Awaria prądu lub Internetu – jak rozliczyć czas pracy pracownika zdalnego?

Przerwa w dostawie energii elektrycznej, awaria domowego Internetu, problemy z połączeniem VPN czy niedostępność firmowego systemu informatycznego mogą skutecznie uniemożliwić wykonywanie pracy zdalnej. Czy w takim przypadku pracownik zachowuje prawo do wynagrodzenia? Czy czas awarii należy zaliczyć do czasu pracy? A może pracodawca może zobowiązać pracownika do odpracowania godzin, w których nie wykonywał swoich obowiązków?

Odpowiedź na te pytania nie jest tak oczywista, jak mogłoby się wydawać. Sam fakt wystąpienia awarii nie przesądza jeszcze o sposobie rozliczenia czasu pracy ani o prawie pracownika do wynagrodzenia. Istotne znaczenie ma przede wszystkim przyczyna niedostępności narzędzi niezbędnych do wykonywania pracy, możliwość realizowania innych obowiązków, gotowość pracownika do świadczenia pracy oraz to, czy pracodawca zapewnił mu odpowiednie warunki techniczne.

Co szczególnie istotne, przepisy regulujące pracę zdalną nie zawierają odrębnej, kompleksowej regulacji dotyczącej rozliczania czasu pracy w przypadku awarii prądu lub Internetu. Konieczne jest zatem odpowiednie zastosowanie ogólnych przepisów Kodeksu pracy, w szczególności dotyczących czasu pracy, wynagrodzenia za pracę oraz przestoju.

Praca zdalna a obowiązek zapewnienia warunków technicznych

Punktem wyjścia do rozważań jest art. 67¹⁸ Kodeksu pracy, zgodnie z którym praca zdalna polega na wykonywaniu pracy całkowicie lub częściowo w miejscu wskazanym przez pracownika i każdorazowo uzgodnionym z pracodawcą, w szczególności pod adresem zamieszkania pracownika, z wykorzystaniem środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość. Praca zdalna nie stanowi odrębnego rodzaju stosunku pracy. Zmianie ulega przede wszystkim miejsce wykonywania obowiązków pracowniczych, natomiast pracownik nadal pozostaje objęty przepisami dotyczącymi czasu pracy, obowiązkiem przestrzegania ustalonego rozkładu czasu pracy oraz zasadami wynagradzania wynikającymi z Kodeksu pracy.

Szczególne znaczenie ma art. 67²⁴ § 1 Kodeksu pracy, który nakłada na pracodawcę obowiązek zapewnienia pracownikowi wykonującemu pracę zdalną materiałów i narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, niezbędnych do jej wykonywania, a także zapewnienia instalacji, serwisu i konserwacji tych narzędzi lub pokrycia niezbędnych kosztów z tym związanych. Pracodawca jest również zobowiązany do pokrycia kosztów energii elektrycznej oraz usług telekomunikacyjnych niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej.

Nie oznacza to jednak, że pracodawca odpowiada za każdą awarię instalacji elektrycznej w mieszkaniu pracownika czy za każde zakłócenie działania prywatnego routera. Obowiązek pokrywania kosztów określonych w Kodeksie pracy nie jest tożsamy z odpowiedzialnością za wszystkie zdarzenia techniczne występujące w miejscu wykonywania pracy zdalnej. W praktyce konieczne jest rozróżnienie sytuacji, w których niemożność wykonywania pracy wynika z okoliczności leżących po stronie pracodawcy, od przypadków związanych z infrastrukturą pozostającą poza jego kontrolą.

Rozróżnienie to ma zasadnicze znaczenie przy ustalaniu, czy okres niewykonywania pracy może zostać zakwalifikowany jako przestój w rozumieniu art. 81 Kodeksu pracy.

Czy awaria Internetu lub prądu oznacza przestój w pracy?

Zgodnie z art. 81 § 1 Kodeksu pracy pracownikowi za czas niewykonywania pracy, jeżeli był gotów do jej wykonywania, a doznał przeszkód z przyczyn dotyczących pracodawcy, przysługuje wynagrodzenie wynikające z jego osobistego zaszeregowania, określonego stawką godzinową lub miesięczną. Jeżeli taki składnik wynagrodzenia nie został wyodrębniony przy określaniu warunków wynagradzania, pracownikowi przysługuje 60% wynagrodzenia. W każdym przypadku wynagrodzenie to nie może być niższe od minimalnego wynagrodzenia za pracę, z uwzględnieniem zasad właściwych dla jego ustalania. Przepis ten przewiduje szczególną ochronę wynagrodzenia pracownika, który pomimo gotowości do wykonywania obowiązków nie może świadczyć pracy z przyczyn dotyczących pracodawcy.

