Polski Ład był hitem roku 2022 i tego się słuchało. Wiele osób myślało, że nadejście roku 2023 coś w tej materii zmieni. Jednak te osoby dość mocno się myliły. Dlaczego? Podczas konsultacji społecznych tzw. Polskiego Ładu 2.0 (chociaż Ministerstwo Finansów ustawę tą nazywa Niskie Podatki) wiele przepisów, w szczególności tych dotyczących składania przez podatników płatnikom podatku wniosków i oświadczeń, stosowania kwoty zmniejszające zaliczkę na podatek i kilku jeszcze innych instytucji prawnych zostało przesuniętych. Jednak nadszedł i ten czas, kiedy te przesunięte przepisy zaczęły obowiazywać, czyli dzień 1 stycznia 2023 r. Okazało się, że dużym zmartwieniem dla działów kadr i płac jest art. 31 a ust. 7 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t.j. Dz. U. z 2022 r. poz. 2647 z późn. zm., który omówię w tym wpisie.
Ale może zacznijmy od początku. Rok 2022 był dziwny, można rzec dość delikatnie. Reprezentanci Ministerstwa Finansów organizowali konferencje prasowe oraz umieszczali na stronie internetowej poradniki, aby wyjaśnić o co chodzi w Polskim Ładzie. I tak pojawił się poradnik dot. PIT-2, ponieważ okazało się, że był to teatr jednego aktora, czyli tego PIT-u 2. Dlaczego? Ponieważ w przypadku, gdy pracownicy nie mieli go złożonego, nie korzystali z ulgi dla klasy średniej, a możliwość odliczania części składki zdrowotnej została zlikwidowana to ich wynagrodzenia były o wiele niższe niż w roku 2021. W uprzednio obowiązujących przez praktycznie 30 lat przepisach ustawy podatkowej było wskazane, że PIT- 2 pracownik powinien złożyć przed terminem pierwszej wypłaty. A kiedy okazało się, że Polski Ład 1.0 nie działa jak powinien to pojawił się problem, bo ludzie zaczęli składać ten PIT-2 a nie można było go stosować. Wtedy udostępniono poradnik Ministerstwa, z którego wynikało, że PIT-2 można złożyć w każdym momencie roku podatkowego i od tego momentu będzie on stosowany. Następnie pod to twierdzenie zostały napisane nowe przepisy, które weszły w życie 10 marca 2022 r., które eliminowały z art. 32 ust. 3 ustawy o pdof zwrot: przed terminem pierwszej wypłaty. Tym samym usankcjonowano słowa, które padły na konferencji.
Kolejnym takim aspektem stosowania PIT-2, gdzie praktyka (brak było w tej materii odpowiednich przepisów), oparta na orzecznictwie sądowym oraz stanowiskach organów podatkowych była odmienna niż późniejsze “poradniki” MF. Chodzi o stosowanie wniosków i oświadczeń mających wpływ na obliczanie zaliczki na podatek dochodowy po ustaniu stosunku prawnego, w szczególności stosunku pracy, albowiem ten poradnik dotyczył PIT-2, a w tamtym czasie można było tylko przy stosunku pracy go składać. Orzecznictwo i stanowiska organów stanowiły, że po ustaniu stosunku pracy jak są wypłacane jakieś pieniążki pracownikowi stosuje się PIT-2, chyba że został on cofnięty przez podatnika (zob. Wyrok NSA z 8.03.2016 r., II FSK 41/14, LEX nr 1997944., interpretacje Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej: z 1 grudnia 2017 r., 0114-KDIP3-2.4011.302.2017.1.AK1, z 14 maja 2019 r. 0114-KDIP3-2.4011.162.2019.2.JG1). W poradniku MF wskazano jednak inaczej, że wraz z zakończeniem stosunku pracy PIT-2 wygasa, a więc przy dokonywaniu obliczeń wypłaty, która następowała już po ustaniu stosunku pracy PIT-2 nie mógłby być brany pod uwagę. I znowu do tych słów z poradnika dopisano przepis (chociaż w ciut zmienionej formule), który wszedł w życie w dniu 1 stycznia 2023 r. i jest nim art. 31 A ust. 7, który stanowi, że po ustaniu stosunku prawnego stanowiącego podstawę dokonywania przez płatnika świadczeń podatnikowi, płatnik przy obliczaniu zaliczki pomija oświadczenia i wnioski złożone uprzednio przez podatnika, z wyjątkiem wniosków, o których mowa w art. 32 ust. 6 i 8 oraz art. 41 ust. 11.).
