Przejazdy pracownika mogą być czasem pracy. Ważne stanowisko Sądu Najwyższego

Czy czas spędzony przez pracownika w samochodzie pomiędzy kolejnymi miejscami wykonywania obowiązków należy zaliczyć do czasu pracy? A co w sytuacji, gdy pracownik nie ma jednego stałego miejsca wykonywania pracy, lecz jego praca z założenia wymaga przemieszczania się po określonym obszarze?

To zagadnienie ma ogromne znaczenie praktyczne. Błędne zakwalifikowanie przejazdów może prowadzić nie tylko do nieprawidłowej ewidencji czasu pracy, ale również do powstania niewypłaconych nadgodzin, naruszenia prawa do odpoczynku czy roszczeń pracownika o wynagrodzenie za okres, który pracodawca dotychczas traktował jako „czas dojazdu”.

Na problem ten zwrócił uwagę Sąd Najwyższy w postanowieniu z 21 maja 2025 r., sygn. I PSK 155/23.

Przejazd nie zawsze jest zwykłym dojazdem do pracy

Punktem wyjścia jest art. 128 § 1 kodeksu pracy. Zgodnie z tym przepisem czasem pracy jest czas, w którym pracownik pozostaje w dyspozycji pracodawcy w zakładzie pracy lub w innym miejscu wyznaczonym do wykonywania pracy.

W praktyce najczęściej nie mamy problemu z ustaleniem czasu pracy osoby, która przychodzi do biura, zakładu produkcyjnego, szkoły czy urzędu i wykonuje obowiązki w jednym, stałym miejscu.

Sytuacja komplikuje się jednak w przypadku pracowników „mobilnych”.

Więcej na temat pracowników mobilnych dowiesz się z wpisu: https://karolinaniedzielska.pl/okreslenie-miejsca-pracy-pracownika-mobilnego/

Chodzi o osoby, których obowiązki z samej swojej natury wymagają przemieszczania się pomiędzy różnymi miejscami. Mogą to być przykładowo przedstawiciele handlowi, serwisanci, monterzy, pracownicy techniczni, instalatorzy, pracownicy świadczący usługi u klientów czy inne osoby wykonujące pracę na określonym terenie.

W ich przypadku przejazd może nie być jedynie sposobem dotarcia do miejsca pracy. Przemieszczanie się może stanowić element samego wykonywania pracy.

Co powiedział Sąd Najwyższy?

W postanowieniu z 21 maja 2025 r., I PSK 155/23, Sąd Najwyższy wskazał, że: „Czasem pracy (art. 128 § 1 k.p.) pracownika wykonującego obowiązki pracownicze na określonym obszarze, do czego niezbędne jest stałe przemieszczanie się, jest także czas poświęcony na niezbędne przejazdy.”

Kluczowe jest uzasadnienie tego stanowiska.

W czasie takich przejazdów pracownik pozostaje bowiem w dyspozycji pracodawcy. Co więcej, w przypadku pracy mobilnej świadczenie pracy polega również na samym przemieszczaniu się, ponieważ bez przejazdu do kolejnego miejsca pracownik nie byłby w stanie wykonać swoich podstawowych obowiązków. Nie można automatycznie przyjmować, że skoro pracownik w danym momencie prowadzi samochód, siedzi w pojeździe albo przemieszcza się pomiędzy klientami, to „nie pracuje”.

Jeżeli przemieszczanie się jest niezbędnym elementem realizacji powierzonych zadań, czas przejazdu może być pełnoprawnym czasem pracy.

Zwykły dojazd do pracy a przejazd w ramach obowiązków

Nie oznacza to oczywiście, że każdy czas spędzony przez pracownika w samochodzie należy zaliczyć do czasu pracy.

Trzeba odróżnić dwie sytuacje.

Pierwsza to zwykły dojazd pracownika z domu do stałego miejsca pracy. Co do zasady taki dojazd nie jest czasem pracy. Pracownik jedzie do miejsca, w którym dopiero rozpocznie wykonywanie swoich obowiązków. Druga sytuacja dotyczy pracownika, którego praca polega na wykonywaniu zadań w różnych miejscach na określonym obszarze.

