Coraz częściej pracownicy wykorzystują zwolnienia lekarskie, inne zasiłki z ubezpieczenia chorobowe i wypadkowego jako dodatkowy urlop.

Mając na celu pełne i należyte oraz zgodnie z przepisami prawa gospodarowanie środkami z funduszu chorobowego oraz funduszu wypadkowego, istnieje możliwość kontroli  sposoby wykorzystywania zwolnień lekarskich przez pracowników nieobecnych w pracy, z uwagi na absencję chorobową. 

Przesłanki kontroli zostały uregulowane w art. 17 ust. 1 ustawy zasiłkowej. Zgodnie z wyrokiem Trybunału Konstytucyjnego z dnia 25 lutego 2014 r., sygn. akt SK 18/13, jest on zgodny z Konstytucją Rzeczpospolitej Polskiej. 

Istota kontroli

Istotą kontroli zwolnień lekarskich, a także innych decyzji (o czym będzie mowa poniżej), jest ustalenie czy osoba przebywająca na L4:

1. nie wykonuje pracy zarobkowej w trakcie orzeczonej niezdolności do pracy, 
2. nie wykorzystuje zwolnienia w innym celu, 
3. w dalszym ciągu jest niezdolna do pracy. 

Ponadto do obowiązków pracodawcy (fizycznie, obowiązek ten będą spełniać pracownicy działów kadr), należy także kontrola formalna zaświadczeń lekarskich stanowiących podstawę zwolnienia od pracy. Kontrola ta polega na sprawdzeniu, czy zaświadczenie:

A) nie zostało sfałszowane,

B) zostało wydane zgodnie z przepisami w sprawie zasad i trybu wystawiania zaświadczeń lekarskich.

Obecnie sprawdzenie okoliczności czy zaświadczenie nie zostało sfałszowane, straciła na znaczeniu po wejściu w życie przepisów regulujących w pełni e- zwolnienia (e-ZLA). Jednakże e-ZLA może zawierać w sobie błędy popełnione przez lekarza wystawiającego zaświadczenie o niezdolności do pracy. I w tym zakresie pracodawca winien dokonywać kontroli formalnej, tj. czy e-ZLA, które zostało wprowadzone do systemu teleinformatycznego ZUS przez upoważnionego do tego lekarza, odpowiada wymogom o których mowa w art. 55 ustawy zasiłkowej. 

Pracodawca  i ZUS może skontrolować osoby, które korzystają z następujących zwolnień od świadczenia pracy:

-zwolnienie lekarskie (L4), pobieranie wynagrodzenia chorobowego, zasiłku chorobowego z ubezpieczenia chorobowego lub wypadkowego, 

-świadczenie rehabilitacyjne, 

-opieka nad chorym członkiem rodziny.

Należy pamietać, że chodzi tutaj nie tylko o pracowników, ale także osoby pracujące na podstawie umowy zlecenia lub innych umów cywilnoprawnych, które są tytułami do ubezpieczeń społecznych, w tym ubezpieczenia chorobowego . 

Typowanie do kontroli

Przepisy w żadnym wypadku nie przewidują procedury typowania pracownika/ zleceniobiorcy do kontroli. Nie mniej jednak warto kierować się pewnymi wskazówkami, aby nie doszło do dyskryminacji z uwagi na stan zdrowia.

Można podzielić typowanie osób do kontroli w następujący sposób: 

-ta sama osoba bardzo często korzysta ze zwolnienia lekarskiego, 

-zwolnienia są wystawianie przez różnych lekarzy, 

-zwolnienia dotyczą różnych jednostek chorobowych, 

-ta sama osoba, w krótkim czasie korzysta ze zwolnień w kolejnym okresie zasiłkowym, 

-osoba była już pozbawiona prawa do wynagrodzenia chorobowego lub zasiłku chorobowego, 

-osoba wnioskuje naprzemiennie o różne zwolnienia z pracy a następnie przedkłada L4, 

-wobec osoby istnieje uzasadnione podejrzenie, że wykonuje pracę zarobkową lub w inny sposób wykorzystuje zwolnienie lekarskie niezgodnie z jego celem, 

-osoba, która była kontrolowana przez ZUS i na podstawie orzeczenia lekarskiego lekarza orzecznika ZUS, wydano decyzję o skróceniu okresu trwania L4 z uwagi na to, że kontrolowany odzyskał zdolność do pracy, a następnie przedkłada kolejne zwolnienie lekarskie. 

