Checklista dokumentacji pracowniczej

Dokumentacja pracownicza jest bardzo rozbudowana. Składa się z akt osobowych (części A, B, C, D i E) oraz pozostałej dokumentacji związanej ze stosunkiem pracy. Nie mniej jednak są dokumenty, które w rozumieniu prawa pracy dokumentami pracowniczymi nie są. Zatem , gdzie jakie dokumenty należy przechowywać – odpowiedzi znajdziesz w poniższej tabeli.

W przyporządkowaniu dokumentu do miejsca jego położenia i archiwizacji będą możliwe trzy odpowiedzi:

1. akta osobowe,
2. pozostała dokumentacja związana ze stosunkiem pracy wyodrębniona na podstawie § 6 rozporządzenia w sprawie dokumentacji pracowniczej,
3. poza dokumentacją pracowniczą.

Może zdarzać się też tak, że niektóre dokumenty będę kwalifikować do dwóch miejsc.

Problematyczne dokumenty omówię osobno pod tabelą.

• List intencyjny nie jest dokumentem pracowniczym, więc raczej powinien znajdować się poza dokumentacją, jednak nie będzie błędem umieszczenie go w aktach, chyba, że będzie zawierać dane ponadwymiarowe 
• Przedwstępna umowa nie jest dokumentem pracowniczym, więc raczej powinien znajdować się poza dokumentacją, jednak nie będzie błędem umieszczenie go w aktach, chyba, że będzie zawierać dane ponadwymiarowe 
• PIT-2 ani innych dokumentów związanych z podatkami, dokumentów ubezpieczeniowych oraz PPK nie przechowujemy w aktach osobowych ani pod listami płac. Zakaz przechowywania tychże dokumentów wynika z faktu, że zawierają one dane ponadwymiarowe, np. o obywatelstwie i NIP. Są to dane, które nie zostały wymienione w art. 22 (1) § 1 i 3 kp. Dokumenty te winny być przechowywane wraz z dokumentacją rozliczeniową płatnika. Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej w swoim stanowisku z dnia 12 lipca 2019 r. wskazało, że dokumenty te nie są dokumentacją związana ze stosunkiem pracy. Obowiązki te wynikają z innych podstaw prawnych. W tym miejscu należy zwrócić także uwagę, że zarówno dokumenty w zakresie obowiązków ubezpieczeń społecznych, jak i podatkowych należy przechowywać przez okres pięciu lat, a więc krótszy niż przechowywania dokumentacji pracowniczej. Dokumentów tych nie należy także przechowywać w dokumentacji płacowej, albowiem jest ona częścią dokumentacji pracowniczej, zgodnie z dyspozycją art. 94 pkt 9 a w zw. z § 6 pkt 3 rozporządzenia w sprawie dokumentacji pracowniczej. K. Niedzielska, Dokumentacja pracownicza, s. 121.
• Czasowe powierzenie wykonywania innej pracy. Bardzo dużo osób wkłada ten dokument do pozostałej dokumentacji pracowniczej w części dotyczącej ewidencjonowania czasu pracy. Jest to błąd, ponieważ czasowe powierzenie wykonywania pracy jest zmianą warunków pracy w innym trybie, a więc przechowujemy ten dokument w części B akt osobowych zgodnie z  § 3 pkt 1 lit. i Rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej (Dz. U. poz. 2369).
• Dokumenty związane z potrąceniami. Bardzo częstym błędem jest umieszczanie dokumentów związanych z zajęciem wynagrodzenia w części C akt osobowych. W obecnym rozporządzeniu w sprawie dokumentacji pracowniczej w § 3 pkt 3 lit. E wskazano, że przechowujemy w tej części potwierdzenie dokonania czynności związanych z zajęciem wynagrodzenia za pracę w związku z prowadzonym postępowaniem egzekucyjnym. W poprzednim rozporządzeniu (Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika t.j. Dz. U. z 2017 r. poz. 894), § 6 pkt 3 lit. C wskazano jaśniej, że w części przechowuje się: potwierdzenie dokonania czynności związanych z zajęciem wynagrodzenia za pracę w związku z prowadzonym postępowaniem egzekucyjnym (art. 884 § 2 Kodeksu postępowania cywilnego). Przepis art. 884 § 2 kpc stanowi, że w razie rozwiązania stosunku pracy z dłużnikiem dotychczasowy pracodawca czyni wzmiankę o zajęciu należności w wydanym dłużnikowi świadectwie pracy, a jeżeli nowy pracodawca dłużnika jest mu znany, przesyła temu pracodawcy zawiadomienie komornika i dokumenty dotyczące zajęcia wynagrodzenia oraz powiadamia o tym komornika i dłużnika, przeciwko któremu toczy się postępowanie egzekucyjne. Wzmianka w świadectwie pracy powinna zawierać oznaczenie komornika, który zajął należność, oraz numer sprawy egzekucyjnej, jak również wskazać wysokość potrąconych już kwot. Przesłanie zawiadomienia komornika ma skutki zajęcia należności dłużnika u nowego pracodawcy od chwili dojścia zawiadomienia do tego pracodawcy. Tym samym dokumenty dotyczące zajęć przechowujemy w osobnym segregatorze przez okres 3 lat od ustania stosunku pracy. Zaś w aktach osobowych przechowujemy jedynie poinformowanie o nawiązaniu lub ustaniu stosunku pracy z pracownikiem dłużnikiem.
