Kontrole zwolnień lekarskich przez pracodawców

Ostatnio wielką burzę wywołało pismo rozesłane przez ZUS w celu przeprowadzenia przez pracodawców kontroli pracowników przebywających na zwolnieniach. Było to pokłosiem obranej formy protestu przez nauczycieli.

W związku z tym pojawiło się wiele pytań o podstawy prawne oraz zasadność żądania wysuniętego przez ZUS.

Jako były prawnik ZUS, na sali rozpraw spędziłam wiele godzin, w trakcie rozpraw o pozbawienia prawa do zasiłku chorobowego w związku z wykorzystywaniem zwolnienia niezgodnie z jego celem, wykonywania pracy w trakcie zwolnienia lub ustaleń pokontrolnych lekarza orzecznika ZUS, na podstawie której wydano decyzję o utracie ważności danego zwolnienia.

Pytania, które najczęściej się pojawiają i na które w niniejszym wpisie będę szukać odpowiedzi.

1. Czy pracodawca może kontrolować pracowników przebywających na zwolnieniach?
2. Jak powinna przebiegać kontrola?
3. Kto powinien taką kontrolę przeprowadzić?
4. Czy ZUS może żądać przeprowadzenia kontroli przez pracodawcę?
5. Jak wygląda kontrola przeprowadzana przez ZUS?

W celu znalezienia odpowiedzi na powyższe pytania należy sięgnąć do ustawy z dnia 25czerwca 1999 r.o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa (t.j. Dz. U. z 2017 r. poz. 1368 ze zm.) oraz Rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 27 lipca 1999 r. w sprawie szczegółowych zasad i trybu kontroli prawidłowości wykorzystywania zwolnień lekarskich od pracy oraz formalnej kontroli zaświadczeń lekarskich (Dz. U. Nr 65, poz. 743).

Zgodnie z art. 68 w/w ustawy uprawnionymi do przeprowadzenia kontroli pracownika (ubezpieczonego) uprawnieni do kontrolowania ubezpieczonych co do prawidłowości wykorzystywania zwolnień od pracy zgodnie z ich celem oraz są upoważnieni do formalnej kontroli zaświadczeń lekarskich.

Tak zredagowany przepis daje odpowiedź na pytanie czy pracodawca może kontrolować pracowników. Oczywiście w takim stanie prawnie odpowiedź brzmi TAK.

Jednakże należy zwrócić uwagę, że w omawianym przepisie prawo do kontroli pracowników zostało przyznane pracodawcą, którzy jednocześnie są płatnikami zasiłków, a więc podmioty zatrudniające powyżej 20 pracowników.

Tym samym pracodawcy, którzy zatrudniają poniżej 20 pracowników nie mają prawa do przeprowadzenia kontroli. W tym miejscu może nasunąć się czy przypadkiem ZUS nie wysłał swojego „żądania o przeprowadzenie kontroli i sporządzenia tabelki” do pracodawcy, który nie ma prawa kontrolować pracowników. Kto jest płatnikiem ewentualnych zasiłków wynika chociażby z KSI ZUS (Krajowego Systemu Informatycznego ZUS).

No tak, ale jeśli pracodawca, który zatrudnia poniżej 20 osób powziął informację, że pracownik wykorzystuje zwolnienie niezgodnie z jego celem lub w trakcie zwolnienia pracuje, co może zrobić?

Zgodnie z art. 59 ust. 12 w/w ustawy istnieje procedura, zgodnie z którą pracodawca może wystąpić do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych o przeprowadzenie kontroli prawidłowości orzekania o czasowej niezdolności do pracy z powodu choroby oraz wystawiania zaświadczeń lekarskich dla celów wypłaty wynagrodzenia za czas niezdolności do pracy (…).

Mając powyższe na uwadze, pełna odpowiedź na 1 pytanie brzmi: Pracodawca, jednak nie każdy, może kontrolować pracownika przebywającego na zwolnieniu.

