Urlop okolicznościowy

Urlop okolicznościowy tak naprawdę…. nie istnieje. Jest to nazwa potoczna zwolnienia od pracy w trakcie, którego pracownik zachowuje prawo do wynagrodzenia. Tym samym takiego pojęcia jak urlop okolicznościowy w kodeksie pracy i innych przepisach nie znajdziemy. Nie jest to oczywiście błędne określenie, chociaż dla osób początkujących w kadrach i płacach może spowodować niemałe problemy podczas przeszukiwania przepisów.

Prawo do urlopu okolicznościowego zostało uregulowane w Rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 15 maja 1996 r. w sprawie sposobu usprawiedliwiania nieobecności w pracy oraz udzielania pracownikom zwolnień od pracy (t.j. Dz. U. z 2014 r. poz. 1632). Zgodnie z § 15 w/w rozporządzenia pracodawca jest obowiązany zwolnić od pracy pracownika na czas obejmujący:

Termin wykorzystania zwolnienia od pracy

Przepisy rozporządzenia nie wskazują w jakim okresie należy skorzystać z uprawnienia do prawa urlopu okolicznościowego.  Zgodnie z § 15 rozporządzenia ministra pracy i polityki socjalnej z 15 maja 1996 r. w sprawie sposobu usprawiedliwiania nieobecności w pracy oraz udzielania pracownikom zwolnień od pracy (DzU nr 60, poz. 281 ze zm.) w razie urodzenia się dziecka pracownika pracodawca jest obowiązany zwolnić od pracy pracownika na czas obejmujący dwa dni.

W ocenie Departamentu Prawa Pracy MPiPS to okolicznościowe zwolnienie od pracy powinno zostać wykorzystane w czasie bezpośrednio związanym z wydarzeniem, które uzasadnia jego udzielenie. Istotny jest bowiem nie tylko związek przyczynowy, ale także związek czasowy z danym wydarzeniem. Co do zasady okolicznościowe zwolnienie od pracy powinno zatem pokrywać się z datą zdarzenia lub zostać wykorzystane w niedalekim odstępie czasowym, jeżeli pracownik udowodni, że zwolnienie ma związek z wydarzeniem.

Zważywszy na to oraz charakter okolicznościowego zwolnienia od pracy w razie urodzenia się dziecka pracownika, zdaniem MPiPS, pracownicy po zakończeniu urlopu macierzyńskiego nie przysługuje prawo do takiego zwolnienia. Odnosząc się natomiast do art. 188 kodeksu pracy, należy wyjaśnić, że zwolnienie od pracy z zachowaniem prawa do wynagrodzenia, w wymiarze dwóch dni w roku kalendarzowym, przysługuje pracownikowi wychowującemu przynajmniej jedno dziecko w wieku do lat 14. Zgodnie z art. 112 kodeksu cywilnego termin oznaczony w tygodniach, miesiącach lub latach kończy się z upływem dnia, który nazwą lub datą odpowiada początkowemu dniowi terminu, jednakże przy obliczaniu wieku osoby fizycznej termin upływa z początkiem ostatniego dnia. Zatem w sytuacji, gdy w danym roku kalendarzowym dziecko ukończy 14 lat, wychowującemu je pracownikowi przysługuje to zwolnienie od pracy do czasu ukończenia przez dziecko 14. roku życia.