Przykład:

Serwisant rozpoczyna dzień pracy i zgodnie z harmonogramem ma wykonać naprawy u czterech klientów. Po zakończeniu pierwszego zlecenia jedzie 45 minut do kolejnego klienta.

Nie można uznać, że przez te 45 minut serwisant „nie pracuje”. Przejazd jest konieczny, aby mógł wykonać następne zadanie powierzone przez pracodawcę.

Podobnie może być z przedstawicielem handlowym, który jednego dnia odbywa kilka spotkań z klientami w różnych miejscowościach. Jeżeli po spotkaniu w Toruniu pracownik jedzie na kolejne spotkanie do Bydgoszczy, przejazd pomiędzy tymi miejscami nie jest jego prywatnym dojazdem do pracy. Jest elementem organizacji i wykonywania obowiązków służbowych.

Pracownik nie musi przez cały czas wykonywać „widocznej” czynności

Czasami pracodawca utożsamia czas pracy wyłącznie z momentem wykonywania konkretnej czynności: naprawą urządzenia, rozmową z klientem, montażem instalacji, przeprowadzeniem kontroli czy podpisywaniem dokumentów.

Tymczasem pojęcie czasu pracy jest szersze.

Jeżeli specyfika stanowiska wymaga przemieszczania się, nie można „wycinać” z dnia pracy okresów przejazdu tylko dlatego, że w tym czasie pracownik nie wykonuje bezpośrednio głównego zadania.

Przykładowo dzień serwisanta wygląda następująco:

7:00 – rozpoczęcie pracy,
7:00–8:00 – przejazd do pierwszego klienta,
8:00–10:00 – wykonanie serwisu,
10:00–11:00 – przejazd do drugiego klienta,
11:00–13:30 – wykonanie serwisu,
13:30–14:30 – przejazd do kolejnej lokalizacji,
14:30–16:00 – wykonanie kolejnego zlecenia.

Błędem byłoby przyjęcie, że pracownik przepracował wyłącznie 6 godzin, ponieważ tyle łącznie trwały czynności wykonywane bezpośrednio u klientów. Przejazdy pomiędzy miejscami wykonywania zadań są niezbędnym elementem realizacji obowiązków.

Pracownik jest pasażerem

Również tutaj nie należy automatycznie zakładać, że skoro pracownik nie prowadzi samochodu, to czas przejazdu nie jest czasem pracy. Istotą problemu nie jest wyłącznie to, czy pracownik podczas podróży wykonuje aktywną czynność. Należy ustalić, dlaczego się przemieszcza i czy pozostaje w tym czasie w dyspozycji pracodawcy. Jeżeli dwóch monterów ma wykonać kilka zleceń w różnych lokalizacjach i jeden z nich prowadzi samochód, a drugi jest pasażerem, nie oznacza to automatycznie, że tylko kierowca pozostaje w czasie pracy.

Obaj przemieszczają się w celu realizacji zadań wynikających z organizacji pracy ustalonej przez pracodawcę.

Dlaczego to takie ważne dla działów kadr?

Zakwalifikowanie przejazdu jako czasu pracy pociąga za sobą konkretne konsekwencje. Nie chodzi jedynie o „dopisanie kilku godzin” do ewidencji. Czas przejazdu może wpływać na:

• liczbę przepracowanych godzin,
• przekroczenie dobowej normy czasu pracy,
• powstanie godzin nadliczbowych,
• przekroczenie przeciętnej tygodniowej normy czasu pracy,
• wysokość należnego wynagrodzenia,
• prawo do dodatków za pracę nadliczbową,
• zapewnienie odpoczynku dobowego i tygodniowego,
• prawidłowość prowadzonej ewidencji czasu pracy.

Przykładowo pracownik ma zaplanowaną pracę od 8:00 do 16:00.

Ostatnią usługę u klienta kończy o 16:00, ale następnie – w ramach wykonywania pracy mobilnej – odbywa jeszcze niezbędny przejazd związany z organizacją pracy. Nie można automatycznie przyjąć, że o godzinie 16:00 zawsze kończy się jego czas pracy tylko dlatego, że właśnie tak został skonstruowany rozkład. Jeżeli określony przejazd należy zakwalifikować jako czas pracy, może dojść do przekroczenia zaplanowanego wymiaru, a w konsekwencji trzeba będzie przeanalizować, czy powstała praca nadliczbowa.

