych wyłącznie dlatego, że orzeczenia medycyny pracy będą wystawiane elektronicznie. Ważne jest natomiast zachowanie wymaganej procedury potwierdzania zgodności dokumentów.

Przykład

Pracodawca prowadzi akta osobowe w postaci papierowej. W dniu 20 października 2026 r. otrzymuje elektroniczne orzeczenie lekarskie potwierdzające zdolność pracownika do wykonywania pracy na dotychczasowym stanowisku.

Osoba upoważniona do prowadzenia dokumentacji pracowniczej sporządza wydruk otrzymanego orzeczenia i potwierdza jego zgodność z dokumentem elektronicznym. Tak przygotowany dokument zostaje włączony do części B akt osobowych.

Pracodawca nie ma obowiązku zmiany postaci prowadzenia całej dokumentacji pracowniczej.

Orzeczenia lekarskie w elektronicznych aktach osobowych

Inaczej przedstawia się sytuacja pracodawcy prowadzącego dokumentację pracowniczą w postaci elektronicznej. W takim przypadku elektroniczne orzeczenie powinno zostać włączone do dokumentacji z zachowaniem wymagań dotyczących integralności, autentyczności, dostępności oraz bezpieczeństwa przechowywanych danych. Należy podkreślić, że prowadzenie elektronicznej dokumentacji pracowniczej nie polega wyłącznie na gromadzeniu plików PDF w folderach na dysku komputera.

System wykorzystywany do prowadzenia takiej dokumentacji musi spełniać wymagania określone w przepisach rozporządzenia w sprawie dokumentacji pracowniczej. Z tego względu pracodawcy korzystający z elektronicznych akt osobowych powinni zweryfikować, czy stosowane oprogramowanie umożliwia prawidłowe przechowywanie orzeczeń lekarskich sporządzonych w postaci elektronicznej.

Odwołanie od elektronicznego orzeczenia medycyny pracy – termin i tryb postępowania

Zmiana postaci orzeczenia lekarskiego nie pozbawia pracownika ani pracodawcy możliwości jego zakwestionowania. Zgodnie z § 5 rozporządzenia w sprawie przeprowadzania badań lekarskich pracowników osoba badana oraz pracodawca mogą wnieść odwołanie od orzeczenia lekarskiego w terminie 7 dni od dnia jego otrzymania. Odwołanie wnosi się za pośrednictwem podstawowej jednostki służby medycyny pracy, w której orzeczenie zostało wydane, do właściwego podmiotu odwoławczego.

Szczególnego znaczenia nabiera w tym przypadku ustalenie daty otrzymania orzeczenia. Nie należy utożsamiać daty wystawienia dokumentu elektronicznego z datą jego doręczenia pracodawcy. Są to odrębne zdarzenia prawne, które mogą nastąpić w różnych dniach.

Jeżeli orzeczenie zostało wystawione 19 października 2026 r., ale pracodawca otrzymał je dopiero 21 października 2026 r., termin do wniesienia odwołania należy odnosić do daty otrzymania dokumentu. Z tego względu prawidłowo zorganizowany elektroniczny obieg orzeczeń powinien umożliwiać ustalenie momentu ich wpływu do pracodawcy. W praktyce może to mieć znaczenie dowodowe w przypadku sporu dotyczącego zachowania terminu do wniesienia odwołania.

Czy pracodawca musi zmienić umowę z jednostką medycyny pracy?

Wprowadzenie elektronicznych orzeczeń nie powoduje automatycznego obowiązku zawarcia nowej umowy z jednostką medycyny pracy. Nie oznacza to jednak, że dotychczasowe umowy nie wymagają przeglądu. Zgodnie z art. 12 ust. 1 ustawy o służbie medycyny pracy badania profilaktyczne pracowników wykonywane są na podstawie pisemnej umowy zawartej przez pracodawcę z podstawową jednostką służby medycyny pracy.

Nowe brzmienie § 3 ust. 4h rozporządzenia sprawia, że postanowienia tej umowy nabierają szczególnego znaczenia w zakresie określenia sposobu i terminu przekazywania orzeczeń lekarskich. Pracodawca powinien zatem ustalić, czy obowiązująca umowa przewiduje przekazywanie dokumentów w postaci elektronicznej oraz czy określa termin, w którym orzeczenie powinno zostać udostępnione.

Warto również przewidzieć zasady postępowania w przypadku awarii systemu informatycznego lub innych przeszkód uniemożliwiających terminowe przekazanie dokumentacji.

