Wczasy pod gruszą

Wczasy pod gruszą to nienazwane świadczenie wypłacane przez pracodawców, u których tworzy się i prowadzi Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych. Bardzo często zadbane jest pytanie: czy każdy pracodawca ma obowiązek wypłacać dofinansowanie do wypoczynku zorganizowanego we własnym zakresie, czyli tzw. wczasy pod gruszą? Odpowiedź nie jest ani twierdząca ani przecząca, albowiem wynika to nie z woli pracodawcy, a z obowiązku wprowadzenia ZFŚS. Tym samym świadczenie to istnieje w sytuacji funkcjonowania ZFŚS. Bez uprzedniego wprowadzenia u pracodawcy ZFŚS nie ma możliwości prawnej, by wypłacić wczasy pod gruszą, a nawet jeśli takie świadczenie zostałoby wprowadzone nie korzystało by z preferencji składkowej i podatkowej.

W niniejszym wpisie omówię zasady dopłaty do wypoczynku osób uprawnionych z pominięciem dzieci i młodzieży.

Zobacz koniecznie mój wpis dotyczący zasad wprowadzania ZFŚS.

Obowiązek wprowadzenia Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych

Wczasy pod gruszą a świadczenie urlopowe

Należy bezwględnie pamiętać o tym, że wczasy pod gruszą to nie jest to samo świadczenie co świadczenie urlopowe.

Różnica pomiędzy wczasami pod gruszą a świadczeniem urlopowym

14 dniowy wypoczynek a wczasy pod gruszą

Po pierwsze wczasy pod gruszą to rodzaj świadczenia wypłacanego z Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych. W związku z tym nie stanowią one w rozumieniu prawa podatkowego przychodu ze stosunku pracy, a więc są nieopodatkowane do pewnego limitu (jest to limit 1000 zł, art. 21 ust. 1 pkt 67 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych). Wysokość wypłaty z ZFŚS w postaci wczasów pod gruszą jest niezależna od wysokości odpisu podstawowego. No i oczywiście są nieoskładkowane bez względu na wysokość pomocy otrzymanej z ZFŚS (§ 2 ust. 1 pkt 19 Rozporządzenia ministra pracy i polityki socjalnej z dnia 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (t.j. Dz. U. z 2023 r. poz. 728).

No i najważniejsze, czy można powiązać możliwość uzyskania wczasów pod gruszą od ilości wykorzystanego urlopu wypoczynkowego? Bardzo często pracodawcy w regulaminie ZFŚS właśnie wpisują takie postanowienie. Uważam, że jest ono błędne i nie można wiązać wypłat, dopłat lub innych świadczeń finansowanych z ZFŚS z innymi kryteriami aniżeli kryterium socjalne. Zgodnie z art. 8 ust. 1 ustawy o ZFŚS przyznawanie ulgowych usług i świadczeń oraz wysokość dopłat z Funduszu uzależnia się od sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej osoby uprawnionej do korzystania z Funduszu. Ilość dni wykorzystanego przez pracownika urlopu nie jest ani sytuacją życiową, ani bytową, ani materialną, a więc nie mieści się w kryterium socjalnym, a tylko je można stosować. Ponadto należy zwrócić uwagę na to, że dostęp do ZFŚS nie może być pracownikom (osobom uprawnionym) w żaden sposób ograniczany. Każdy uprawniony ma prawo korzystać z ZFŚS. A wprowadzanie warunku uprzedniego skorzystania z urlopu wypoczynkowego jako kryterium rozdzielnictwa świadczeń z ZFŚS powoduje, że z wczasów pod gruszą nie skorzystają osoby nowo zatrudnione, dla których jest to pierwsza w życiu prawa, albowiem one dopiero nabywają prawo do urlopu wypoczynkowego.  Najprawdopodobniej nie skorzystają z wczasów pod gruszą także osoby zatrudnione w niepełnym wymiarze etatu, bo utopijną myślą jest to, że niepełnoetatowiec będzie na wypoczynku 14 dni. Co więcej niektórzy pracodawcy przewidują możliwość skorzystania z wczasów pod gruszą innym uprawnionym do korzystania z ZFŚS (art. 2 pkt 5 ustawy o ZFŚS), np. emerytom, rencistom, uzależniając uprzednie skorzystanie z urlopu wypoczynkowego, co jest po prostu sprzeczne. Ponadto wczasy pod gruszą nie mają charakteru roszczeniowego jak świadczenie urlopowe.

