Zatrudnianie nauczycieli od A do Z

Wpis zawiera zaktualizowane informacje o przepisy wchodzące w życie w dniu 1 września 2025 r.

Zatrudnianie nauczycieli zostało opisane w pragmatyce służbowej jaką jest Karta Nauczyciela, a więc w tym zakresie zawiera przepisy szczególne w stosunku do kodeksu pracy. Zasadą jest, że nauczycieli powinno zatrudniać się na podstawie umowy zawartej na czas nieokreślony albo na podstawie aktu mianowania. Nie mniej jednak w samej Karcie Nauczyciela zostały opisane wyjątki od tej zasady, a mianowicie zatrudnianie nauczycieli na podstawie umów terminowych, z wyjątkiem umowy o pracę zawartej na okres próbny. Ten rodzaj umowy jest nieznany Karcie Nauczyciela zawierającej katalog zamknięty, którego nie można poszerzać za pośrednictwem art. 91 c KN o postanowienia kodeksu pracy. Przepis ten stosujemy jedynie w przypadku, gdy Karta Nauczyciela nie zawiera odpowiednich postanowień, a w tym wypadku tak nie jest. Ponadto nauczycieli nie można stale zatrudniać także na podstawie umów cywilnoprawnych. 

Pewien wyjątek w zakresie głównych reguł zatrudniania nauczycieli zawiera art. 10 a KN. Zgodnie z tym przepisem w przedszkolach, innych formach wychowania przedszkolnego, szkołach i placówkach, o których mowa w art. 1 ust. 2 pkt 2, nauczycieli zatrudnia się na podstawie umowy o pracę, zgodnie z kodeksem pracy. W przypadku nauczycieli prowadzących zajęcia bezpośrednio z uczniami lub wychowankami w wymiarze nie wyższym niż 4 godziny tygodniowo, powierzenie prowadzenia tych zajęć może nastąpić również na innej podstawie niż umowa o pracę, jeżeli w treści łączącego strony stosunku prawnego nie przeważają cechy charakterystyczne dla stosunku pracy.

Umowa na czas określony

Możliwość zatrudnienia nauczyciela na podstawie umowy o pracę zawartej na czas określony jest wyjątkową sytuacją, z uwagi na to, że nauczyciele powinni być zatrudniani na podstawie umowy zawartej na czas nieokreślony albo na podstawie aktu mianowania. Zatrudnienie na podstawie umowy czasowej zostało opisane w przepisach KN i można stwierdzić, że stanowi swoiste ograniczenie swobody zawierania umów, albowiem tylko w tych, wymienionych ściśle w przepisach i żadnych innych przypadkach można zawrzeć umowę na czas określony z nauczycielem. W tej materii także na przestrzeni ostatnich lat doszło do dość znaczących zmian związanych z nowelizacją Karty Nauczyciela. Pierwszym przypadkiem będzie zatrudnienie nauczyciela początkującego (art. 9 a ust. 2 KN). W przypadku tego nauczyciela istnieją aż cztery formy zatrudnienia:

1. umowa na czas określony na okres jednego roku szkolnego lub do końca roku szkolnego,
2. umowa na czas nieokreślony zawarta po pierwszym roku pracy (wymóg przepracowania conajmniej 11 miesięcy), 
3. umowa zawarta na czas nieokreślony z koniecznością jej zakończenia poprzez rozwiazanie po upływie 6 lat w przypadku, gdy nauczyciel nie uzyskały w tym okresie stopnia awansu zawodowego nauczyciela mianowanego, 
4. umowa zawarta na czas określony wynoszący rok jeśli nauczyciel nie uzyskał co najmniej dobrej oceny pracy.

Problematykę nawiązania stosunku pracy z nauczycielem na podstawie umowy zawartej na czas określony reguluje także art. 10 ust. 3 KN. Zgodnie z tym przepisem w szczególnych przypadkach uzasadnionych potrzebami szkoły z nauczycielem początkującym, który legitymuje się wymaganym poziomem wykształcenia i nie posiada przygotowania pedagogicznego, może być nawiązany stosunek pracy na podstawie umowy o pracę na czas określony na jeden rok szkolny, a w przypadku nawiązania stosunku pracy w trakcie roku szkolnego – na okres do końca roku szkolnego, w trakcie którego nawiązano stosunek pracy, o ile zobowiąże się do uzyskania przygotowania pedagogicznego w trakcie pierwszego roku pracy w szkole. W przypadku gdy nauczyciel w ciągu pierwszego roku pracy w szkole nie uzyska przygotowania pedagogicznego z przyczyn od niego niezależnych, z nauczycielem może być zawarta umowa o pracę na kolejny jeden rok szkolny. W przypadku gdy nauczyciel nie uzyska przygotowania pedagogicznego w ciągu drugiego roku pracy w szkole, z nauczycielem nie zawiera się umowy o pracę na kolejny rok szkolny. 