Przyjęcie takiego rozwiązania może ograniczyć ryzyko powstawania sytuacji, w których pracownik został prawidłowo przebadany, jednak pracodawca nie dysponuje dokumentem niezbędnym do dopuszczenia go do pracy.

Czy umowa z przychodnią Medycyny Pracy jest obowiązkowa? Przeczytaj: Wykonanie badań profilaktycznych w innej przychodni Medycyny Pracy

Elektroniczne orzeczenia medycyny pracy – jakie obowiązki pozostają po stronie pracodawcy?

Elektronizacja orzeczeń nie zmienia zasadniczego rozkładu obowiązków związanych z profilaktyczną ochroną zdrowia pracowników. Pracodawca nadal jest zobowiązany do kierowania pracowników na wymagane badania wstępne, okresowe i kontrolne, ponoszenia kosztów tych badań oraz zapewnienia, aby pracownicy nie wykonywali pracy bez aktualnych orzeczeń lekarskich.

Zgodnie z art. 229 § 6 Kodeksu pracy badania profilaktyczne przeprowadzane są na koszt pracodawcy. Wprowadzenie elektronicznych dokumentów nie zmienia również obowiązku właściwego określenia warunków pracy w skierowaniu na badania lekarskie. To właśnie informacje zawarte w skierowaniu stanowią istotną podstawę oceny zdolności pracownika do wykonywania pracy na określonym stanowisku. Jeżeli skierowanie nie zawiera prawidłowego opisu czynników szkodliwych, niebezpiecznych lub uciążliwych występujących na stanowisku pracy, sama elektroniczna postać orzeczenia nie usuwa nieprawidłowości związanych z przeprowadzeniem badania.

Warto również pamiętać, że orzeczenie lekarskie nie może być oceniane wyłącznie przez pryzmat daty jego ważności. Znaczenie ma również stanowisko, którego dotyczy, oraz warunki wykonywania pracy wskazane w skierowaniu. W konsekwencji pracodawca powinien zapewnić odpowiednie procedury weryfikacji otrzymywanych orzeczeń, niezależnie od tego, czy dokumentacja prowadzona jest w postaci papierowej, czy elektronicznej.

Przeczytaj także: zdolność do pracy na urlopie wypoczynkowym

Elektroniczne orzeczenia medycyny pracy od 18 października 2026 r. – podsumowanie

Wprowadzenie elektronicznych orzeczeń medycyny pracy stanowi istotną zmianę w zakresie dokumentowania zdolności pracowników do wykonywania pracy. Jej znaczenie nie ogranicza się do zastąpienia dokumentu papierowego dokumentem elektronicznym, lecz obejmuje również sposób przekazywania orzeczeń, ich przechowywania oraz wykorzystywania przy realizacji obowiązków pracodawcy.

Od 18 października 2026 r. orzeczenia będą co do zasady sporządzane w postaci elektronicznej, z zachowaniem wyjątków przewidzianych w przepisach. Dokumenty wydane wcześniej w postaci papierowej nie tracą ważności wyłącznie z powodu zmiany zasad ich wystawiania. Pracodawcy nie zostali zobowiązani do elektronizacji całej dokumentacji pracowniczej. Nadal dopuszczalne jest prowadzenie papierowych akt osobowych, pod warunkiem prawidłowego włączania do nich dokumentów otrzymanych w postaci elektronicznej. Szczególnego znaczenia nabiera natomiast właściwe uregulowanie zasad współpracy z jednostką medycyny pracy. To właśnie postanowienia umowy zawartej na podstawie art. 12 ustawy o służbie medycyny pracy powinny określać termin i sposób przekazywania orzeczeń pracodawcy.

Nie ulega przy tym zmianie podstawowa zasada wynikająca z art. 229 § 4 Kodeksu pracy. Pracodawca nie może dopuścić pracownika do pracy bez aktualnego orzeczenia lekarskiego stwierdzającego brak przeciwwskazań zdrowotnych do wykonywania pracy na określonym stanowisku.

Z perspektywy praktyki kadrowej najważniejsze jest zatem zapewnienie, aby elektroniczny obieg dokumentacji umożliwiał pracodawcy terminowe otrzymywanie orzeczeń, prawidłową weryfikację ich treści oraz przechowywanie zgodnie z przepisami o dokumentacji pracowniczej.

Elektronizacja może usprawnić proces obsługi badań profilaktycznych, jednak nie zastępuje obowiązków pracodawcy związanych z organizacją bezpiecznej pracy i prawidłowym dokumentowaniem zdolności pracownika do jej wykonywania.

Pozdrawiam, Karolina Niedzielska