• Akty urodzenia pobieramy jedynie w przypadku uprawnień związanych z rodzicielstwem. Wynika to też z przepisów Rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 8 grudnia 2015 r. w sprawie wniosków dotyczących uprawnień pracowników związanych z rodzicielstwem oraz dokumentów dołączanych do takich wniosków (Dz. U. poz. 2243). Nie można ich pobierać do potwierdzenia prawa do urlopu okolicznościowego. Bardzo dużo osób nie rozróżnia tych sytuacji i uważa, że w ogóle nie można pobierać aktów urodzenia, a jak udokumentować wtedy prawo, np. do długiego urlopu rodzicielskiego? Zgodnie z § 2 w/w rozporządzenia do wniosku o udzielenie pracownicy, bezpośrednio po urlopie macierzyńskim, urlopu rodzicielskiego w pełnym wymiarze dołącza się skrócony odpis aktu urodzenia dziecka (dzieci) lub zagraniczny akt urodzenia dziecka (dzieci) albo kopie tych dokumentów. Zaś zgodnie z § 3 pkt 2 lit. M rozporządzenia w sprawie dokumentacji pracowniczej w części B akt osobowych przechowujemy dokumenty związane z ubieganiem się i korzystaniem przez pracownika z urlopu macierzyńskiego, urlopu na warunkach urlopu macierzyńskiego, urlopu rodzicielskiego, urlopu ojcowskiego lub urlopu wychowawczego. A więc przechowujemy także akty urodzenia.
• Aktu małżeństwa nie można pobierać i przechowywać w dokumentacji pracowniczej. Jedyną okolicznością jaką jest, gdy pracodawca może poprosić o okazanie aktu małżeństwa jest potwierdzenie związku małżeńskiego po śmierci pracownika i wygaśnięciu stosunku pracy w celu wypłaty praw majątkowych, odprawy pośmiertnej oraz wydania świadectwa pracy po zmarłym.
• Aktów zgonu także nie można pobierać i przechowywać w dokumentacji pracowniczej w przypadku ubiegania się przez pracownika o urlop okolicznościowy. Jednakże Rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 8 grudnia 2015 r. w sprawie wniosków dotyczących uprawnień pracowników związanych z rodzicielstwem oraz dokumentów dołączanych do takich wniosków w § 23 pkt 5 lit. A przewiduje, że do wniosku o urlop wychowawczy w wymiarze 36 miesięcy albo o udzielenie części urlopu wychowawczego, której wymiar łącznie z dotychczas wykorzystanym wymiarem urlopu wychowawczego wyniesie 36 miesięcy dołącza się skrócony odpis aktu zgonu drugiego rodzica dziecka, jeśli drugi rodzic nie żyje. Oczywiście ten akt zgonu umieszczamy w części B wraz z wnioskiem o urlop wychowawczy. Kolejną sytuacją, gdy pracodawca będzie żądał przedstawienia aktu zgonu jest śmierć samego pracownika, bowiem musi mieć pewność, że doszło do wygaśnięcia stosunku pracy. Jednak w tym przypadku uważam, że samo sporządzenie notatki służbowej i spisanie numeru akty wystarczy do tego potwierdzenia. 
• Oświadczenie o urlopie wypoczynkowym art. 171 § 3 kp. Dokument ten stwarza w praktyce bardzo wiele problemów. Po pierwsze dużo osób nie wie, że musi go sporządzić. Oświadczenie to lub porozumienie zawiera się w sytuacji, gdy stosunek pracy z pracownikiem ulega rozwiązaniu lub wygaśnięciu a pracodawca nie wypłaci ekwiwalentu za niewykorzystany urlop wypoczynkowy, bowiem strony postanowią, że zostanie on wykorzystany podczas trwania kolejnej umowy. Dokument ten jest umieszczany w części C, a nie w B. Dlaczego? Ponieważ jest bezpośrednio, funkcjonalnie i czasowo związany z ustaniem zatrudnienia. 
• Urlop szkoleniowy, zwolnienie z całości lub części dnia. Dokumenty te są związane z podnoszeniem przez pracownika, które umieszczamy w części B akt osobowych (§ 3 pkt 2 lit. K). Jednak nie uważam, żeby błędem było umieszczanie ich w pozostałej dokumentacji pracowniczej związanej z czasem pracy, bo jednak realnie na rozliczenie tego czasu wpływają. 
