4 maja 2019 r. zmieniły się dosyć znacząco przepisy dotyczące zasad pozyskiwania oraz przetwarzania danych osobowych od kandydatów do pracy oraz pracowników. Zmieniły się obowiązki pracodawcy oraz katalogi danych osobowych. Warto zaznaczyć, że została uregulowana procedura przetwarzania danych, katalog danych, które przetwarzamy na podstawie przepisów (nie jest wymagana zgoda na ich przetwarzanie), zasady przetwarzania danych na podstawie zgody oraz zasady przetwarzania danych osobowych szczególnych kategorii (dane wrażliwe), tj. stanu zdrowia, przynależności do związków zawodowych, karalności, danych biometrycznych czy stanu cywilnego.
Zanim przejdziemy do rozważań, warto zauważyć, że od 1 stycznia 2019 r. obowiązuje także nowe rozporządzenie w sprawie dokumentacji pracowniczej, które nie zawiera w sobie wzorów kwestionariuszy osobowych.
UWAGA!
Pomimo, że wiele kadrowców nadal posługuje się kwestionariuszami odbiera w gruncie rzeczy oświadczenia i tej nazwy powinno się używać, bowiem przepisy wskazują na obowiązkowe odebranie oświadczenia.
Ponadto zmieniła się także treść początku art. 22 (1) kp. Prawo, możliwość przerodziła się w obowiązek, albowiem kiedyś przepis przewidywał, że pracodawca może żądać, obecnie przepis narzuca czynność: pracodawca żąda.
Kandydat do pracy
Przede wszystkim należy zwrócić uwagę na katalog danych. Zostały wyeliminowane dane w postaci imion rodziców, które nastręczały wiele problemów, głownie w sytuacji błędnych ich zapisów w świadectwie pracy. Obecnie nie pozyskujemy tych danych ani od kandydata do pracy ani od pracownika. Pozyskane dane w postaci imion rodziców przed 4 maja 2019 r. mogą zostać w aktach osobowych, ponieważ zostały pozyskane zgodnie z prawem.
Adres zamieszkania- kolejne dane, które zostały zmienione, lecz nie zostały wyeliminowane w ogóle (tak jak imiona rodziców). Danych tych będziemy żądać od pracownika. Jednak od kandydata do pracy pozyskamy dane w postaci danych kontaktowych. jest to pojęcie ogólne, nieostre, tym samym warto zastanowić jakie mogą być to dane? Będzie o na pewno: numer telefonu, adres mailowy, adres zamieszkania, link do GOLDEN LINE lub LIKENDIN.
UWAGA! Nie ma teraz swobody żądania od kandydata do pracy na etapie kwalifikacji wykształcenia i przebiegu dotychczasowego zatrudnienia. -> Pracodawca żąda podania danych osobowych w postaci przebiegu dotychczasowego zatrudnienia, wykształcenia i kwalifikacji zawodowych (nowość), gdy jest to niezbędne do wykonywania pracy określonego rodzaju lub na określonym stanowisku.
Przykład: Pracodawca zatrudnia osobę do sprzątania biura. Czy jest mu potrzebne na etapie kwalifikacji na stanowisko informacja o wykształceniu, kwalifikacjach czy doświadczeniu zawodowym? NIE (chyba, że stosujemy ustawę o pracownikach samorządowych).
Kolejna nowość, która się pojawiła to kwalifikacje zawodowe. Znowu jest to pojęcie nieostre, ogólne i otwarte. Pod tym pojęciem możemy rozumieć: prawo jazdy, uprawnienia na maszyny, znajomość języków obcych, znajomość określonego środowiska komputerowego, etc.
Eliminacja kwestionariuszy osobowych
(zasady opisane poniżej będą tyczyły się również pracownika)
Udostępnienie pracodawcy danych osobowych następuje w formie oświadczenia osoby, której dane dotyczą. Pracodawca może żądać udokumentowania danych osobowych osób kandydata do pracy/ pracownika w zakresie niezbędnym do ich potwierdzenia. Oznacza to, że wypełnienie kwestionariusza osobowego oraz złożenie pod nim podpisu jest złożeniem oświadczenia. Jednak osoba podpisująca musi zdawać sobie sprawę, że składa oświadczenie wiedzy.
Oświadczenia, również te składane w stosunkach pracy, składane są pod rygorem odpowiedzialności karnej przewidzianej w art. 233 kk. Co nie tyczyło się kwestionariuszy.