Jednocześnie uprzejmie informujemy, że opinie Departamentu Prawa Pracy MPiPS nie mają charakteru wiążącego dla stron stosunku pracy, sądów pracy, a także organów kontrolnych (Pismo z dnia 7.03.2012 r., wydane przez: Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej Departament Prawa Pracy, Niektóre uprawnienia rodzicielskie, Rzeczposp. PiP 2012, nr 66, str. 6). Podkreśliłam ostatnie zdanie niniejszego stanowiska Ministerstwa, bowiem nie jest ono wiążące. Nie da się ukryć, że jest po prostu dyskryminujące. Dlaczego? Ponieważ kobieta, która urodzi dziecko nie skorzysta z urlopu okolicznościowego, a dziecko urodziła. Wynika to z faktu, że dzień porodu jest jednocześnie pierwszym dniem urlopu macierzyńskiego, który jest obowiązkowy. Kobiety zazwyczaj korzystają z możliwości połączenia urlopu macierzyńskiego i rodzicielskiego. A więc okres absencji w związku z urodzeniem dziecka może trwać rok kalendarzowy. Tym samym nie korzystają zazwyczaj z urlopu okolicznościowego. Jednakże należy pamiętać, że roszczenia materialne ze stosunku pracy przedawniają się po upływie 3 lat (art. 291 kp). A nawet po roku albo okresie dłuższym mogą wystąpić okoliczności związane z urodzeniem dziecka, np. konieczność meldunku, szczepienia, zapis dziecka do żłobka po skończonym urlopie rodzicielskim. Dlatego zalecam, aby nie kierować się tylko i wyłącznie niewiążącym stanowiskiem Ministerstwa, a po prostu racjonalnością i samodzielnie ocenić czy kobiecie będzie przysługiwać prawo do urlopu okolicznościowego. Dlaczego tyle o tym pisze? Ponieważ idąc w drugą stronę kadrowcy udzielają urlopu okolicznościowego na sprawy spadkowe, bowiem są one w związku funkcjonalnym ze zgonem i pogrzebem osoby wymienionej w § 15 pkt 1 lub 2 w/w rozporządzenia. W niektórych sądach na pierwszy termin sprawy spadkowej czeka się rok do nawet dwóch lat.

Omawiając problematykę terminu należy także odpowiedzieć na pytanie czy urlop okolicznościowy można udzielić przed planowaną okolicznością, np. przed ślubem. Odpowiedź brzmi: TAK. Odnosząc się do ślubu urlop okolicznościowy przysługuje zarówno na ślub cywilny, wyznaniowy i konkordatowy. Tym samym jak najbardziej można udzielić urlopu okolicznościowego na ślub cywilny i wyznaniowy temu samemu pracownikowi.

Przykład: Pracownik w styczniu wziął ślub cywilny w USC. W tym samym roku kalendarzowym, w sierpniu wziął ślub wyznaniowy. Na ten ślub również będzie przysługiwać urlop okolicznościowy.

W tym miejscu przypomnieć należy, że urlop okolicznościowy nie przerywa urlopu wypoczynkowego.

Dokumentowanie prawa do urlop okolicznościowego

Gdy zaczęło obowiązywać w naszym kraju RODO- Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. U. UE. L. z 2016 r. Nr 119, str. 1 z późn. zm.)], świat kadrowy obiegła informacja że niezgodnym z prawem jest pobieranie i kserowanie, a następnie przechowywanie aktów stanu cywilnego (urodzenia, małżeństwa i zgonu) w aktach osobowych potwierdzające prawo do urlopu okolicznościowego. Wiąże się to z faktem, że w aktach stanu cywilnego pojawiają się dane tzw. ponadwymiarowe, np. w akcie małżeństwa są podane dane rodziców małżonków i nazwiska panieńskie matek małżonków. A więc zgodnie z naczelną zasadą minimalizacji danych są one zbędne pracodawcy. Natomiast zgodnie z zasadą rozliczalności pracodawca miałby problem, aby racjonalnie wytłumaczyć się z przetwarzania tychże danych ponadwymiarowych.

W związku z tym w świecie kadrowym pojawiła się teoria, aby akt stanu cywilnego pracownik przedstawiał jedynie do wglądu i jego numer wpisał we wniosku o urlop okolicznościowy. Ja pójdę dalej…. Ta nowa teoria też jest błędna. Dlaczego??? Wynika to z dwóch okoliczności:

