Pracodawca jako podmiot wyspecjalizowany, także w zakresie prawa pracy dysponuje nierzadko licznym zespołem kadrowo- płacowym, czyli zapleczem osób, które znają prawo pracy. Tym samym raczej nie powinny zdarzać się sytuacje, gdy pracodawca niezgodnie z prawem wypłaci lub nie wypłaci należnych pracownikowi świadczeń. Oceniając uchybienia w zakresie realizacji prawa do wynagrodzenia pracownika trudno jest jednoznacznie rozstrzygnąć, który scenariusz jest gorszy czy niewypłacenie wynagrodzenia czy wypłacenie w zaniżonej lub zawyżonej kwocie. W przypadku braku wypłaty wynagrodzenia lub dokonania wypłaty w zaniżonej wysokości poszkodowany jest pracownik i pracodawca naprawiając swoje uchybienie powinien wypłacić należne odsetki. Jednakże problematyczna staje się sytuacja, gdy pracodawca omyłkowo wypłaci wynagrodzenie w kwocie zawyżonej. Dlaczego? Jeśli pracodawca nie będzie oczekiwał zwrotu nadpłaconego wynagrodzenia nie dojdzie do żadnego sporu pomiędzy pracownikiem a pracodawcą. W przeciwnym wypadku, gdy pracodawca będzie żądał zwrotu nadpłaconego wynagrodzenia może spotkać się ze sporymi problemami.
Możliwość odzyskania nadpłaconego wynagrodzenia będę rozpatrywać w dwóch sytuacjach. Pierwsza z nich będzie dotyczyła sytuacji, gdy zostało nadpłacone wynagrodzenie za okres w którym pracownik nie zachowywał do niego prawa. Druga omówioną przeze mnie sytuacją będzie nadpłacenie wynagrodzenia lub innego świadczenia pieniężnego, np. 13-nastka, nagroda jubileuszowa prze pomyłkę.
I. Zwrot wynagrodzenia wypłaconego za okres, za który pracownik nie zachowuje prawa do wynagrodzenia
Zgodnie z art. 87 § 7 kp z wynagrodzenia za pracę odlicza się, w pełnej wysokości, kwoty wypłacone w poprzednim terminie płatności za okres nieobecności w pracy, za który pracownik nie zachowuje prawa do wynagrodzenia. Tym samym, aby pracodawca mógł dokonać odliczenia od wynagrodzenia za pracę nadpłaconego wynagrodzenia, muszą zostać spełnione łącznie dwie przesłanki:
- wynagrodzenie wypłacono za okres, w którym pracownik nie zachował do niego prawa, np. pracownik wynagradzany jest 28. dnia każdego miesiąca. Wynagrodzenie wypłacone zgodnie z terminem, tj. 28 maja, natomiast 29 maja wpłynęło zwolnienie lekarskie za okres od 29 maja do 5 czerwca. Tym samym za okres od 29 do 30 maja pracownikowi nie będzie przysługiwało wynagrodzenie za pracę, ale wynagrodzenie chorobowe lub zasiłek chorobowy;
- odliczenie zostanie dokonane w następnym terminie wypłaty. Odwołując się do powyższego przykładu, pracodawca będzie mógł za okres 29-30 maja, za który wypłacono wynagrodzenie i wynagrodzenie lub zasiłek chorobowy, odliczyć nadpłacone wynagrodzenie w dniu 28 czerwca. Jeśli tego nie zrobi, w kolejnych miesiącach będzie mógł dokonać jedynie potrącenia dobrowolnego, za uprzednią pisemną zgodą pracownika.
Obecnie taka sytuacja nastąpi w przypadku wypłaty wynagrodzenia pracownikowi objętemu kwarantanną lub izolacją, podczas których nie będzie świadczył pracy.
W przypadku okresów, za które pracownik nie zachowuje prawa do wynagrodzenia, ponieważ będzie otrzymywać świadczenia chorobowe (wynagrodzenie chorobowe, zasiłek chorobowy), należy rozpatrzyć dwa przypadki:
Krótkotrwała choroba
Pracownik otrzymał wynagrodzenie 28 maja. Następnie 29 maja wpłynęło zwolnienie lekarskie za okres od 29 maja do 30 maja. W tym przypadku pracodawca w kolejnym terminie wypłaty wynagrodzenia, tj. 28 czerwca, może odliczyć nadpłacone wynagrodzenie chorobowe. Dlatego też zbędna będzie korekta listy płac za maj.
Okres nieobecności pracownika zostanie wykazany w raportach składanych za miesiąc, w którym dokonano rozliczenia, czyli za czerwiec, bo w tym miesiącu będzie rozliczona nadpłata. W imiennym raporcie ZUS RSA za maj w bloku III B: rodzaje i okresy przerw w opłacaniu składek i zestawienie wypłaconych świadczeń, jako kod świadczenia/przerwy należy wpisać 331 oraz wykazać okres niezdolności do pracy z powodu choroby (od 28 do 30 maja), liczbę dni zasiłkowych/liczbę wypłat (2), a także kwotę wypłaconego wynagrodzenia za okres choroby. Natomiast w raporcie imiennym ZUS RCA za czerwiec w bloku III B powinna zostać wykazana podstawa wymiaru składek i składki od wypłaconego pracownikowi wynagrodzenia, pomniejszonego o nadpłatę wynagrodzenia za maj.
Inne przypadki znajdziesz w mojej książce płace: Książka
II. Nadpłacone wynagrodzenie przez pomyłkę
Tak jak napisał już na wstępie w przypadku, gdy pracodawca omyłkowo nadpłacił wynagrodzenie lub inne świadczenie ze stosunku pracy i będzie chciał je odzyskać może spotkać na swojej drodze dość znaczne problemy.Wynika to z faktu, że brak jest konkretnej podstawy pranej do żądania zwrotu nadpłaconego wynagrodzenia. Pracodawca może jedynie poprosić pracownika o zwrot nadpłaconego wynagrodzenia, pracownik może z własnej woli oddać nadpłatę lub wyrazić pisemną zgodę na dokonanie dobrowolnego potrącenia na rzecz pracodawcy.
Natomiast jeśli pracownik nie odda dobrowolnie nadpłaconego wynagrodzenia albo nie wyrazi zgody na dokonanie potrącenia pracodawcy pozostaje jedynie droga sądowa. Pracodawca może wytoczyć powództwo cywilne z żądaniem zwrotu na podstawie przepisów o bezpodstawnym wzbogaceniu (art. 405- 411 kodeksu cywilnego). Kto bez podstawy prawnej uzyskał korzyść majątkową kosztem innej osoby, obowiązany jest do wydania korzyści w naturze, a gdyby to nie było możliwe, do zwrotu jej wartości. Jednak obowiązek wydania korzyści lub zwrotu jej wartości wygasa, jeżeli ten, kto korzyść uzyskał, zużył ją lub utracił w taki sposób, że nie jest już wzbogacony, chyba że wyzbywając się korzyści lub zużywając ją powinien był liczyć się z obowiązkiem zwrotu. Tym samym pracownik nie będzie miał obowiązku zwrotu wypłaconego świadczenia, jeżeli pieniądze zdążył już wydać.
Uważam, że jeśli błąd popełnił pracownik kadr i płac pracodawca, który nie odzyska nadpłaconego wynagrodzenia będzie mógł pociągnąć do odpowiedzialności pracownika kadrowo- płacowego za szkodę wyrządzoną w jego mieniu na podstawie art. 114 kp i następne.
Pozdrawiam, Karolina Niedzielska
