Zlecanie i rozliczanie nadgodzin

Problematyka zlecania i rozliczania nadgodzin jest jedną z najbardziej skomplikowanych z zakresu kadr i płac. Wynika to z faktu, że wymaga znajomości przepisów prawnych, umiejętności analitycznych, rachuby płac i właściwego prowadzenia dokumentacji pracowniczej. Dlatego też zagadnienie to spędza sen z powiek wielu kadrowcom. Normy czasu pracy są z jednej strony gwarancją chroniącą pracownika przed ewentualnymi nadużyciami ze strony pracodawcy. W niniejszym wpisie omówię zasady zlecania oraz rozliczania pracy w godzinach nadliczbowych pod kątem kadr, dokumentacji pracowniczej, czasu pracy oraz wynagrodzeń (uwaga wpis nie dotyczy pracy w dniu rozkładowo wolnym z tytułu 5- dniowego tygodnia pracy oraz pracy w niedzielę i święta.

 

---

Co jest nadgodziną

Praca wykonywana ponad obowiązujące pracownika normy czasu pracy, a także praca wykonywana ponad przedłużony dobowy wymiar czasu pracy, wynikający z obowiązującego pracownika systemu i rozkładu czasu pracy, stanowi pracę w godzinach nadliczbowych.

Rodzaje nadgodzin:

1. Dobowe- powstają w określonej dobie pracowniczej. Rekompensowane są czasem wolnym lub określonymi dodatkami do wynagrodzenia. 
2. Średniotygodniowe powstają w chwili rozliczenia okresu rozliczeniowego. Rekompensowane są dodatkiem do wynagrodzenia.

Praca w nadgodzinach jest dopuszczalna w razie:

1. konieczności prowadzenia akcji ratowniczej w celu ochrony życia lub zdrowia ludzkiego, ochrony mienia lub środowiska albo usunięcia awarii; 
2. szczególnych potrzeb pracodawcy.

Nadgodziną nie jest: 

1. czas odpracowania zwolnienia od pracy, udzielonego pracownikowi, na jego pisemny wniosek, w celu załatwienia spraw osobistych, 
2. czas pracy przy usuwaniu wady produktu lub usługi wykonanego przez pracownika poza rozkładowymi godzinami pracy, 
3. dojazd i/lub powrót z miejscowości docelowej podróży służbowej, o ile nie zachodzi na rozkładowe godziny pracy pracownika, 
4. praca zgodnie z rozkładem czasu pracy w systemie ruchomym (ustalanie grafiku lub przedziału godzin, w których pracownik zobowiązany jest do rozpoczęcia świadczenia pracy), w tej samej dobie nie stanowi pracy w godzinach nadliczbowych.

W nadgodzinach nie mogą pracować kobiety w ciąży, młodociani, osoby niepełnosprawne, osoby, które wychowują dziecko do lat 4 i nie wyraziły zgody na pracę w nadgodzinach. 

---

Limity pracy w nadgodzinach

Przepisy kodeksu pracy wskazują, że liczba godzin nadliczbowych przepracowanych w związku z  szczególną potrzebą pracodawcy nie może przekroczyć dla poszczególnego pracownika 150 godzin w roku kalendarzowym. 

Jednak jest pewna swoboda w kreowaniu limitu nadgodzin, albowiem w układzie zbiorowym pracy lub w regulaminie pracy albo w umowie o pracę, jeżeli pracodawca nie jest objęty układem zbiorowym pracy lub nie jest obowiązany do ustalenia regulaminu pracy, jest dopuszczalne ustalenie innej liczby godzin nadliczbowych w roku kalendarzowym niż 150 godzin.

Interpretacja Komisji Prawnej Głównego Inspektora Pracy- pismo z dnia 7.12.2009 r. GPP-417/501-4560-12/09/PE/RP

Można ustalać maksymalny limit roczny na poziomie 416 h

52 tygodnie x  maksymalny średnio dopuszczalny limit godzin nadliczbowych 8 = 416 h

---

Zlecanie nadgodzin

W związku z tym, ża nadgodziny wynikają ze szczególnych potrzeb pracodawcy albo z konieczności prowadzenia akcji ratowniczej, nadgodzin nie można planować. Tym samym  w zależności od okoliczności powinny one zostać zlecone. Przepisy Rozporządzenia w sprawie dokumentacji pracowniczej z dnia 10 grudnia 2018 r. przewidują, że części dokumentacji dotyczącej czasu pracy będą również przechowywane zlecenia oraz wnioski o udzielenie czasu wolnego za pracę w nadgodzinach.  