1. Pracownik nie zawsze będzie w posiadaniu aktu stanu cywilnego. Wynika to z zawartego katalogu zdarzeń, na które przysługuje zwolnienie od pracy. Urlop okolicznościowy przysługuje z uwagi na zgon i pogrzeb teścia i teściowej. Zgodnie z art. 61 (8) § 1 ustawy z dnia 25 lutego 1964 r. Kodeks rodzinny i opiekuńczy (t.j. Dz. U. z 2020 r. poz. 1359), z małżeństwa wynika powinowactwo między małżonkiem a krewnymi drugiego małżonka. Trwa ono mimo ustania małżeństwa. A więc urlop okolicznościowy będzie przysługiwać w przypadku zgonu i pogrzebu byłych teściów. Czy w takim wypadku pracownik uzyska akt zgonu? Niekoniecznie. Może okazać się, że rozstał się z byłym małżonkiem w nie do końca dobrych relacjach, a co z a tym idzie nie zostanie przekazany mu akt zgonu teścia lub teściowej. To samo tyczy się urlopu okolicznościowego z uwagi na zgon i pogrzeb innej osoby pozostającej na utrzymaniu pracownika lub pod jego bezpośrednią opieką, a więc osoby obcej pod względem prawnym. Przykład: Pracownik opiekuje się sąsiadem, który jest samotny i schorowany. Po jego śmierci uczestniczy w pogrzebie, ale nie uzyskuje aktu zgonu, ponieważ ze Stnaów Zjednoczonych przyleciał syn, który nie interesował się ojcem przez 20 lat i nie zgadza się na przekazanie kopii aktu zgonu swojego ojca „obcej osobie”- sąsiadowi.
2. Nawet jeśli pracownik poda numer aktu stanu cywilnego to pracodawca nie ma możliwości zweryfikowania oświadczenia złożonego we wniosku oraz uzyskania aktu z USC. Na podstawie art. 45 ust. 1 ustawy z dnia 28 listopada 2014 r. Prawo o aktach stanu cywilnego (t.j. Dz. U. z 2020 r. poz. 463 z późn. zm.) odpis aktu stanu cywilnego i zaświadczenie o zamieszczonych lub niezamieszczonych w rejestrze stanu cywilnego danych dotyczących wskazanej osoby wydaje się osobie, której akt dotyczy, lub jej małżonkowi, wstępnemu, zstępnemu, rodzeństwu, przedstawicielowi ustawowemu, opiekunowi, osobie, która wykaże w tym interes prawny, sądowi, prokuratorowi, organizacjom społecznym, jeżeli jest to zgodne z ich celem statutowym i przemawia za tym interes społeczny, oraz organom administracji publicznej, w tym podmiotom, o których mowa w art. 5a ust. 1, Służbie Ochrony Państwa, Policji, Straży Granicznej i Służbie Więziennej, a także Żandarmerii Wojskowej, jeżeli jest to konieczne do realizacji ich ustawowych zadań. „Należy pamiętać, że interes prawny musi wynikać z konkretnego stosunku prawnego i mieć swoje umocowanie w przepisach prawa materialnego” (I. Basior [w:] A. Czajkowska, D. Sorbian, I. Basior, Prawo o aktach stanu cywilnego z komentarzem. Przepisy wykonawcze i związkowe oraz wzory dokumentów, Warszawa 2015, art. 45). Uważam, że ewentualne ustalenie prawa do urlopu okolicznościowego w wymiarze 1 lub 2 dni nie jest jeszcze interesem prawnym, aby pracodawca uzyskał odpis aktu stanu cywilnego z USC, który i tak musiałby opłacić.

A więc powinno pobierać się oświadczenie pracownika o okolicznościach uprawniających go do urlopu. Dopiero w przypadku ewentualnych wątpliwości, co do tego prawa pracodawca może zażądać udokumentowania tychże okoliczności (zob. art. 22 (1) § 5 kp).

Urlop okolicznościowy a poronienie i poród martwy

Zgodnie z załącznikiem nr 1 do Rozporządzenia Ministra Zdrowia z 6.4.2020 r. w sprawie rodzajów, zakresu i wzorów dokumentacji medycznej oraz sposobu jej przetwarzania rozróżnia się pod kątem medycznym poronienie, poród żywy i poród martwy. Rozróżnienie medyczne ma realne przełożenie na uprawnienia pracownicze.