Warto jednak podkreślić, że nie każda przeszkoda techniczna automatycznie stanowi przestój uzasadniający wypłatę wynagrodzenia na podstawie art. 81 § 1 Kodeksu pracy. Dla zastosowania tego przepisu konieczne jest łączne wystąpienie dwóch podstawowych przesłanek:

1. pracownik musi pozostawać gotowy do wykonywania pracy,
2. niemożność wykonywania pracy musi wynikać z przyczyn dotyczących pracodawcy.

W orzecznictwie Sądu Najwyższego przyjmuje się, że gotowość do pracy obejmuje zamiar jej wykonywania, faktyczną zdolność do świadczenia pracy, uzewnętrznienie tej gotowości wobec pracodawcy oraz pozostawanie w jego dyspozycji. (Wyrok SN z 2.09.2003 r., I PK 345/02, OSNP 2004, nr 18, poz. 308). Nie wystarczy zatem samo stwierdzenie przez pracownika, że w jego mieszkaniu nastąpiła awaria Internetu. Konieczne jest ustalenie, czy rzeczywiście pozostawał on w gotowości do pracy i czy przeszkoda uniemożliwiająca jej wykonywanie może zostać przypisana sferze organizacyjnej pracodawcy. Jednocześnie pojęcia przyczyn dotyczących pracodawcy nie należy utożsamiać wyłącznie z zawinionym działaniem pracodawcy. Przestój może wynikać również z przyczyn niezawinionych, w tym z awarii technicznych czy zakłóceń organizacyjnych.

Awaria firmowego systemu informatycznego – pracownik zachowuje prawo do wynagrodzenia

Najmniej wątpliwości budzi sytuacja, w której pracownik ma sprawny komputer, dostęp do energii elektrycznej i Internetu, jednak nie może wykonywać swoich obowiązków z powodu awarii systemów udostępnionych przez pracodawcę.

Może to dotyczyć niedostępności firmowego serwera, systemu kadrowo-płacowego, aplikacji księgowej, połączenia VPN czy innych narzędzi informatycznych niezbędnych do realizacji obowiązków pracowniczych.

Awaria Internetu w mieszkaniu pracownika – kto ponosi ryzyko?

Znacznie bardziej problematyczna jest sytuacja, w której awaria dotyczy prywatnego łącza internetowego wykorzystywanego przez pracownika do wykonywania pracy zdalnej. Przykładowo pracownik korzysta z Internetu dostarczanego przez operatora telekomunikacyjnego na podstawie umowy zawartej we własnym imieniu. W godzinach pracy następuje awaria sieci, wskutek której przez kilka godzin nie ma możliwości połączenia z firmowymi systemami. Czy pracownik zachowuje prawo do wynagrodzenia za okres, w którym nie świadczył pracy? Nie można udzielić jednej odpowiedzi właściwej dla wszystkich przypadków.

Przede wszystkim należy ustalić, na jakich zasadach pracownik korzysta z prywatnego łącza internetowego. Znaczenie ma to, czy takie rozwiązanie zostało uzgodnione z pracodawcą, czy pracodawca zapewnił alternatywny dostęp do sieci, czy możliwe było wykonywanie obowiązków bez połączenia internetowego oraz czy awaria wynikała z okoliczności pozostających poza kontrolą obu stron stosunku pracy. Jeżeli pracodawca zorganizował pracę zdalną w taki sposób, że wykonywanie obowiązków wymaga korzystania z określonej infrastruktury teleinformatycznej, nie można automatycznie przerzucać na pracownika całego ryzyka jej niedostępności.

Z drugiej strony art. 81 § 1 Kodeksu pracy nie przewiduje wynagrodzenia za każdą niezawinioną przez pracownika niemożność wykonywania pracy. Konieczne jest bowiem wykazanie związku przeszkody z przyczynami dotyczącymi pracodawcy.

Brak prądu podczas pracy zdalnej – czy pracownik powinien otrzymać wynagrodzenie?

Podobne wątpliwości pojawiają się w przypadku przerwy w dostawie energii elektrycznej. Wyobraźmy sobie sytuację, w której pracownik wykonuje pracę zdalną z miejsca zamieszkania, a o godzinie 12.00 następuje awaria sieci energetycznej. Przerwa w dostawie energii trwa cztery godziny. Pracownik nie może korzystać z komputera ani połączenia internetowego.