No i teraz pojawia się wielki problem! Czy to w praktyce oznacza, że w przypadku zawierania kolejnych umów o pracę za każdym razem będziemy musieli odbierać od podatnika PIT-2, pomimo tego, że PIT-2 jest ważny na kolejne lata podatkowe jeśli okoliczności w nim wskazane się nie zmieniły (chociaż przy obecnym PIT-2 (9) można mieć tutaj też obiekcje co do tego postanowienia)? Przecież każda umowa o pracę to osobny stosunek pracy. Normę tą można zrekonstruować z brzmienia szeregu przepisów kodeksu pracy, np. art. 97 § 1 kp, art. 229 § 1 (1) pkt 2 kp, art. 171 § 3 kp, art. 94(5) § 1 kp, art. 237 (2) § 2 zdanie drugie kp itd. No więc. Mam dla Was dobrą wiadomość, uważam, że PIT-2 (zawarte w nim oświadczenia albo wnioski jeśli jest złożony na druku PIT- 2 (9) i inne oświadczenia/ wnioski będzie ważny i skuteczny przy kolejnych umowach, dopóki przerwa pomiędzy stosunkami pracy nie będzie trwałą dłużej niż 5 lat, chyba że są one jednoroczne). I już wyjaśniam dlaczego.
Po pierwsze przeanalizujmy przepis: “(…) po ustaniu stosunku prawnego stanowiącego podstawę dokonywania przez płatnika świadczeń podatnikowi, płatnik przy obliczaniu zaliczki pomija oświadczenia i wnioski (…)”. Kluczowym słowem jest tutaj słowo POMIJA. A więc przepis nie stanowi, że traci ważność, wygasa, zostaje uchylony. Oznacza to, że przy tej wypłacie już po ustaniu stosunku pracy pomijamy oświadczenia/ wnioski (z wyjątkami wskazanymi w samym przepisie), ale nie tracą one ważności, a więc jeśli zawrzemy kolejny stosunek pracy będą one ważne, chyba że są to wnioski/ oświadczenia, które należy ponawiać co roku, np. wniosek o niepobieranie zaliczki na podatek albo podatnik cofnie te oświadczenia lub wnioski z uwagi na zmienę okoliczności pomiędzy stosunkami pracy.
Skąd wzięłam te 5 lat? Osoby, które posiadają moją książkę Dokumentacja pracownicza i Płace, ukończyły moje kursy kadrowo- płacowe doskonale wiedzą, że wnioski i oświadczenia podatkowe należy przechowywać w osobnym zbiorze niezależnym od dokumentacji pracowniczej, zarówno w części akt osobowych jak i pozostałej dokumentacji związanej ze stosunkiem pracy o której mowa w § 6 Rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej . Tyczy się to nie tylko instytucji związanych z Polskim Nowym Ładem, ale wszystkich dokumentów podatkowych. Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej w swoim stanowisku z dnia 12 lipca 2019 r.wskazało, że dokumenty te nie są dokumentacją związana ze stosunkiem pracy. Obowiązki te wynikają z innych przepisów. Dokumenty w zakresie obowiązków podatkowych należy przechowywać przez okres pięciu lat, a więc krótszy niż przechowywania dokumentacji pracowniczej (M. Mędrala, Monitor prawa pracy i ubezpieczeń społecznych, 5 (365) maj 2020, s. 72. Art. 70 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (t.j. Dz. U. z 2020 r. poz. 1325 ze zm.). K. Niedzielska, Dokumentacja pracownicza, s. 121).
A więc prościej: wnioski i oświadczenia podatkowe przechowujemy poza dokumentacją pracowniczą, ponieważ nie są to dokumenty pracownicze tylko podatkowe i okres ich archiwizacji wynosi 5 lat, czyli tyle ile okres przedawnienia podatków. Tym samym jeśli zatrudnimy kogoś po tym okresie raczej już jego poprzednich oświadczeń i wniosków mających wpływ na obliczanie zaliczki na podatek dochodowy nie będziemi posiadać. No i na przestrzeni tak długiego okresu przepisy mogą się zmienić jeszcze X razy :D.
Pozdrawiam, Karolina Niedzielska