1. Czas trwania ciąży oblicza się w tygodniach, licząc od pierwszego dnia ostatniego normalnego krwawienia mie­ sięcznego. Prawidłowy czas trwania ciąży wynosi 280 dni (40 tygodni) od pierwszego dnia ostatniego krwawienia miesiącz­ kowego w cyklu 28-dniowym albo 266 dni (38 tygodni) od dnia owulacji (reguła Naegelego). W przypadku gdy zastosowa­nie reguły Naegelego nie jest możliwe, czas trwania ciąży ustala się na podstawie wyniku badania ultrasonograficznego.

2. Poronieniem określa się wydalenie lub wydobycie z ustroju matki płodu, który nie oddycha ani nie wykazuje żadne­ go innego znaku życia, jak czynność serca, tętnienie pępowiny lub wyraźne skurcze mięśni zależnych od woli, o ile nastąpi­ ło to przed upływem 22. tygodnia ciąży (21 tygodni i 7 dni).

3. Urodzeniem żywym określa się całkowite wydalenie lub wydobycie z ustroju matki noworodka, niezależnie od cza­ su trwania ciąży, który po takim wydaleniu lub wydobyciu oddycha lub wykazuje jakiekolwiek inne oznaki życia, takie jak czynność serca, tętnienie pępowiny lub wyraźne skurcze mięśni zależnych od woli, bez względu na to, czy sznur pępowiny został przecięty lub łożysko zostało oddzielone.

4. Urodzeniem martwym określa się całkowite wydalenie lub wydobycie z ustroju matki płodu, o ile nastąpiło po upły­ wie 22. tygodnia ciąży, który po takim wydaleniu lub wydobyciu nie oddycha ani nie wykazuje żadnego innego znaku ży­ cia, jak czynność serca, tętnienie pępowiny lub wyraźne skurcze mięśni zależnych od woli.

Zauważyłam (niestety), w praktyce, że pracodawcy odmawiają prawa do urlopu okolicznościowego w związku z poronieniem lub porodem dziecka, którego płci nie da się ustalić powołując się na to, że nie ma aktu urodzenia z adnotacją zgonu. Nie dość, że jest to krzywdzące dla rodziców w tak trudnym dla nich czasie  to jeszcze jest przejawem dyskryminacji. Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 15 maja 1996 r. w sprawie sposobu usprawiedliwiania nieobecności w pracy oraz udzielania pracownikom zwolnień od pracy nie przewiduje dokumentów, które potwierdzają prawo do urlopu okolicznościowego. To, że pobiera się akty stanu cywilnego jest praktyką wywodzącą się z PRL-u, gdzie. gospodarce uprzemysłowionej kierownik musiał zawsze rozliczyć się z kimś nad sobą ze swojej działalności, a więc żeby jemu niczego nie zarzucono żądał przedstawienia aktu stanu cywilnego, aby potwierdzić prawo do urlopu okolicznościowego.

Stosunek pracy jest oparty na zaufaniu pomiędzy pracownikiem a pracodawcą. Takie przepisy wprowadzono właśnie w Nowej Zelandii, jak można przeczytać na stronach rządowych: „Employees are not required to produce proof of pregnancy, miscarriage or stillbirth” (KLIKNIJ). Co w wolnym tłumaczeniu oznacza, że od pracowników nie wymaga się przedstawienia dowodu ciąży, poronienia lub urodzenia martwego dziecka.

Tak samo powinno być w Polsce, bowiem przytoczone przeze mnie rozporządzenie w sprawie nieobecności stanowi, że : § 1. Przyczynami usprawiedliwiającymi nieobecność pracownika w pracy są zdarzenia i okoliczności określone przepisami prawa pracy, które uniemożliwiają stawienie się pracownika do pracy i jej świadczenie, a także inne przypadki niemożności wykonywania pracy wskazane przez pracownika i uznane przez pracodawcę za usprawiedliwiające nieobecność w pracy. Jak najbardziej poronienie wpisuje się w ostatnią część przepisu.

Dlatego drodzy kadrowcy, uczulam Was bądźcie empatyczni, a nie kierujcie się jedynie papierami. A przede wszystkim kształcie się. Dobry kadrowiec ma głowę w kodeksie, a nie kodeks w głowie.

O innych uprawnieniach związanych z poronieniem i porodem martwym pracowników przeczytasz w innym moim wpisie.

CZYTAM

Karolina Niedzielska