Jakie są stanowiska urzędowe, wyroki, a także przedstawicieli doktryny w zakresie konieczności wykorzystania urlopu wypoczynkowego w taki sposób, aby wypoczynek przypadał na 14 dni kalendarzowych?

1. Stanowisko Departamentu Prawnego GIP, GPP-517-4560-23-1/11/PE/RP: „Zgodnie z art. 8 ust. 2 ustawy z dnia 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (Dz. U. 1996 r. Nr 70 poz. 335 z późn. zm.) zasady i warunki korzystania z usług i świadczeń finansowanych z Funduszu oraz zasady przeznaczania środków Funduszu na poszczególne cele i rodzaje działalności socjalnej określa pracodawca w regulaminie zakładowego funduszu świadczeń socjalnych.Uregulowania dotyczące wypłaty środków z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych, wprowadzone w życie zgodnie z przepisami prawa, mogą przy tym w dowolny sposób kształtować zasady wypłat środków z Funduszu, pod warunkiem respektowania zasady przyznawania świadczeń w oparciu o sytuację życiową, rodzinną i materialną osoby uprawnionej. Dlatego też należy dopuścić możliwość, że niektórzy spośród pracowników nie spełnią ustalonych warunków i nie będą mogli skorzystać ze środków Funduszu.Nadmienić należy, że nawet spełnienie przez pracownika kryteriów określonych w regulaminie funduszu nie jest równoznaczne z koniecznością otrzymania świadczeń, nie mają one bowiem charakteru roszczeniowego.Należy także zwrócić uwagę, że przepisy ustawy w sposób ogólny definiują pojęcie działalności socjalnej. Przykładowo, ustawa posługuje się pojęciem „usługi świadczone przez pracodawcę na rzecz różnych form wypoczynku”. Doprecyzowanie realizowanych przez pracodawcę usług i świadczeń nastąpić powinno w regulaminie Funduszu. Zatem regulamin może określać jakie rodzaje (np. wypoczynek weekendowy, „urlopowy”, itp.) oraz formy (zorganizowane, niezorganizowane) wypoczynku będą dofinansowane. Może to nastąpić także poprzez określenie minimalnego okresu wypoczynku, jaki będzie podlegać dofinansowaniu, w szczególności poprzez powiązanie z regulacją art. 162 Kodeksu pracy.Zgodnie z art. 162 Kodeksu pracy urlop wypoczynkowy powinien być udzielany w całości. Dopiero na wniosek pracownika urlop może być podzielony na części. W takim jednak przypadku co najmniej jedna część wypoczynku powinna trwać nie mniej niż 14 kolejnych dni kalendarzowych. Warunek zapewnienia niepodzielnej 14 dniowej części urlopu ma służyć spełnieniu celu urlopu wypoczynkowego jakim jest regeneracja sił pracownika po dłuższym okresie świadczenia pracy.” Mój komentarz: stanowisko to w świetle niżej przytoczonych wyroków sądowych należałoby odrzucić. Za dyskryminację w rozdzielaniu świadczeń z ZFŚS pracodawca odpowiadanie nie przed PIP, a przed sądem jeśli uprawnieni wytoczyliby o to powództwo.
2. „Ze środków tego funduszu mogą zatem korzystać wszystkie osoby uprawnione przy zastosowaniu jednakowych, wyłącznie socjalnych kryteriów. Pracodawca nie może zatem wyłączyć prawa do ubiegania się o pomoc socjalną żadnej z ustawowo uprawnionych grup osób, np. emerytów i rencistów, ze względów poza socjalnych, nawet jeśli nie skorzysta z możliwości zwiększenia na nich funduszu”. Pismo z 23 września 2010 r., Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej, SPS-023-16975/10.
