4 maja 2019 r. zmieniły się dosyć znacząco przepisy dotyczące zasad pozyskiwania oraz przetwarzania danych osobowych od kandydatów do pracy oraz pracowników. Zmieniły się obowiązki pracodawcy oraz katalogi danych osobowych. Warto zaznaczyć, że została uregulowana procedura przetwarzania danych, katalog danych, które przetwarzamy na podstawie przepisów (nie jest wymagana zgoda na ich przetwarzanie), zasady przetwarzania danych na podstawie zgody oraz zasady przetwarzania danych osobowych szczególnych kategorii (dane wrażliwe), tj. stanu zdrowia, przynależności do związków zawodowych, karalności, danych biometrycznych czy stanu cywilnego.

Zanim przejdziemy do rozważań, warto zauważyć, że od 1 stycznia 2019 r. obowiązuje także nowe rozporządzenie w sprawie dokumentacji pracowniczej, które nie zawiera w sobie wzorów kwestionariuszy osobowych.

UWAGA!

Pomimo, że wiele kadrowców nadal posługuje się kwestionariuszami odbiera w gruncie rzeczy oświadczenia i tej nazwy powinno się używać, bowiem przepisy wskazują na obowiązkowe odebranie oświadczenia.

Ponadto zmieniła się także treść początku art. 22 (1) kp. Prawo, możliwość przerodziła się w obowiązek, albowiem kiedyś przepis przewidywał, że pracodawca może żądać, obecnie przepis narzuca czynność: pracodawca żąda.

Kandydat do pracy

Przede wszystkim należy zwrócić uwagę na katalog danych. Zostały wyeliminowane dane w postaci imion rodziców, które nastręczały wiele problemów, głownie w sytuacji błędnych ich zapisów w świadectwie pracy. Obecnie nie pozyskujemy tych danych ani od kandydata do pracy ani od pracownika. Pozyskane dane w postaci imion rodziców przed 4 maja 2019 r. mogą zostać w aktach osobowych, ponieważ zostały pozyskane zgodnie z prawem.

Adres zamieszkania- kolejne dane, które zostały zmienione, lecz nie zostały wyeliminowane w ogóle (tak jak imiona rodziców). Danych tych będziemy żądać od pracownika. Jednak od kandydata do pracy pozyskamy dane w postaci danych kontaktowych. jest to pojęcie ogólne, nieostre, tym samym warto zastanowić jakie mogą być to dane? Będzie o na pewno: numer telefonu, adres mailowy, adres zamieszkania, link do GOLDEN LINE lub LIKENDIN.

UWAGA! Nie ma teraz swobody żądania od kandydata do pracy na etapie kwalifikacji wykształcenia i przebiegu dotychczasowego zatrudnienia. -> Pracodawca żąda podania danych osobowych w postaci przebiegu dotychczasowego zatrudnienia, wykształcenia i kwalifikacji zawodowych (nowość),  gdy jest to niezbędne do wykonywania pracy określonego rodzaju lub na określonym stanowisku.

Przykład: Pracodawca zatrudnia osobę do sprzątania biura. Czy jest mu potrzebne na etapie kwalifikacji na stanowisko informacja o wykształceniu, kwalifikacjach czy doświadczeniu zawodowym? NIE (chyba, że stosujemy ustawę o pracownikach samorządowych).

Kolejna nowość, która się pojawiła to kwalifikacje zawodowe. Znowu jest to pojęcie nieostre, ogólne i otwarte. Pod tym pojęciem możemy rozumieć: prawo jazdy, uprawnienia na maszyny, znajomość języków obcych, znajomość określonego środowiska komputerowego, etc.