• Kolejnymi problematycznymi dokumentami są cofnięcie oświadczeń, które miały zakończyć stosunek pracy, a więc wypowiedzenie umowy o pracę lub rozwiazanie bez wypowiedzenia. Podstawową zasadą jaką można przyjąć jest to, że jeżeli cofnięcie oświadczenia jest skuteczne zarówno cofnięcie jak i samo oświadczenie umieszczamy w części B akt osobowych. Dlaczego? Ponieważ w takim wypadku są to dokumenty, które pojawiły się po prostu w przebiegu zatrudnienia, a do skutecznego ustania zatrudnienia nie doszło. 
• CV i list motywacyjny nie są dokumentami pracowniczymi, więc ich nie umieszczamy w aktach osobowych. Często zawierają także dane ponadwymiarowe.
• Postanowienie sądu o umieszczeniu dziecka w rodzinie zastępczej oraz decyzja o odroczeniu obowiązku szkolnego dziecka są to dokumenty, które przedkłada się wraz z wnioskami o urlopy związane z rodzicielstwem- adopcyjne. 
• Wyrok o pozbawieniu praw rodzicielskich- dokument ten pojawi się w aktach osobowych, gdy pracownik, tak jak w przypadku zgonu drugiego rodzica zawnioskuje o pełny wymiar urlopu wychowawczego, ponieważ drugi rodzic nie ma władzy rodzicielskiej. 
• Zaświadczenie o niekaralności może być włączone do akt osobowych pracownika jedynie w przypadku, gdy przepis szczególny stanowi i wynika z niego na jakim etapie zatrudniania pracownika pracodawca ma prawo lub nawet obowiązek żądać przedłożenia omawianego zaświadczenia. Na przykład: art. 10 ust. 8a Karty Nauczyciela, zgodnie z którym w celu potwierdzenia spełniania warunku, o którym mowa w ust. 5 pkt 4, nauczyciel, przed nawiązaniem stosunku pracy, jest obowiązany przedstawić dyrektorowi szkoły informację z Krajowego Rejestru Karnego, z wyjątkiem przypadku gdy z nauczycielem jest nawiązywany kolejny stosunek pracy w tej samej szkole w ciągu 3 miesięcy od dnia rozwiązania albo wygaśnięcia na podstawie art. 20 ust. 5c poprzedniego stosunku pracy. 
• Oświadczenie o obywatelstwie tak jak w przypadku zaświadczenia o niekaralności musi wynikać wprost z przepisu szczególnego. Na przykład: art. 176 § 1 pkt 1 ustawy z dnia 28 stycznia 2016 r. Prawo o prokuraturze , zgodnie z którym asystentem prokuratora może być osoba, która posiada obywatelstwo polskie i korzysta z pełni praw cywilnych i obywatelskich, a także nie był prawomocnie skazany za umyślne przestępstwo ścigane z oskarżenia publicznego.
• Dokumenty związane z wypadkami przy pracy przechowujemy poza dokumentacją pracowniczą oraz przez okres 10 lat. Wynika to wprost art. 234 § 3 (1) kp: pracodawca jest obowiązany przechowywać protokół ustalenia okoliczności i przyczyn wypadku przy pracy wraz z pozostałą dokumentacją powypadkową przez 10 lat.
• Dokumenty związane z chorobami zawodowymi. Niestety w przypadku tych dokumentów nie ma konkretnego przepisu, jak w przypadku wypadków przy pracy, który stanowiłby przez jak okres należy przechowywać dokumentację. W praktyce przyjmuje się, że należy przechowywać dokumenty przez taki okres jaki został uregulowany w Rozporządzeniu Rady Ministrów z dnia 30 czerwca 2009 r. w sprawie chorób zawodowych, w którym wystąpienie udokumentowanych objawów chorobowych upoważnia do rozpoznania choroby zawodowej pomimo wcześniejszego zakończenia pracy w narażeniu zawodowym, np.  Choroby wywołane działaniem promieniowania jonizującego- zaćma popromienna 10 lat. Dlatego też dokumenty te przechowujemy poza dokumentacją pracowniczą. 
• Pozwolenie typu A na pracę dla cudzoziemca. Dokument ten przechowujemy w aktach osobowych. Art. 2 ustawy z dnia 15 czerwca 2012 r. o skutkach powierzania wykonywania pracy cudzoziemcom przebywającym wbrew przepisom na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej, wskazuje, że podmiot powierzający wykonywanie pracy cudzoziemcowi jest obowiązany żądać od cudzoziemca przedstawienia przed rozpoczęciem pracy ważnego dokumentu uprawniającego do pobytu na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej. Następnie zgodnie z art. 3 w/w ustawy podmiot powierzający wykonywanie pracy cudzoziemcowi jest obowiązany do przechowywania przez cały okres wykonywania pracy przez cudzoziemca kopii dokumentu uprawniającego do pobytu, a właściwym miejscem jego przechowywania będą akta osobowe. 

Pozdrawiam, Karolina Niedzielska