3. Wyrok SN z 20.08.2001 r., I PKN 579/00, OSNP 2003, nr 14, poz. 331.: Pracodawca administrujący środkami zakładowego funduszu świadczeń socjalnych nie może ich wydatkować niezgodnie z regulaminem zakładowej działalności socjalnej, którego postanowienia nie mogą być sprzeczne z zasadą przyznawania świadczeń według kryterium socjalnego, to jest uzależniającego przyznawanie ulgowych usług i świadczeń wyłącznie od sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej osoby uprawnionej do korzystania z Funduszu.
4. Wyrok SA w Lublinie z 10.10.2013 r., III AUa 752/13, LEX nr 1381448.: Przepis art. 8 ust. 1 ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych uzależnia przyznawanie ulgowych usług i świadczeń oraz wysokość dopłat z Funduszu od sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej osoby uprawnionej do korzystania z Funduszu. (…) realizacja socjalnych celów zakładowego funduszu świadczeń socjalnych jest możliwa tylko wtedy, gdy wypłacone z tego tytułu świadczenie jest ściśle związane z sytuacją materialną i rodzinną poszczególnych pracowników.
5. Wyrok SA w Łodzi z 12.10.2015 r., III AUa 120/15, LEX nr 1950540: Tymczasem środki z Funduszu winny być rozdysponowane tylko i wyłącznie według kryterium socjalnego, a nie jakiegokolwiek innego.
6. „W zakresie regulacji uprawnień do wczasów pod gruszą regulamin może przewidywać konieczność wykorzystania urlopu wypoczynkowego o określonej licznie dni: bardzo często w regulaminach pojawia się okres urlopu, analogiczny do wymaganego ustawowo limitu dla świadczeń urlopowych u tych pracodawców, którzy nie są zobowiązani do tworzenia funduszu, czyli 14 bezpośrednio następujących po sobie dni kalendarzowych. Nie jest to jednak obowiązkiem – pracodawca może ustalić zarówno wyższy, jak i niższy limit. (…) w obu przypadkach (świadczenia urlopowego i wczasów pod gruszą – K.N.)  warunkiem niezbędnym do skorzystania ze świadczenia jest wypoczynek pracownika, potwierdzony okresem, na który został mu udzielony urlop wypoczynkowy”. O. Małecka, Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych oraz świadczenie urlopowe z uwzględnieniem prawa podatkowego i prawa ubezpieczeń społecznych, Gdańsk 2021, s. 115. Mój komentarz: w mojej ocenie, biorąc pod uwagę powyższe wyroki to stanowisko jest nieprawidłowe i po prostu powiela błędna praktykę. Autorka nie uzasadnia tego stanowiska w żaden sposób i nie opiera swojej argumentacji o wykładnie przepisów ani o wyroki sądowe lub stanowiska urzędowe.
7. „W ramach prowadzonej działalności socjalnej w niektórych zakładach wypłacane jest świadczenie socjalne w formie refundacji kosztów wypoczynku turystycznego organizowanego indywidualnie przez pracownika tzw. wczasy pod gruszą. jest to rodzaj pomocy finansowej udzielanej osobom, której nie korzystają ze zorgknziwoanego wypoczynku. Wczasy pod gruszą różnią się od świadczenia urlopowego tym, że w ich przypadku nie ma warunku minimalnej liczby dni wypoczynku (14 dni). Zdarza się, że do otrzymania refundacji niezbędne jest przedstawienie rachunków potwierdzających faktyczne odbycie wycieczki lub udowodnienie w inny sposób kosztów wypoczynku.” M. Nałęcz, Gospodarowanie środkami zakładowego funduszu świadczeń socjalnych [w:] Fundusz Świadczeń Socjalnych, red. M. Nałęcz, Warszawa 2020, s. 177. Mój komentarz: jak najbardziej to stanowisko jest w mojej ocenie, w świetle ww. wyroków sądów prawidłowe.
8. „(…) dofinansowanie do wypoczynku wypłacane ze środków ZFŚS jest już uzależnione od kryteriów socjalnych.” M. Mądrala, Społeczny charakter świadczeń w polskim prawie pracy, Warszawa 2020, s. 498.