Kolejnym przepisem, który reguluje tematykę czasowego zatrudniania nauczycieli to art. 10 ust. 7 KN. Przepis ten stanowi, że w przypadku zaistnienia potrzeby wynikającej z organizacji nauczania lub zastępstwa nieobecnego nauczyciela, w tym w trakcie roku szkolnego, stosunek pracy z nauczycielem początkującym, nauczycielem mianowanym lub nauczycielem dyplomowanym nawiązuje się na podstawie umowy o pracę na czas określony.

Okres zatrudnienia na podstawie umowy o pracę na czas określony zawartej w przypadku zaistnienia potrzeby wynikającej z organizacji nauczania, a także łączny okres zatrudnienia na podstawie tych umów między tymi samymi stronami stosunku pracy, nie może przekraczać 36 miesięcy. Limit ten nie dotyczy umowy na zastępstwo. Ponadto jest to przepis szczególny w stosunku do kp, a więc nie stosujemy limitu trzech umów o pracę zawartych na czas określony. Do okresu zatrudnienia wlicza się umowy o pracę na czas określony zawarte na następujące po sobie okresy, o ile przerwa między rozwiązaniem poprzedniej a nawiązaniem kolejnej umowy o pracę nie przekroczyła 3 miesięcy. Do limitu tego nie wlicza się umowy zawartej na czas zastępstwa. Jeżeli okres zatrudnienia na podstawie umów o pracę na czas określony przekracza okres 36 miesięcy z dniem następującym po upływie tego okresu, stosunek pracy przekształca się:

1. w przypadku nauczyciela, o którym mowa w ust. 3a, czyli nauczycielem, który nie posiada stopnia awansu zawodowego, posiada wymagane kwalifikacje, posiada co najmniej 2 letni staż pracy w szkole, posiada co najmniej dobrą ocenę pracy – w stosunek pracy na podstawie umowy o pracę na czas nieokreślony, z wyjątkiem przypadków, o których mowa w ust. 3b – czyli nauczyciel, który nie posiada co najmniej dobrej oceny, ale spełnia pozostałe trzy przesłanki (nie posiada stopnia awansu zawodowego, posiada wymagane kwalifikacje, posiada co najmniej 2 letni staż pracy w szkole) albo w w ciągu 6 lat od rozpoczęcia odbywania przygotowania do zawodu nauczyciela nie uzyskał stopnia nauczyciela mianowanego,
2. w przypadku nauczyciela mianowanego i nauczyciela dyplomowanego – w stosunek pracy na podstawie mianowania, a w przypadku niespełniania warunków, o których mowa w ust. 5 pkt 1 i 6 (posiadanie obywatelstwa polskiego, zatrudnienie w pełnym wymiarze zajęć) – w stosunek pracy na podstawie umowy o pracę na czas nieokreślony.

Przekształcenie następuje z mocy samego prawa. Zaś dyrektor szkoły potwierdza je na piśmie. Pismo włącza się do akt osobowych nauczyciela, do części B.

Przekształceń, które omówiłam powyżej nie stosujemy do umów zawartych: 

1. w celu zastępstwa nieobecnego nauczyciela, jeżeli ich zawarcie w danym przypadku służy zaspokojeniu rzeczywistego okresowego zapotrzebowania i jest niezbędne w tym zakresie w świetle wszystkich okoliczności zawarcia umowy,
2. z nauczycielem nieposiadającym kwalifikacji wymaganych do zajmowania danego stanowiska za zgodą organu prowadzącego;
3. w przypadku przedłużenia umowy o pracę do dnia porodu, zgodnie z art. 177 § 3 kp.

Pamiętaj! Zatrudniając nauczyciela początkującego od 1 września 2025 r. pamiętaj o nowych przepisach. LIczy się dzień nawiązania stosunku pracy, a więc umowa może bycza warta wcześniej. Przykład: Data zawarcia umowy to 25 sierpnia 2025 r. Dzień rozpoczęcia prac (nawiązania stosunku pracy) to 1 września 2025 r. – należy zastosować nowe zasady zatrudniania nauczyciela początkującego.

Umowa na zastępstwo

Jeśli chodzi o umowę o pracę zawartą na czas zastępstwa nieobecnego pracownika (na zastępstwo), to zasady jej zawierania oraz przesłanki jej zawarcia są takie same jak w przypadku ogólnego prawa pracy wynikającego z kodeksu pracy, a więc zapraszam na mów pis dotyczący tychże umów.