Kto może przeprowadzić kontrolę zwolnienia lekarskiego?

Każdy pracodawca  ma prawo skontrolować  pracownika, zawsze wtedy gdy wypłaca wynagrodzenie chorobowe (art. 92 kp). Uwaga- bez względu na to czy jest ono wypłacane z ogólnego stanu zdrowia czy też ma związek z jakimś rodzajem wypadku pracowniczego. 

Natomiast zgodnie z rozporządzeniem dot. kontroli prawidłowości wykorzystywania zwolnień lekarskich od pracy z powodu choroby lub konieczności sprawowania przez ubezpieczonego opieki nad członkiem rodziny dokonują płatnicy składek na ubezpieczenie chorobowe, którzy zgłaszają do ubezpieczenia chorobowego powyżej 20 ubezpieczonych. zatrudniający powyżej 20 osób, czyli na gruncie prawa ubezpieczeń społecznych- płatnikiem składek jest po prostu pracodawca. 

Należy pamiętać, że pracodawca nie jest uprawniony do kontroli w zakresie zasadności orzekania o niezdolności do pracy lub dalszego trwania tejże niezdolności. Uprawnienie do przeprowadzenia w takim zakresie kontroli przysługuje tylko i wyłącznie Zakładowi Ubezpieczeń Społecznych.  W przypadku jakichkolwiek wątpliwości ze strony pracodawcy, np. W wyniku donosu lub przeprowadzonej już we własnym zakresie kontroli, może on zgodnie z art. 59 ust. 12 ustawy zasiłkowej wystąpić do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych o przeprowadzenie kontroli prawidłowości orzekania o czasowej niezdolności do pracy z powodu choroby oraz wystawiania zaświadczeń lekarskich dla celów wypłaty wynagrodzenia za czas niezdolności do pracy.

Zazwyczaj pracodawca osobiście nie będzie przeprowadzał kontroli pracownika przebywającego na zwolnieniu lekarskim lub innym świadczeniu. Przede wszystkim może zlecić kontrolę także firmą zewnętrznym.

Kontrolę przeprowadza pisemnie upoważniony pracownik. Pobierz upoważnienie: upowaznienie do kontroli L4

 

Wybór osoby do przeprowadzenia kontroli

Przede wszystkim należy pamiętać, że pracownik ten powinien legitymować się upoważnieniem do przetwarzania danych oraz upoważnieniem do przetwarzania danych szczególnych kategorii. Należy także dokonać oceny dodatkowych kryteriów. Mianowicie:

1. Czy pracownik zna przepisy i procedury dotyczące kontroli zwolnień lekarskich?
2. Zna RODO w zakresie dotyczanym przetwarzania danych osobowych pracowników i innych osób w trakcie kontroli?
3. Cieszy się zaufaniem oraz dobrą opinią wśród innych pracowników?

Zazwyczaj osobą kontrolującą z uwagi na wymogi, które zostały wymienione powyżej będzie pracownik działu kadr i płac. Jednakże ze względów dowodowych kontrola winna zostać przeprowadzona przynajmniej przez dwóch pracowników.  

Obowiązki pracownika przeprowadzającego kontrolę 

Pracownik przeprowadzający kontrolę w przypadku zastania w oczekiwanym miejscu pracownika kontrolowanego,  winien w pierwszej kolejności przedstawić się, okazać upoważnienie do przeprowadzenia kontroli, które otrzymał od pracodawcy. Następnie przeprowadzić kontrolę oraz sporządzić stosowne dokumenty. W zależności od ustaleń kontrolnych będzie to notatka służbowa lub protokół.  