9. „Warunkiem wypłaty świadczenia urlopowego jest „korzystanie” przez pracownika z urlopu wypoczynkowego w wymiarze 14 kolejnych dni kalendarzowych. Warunku tego ustawodawca ie przewidział w przypadku dofinansowania tzw. wczasów pod gruszą (…)”. M. Mędrala, Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych. Komentarz, Warszawa 2021, s. 90. Mój komentarz: jak najbardziej to stanowisko jest w mojej ocenie, w świetle ww. wyroków sądów prawidłowe.
10. „Ustawa nie uzależnia przyznania dofinansowania w formie tzw. „wczasów pod gruszą” od długości wypoczynku, tak jak jest to w wypadku korzystania ze świadczenia urlopowego. Nie oznacza to, że warunku takiego w regulaminie nie można wprowadzić. Część pracodawców w przepisach wewnątrzzakładowych wprowadza warunek, na podstawie którego dofinansowanie jest możliwe w sytuacji wypoczynku trwającego co najmniej 14 dni kalendarzowych. Dla niektórych pracodawców jest to związane z dbałością o to, aby przynajmniej jedna część urlopu wypoczynkowego była wykorzystana w wymiarze nie krótszym niż 14 dni. Uzależnienie wypłaty dofinansowania do wypoczynku od korzystania przez pracownika z wypoczynku urlopowego w wymiarze nie krótszym niż 14 dni kalendarzowych powoduje, że w sytuacji skrócenia wypoczynku urlopowego do 11 dni kalendarzowych, pracownikowi nie będzie przysługiwało dofinansowanie. Pozbawione możliwości korzystania z tego świadczenia będą osoby, które nie mogą korzystać z urlopu wypoczynkowego (emeryci, osoby na urlopach wychowawczych), nawet jeśli uprawnione są do korzystania ze środków funduszu i nawet w wypadku gdy ich sytuacja socjalna będzie gorsza niż pracowników, którzy wykorzystują wypoczynek urlopowy w wymaganym wymiarze. Ponadto z tego świadczenia nie będzie mógł korzystać pracownik, dla którego jest to pierwsza praca, który uzyskuje prawo do urlopu z upływem każdego miesiąca pracy, w wymiarze 1/12 wymiaru urlopu przysługującego mu po przepracowaniu roku. W tym miejscu pojawia się wątpliwość, czy takie postępowanie nie prowadzi do dyskryminacji osób uprawnionych do korzystania ze świadczeń z funduszu. (…) Pracownicy, ich rodziny oraz byli pracownicy (emeryci i renciści) i ich rodziny są uprawnieni do korzystania z funduszu na podstawie przepisów ustawy. Żadne postanowienia i zapisy regulaminu tego uprawnienia nie mogą wyłączyć ani ograniczyć. Nie oznacza to jednak, że przynależność do jednej z tych grup gwarantuje otrzymanie świadczenia. Przyznanie świadczeń z funduszu powinno być uzależnione od sytuacji bytowej osoby uprawnionej. Tylko kryteria, o jakich mowa w art. 8 ust. 1 u.z.f.ś.s., mogą spowodować, że osoby, które zostały uprawnione ustawowo do korzystania ze świadczeń funduszu, świadczeń tych nie otrzymają.” B. Tomaszewska [w:] Ustawa o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych. Komentarz, wyd. II, LEX/el. 2022, art. 2, dostęp: 27.08.2023 r. Mój komentarz: w pierwszej kolejności należy wskazać, że autorka jest niekonsekwentna w swoich wywodach. Z jednej strony wskazuje, że można wprowadzić uzależnienie wypłaty wczasów pod gruszą od ilości dni wykorzystanych przez pracownika na wypoczynek. Ponadto wymienia osoby, które w związku z takimi postanowieniami byłyby wyeliminowane z kręgu osób uprawnionych do wczasów pod gruszą, po czym wskazuje, że wypłata świadczeń z ZFŚS może być uzależniona tylko i wyłącznie od kryterium socjalnego.