Umowa o pracę na zastępstwo

Umowa o pracę zawarta na podstawie art. 15 Prawa oświatowego

Istnieje jeszcze jeden przepis, znajdujący się poza Kartą Nauczyciela, który daję podstawę prawną do zatrudnienia nauczyciela na postawie umowy o prace na czas określony. Jest to art. 15 Prawa oświatowego. W uzasadnionych przypadkach w przedszkolu publicznym może być, za zgodą kuratora oświaty, zatrudniona osoba niebędąca nauczycielem do prowadzenia zajęć rozwijających zainteresowania, posiadająca przygotowanie uznane przez dyrektora przedszkola za odpowiednie do prowadzenia danych zajęć. 

W uzasadnionych przypadkach w szkole publicznej może być, za zgodą kuratora oświaty, a w przypadku szkoły artystycznej – ministra właściwego do spraw kultury i ochrony dziedzictwa narodowego, zatrudniona osoba niebędąca nauczycielem, posiadająca przygotowanie uznane przez dyrektora szkoły za odpowiednie do prowadzenia danych zajęć. Osobę taką zatrudnia się na zasadach określonych kp, z tym że do tej osoby stosuje się odpowiednio przepisy dotyczące tygodniowego obowiązkowego wymiaru godzin zajęć edukacyjnych nauczycieli oraz ustala się jej wynagrodzenie nie wyższe niż 184% kwoty bazowej, określanej dla nauczycieli corocznie w ustawie budżetowej. Organy prowadzące szkoły mogą upoważniać dyrektorów szkół, w indywidualnych przypadkach, do przyznawania wynagrodzenia w wyższej wysokości. Osobę taką można zatrudnić pod warunkiem, że nie toczy się przeciwko niej postępowanie karne w sprawie o umyślne przestępstwo ścigane z oskarżenia publicznego lub postępowanie dyscyplinarnym oraz nie była skazana prawomocnym wyrokiem za umyślne przestępstwo lub umyślne przestępstwo skarbowe.

Umowa zawarta na czas nieokreślony

W przypadku braku warunków do zatrudnienia nauczyciela w pełnym wymiarze zajęć stosunek pracy z nauczycielem mianowanym lub dyplomowanym nawiązuje się na podstawie umowy o pracę na czas nieokreślony w niepełnym wymiarze.

Stosunek pracy z nauczycielem początkującym w rozumieniu KN (a więc także nauczyciel, który posiada „stary” stopień awansu – nauczyciela kontraktowego), który:

1) posiada wymagane kwalifikacje, oraz

2) posiada co najmniej co najmniej 11 miesięcy w szkole, oraz

3) posiada co najmniej dobrą ocenę pracy

– nawiązuje się na podstawie umowy o pracę na czas nieokreślony.

Zatrudnienie na podstawie mianowania

Zatrudnienie na podstawie mianowania jest najsilniejszą formą nawiązania stosunku pracy i główną formą zatrudnienia nauczycieli. Silniejszą niż umowa o pracę zawarta na czas nieokreślony. Wynika to z faktu, że tylko w enumeratywnie wskazanych w przepisach przypadkach stosunek ten może zostać rozwiązany w przeciwieństwie do umowy o pracę, gdzie co do zasady może być zawsze rozwiązany, chyba że pracownik podlega ochronie przed wypowiedzeniem. Sąd Najwyższy w swoich orzeczeniach podkreśla gwarancyjny charakter przepisów prawa określających zatrudnienie na podstawie mianowania.

Problematyka zatrudnienia nauczycieli na podstawie mianowania została opisana w art. 10 ust. 5 KN. Zgodnie z tym przepisem Karty Nauczyciela, stosunek pracy z nauczycielem mianowanym i z nauczycielem dyplomowanym nawiązuje się na podstawie mianowania, jeżeli:
1) posiada obywatelstwo polskie, z tym że wymóg ten nie dotyczy obywateli państwa członkowskiego Unii Europejskiej, Konfederacji Szwajcarskiej lub państwa członkowskiego Europejskiego Porozumienia o Wolnym Handlu (EFTA) – strony umowy o Europejskim Obszarze Gospodarczym; 

2) ma pełną zdolność do czynności prawnych i korzysta z praw publicznych (jest osobą pełnoletnią i nie został ubezwłasnowolniony częściowo lub całkowicie);
3) nie toczy się przeciwko niemu postępowanie karne w sprawie o umyślne przestępstwo ścigane z oskarżenia publicznego lub postępowanie dyscyplinarne; 

4) nie był skazany prawomocnym wyrokiem za umyślne przestępstwo lub umyślne przestępstwo skarbowe; 

5) nie był prawomocnie ukarany karą dyscyplinarną, w postaci zwolnienia z pracy z zakazem pracy w zawodzie nauczyciela przez okres 3 lat lub wydalenia z zawodu; 

6) posiada kwalifikacje wymagane do zajmowania danego stanowiska;
7) istnieją warunki do zatrudnienia nauczyciela w szkole w pełnym wymiarze zajęć na czas nieokreślony, zgodnie z wymiarami pensum, które zostały określone w art. 42 KN. 