W sytuacji, gdy kontrola odbywa się poza rozkładowymi godzinami pracy, pracownikowi kontrolującemu przysługuje w zależności od formy zatrudnienia, rekompensata  za pracę w nadgodzinach lub w dniu rozkładowym wolnym od pracy. Tym samym praca w godzinach nadliczbowych winna zostać zlecona w formie pisemnej zgodnie z nowymi zasadami prowadzenia dokumentacji pracowniczej.

Jeśli pracownik ma udać się do innej miejscowości lub poruszać się środkiem transportu, pracodawca odpowiednio powinien mu zlecić podróż służbową oraz powinno zostać odnotowane wyjście służbowe. 

Należy pamiętać, że w przypadku jakiekolwiek zdarzenia, które spełniałoby cechy wypadku przy pracy, pracownik kontrolujący może dochodzić swoich praw i świadczeń związanych z wypadkiem przy pracy, albowiem działania które podejmuje są poleceniem służbowym pracodawcy i są wykonywane na jego rzecz oraz w jego interesie. Interesem pracodawcy będzie tutaj kontrola wydatkowania środków pieniężnych.  

Miejsce przeprowadzenia kontroli 

Kontrolę prawidłowości wykorzystywania przez nieobecnego pracownika zwolnienia lekarskiego przeprowadza się w następujących miejscach:

-miejscu zamieszkania, 

-miejscu czasowego pobytu (Należy pamiętać, że jeśli miejsce pobytu w trakcie zwolnienia jest inne niż zamieszkania lub zameldowania, to na pracowniku ciąży obowiązek wskazania takiej okoliczności lekarzowi wystawiającemu e- ZLA. Natomiast w przypadku, gdy do zmiany miejsca pobytu dochodzi w trakcie trwania zwolnienia lekarskiego, pracownik jest obowiązany w ciągu 3 dni powiadomić o tym fakcie pracodawcę), 

-miejscu wykonywania pracy lub innej działalności gospodarczej (dotyczy to sytuacji, gdy pracodawca posiada informację o wykonywaniu pracy zarobkowej w trakcie trwania zwolnienia lekarskiego albo równoczesnego prowadzenia działalności gospodarczą we własnym imieniu i na własny rachunek),

-miejscu prowadzenia gospodarstwa rolnego, 

-w innym miejscu, jeśli z okoliczności sprawy wynika, że jest to celowe. 

Ustalenia kontrolne

Przeprowadzenie kontroli zwolnienia lekarskiego przez pracodawcę ma na celu ustalenie czy pracownik przebywający na L4 wykorzystuje je zgodnie z celem i nie pracuje w trakcie jego trwania. W niniejszej części zostanie omówiony przebieg kontroli oraz skutki i konsekwencje poszczególnych ustaleń pokontrolnych. 

1. Pracownika zastano w miejscu pobytu 

Jeśli kontrolujący zakończył kontrolę bez jakichkolwiek uwag, w takim wypadku należałoby sporządzić notatkę. Natomiast w sytuacji, gdy w wyniku kontroli okażę się, że kontrolowany wykonywał pracę, prowadził działalność gospodarczą, podjął czynności niezgodne z celem L4, np. spotkanie towarzyskie, gra na boisku- należy sporządzić na tą okoliczność protokół. Podkreślenia wymaga fakt, że nie można przeprowadzać kontroli “ukrytej”, tj. takiej o której kontrolowany nie wie.

Uwaga! 

Protokół sporządzany jest tylko i wyłącznie w przypadku stwierdzenia uchybień.