Sam fakt wystąpienia awarii nie oznacza jeszcze, że pracownikowi przysługuje wynagrodzenie przestojowe. Należy przede wszystkim ustalić przyczynę awarii oraz jej związek z organizacją pracy.

Inaczej należy ocenić awarię instalacji elektrycznej w prywatnym mieszkaniu pracownika, a inaczej awarię urządzeń zapewnionych przez pracodawcę czy przerwę w dostawie energii w miejscu wykonywania pracy wskazanym przez pracodawcę. W pierwszym przypadku możliwość zastosowania art. 81 § 1 Kodeksu pracy może być sporna. W drugim znacznie łatwiej wykazać, że przeszkoda dotyczyła pracodawcy. W praktyce istotne będzie również ustalenie, czy pracownik mógł wykonywać inne zadania niewymagające dostępu do energii elektrycznej. Jeżeli przykładowo pracownik działu prawnego nie może korzystać z komputera, ale dysponuje dokumentami pozwalającymi na analizę określonej sprawy, przygotowanie notatek lub zapoznanie się z dokumentacją, sama awaria prądu nie musi oznaczać całkowitego zaprzestania wykonywania pracy. Nie można bowiem utożsamiać czasu pracy wyłącznie z czasem aktywności przy komputerze.

Czy pracownik musi odpracować godziny, w których nie miał Internetu?

Jednym z najczęściej pojawiających się problemów praktycznych jest żądanie odpracowania godzin, w których pracownik nie mógł wykonywać obowiązków z powodu awarii. Pracodawcy niejednokrotnie przyjmują, że skoro pracownik przez trzy godziny nie wykonywał pracy, powinien pozostać przy komputerze trzy godziny dłużej. Takie rozwiązanie nie zawsze jest dopuszczalne.

Jeżeli okres niewykonywania pracy stanowił przestój w rozumieniu art. 81 Kodeksu pracy, pracodawca nie może jednostronnie uzależniać wypłaty wynagrodzenia przestojowego od późniejszego odpracowania tego czasu.

Nie oznacza to jednak, że pracodawca jest pozbawiony możliwości organizowania pracy w okresie występowania przeszkód technicznych. Zgodnie z art. 81 § 3 Kodeksu pracy pracodawca może na czas przestoju powierzyć pracownikowi inną odpowiednią pracę, za której wykonanie przysługuje wynagrodzenie przewidziane za tę pracę, nie niższe jednak od wynagrodzenia wynikającego z art. 81 § 1 Kodeksu pracy. Jeżeli przestój nastąpił z winy pracownika, przysługuje wyłącznie wynagrodzenie przewidziane za wykonaną pracę.

Powierzenie innej odpowiedniej pracy w czasie przestoju należy jednak odróżnić od polecenia wykonywania pracy po zakończeniu zaplanowanych godzin pracy.

Czy czas awarii należy wykazać w ewidencji czasu pracy?

To zagadnienie ma szczególne znaczenie dla działów kadrowo-płacowych. Zgodnie z art. 149 § 1 Kodeksu pracy pracodawca prowadzi ewidencję czasu pracy pracownika do celów prawidłowego ustalenia jego wynagrodzenia i innych świadczeń związanych z pracą. Szczegółowy zakres danych objętych ewidencją określa § 6 pkt 1 rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej. Ewidencja czasu pracy powinna odzwierciedlać rzeczywisty przebieg czasu pracy pracownika oraz inne zdarzenia mające znaczenie dla rozliczenia jego wynagrodzenia. W przypadku awarii prądu lub Internetu należy zatem ustalić, czy pracownik:

• rzeczywiście wykonywał inne obowiązki pomimo awarii;
• pozostawał gotowy do pracy, a okres niewykonywania obowiązków stanowił przestój;
• nie wykonywał pracy z przyczyn, które nie uzasadniają wypłaty wynagrodzenia przestojowego;
• wykonywał pracę w innych godzinach zgodnie z prawidłowo ustalonym rozkładem czasu pracy.

Nieprawidłowe byłoby przyjmowanie, że każda awaria oznacza automatycznie nieobecność pracownika albo że każda przerwa w połączeniu internetowym powinna być wykazywana jako czas przepracowany. Należy przy tym odróżnić czas faktycznie wykonywanej pracy od okresu niewykonywania pracy, za który pracownik zachowuje prawo do wynagrodzenia na podstawie szczególnego przepisu.