Tym samym z nowych przepisów wynika, że pracodawca może zażądać przyniesienia świadectw pracy, dokumentów potwierdzających kwalifikacji i wykształcenie, ALE NIE MUSI. Nic nie stoi na przeszkodzie w ustaleniu uprawnień pracownika do wymiaru urlopu (1/12 z 20 dni, 20 dni, 26 dni) na podstawie oświadczenia. Jednak warto zauważyć, że należałoby zobowiązać do przedstawienia ostatniego świadectwa pracy, jeśli zatrudnienie jest w trakcie roku kalendarzowego, ponieważ należy ustalić niektóre uprawnienia proporcjonalnie.
Pracownik
W przypadku pracownika nie ma zbyt wielu istotnych zmian. Główną zmianą jest to, że adres zamieszkania, który wcześniej pozyskiwaliśmy od kandydata do pracy, teraz obowiązkowo musimy uzyskać od pracownika, chyba że zostanie podany w ramach danych kontaktowych (co jest najlepszym rozwiązaniem, ponieważ są to dane niezbędne do wystawienia skierowania na badania wstępne osoby ubiegającej się o zatrudnienie).
W przypadku, gdy pracodawca nie ma podstaw do pozyskania na etapie kwalifikacji do pracy od kandydata informacji dotyczących przebiegu dotychczasowego zatrudnienia i wykształcenia, robi to dopiero na etapie pozyskiwania danych od pracownika.
Przykład: sytuacja opisana w przykładzie kandydata do pracy. osoba sprzątająca zostaje zatrudniona, w celu ustalenia jej uprawnień pracowniczych, np. wymiar urlopu wypoczynkowego, dodatek stażowy etc, pracodawca pozyskuje informacje o przebiegu zatrudnienia i wykształceniu.
Inne dane
Pracodawca żąda podania innych danych osobowych niż określone w omawianym przepisie, gdy jest to niezbędne do zrealizowania uprawnienia lub spełnienia obowiązku wynikającego z przepisu prawa, np. informacja o tym, że dana osoba jest rencistą/ emerytem (kod zgłoszenia do ubezpieczeń społecznych się zmienia), była zarejestrowana jako osoba bezrobotna (ewentualne zwolnienie z FP, FS, FGŚP), niekaralność, inne.
W każdym przypadku zarówno kandydat do pracy jak i pracownik może z własnej woli podać dane osobowe wykraczające poza omówione katalogi, np. załączyć CV ze zdjęciem, w liście motywacyjnym opisać swoją sytuację dotyczącą prawnej zmiany płci, opisać swoje pochodzenie etniczne, poinformować o stopniu niepełnosprawności. W takiej sytuacji należy bezwględnie uzyskać zgodę na przetwarzanie danych osobowych (art. 22 (1a) § 1 kp). Brak wyrażonej zgody na przetwarzanie danych osobowych wykraczających poza katalogi określone w art. 22 (1) § 1 i 3 kp i danych, których pracodawca nie ma podstaw prawnych dodatkowo żądać, nie możemy przetwarzać w trakcie procesu kwalifikacji oraz w przebiegu zatrudnienia. Należy je natychmiast zniszczyć, w taki sposób, aby ich treści nie można było odtworzyć.
Jesteś ciekaw jak wygląda nowy przykładowy “kwestionariusz osobowy”??? (oświadczenie)
Częsty dylemat praktyki. Pracownik wypełnił jedynie kwestionariusz (oświadczenie). Ne przyniósł żadnych dokumentów. Z kwestionariusza wynika, że pracował już na umowę o pracę. Nie przepracował pełnego miesiąca. Czy należy mu się ekwiwalent czy też nie?
Odpowiedź: Tak, ponieważ złożył oświadczenie zgodnie z art. 22 (1) § 5 kp. Tym samym nie będzie to jego pierwsza pracy, a więc wypłacamy ekwiwalent pieniężny za niewykorzystany urlop- zaokrąglając do pełnego miesiąca- niepełny miesiąc przepracowany.
Rada: Warto w oświadczeniu zawrzeć pouczenie dla pracownika z żądaniem dostarczenia odpowiednich dokumentów w celu potwierdzenia okoliczności podniesionych w złożonym oświadczeniu.
Pozdrawiam, Karolina Niedzielska