Wczasy pod gruszą a emeryci i renciści

Bardzo częstym pytaniem, które pojawia się w kontekście dofinansowania do wypoczynku zorganizowanego we własnym zakresie jest to czy mogą z tego świadczenia korzystać także inni uprawnieni. Bądź w drugą stronę czy można wkluczyć określoną grupę z możliwości ubiegania się z określonego rodzaju dopłat, dofinansowań lub wypłat. Dla przypomnienia zgodnie z art. 2 pkt 5 ustawy o zfśs osobami uprawnionymi są do korzystania z Funduszu są pracownicy i ich rodziny, emeryci i renciści – byli pracownicy i ich rodziny oraz inne osoby, którym pracodawca przyznał, w regulaminie zfśs. Tym samym emerytów i rencistów w ogóle nie można wykluczyć z prawa korzystania z ZFŚS, nawet pomimo, że na te osoby nie dokonuje się odpisu podstawowego.

Niemniej jednak istnieje możliwość, aby emeryci i renciści nie byli uprawnieni do korzystania z wczasów pod gruszą. Takie postanowienia winny wynikać wprost z regulaminu ZFŚS. Jednak wykluczenie tej grupy uprawnionych z korzystania z określonego rodzaju dofinansowania nie może odbywać się poprzez wprowadzenia kryteriów pozasocjalnych, czyli na przykład ilości wykorzystanego urlopu wypoczynkowego.

Pamiętaj, że nie można wykluczyć emerytów i rencistów z grona uprawnionych do korzystania z ZFŚS, albowiem ich uprawnienie jest zagwarantowane na poziomie ustawowym. Można jedynie wykluczyć emerytów i rencistów z możliwości korzystania z określonego rodzaju dopłat, dofinansowań lub wypłat.

Tak jak już wspomniałam wielokrotnie, wczasy pod gruszą nie mogą być uzależnione od ilości wykorzystanych dni urlopu wypoczynkowego, co za tym idzie z tego dofinansowania mogą skorzystać także osoby będące na urlopach: macierzyńskim, rodzicielskim, ojcowskim, wychowawczym, a także bezpłatnym.

Należy także pamietać, że prawo do korzystania ze świadczeń przewidzianych w ZFŚS nie może być także ograniczone stażem pracy (ogólnym i/lub zakładowym), rodzajem umowy o pracę, a także wymiarem etatu. Z uprawnienia tego nie są wyłączeni także pracownicy tymczasowi.

Dokumentowanie prawa do dofinansowania

W związku z tym, że dofinansowania wczasów pod gruszą nie powinno się uzależniać od kryteria∑ pozasocjalnych pojawia się pytanie i zarazem wątpliwość w materii jak udokumentować kwestię wypoczynku zorganizowanego we własnym zakresie?

W takim wypadku istnieje możliwość wprowadzenia do treści obowiązującego u danego pracodawcy regulaminu ZFŚS konieczności udokumentowania wypoczynku zorganizowanego na własną rękę, np. poprzez przedstawienie faktur wystawionych przez organizatora turystyki, który w swoim PKD ma wpisany odpowiedni kod działalności turystycznej. Tutaj w literaturze przedmiotu przestawia się także pogląd, że organizatorem wypoczynku nie musi być profesjonalny podmiot występujący w obrocie gospodarczym jako osoba prawna lub jednostka organizacyjna nieposiadająca osobowości prawnej (Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych oraz świadczenie urlopowe z uwzględnieniem prawa podatkowego i prawa ubezpieczeń społecznych, Gdańsk 2021, s. 116). Może być to także stowarzyszenie, fundacja, kościół, związek wyznaniowy, organizacje charytatywne, gospodarstwa agroturystyczne.

Termin wypłaty wczasów pod gruszą

W związku z tym, że świadczenia z ZFŚS nie są świadczeniami roszczeniowymi, w celu wypłaty wczasów po grusza uprawniony winien złożyć wniosek, co nie jest gwarantem przyznania i wypłaty dofinansowania, albowiem należy wylegitymować się sytuacją życiową, rodzinną i materialną zgodnie z treścią regulaminu zfśs, stworzonego w oparciu o art. 8 ust. 1 a ustawy o zfśs (udostępnienie pracodawcy danych osobowych osoby uprawnionej do korzystania z Funduszu, w celu przyznania ulgowej usługi i świadczenia oraz dopłaty z Funduszu i ustalenia ich wysokości, następuje w formie oświadczenia. Pracodawca może żądać udokumentowania danych osobowych w zakresie niezbędnym do ich potwierdzenia. Potwierdzenie może odbywać się w szczególności na podstawie oświadczeń i zaświadczeń o sytuacji życiowej (w tym zdrowotnej), rodzinnej i materialnej osoby uprawnionej do korzystania z Funduszu).Jednak należy pamiętać, ż istnieje możliwość nie uzyskania dofinansowania, np. wskutek braku środków na rachunku ZFŚS, wskutek rozdzielania środków tak w preliminarzu, że nie będzie wystarczających rezerw albo wskutek nie udostępnienia pracodawcy odpowiednich danych osobowych.

Pozdrawiam, Karolina Niedzielska