B) Pracownika nie zastano w miejscu  pobytu 

Ważną okolicznością w tym wypadku są zalecenia wpisane do zaświadczenia lekarskiego. Mianowicie czy pracownik w trakcie L4 musi leżeć czy może chodzić.  Sam fakt tego, że osoba kontrolująca nie zastanie pracownika w miejscu deklarowanego jego pobytu, nie może być automatycznie przesłanką do uznania, że wykorzystuje on zwolnienie lekarskie niezgodnie z jego celem lub założyć, że w tym czasie pracuje. W pierwszej kolejności należy wezwać pracownika do złożenia pisemnych wyjaśnień, dlaczego nie przebywał pod wskazanym adresem w trakcie kontroli. Dopiero brak takich wyjaśnień skutkować będzie uznaniem, że pracownik wykorzystywał zwolnienie niezgodnie z jego celem.

Natomiast jeśli zostaną złożone wyjaśnienia, w których zostanie uzasadniona przyczyna nieobecności w trakcie kontroli, pracodawca nie może stwierdzić, że pracownik wykorzystywał czas L4 niezgodnie z jego celem. Przyczyna ta musi być obiektywna. 

USTALENIA POKONTROLNE- rozstrzygnięcie czy zachodzą przesłanki z art. 17 ustawy zasiłkowej  

1. Zwrócenie się przez pracodawcę do ZUS o wyjaśnienie wątpliwości 

Zgodnie z § 10 rozporządzenia dot. kontroli: Wątpliwości lub jakikolwiek spór, czy zwolnienie lekarskie od pracy wykorzystywane było niezgodnie z jego celem, rozstrzyga właściwa jednostka organizacyjna Zakładu Ubezpieczeń Społecznych, uzyskując w miarę potrzeby opinię lekarza leczącego, i wydaje w razie sporu decyzję, od której przysługują środki odwoławcze określone w odrębnych przepisach.

Przepisy nie ustalają wzoru wniosku, o którym mowa powyżej. Powinien on być złożony w formie pisemnej, do którego należy dołączyć protokół pokontrolny.

Przykład:

Pracownik otrzymał zwolnienie lekarskie. W ustnych zaleceniach lekarz wskazał, że z uwagi na problemy z kręgosłupem pracownik winien uczęszczać na basen. Pracownik zastosował się do zaleceń i chodził na basen 3 razy w tygodniu. W trakcie jednej z nieobecności, związanej z realizacją zaleceń lekarskich, w jego miejscu pobytu została przeprowadzano kontrola przez pracowników z działu kadr. Sporządzono na tą okoliczność protokół, a pracodawca zwrócił się do podwładnego o złożenie pisemnych wyjaśnień. Pracownik wyjaśnił, że wykonywał zalecenia lekarskie. W związku z tym, że pracodawca nie ma prawa żądać dokumentacji medycznej ani badać okoliczności medycznych (z uwagi na brak uprawnień, odpowiednich kwalifikacji i wiedzy medycznej), powinien zwrócić się z wnioskiem do ZUS o rozstrzygniecie czy pracownik uczęszczający na basen mógł wykorzystywać zwolnienie niezgodnie z celem. 

2. Praca lub wykonywanie innej działalności gospodarczej na zwolnieniu 

Pojęcie praca należy interpretować szeroko. Oczywiście będzie to praca na podstawie umowy o pracę lub umów cywilnoprawnych. Jednakże do tego pojęcia należy także dodać prowadzenie lub współprowadzenie własnej pozarolniczej działalności gospodarczej oraz praca w gospodarstwie rolnym. Dotyczy to także prowadzenie tzw. działalności gospodarczej nierejestrowej.

Dużą rolę w interpretacji pojęcia praca oraz konsekwencji wykonywania pracy w trakcie trwania zwolnienia lekarskiego, odegrało orzecznictw sądowe. Przede wszystkim należy podkreślić, że zgodnie z wyrokiem SN z dnia 5 czerwca 2008 r., sygn. akt III UK 11/08) : „pojęcie pracy zarobkowej odnosi się zatem („w sposób abstrakcyjny” do tej pracy, która co do zasady jest pracą prowadzącą do uzyskania dochodu (wyrok SN z dnia 6 lutego 2008 r., sygn. Akt II UK 10/07, niepublikowany). Nie jest istotne czy ubezpieczony zarobek faktycznie osiągnął (wyrok SN z dnia 6 lutego 2008 r., sygn. Akt II UK 10/07, niepublikowany)”. 