Na podstawie § 8 Rozporządzenia, które przytoczyłam na początku pracodawca może samodzielnie przeprowadzić kontrolę lub za pośrednictwem powołanego do tej czynności innego pracownika, dla którego sporządza się odpowiednie upoważnienie. Wzór upoważnienia stanowi załącznik do w/w Rozporządzenia.

Tym samym zlecanie, a nawet żądanie przez ZUS przeprowadzenia kontroli przez pracodawców zasadności oraz wykorzystywania przez pracowników przebywających na zwolnieniach lekarskich nie ma odzwierciedlenia w obowiązujących przepisach prawnych, albowiem pracodawca jest uprawniony a nie obowiązany  do przeprowadzenia takiej kontroli. Jest niejako odwróceniem prawa pracodawcy zwrócenia się do ZUS o przeprowadzenie kontroli.

Jak wskazałam na wstępie mojego wpisu ZUS jest również podmiotem uprawnionym do przeprowadzenia kontroli.

Zgodnie z art. 59 ust. 2 w/w ustawy kontrolę przeprowadzają lekarz orzecznicy.

W celu kontroli lekarz orzecznik Zakładu Ubezpieczeń Społecznych może:

1)przeprowadzić badanie lekarskie ubezpieczonego:

a)w wyznaczonym miejscu,

b)w miejscu jego pobytu;

2)skierować ubezpieczonego na badanie specjalistyczne przez lekarza konsultanta Zakładu Ubezpieczeń Społecznych;

3)zażądać od wystawiającego zaświadczenie lekarskie udostępnienia dokumentacji medycznej dotyczącej ubezpieczonego stanowiącej podstawę wydania zaświadczenia lekarskiego lub udzielenia wyjaśnień i informacji w sprawie;

4)zlecić wykonanie badań pomocniczych w wyznaczonym terminie (ust. 3).

Wachlarz weryfikacji zwolnień lekarskich jest zatem bardzo rozpięty.

Z uwagi na fakt, że aby móc zweryfikować zwolnienie w sposób opisany powyżej należy zbadać ubezpieczonego lub zapoznać się z jego dokumentacją medyczną, w tym celu Zakład Ubezpieczeń Społecznych zawiadamia ubezpieczonego o terminie badania przez lekarza orzecznika Zakładu Ubezpieczeń Społecznych albo przez lekarza konsultanta lub dostarczenia posiadanych wyników badań pomocniczych (ust. 5).

Pamiętać należy, że niestawiennictwo na badania, nieudostępnienie dokumentacji medycznej wiążę się z pewnymi konsekwencjami. Konsekwencje te zostały wymienione w ust. 6 i 10 naszego przepisu. Mianowicie:

1) W razie uniemożliwienia badania lub niedostarczenia posiadanych wyników badań w terminie,  zaświadczenie lekarskie traci ważność od dnia następującego po tym terminie.

2) W przypadku opisanym powyżej Zakład Ubezpieczeń Społecznych wydaje decyzję o braku prawa do zasiłku.

Z uwagi na fakt, że w obecnych czasach wielu z nas posiada inny adres zamieszkania, inny adres zameldowania a jeszcze inny do korespondencji, ustawodawca nałożył obowiązek o którym mowa w art. 59 ust. 5 d w/w ustawy. Zgodnie z tym przepisem ubezpieczony jest zobowiązany podać wystawiającemu zaświadczenie lekarskie adres pobytu w okresie czasowej niezdolności do pracy, jeżeli adres udostępniony na profilu informacyjnym wystawiającego zaświadczenie lekarskie lub znajdujący się w dokumentacji medycznej ubezpieczonego różni się od adresu pobytu w okresie czasowej niezdolności do pracy.

O tym przepisie ostatnio również było głośno 🙂

Podsumowując pamiętać należy, że zarówno pracodawca jak i ZUS są uprawnieni do przeprowadzenia kontroli.

Szukasz inspiracji, pomocy oraz refleksji w kadrach i płacach oraz HR i zarządzaniu zasobami ludzkimi.
Wejdź na fanpage.

https://www.facebook.com/eduniedzielska/

Karolina Niedzielska