Przepisy nie przewidują formy pisemnej dla zlecenia nadgodzin. `Jak słusznie zauważył Sąd Najwyższy Wyrok SN z 14.05.1998 r., I PKN 122/98, OSNP 1999, nr 10, poz. 343): “polecenie pracy w godzinach nadliczbowych (art. 135 kp) nie wymaga szczególnej formy. Brak sprzeciwu przełożonego na wykonywanie w jego obecności przez pracownika obowiązków może być zakwalifikowany jako polecenie świadczenia pracy w godzinach nadliczbowych.”

---

Rozliczenie nadgodzin i rekompensaty

Czas wolny za pracę w nadgodzinach 

Zasadą jest to, że w pierwszej kolejność za czas pracy w nadgodzinach pracodawca powinien zrekompensować udzieleniem czasu wolnego pracownikowi. 

W tym przypadku wymiar czasu wolnego zależny jest od tego, która ze stron (pracownik czy pracodawca), inicjuje udzielenie czasu wolnego z pracę w godzinach nadliczbowych.     

 Czas wolny z inicjatywy pracownika 

W sytuacji, gdy pracownik będzie zainteresowany odbiorem czasu wolnego za pracę w godzinach nadliczbowych powinien zakomunikować to swojemu pracodawcy. Przyjmuje się, że powinien złożyć wniosek. W takim wypadku czas wolny udzielany jest proporcjonalnie do czasu przepracowanego w nadgodzinach (tzw. zasada 1:1). 

Pracownik jednak powinien złożyć wniosek nie później niż do dnia poprzedzającego wypłatę zmiennych składników wynagrodzenia (zmiennym składnikiem są m.in. dodatki do wynagrodzenia za pacę w nadgodzinach), np. do 10 tego następnego miesiąca. Jest to czas niezbędny do ustalenia uprawnień pracownika. Jeśli pracownik nie podejmie w rozliczeniu jego nadgodzin inicjatywy, na pracodawcy ciąży obowiązek udzielenia czasu wolnego z własnej inicjatywy lub zapłacenia dodatku do wynagrodzenia (Stanowisko Głównego Inspektora Pracy z 21.04.2009 r., GP-306-4560-32/09/PE/RP).

Przykład: Pracownik jest zatrudniony w pełnym wymiarze czasu pracy, w systemie podstawowym. Jego normy pracy to: dobowa- 8 h, tygodniowa 40 h, w 5 dniowym tygodniu pracy. Pracownik w dniu 9 stycznia 2020 r. Pracował w godzinach 8-16. W dniu 8 stycznia 2020 r. Pracodawca pisemnie zlecił mu pracę w nadgodzinach w wymiarze 2 godzin. Pracownik pracował zatem 8-18. Następnego w dziale kadr złożył wniosek o odbiór czasu wolnego w wymiarze 2 godzin dnia 2 lutego 2020 r. 

Pracownik ma prawo do odbioru wolnego w dowolnym czasie. Nie jest tutaj ograniczony okresem rozliczeniowym. 

W przypadku odbioru czasu wolnego w kolejnym miesiącu albo nawet w innym okresie rozliczeniowym, pracownik otrzyma wynagrodzenie wyższe w miesiącu, w którym pracował w nadgodzinach, a niższe w miesiącu odbioru czasu wolnego za nadgodziny (Stanowisko Głównego Inspektora Pracy z 2005 r., GNP-367-4560/05/PE). W praktyce pracodawcy nie różnicują wynagrodzenia pracowników, którzy odbierają czas wolny za prace w nadgodzinach. Udzielanie czasu wolnego pracownikowi za pracę w nadgodzinach może być udzielanie w całych dniach, ale także w godzinach. W przypadku udzielenia czasu wolnego – dodatek do wynagrodzenia nie przysługuje.

---

Sprawdź bibliotekę kadrowca, aby pobrać wzory dotyczące rozliczania nadgodzin

SPRAWDZAM

---

  Czas wolny z inicjatywy pracodawcy 

W sytuacji, gdy pracownik nie złoży wniosku o udzielenie czasu wolnego za pracę w nadgodzinach, pracodawca może udzielić czasu wolnego z własnej inicjatywy, np. ustalając grafik na następny miesiąc uwzględniający czas wolny za pracę nadliczbową. 

