Od 1 listopada 2026 r. szpitale zostaną objęte nowym obowiązkiem sprawozdawczym dotyczącym obecności personelu medycznego. Zgodnie z rozporządzeniem Ministra Zdrowia z dnia 25 sierpnia 2026 r. (Dz.U. z 2026 r. poz. 1137) świadczeniodawcy będą zobowiązani do comiesięcznego przekazywania Narodowemu Funduszowi Zdrowia informacji o dniach oraz godzinach rozpoczęcia i zakończenia obecności osób wykonujących zawody medyczne. Nowe regulacje rodzą istotne pytania dotyczące organizacji pracy szpitali, prowadzenia dokumentacji kadrowej oraz relacji między ewidencją czasu pracy a obowiązkami sprawozdawczymi wobec NFZ.

Nowy § 6a ogólnych warunków umów o udzielanie świadczeń opieki zdrowotnej

Rozporządzenie Ministra Zdrowia z dnia 25 sierpnia 2026 r. zmienia rozporządzenie z dnia 8 września 2015 r. w sprawie ogólnych warunków umów o udzielanie świadczeń opieki zdrowotnej. W załączniku określającym ogólne warunki umów dodano § 6a, który ustanawia nowy obowiązek dokumentacyjny po stronie świadczeniodawców.

Zgodnie z § 6a ust. 1, w przypadku świadczeń w rodzaju leczenie szpitalne świadczeniodawca będzie zobowiązany przekazywać miesięczne zestawienie obecności osób wykonujących zawody medyczne, udzielających tych świadczeń i wskazanych w harmonogramie, o którym mowa w § 6 ogólnych warunków umów.

Z kolei § 6a ust. 2 określa zakres informacji podlegających raportowaniu. Zestawienie ma obejmować dni oraz godziny rozpoczęcia i zakończenia obecności w miejscu udzielania świadczeń.

Oznacza to, że ustawodawca nie poprzestał na obowiązku przedstawiania harmonogramu planowanej dostępności personelu medycznego. Wprowadził również obowiązek przekazywania informacji odnoszących się do jego rzeczywistej obecności.

Rozróżnienie to ma zasadnicze znaczenie. Harmonogram wskazuje bowiem, kiedy dana osoba powinna udzielać świadczeń, natomiast nowe zestawienie ma odzwierciedlać, kiedy faktycznie była obecna w miejscu ich udzielania.

Kogo obejmie obowiązek raportowania obecności?

Nowa regulacja została powiązana ze świadczeniami w rodzaju leczenie szpitalne. Nie obejmuje zatem automatycznie wszystkich podmiotów wykonujących działalność leczniczą, a w szczególności nie ustanawia powszechnego obowiązku raportowania obecności personelu wszystkich przychodni, gabinetów lekarskich czy innych placówek medycznych.

Istotne znaczenie ma również zakres podmiotowy obowiązku. Przepis odnosi się do osób wykonujących zawody medyczne, które udzielają świadczeń objętych regulacją i zostały wskazane w harmonogramie przewidzianym w § 6 ogólnych warunków umów.

Co szczególnie istotne z perspektywy działów kadr i płac, przepis nie uzależnia obowiązku raportowania od podstawy prawnej wykonywania pracy. Oznacza to, że obowiązek może obejmować zarówno osoby zatrudnione na podstawie umowy o pracę, jak i osoby wykonujące świadczenia na podstawie umów cywilnoprawnych, w tym kontraktów zawieranych w ramach prowadzonej działalności gospodarczej.

Czy nowa ewidencja obecności zastąpi ewidencję czasu pracy?

Jednym z najważniejszych zagadnień związanych z nowelizacją jest ustalenie relacji między nowym zestawieniem obecności a ewidencją czasu pracy prowadzoną na podstawie przepisów prawa pracy. Zgodnie z art. 149 § 1 Kodeksu pracy pracodawca prowadzi ewidencję czasu pracy pracownika do celów prawidłowego ustalenia jego wynagrodzenia i innych świadczeń związanych z pracą.

Szczegółowy zakres danych ujmowanych w tej dokumentacji określa § 6 pkt 1 rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej. Ewidencja czasu pracy obejmuje między innymi informacje o liczbie przepracowanych godzin oraz godzinie rozpoczęcia i zakończenia pracy, liczbie godzin przepracowanych w porze nocnej, godzinach nadliczbowych, dniach wolnych od pracy, dyżurach oraz określonych nieobecnościach.

Tymczasem nowy § 6a ogólnych warunków umów posługuje się pojęciem obecności w miejscu udzielania świadczeń, a nie pojęciem czasu pracy. Nie są to pojęcia tożsame. Czas pracy, zgodnie z art. 128 § 1 Kodeksu pracy, obejmuje czas, w którym pracownik pozostaje w dyspozycji pracodawcy w zakładzie pracy lub w innym miejscu wyznaczonym do wykonywania pracy. Sam fakt przebywania na terenie szpitala nie przesądza jeszcze, że cały okres obecności stanowi czas pracy. Z drugiej strony czas pracy może obejmować również okresy, w których pracownik nie wykonuje bezpośrednio czynności medycznych, ale pozostaje w dyspozycji pracodawcy.