Zgodnie z wyrokami Sądu Najwyższego (dalej SN), pojecie praca należy rozumieć szeroko. Zatem pracą będzie:

-Udział w posiedzeniach rady nadzorczej spółki akcyjnej przez pracownika, który jest jej członkiem i otrzymywanie z tego tytułu wynagrodzenia (wyrok SN z dnia 20 stycznia 2005 r., sygn. akt I UK 154/05). W sytuacji, gdy członek otrzymuje zryczałtowane wynagrodzenie za pełnioną funkcję w organach spółki, należy ustalić czy w trakcie trwania niezdolności do pracy wykonywał czynności związane z jego funkcją. 

-Zawarcie przez osobę prowadząca pozarolniczą działalność gospodarczą umowy o pracę z nowo zatrudnionym pracownikiem (wyrok SN z dnia 5 czerwca 2008 r., sygn. akt III UK 11/08). 

-Wykonywanie czynności prezesa zarządu przez pracownika, który jednoosobowo zarządza spółką z o.o. (wyrok SN z dnia 15 marca 2018 r., sygn. akt I UK 49/17). 

Natomiast orzecznictwo sądów uznało, że pracą w trakcie zwolnienia lekarskiego nie będzie:

-Wykonywanie czynności formalno- prawnych nie stanowi przesłanki do stwierdzenia, że pracownik wykonywał czynności niezgodne z celem zwolnienia lekarskiego lub wykonywał pracę (wyrok SN z dnia 17 stycznia 2002 r., sygn. akt II UKN 71/00). 

-Udział w zysku wypracowanym przez wspólników spółki cywilnej, jeśli wkład wspólnika nie polega na świadczeniu pracy (wyrok SN z dnia 12 maja 2005 r., sygn. akt I UK 275/04).

-Uzyskiwanie diet za udział w posiedzeniach rady (wyrok Sądu Apelacyjnego w Katowicach z dnia 17 marca 1994 r., sygn. akt III Aur 724/93).

-Udział w akcjach Ochotniczej Straży Pożarnej (wyrok SN  z dnia 14 maja 2009 r., sygn. akt I UK 351/08). 

-Udział w posiedzeniach rady nadzorczej spółdzielni mieszkaniowej  (wyrok SN z dnia 4 listopada 2009 r., sygn. akt I UK 140/09).

-Działalność na rzecz społeczeństwa lub z uwagi na potrzeby publiczne (wyrok SN z dnia 5 kwietnia 2016 r., sygn. akt II UK 171/15). 

Oczywiście stwierdzenie, że wymienione przykładowo czynności nie są pracą w rozumieniu art. 17 ust. 1 ustawy zasiłkowej, nie wyklucza stwierdzenia, że czynności mogą zostać uznane jako wykonywane niezgodnie z celem zwolnienia lekarskiego. 

UTRATA PRAWA DO WYNAGRODZENIA LUB ZASIŁKU CHOROBOWEGO 

O utracie prawa do świadczeń z ubezpieczenia chorobowe, wypadkowego oraz wynagrodzenia chorobowego orzeka każdorazowo Zakład Ubezpieczeń Społecznych, w formie aktu administracyjnego- decyzji.

Podstawy prawne:

-art. 68 ust. 2 ustawy z dnia 25 czerwca 1999 r. o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa (t. j. Dz. U.  2019, poz. 645 z późniejszymi zmianami), dalej zwana jako ustawa zasiłkowa.

-art. 17 ust. 1 ustawy zasiłkowej.

-Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 27 lipca 1999 r. w sprawie szczegółowych zasad i trybu kontroli prawidłowości wykorzystywania zwolnień lekarskich od pracy oraz formalnej kontroli zaświadczeń lekarskich (Dz. U. 1999, Nr 65, poz. 743), dalej zwane jako rozporządzenie dot. kontroli.