W takim wypadku zupełnie odmiennie wygląda rozliczenie pracy w godzinach nadliczbowych, albowiem czas wolny udzielony w terminie narzuconym przez pracodawcę musi zostać zwiększony o połowę jego wymiaru. Jest to tzw. Zasada 1: 1,5. 

Przykład: Pracownik przepracował 3 nadgodziny dobowe. Nie złożył w odpowiednim czasie wniosku o odbiór czasu wolnego w wymiarze 3 godzin. Pracodawca nie chce wypłacać dodatku za każdą godzinę w nadgodzinach. Tym samym udzieli mu w następnym miesiącu czasu wolnego. Z uwagi na to, że jest to czas narzucony przez pracodawcę, powinien on zostać udzielony w wymiarze 4 godzin i 30 minut. 

Należy pamietać, że pracodawca jest obowiązany czasu wolnego z własnej inicjatywy do końca okresu rozliczeniowego. Udzielenie czasu wolnego z inicjatywy przełożonego nie może spowodować obniżenia należnego wynagrodzenia (Stanowisko Głównego Inspektora Pracy z 2005 r., GNP-367-4560/05/PE).

W przypadku udzielenia czasu wolnego – dodatek do wynagrodzenia nie przysługuje.

Dodatki za pracę w nadgodzinach 

W przypadku, gdy pracownik i pracodawca nie zdecydują się na zrekompensowanie pracy w nadgodzinach czasem wolnym, powstaje obowiązek po stronie pracodawcy wypłaty, oprócz normalnego  wynagrodzenia dodatku za każdą godzinę pracy ponad wymiar dodatku. Wysokość dodatku jest zależna od konkretnej części doby pracowniczej lub dnia kiedy pracownik wykonywał pracę.

Nadgodziny dobowe powstają w danej dobie pracowniczej. Rekompensowane są one dodatkiem do wynagrodzenia w wysokości 50 % lub 100 %.  

Za pracę w godzinach nadliczbowych, oprócz normalnego wynagrodzenia, przysługuje dodatek w wysokości: 

1.  100% wynagrodzenia – za pracę w godzinach nadliczbowych przypadających: 

a)  w nocy,
b)  w niedziele i święta niebędące dla pracownika dniami pracy, zgodnie
z obowiązującym go rozkładem czasu pracy,
c)  w dniu wolnym od pracy udzielonym pracownikowi w zamian za pracę
w niedzielę lub w święto, zgodnie z obowiązującym go rozkładem czasu
pracy;
2.  50% wynagrodzenia – za pracę w godzinach nadliczbowych przypadających w każdym innym dniu. 

Trzeba pamiętać, że wypłacenie pracownikowi dodatku za nadgodziny, zwalnia pracodawcę z obowiązku zrekompensowania pracy nadliczbowej czasem wolnym.  

Przykład obliczenia wynagrodzenia za prace w miesiącu, w którym wystąpiły nadgodziny dobowe, które zostały zrekompensowane dodatkiem 50 %.  

Wynagrodzenie pracownika składa się z następujących składników:

-wynagrodzenie zasadnicze 2600 zł

-dodatek stażowy 400 zł

-dodatek językowy 10 % (2600 zł x 10%= 260 zł)

-premia uznaniowa 900 zł* składnik jednorazowy- pomijamy  

Pracownik w miesiącu maju (wymiar czasu pracy 168 h) przepracował 8 nadgodzin dobowych i nie został mu udzielony czas wolny.

Obliczenie: 

Składniki wynagrodzenia	Kwota	Obliczenie
Wynagrodzenie normalne	3260	2600+400+260
Wynagrodzenie normalne za 1 h pracy	19,40	3260/168
Wynagrodzenie normlane za pracę w godzinach nadliczbowych	155, 20	19,40 x 8
Wynagrodzenie wynikające z osobistego zaszeregowania	2600	Wynagrodzenie zasadnicze
Dodatek za 1 h pracy w wysokości 50 %	7,74	2600/168= 15,48 15,48x 50 %= 7, 74
Dodatek za nadgodziny	61,92	7,74 x 8
Wynagrodzenie za pracę w dniu nadgodzin – 8 h	217,12	155,20+61,92
Wynagrodzenie całkowite do wypłaty	4377,12	2600+400+260+900+217,12

---

Chcesz nauczyć się więcej?

Zapisz się na kurs specjalista ds. kadr i płac, specjalista ds. kadr, czas pracy. Wszystkie kursy z książkami czas pracy!

ZAPISUJE SIĘ

Pozdrawiam, Karolina Niedzielska