Czy pracodawca może zobowiązać pracownika do wykorzystania urlopu na czas awarii?

Praktyka polegająca na nakazywaniu pracownikowi wykorzystania urlopu wypoczynkowego w związku z awarią Internetu lub prądu budzi poważne zastrzeżenia prawne. Urlop wypoczynkowy służy realizacji prawa pracownika do wypoczynku, a nie rozwiązywaniu bieżących problemów organizacyjnych pracodawcy. Co do zasady termin wykorzystania urlopu powinien wynikać z planu urlopów albo zostać ustalony w porozumieniu z pracownikiem, z uwzględnieniem przepisów Kodeksu pracy.

Pracodawca nie może zatem jednostronnie zdecydować, że dwugodzinna awaria firmowego systemu informatycznego zostanie rozliczona jako dwie godziny urlopu wypoczynkowego. Należy pamiętać, że zgodnie z art. 154² § 1 Kodeksu pracy urlopu udziela się w dni, które są dla pracownika dniami pracy, zgodnie z obowiązującym go rozkładem czasu pracy, w wymiarze godzinowym odpowiadającym dobowemu wymiarowi czasu pracy pracownika w danym dniu.

Udzielenie urlopu na część dnia pracy jest dopuszczalne jedynie w szczególnej sytuacji określonej w art. 154² § 4 Kodeksu pracy, gdy część urlopu pozostała do wykorzystania jest niższa niż pełny dobowy wymiar czasu pracy pracownika w dniu, na który urlop ma zostać udzielony. Nie jest więc dopuszczalne swobodne zastępowanie okresów awarii kilkugodzinnym urlopem wypoczynkowym. Pracownik może oczywiście wystąpić z wnioskiem o urlop, a pracodawca może go udzielić na zasadach określonych w przepisach. Nie może to jednak służyć obchodzeniu regulacji dotyczących przestoju i wynagrodzenia za czas niewykonywania pracy.

Czy pracodawca może polecić pracownikowi przyjazd do biura?

W przypadku awarii uniemożliwiającej wykonywanie pracy zdalnej pracodawca powinien w pierwszej kolejności rozważyć rozwiązania umożliwiające kontynuowanie obowiązków. Jednym z nich może być wykonywanie pracy w siedzibie pracodawcy. Nie oznacza to jednak, że w każdym przypadku pracownik wykonujący pracę zdalną ma bezwzględny obowiązek natychmiastowego stawienia się w biurze.

Istotne znaczenie mają zasady, na jakich została uzgodniona praca zdalna, treść porozumienia lub regulaminu pracy zdalnej, miejsce wykonywania pracy określone w dokumentacji pracowniczej oraz okoliczności konkretnego przypadku. Zgodnie z art. 67²² Kodeksu pracy pracodawca i pracownik mogą wystąpić z wiążącym wnioskiem o zaprzestanie wykonywania pracy zdalnej i przywrócenie poprzednich warunków wykonywania pracy, z uwzględnieniem wyjątków wynikających z tego przepisu. Regulacja ta nie oznacza jednak, że każdorazowa zmiana miejsca wykonywania pracy wymaga zastosowania całej procedury zaprzestania pracy zdalnej.

W przypadku pracy hybrydowej, w której strony przewidziały wykonywanie obowiązków zarówno w biurze, jak i zdalnie, możliwość zmiany miejsca pracy w razie awarii może wynikać z uzgodnionych zasad organizacji pracy. Jeżeli natomiast pracownik wykonuje pracę wyłącznie zdalnie, a jego miejsce zamieszkania znajduje się kilkaset kilometrów od siedziby pracodawcy, polecenie natychmiastowego stawienia się w biurze wymaga szczególnie ostrożnej oceny.

Pracodawca powinien uwzględnić rzeczywistą możliwość wykonania polecenia, uzgodnione warunki pracy oraz przepisy dotyczące miejsca wykonywania pracy.

Jak postępować w przypadku awarii? Znaczenie regulaminu pracy zdalnej

Przepisy Kodeksu pracy nie nakładają na pracodawcę obowiązku tworzenia odrębnej procedury postępowania w przypadku każdej awarii technicznej występującej podczas pracy zdalnej. Nie oznacza to jednak, że zasady takie nie powinny zostać określone w dokumentacji wewnątrzzakładowej. Przeciwnie, prawidłowo przygotowany regulamin pracy zdalnej powinien przewidywać sposób postępowania w sytuacji, gdy pracownik z przyczyn technicznych nie może wykonywać swoich obowiązków.