W trakcie trwania stosunku pracy z nauczycielem ten może przekształcić się z umowy o pracę w mianowanie lub na odwrót. Stosunek pracy nawiązany na podstawie umowy o pracę na czas nieokreślony przekształca się w stosunek pracy na podstawie mianowania z pierwszym dniem miesiąca kalendarzowego następującego po miesiącu, w którym:
1) nauczyciel uzyskał stopień nauczyciela mianowanego oraz pracuje w pełnym wymiarze zajęć, jest obywatelem Polski/UE, nie jest karany, nie został ukarany karą dyscyplinarną, posiada pełną zdolność do czynności prawnych, 

2) w przypadku nauczyciela mianowanego lub dyplomowanego w czasie trwania umowy o pracę zostały spełnione warunki, do zatrudnienia go na podstawie mianowania. 

W przypadku punktu 2 nie należy czekać do rozpoczęcia kolejnego roku szkolnego, albowiem przepisy nie przewidują takiego wymogu.
Przekształcenie podstawy prawnej stosunku pracy potwierdza na piśmie dyrektor szkoły. Dokument ten włącza się do akt osobowych nauczyciela, do części B.

Istnieje możliwość przekształcenia stosunku pracy zawartego z nauczycielem na podstawie umowy zawartej na czas nieokreślony w trakcie jego trwania w mianowanie. Stosunek pracy nawiązany na podstawie umowy o pracę na czas nieokreślony przekształca się w stosunek pracy na podstawie mianowania z pierwszym dniem miesiąca kalendarzowego następującego po miesiącu, w którym:

1. nauczyciel uzyskał stopień nauczyciela mianowanego, o ile spełnione są warunki określone w ust. 5,
2. w przypadku nauczyciela mianowanego lub dyplomowanego w czasie trwania umowy o pracę zostały spełnione warunki, o których mowa w ust. 5.

Przekształcenie następuje z mocy samego prawa. Natomiast dyrektor potwierdza tym przekształcenie na piśmie. Dokument ten włącza się do akt osobowych nauczyciela, do części B.

Zatrudnienie nowego nauczyciela

Tematyka zatrudniania nowego nauczyciela jest dość mocno złożona, ponieważ większość obowiązków pracodawcy wynikać będzie z kodeksu pracy z dość znacznymi obocznościami opisanymi w Karcie Nauczyciela. 

Zgodnie z art. 11 KN dyrektor szkoły nawiązuje z nauczycielem stosunek pracy odpowiednio na podstawie umowy o pracę lub mianowania na stanowisku zgodnie z posiadanymi przez nauczyciela kwalifikacjami oraz zgodnie z posiadanym przez nauczyciela stopniem awansu zawodowego. 

Można wyróżnić podstawowe etapy zatrudnienia nowego nauczyciela, które omówię każde z osobna: 

-pobranie oświadczenia w zakresie danych osobowych od kandydata do pracy, 

-przedstawienie dyrektorowi szkoły informację z Krajowego Rejestru Karnego, z wyjątkiem przypadku gdy z nauczycielem jest nawiązywany kolejny stosunek pracy w tej samej szkole w ciągu 3 miesięcy od dnia rozwiązania albo wygaśnięcia na podstawie art. 20 ust. 5c poprzedniego stosunku pracy (upływ okresu stanu nieczynnego),

-zasięgniecie przez dyrektora szkoły informacji o nauczycielu z centralnego rejestru orzeczeń dyscyplinarnych,

-uzyskanie informacji o osobie w Rejestrze Sprawców Przestępstw na tle seksualnym  z dostępem ograniczonym,

-skierowanie na badanie wstępne do lekarza medycyny pracy lub przyjęcie skierowania i orzeczenia od poprzedniego pracodawcy oraz uzyskanie zaświadczenia o zdolności / niezdolności do pracy,

-pobranie oświadczenia w zakresie danych osobowych od pracownika,

-nawiązanie stosunku pracy, np. zawarcie umowy o pracę,

-przeprowadzenie szkolenia BHP,

-przedstawienie warunków zatrudnienia (informacji o warunkach zatrudnienia),

-zgłoszenie do ubezpieczeń społecznych, 

-powiadomienie komornika o zatrudnieniu pracownika – dłużnika, 

-założenie dokumentacji pracowniczej i zebranie dokumentów związanych z zatrudnieniem, 

-ustalenie obowiązków podatkowych i prawa do ulg oraz preferencji podatkowych,

-poinformowanie o Pracowniczych Planach Kapitałowych, zawarcie umowy o prowadzenie PPK i złożenie wniosku o wypłatę transferową, 

-wydanie legitymacji służbowej.

Pozdrawiam, Karolina Niedzielska