W konsekwencji nie można przyjąć, że dane wykazywane w zestawieniu przekazywanym do NFZ muszą w każdym przypadku odpowiadać danym zawartym w pracowniczej ewidencji czasu pracy.

Czy szpital musi wprowadzić dodatkową ewidencję?

Rozporządzenie nie ustanawia obowiązku prowadzenia odrębnego rejestru pod określoną nazwą ani nie nakazuje stosowania konkretnego urządzenia do rejestracji wejść i wyjść. Nie wprowadza również bezpośredniego obowiązku instalowania czytników kart, systemów biometrycznych ani innych urządzeń elektronicznej kontroli obecności. Nakłada natomiast na świadczeniodawcę obowiązek przekazania określonych informacji.

W praktyce oznacza to konieczność zapewnienia takiego sposobu pozyskiwania i weryfikowania danych, który pozwoli prawidłowo ustalić dni oraz godziny rozpoczęcia i zakończenia obecności poszczególnych osób. Szpital może zatem rozważyć wykorzystanie już funkcjonujących rozwiązań organizacyjnych, w szczególności systemów rejestracji obecności, dokumentacji dyżurów lub innych wiarygodnych źródeł danych.

Należy jednak pamiętać, że nie każda dokumentacja kadrowa będzie wystarczająca do wykonania nowego obowiązku. Przykładowo sama lista obecności zawierająca podpis pracownika, bez wskazania godzin, może nie pozwalać na przygotowanie kompletnego zestawienia. Podobnie ewidencja czasu pracy pracowników etatowych nie będzie obejmowała wszystkich osób wykonujących świadczenia na podstawie kontraktów. Dlatego w wielu szpitalach konieczne może okazać się wdrożenie dodatkowej procedury dokumentowania obecności, nawet jeżeli nie będzie ona wymagała stworzenia całkowicie nowego systemu informatycznego.

Harmonogram pracy a rzeczywista obecność personelu medycznego

Nowe przepisy mogą mieć szczególne znaczenie w przypadkach występowania rozbieżności między harmonogramem udzielania świadczeń a rzeczywistą obecnością personelu. Dotychczasowe obowiązki związane z przekazywaniem harmonogramów umożliwiały NFZ uzyskiwanie informacji o planowanej dostępności personelu medycznego. Nowy obowiązek pozwoli natomiast zestawiać te informacje z danymi dotyczącymi faktycznej obecności.

Czy nowe przepisy wpłyną na rozliczanie dyżurów medycznych i wynagrodzeń?

Nowelizacja nie zmienia zasad ustalania czasu pracy pracowników podmiotów leczniczych wynikających z ustawy z dnia 15 kwietnia 2011 r. o działalności leczniczej ani zasad rozliczania wynagrodzeń określonych w przepisach prawa pracy. W szczególności nie wprowadza nowej definicji dyżuru medycznego, nie zmienia norm czasu pracy pracowników medycznych oraz nie ustanawia odrębnych zasad rekompensowania pracy ponad obowiązujące normy. Nie oznacza to jednak, że nowy obowiązek pozostanie bez znaczenia dla praktyki kadrowo-płacowej.

Dane dotyczące obecności personelu mogą bowiem stanowić dodatkowe źródło informacji przy analizowaniu prawidłowości rozliczeń czasu pracy, dyżurów medycznych czy wykonywania obowiązków wynikających z zawartych umów.

Odpowiedzialność za niewykonanie nowego obowiązku

Nowelizacja przewiduje również konsekwencje niewykonania obowiązku sprawozdawczego. Do § 30 ust. 1 pkt 1 ogólnych warunków umów dodano lit. h, która wskazuje niewykonanie obowiązku określonego w § 6a jako podstawę zastosowania przewidzianego w OWU mechanizmu kar umownych. Odpowiedzialność ta dotyczy świadczeniodawcy jako strony umowy zawartej z NFZ. Nie oznacza to automatycznego powstania odpowiedzialności finansowej pracownika działu kadr i płac, lekarza czy pielęgniarki za każdy przypadek nieprawidłowego przekazania danych. Ewentualną odpowiedzialność poszczególnych osób wobec pracodawcy należałoby oceniać odrębnie, z uwzględnieniem podstawy zatrudnienia, zakresu powierzonych obowiązków oraz właściwych przepisów. Wprowadzenie nowej podstawy odpowiedzialności umownej powinno jednak skłonić szpitale do odpowiedniego przygotowania procedur gromadzenia, sprawdzania i przekazywania danych.

Od kiedy obowiązuje nowa ewidencja i kiedy należy przekazać pierwsze zestawienie?

Rozporządzenie Ministra Zdrowia z dnia 25 sierpnia 2026 r. wchodzi w życie 1 listopada 2026 r. Oznacza to, że pierwszy okres sprawozdawczy będzie obejmował listopad 2026 r. Zgodnie z § 6a ust. 1 zestawienie należy przekazywać do 20. dnia miesiąca następującego po miesiącu udzielania świadczeń. Pierwsze zestawienie powinno zatem zostać przekazane do 20 grudnia 2026 r., z uwzględnieniem zasad obliczania terminów mających zastosowanie do tego obowiązku. Dane będą przekazywane z wykorzystaniem przeznaczonych do tego celu serwisów internetowych lub usług informatycznych wskazanych w ogólnych warunkach umów.

Pozdrawiam, Karolina Niedzielska