Szczególne znaczenie ma określenie obowiązku niezwłocznego zgłoszenia awarii, sposobu utrzymywania kontaktu z przełożonym, zasad powierzania innych obowiązków oraz dokumentowania okresów, w których wykonywanie pracy było niemożliwe. Warto przy tym pamiętać, że postanowienia regulaminu nie mogą pozbawiać pracownika uprawnień wynikających z bezwzględnie obowiązujących przepisów prawa pracy.

Nie można zatem skutecznie wprowadzić zasady, zgodnie z którą każda awaria Internetu w miejscu wykonywania pracy zdalnej powoduje automatyczną utratę prawa do wynagrodzenia. Podobnie niedopuszczalne byłoby przyjęcie, że wszystkie godziny niewykonywania pracy z powodu awarii podlegają obowiązkowemu odpracowaniu, niezależnie od przyczyny zdarzenia i zasad wynikających z Kodeksu pracy.

Przykładowe postanowienia regulaminowe

Tak sformułowane postanowienia pozwalają uporządkować sposób postępowania w przypadku awarii, a jednocześnie ograniczają ryzyko wprowadzania rozwiązań sprzecznych z przepisami dotyczącymi wynagrodzenia i czasu pracy.

Awaria prądu lub Internetu a praca zdalna okazjonalna

Odrębnej uwagi wymaga praca zdalna okazjonalna, o której mowa w art. 67³³ Kodeksu pracy. W jej przypadku ustawodawca wyłączył stosowanie części przepisów dotyczących pracy zdalnej, w tym regulacji określających obowiązek zapewnienia narzędzi pracy oraz pokrywania kosztów energii elektrycznej i usług telekomunikacyjnych. Nie oznacza to jednak, że pracownik wykonujący pracę zdalną okazjonalną został pozbawiony ochrony wynikającej z ogólnych przepisów prawa pracy. Do takiego pracownika nadal stosuje się przepisy dotyczące czasu pracy, wynagrodzenia oraz przestoju.

W konsekwencji również w przypadku pracy zdalnej okazjonalnej konieczne jest ustalenie, czy niewykonywanie pracy wynikało z przyczyn dotyczących pracodawcy i czy pracownik pozostawał gotowy do jej wykonywania. Nie można więc przyjąć, że samo wykonywanie pracy zdalnej na podstawie art. 67³³ Kodeksu pracy automatycznie przenosi na pracownika całe ryzyko związane z wystąpieniem przeszkód technicznych.

Najważniejsze wnioski dla pracodawców i działów kadrowo-płacowych

Awaria energii elektrycznej lub połączenia internetowego podczas wykonywania pracy zdalnej nie powinna być rozliczana według jednej, z góry przyjętej zasady. Każdorazowo konieczne jest ustalenie przyczyny zdarzenia, jego wpływu na możliwość wykonywania obowiązków, gotowości pracownika do pracy oraz tego, czy przeszkoda dotyczyła pracodawcy w rozumieniu art. 81 Kodeksu pracy. W przypadku awarii firmowych systemów informatycznych, serwerów czy urządzeń udostępnionych przez pracodawcę zastosowanie przepisów o przestoju będzie co do zasady uzasadnione, jeżeli pracownik pozostawał gotowy do pracy i nie mógł wykonywać innych obowiązków.

Większych trudności interpretacyjnych dostarczają awarie prywatnej infrastruktury wykorzystywanej do pracy zdalnej, w szczególności domowego Internetu i instalacji elektrycznej. W takich przypadkach nie można automatycznie przyjmować ani prawa do wynagrodzenia przestojowego, ani jego braku. Niezależnie od przyczyny awarii pracodawca powinien zadbać o prawidłowe udokumentowanie zdarzenia oraz jego właściwe rozliczenie w ewidencji czasu pracy i dokumentacji płacowej.

Najważniejsza zasada jest następująca: brak możliwości wykonywania pracy nie zawsze oznacza brak prawa do wynagrodzenia, a czas niewykonywania pracy nie zawsze stanowi czas, który pracownik musi później odpracować.

Właściwa kwalifikacja zależy od okoliczności konkretnego przypadku i nie może zostać zastąpiona automatycznym rozwiązaniem przyjętym w regulaminie pracy zdalnej.

Pozdrawiam, Karolina Niedzielska