Ewidencja czasu pracy

Stanowisko Sądu Najwyższego powinno zainteresować szczególnie pracodawców, którzy zatrudniają pracowników mobilnych, ale w ewidencji czasu pracy wpisują im każdego dnia sztywno np. 8 godzin. W rzeczywistości dzień takiego pracownika może wyglądać zupełnie inaczej. Jednego dnia trasy pomiędzy klientami zajmą godzinę, innego trzy godziny. Mogą pojawić się korki, zmiana kolejności zleceń, awaria, dodatkowa wizyta u klienta czy konieczność przejazdu do bardziej oddalonej miejscowości. Jeżeli pracodawca wymaga realizacji określonych zadań i organizuje pracę w sposób wymagający takich przejazdów, powinien mieć możliwość ustalenia rzeczywistego czasu pracy pracownika.

Samo przyjęcie w systemie:

poniedziałek–piątek

8:00–16:00

nie rozwiązuje problemu, jeżeli rzeczywisty czas pozostawania pracownika w dyspozycji pracodawcy wygląda inaczej.

Przejazd a podróż służbowa

Przy analizowaniu tego zagadnienia bardzo łatwo pomieszać dwie odrębne kwestie: czas pracy oraz podróż służbową.

Nie są to pojęcia tożsame. O czasie pracy w podróży służbowej przeczytasz tutaj: https://karolinaniedzielska.pl/czas-pracy-w-podrozy-sluzbowej/

To, że pracownik się przemieszcza, nie przesądza jeszcze, że odbywa podróż służbową. Szczególnie istotne jest to w przypadku pracowników mobilnych, dla których przemieszczanie się po określonym obszarze jest normalnym elementem wykonywania obowiązków. Z drugiej strony sama podróż służbowa również nie oznacza automatycznie, że cały czas od wyjazdu do powrotu jest czasem pracy. Dlatego w praktyce kadrowej trzeba zawsze odpowiedzieć na dwa odrębne pytania:

Po pierwsze: czy mamy do czynienia z podróżą służbową?

Po drugie: które okresy związane z przemieszczaniem się należy zaliczyć do czasu pracy?

Dopiero prawidłowa odpowiedź na oba pytania pozwala właściwie rozliczyć pracownika.

Przykład – przedstawiciel handlowy

Przedstawiciel handlowy ma jako miejsce wykonywania pracy wskazany określony obszar. W ciągu dnia odwiedza klientów w kilku miejscowościach.

Spotkanie z pierwszym klientem trwa od 9:00 do 10:00. Kolejne rozpoczyna się o 11:30.

Pracownik od 10:00 do 11:30 jedzie do drugiego klienta.

Czy te 90 minut jest czasem pracy?

Jeżeli przemieszczanie się pomiędzy klientami stanowi normalny i konieczny element wykonywania powierzonych obowiązków – nie powinniśmy traktować tego okresu jak prywatnej przerwy pracownika.

Pracownik nie może w tym czasie swobodnie dysponować swoim czasem. Jedzie w określonym celu wynikającym z organizacji pracy.

Przykład – monter

Monter ma wykonać trzy montaże:

8:00–10:00 – klient A,
10:00–11:00 – przejazd,
11:00–13:00 – klient B,
13:00–14:00 – przejazd,
14:00–16:00 – klient C.

Pracodawca uznaje, że monter wykonywał pracę przez 6 godzin, ponieważ tyle trwały montaże. Takie podejście może być błędne. Dwie godziny przejazdu nie były prywatnym czasem pracownika. Bez przemieszczenia się pracownik nie mógłby wykonać kolejnych zadań.

Przejazd pomiędzy domem a pracą

To jedna z najtrudniejszych praktycznie kwestii. Nie należy automatycznie stosować zasady, że każdy przejazd pracownika mobilnego od momentu wyjścia z domu aż do powrotu do domu jest czasem pracy. Każdy przypadek wymaga analizy sposobu organizacji pracy.

Znaczenie może mieć m.in.:

• jak określono miejsce wykonywania pracy,
• czy pracownik ma stałe miejsce rozpoczęcia i zakończenia pracy,
• kto ustala trasę,
• czy pracownik jedzie najpierw do zakładu pracy, czy bezpośrednio do klienta,
• gdzie znajduje się samochód służbowy,
• czy podczas przejazdu pracownik realizuje polecenie pracodawcy,
• czy przemieszczanie się jest stałym i niezbędnym elementem stanowiska,
• w którym momencie pracownik faktycznie zaczyna pozostawać w dyspozycji pracodawcy.

Dlatego niebezpieczne są dwa skrajne podejścia.

Pierwsze: „jazda samochodem nigdy nie jest czasem pracy”. Drugie: „jeżeli pracownik mobilny wsiadł do samochodu, wszystko od tego momentu jest czasem pracy”.

Żadne z tych uproszczeń nie powinno zastępować analizy konkretnej organizacji pracy.

Co z nadgodzinami ?

Stanowisko Sądu Najwyższego ma również znaczenie dla pracodawców, którzy planują pracownikowi osiem godzin pracy, ale nakładają na niego taką liczbę zadań, że ich wykonanie wraz z niezbędnymi przejazdami nie mieści się w zaplanowanym czasie. Wyobraźmy sobie pracownika, który ma pracować od 8:00 do 16:00. Pracodawca wyznacza mu jednak cztery wizyty u klientów oddalonych od siebie o kilkadziesiąt kilometrów. Same czynności u klientów zajmują 7 godzin, a niezbędne przejazdy kolejne 3 godziny. Nie można zaplanować pracownikowi faktycznie dziesięciogodzinnego dnia, a następnie uznać, że dwie godziny „nie istnieją”, ponieważ pracownik spędził je za kierownicą. Jeżeli przejazdy stanowią czas pracy, trzeba je uwzględnić przy rozliczaniu norm czasu pracy.

Rozstrzygnięcie musi być indywidualne – checklista

Warto przeanalizować sposób organizacji pracy wszystkich stanowisk, które wymagają regularnego przemieszczania się.

W szczególności należy sprawdzić:

1. Jak określono miejsce wykonywania pracy w umowie o pracę? Czy jest to jeden zakład, kilka lokalizacji, województwo, określony region, czy jeszcze inaczej zdefiniowany obszar?

2. Czy przemieszczanie się jest normalnym elementem pracy? Jeżeli bez przejazdów pracownik nie może wykonywać podstawowych obowiązków, jest to bardzo istotna okoliczność.

3. Jak rejestrowany jest rzeczywisty czas pracy? Czy pracodawca posiada informacje pozwalające ustalić godziny rozpoczęcia i zakończenia pracy oraz czas niezbędnych przejazdów?

4. Czy po uwzględnieniu przejazdów powstają nadgodziny? Może się okazać, że pracownik, który „na papierze” pracuje po osiem godzin, w rzeczywistości regularnie przekracza normy czasu pracy.

5. Czy zapewniane są wymagane okresy odpoczynku? Jeżeli rzeczywisty dzień pracy kończy się później, niż wynika to z przyjętej przez pracodawcę ewidencji, może pojawić się problem również z odpoczynkiem dobowym.

Wnioski wynikające z postanowienia SN

Postanowienie Sądu Najwyższego z 21 maja 2025 r., I PSK 155/23, przypomina o bardzo ważnej zasadzie: o tym, czy określony okres jest czasem pracy, nie decyduje wyłącznie to, czy pracownik w danej chwili wykonuje „główne” zadanie na swoim stanowisku. Jeżeli pracownik wykonuje obowiązki na określonym obszarze, a ich realizacja wymaga stałego przemieszczania się, niezbędne przejazdy mogą stanowić czas pracy. Pracownik podczas takiego przejazdu pozostaje w dyspozycji pracodawcy, a samo przemieszczanie się jest konieczne do wykonania powierzonych mu zadań. Dla pracodawcy oznacza to jedno: czas pracy pracowników mobilnych trzeba analizować według rzeczywistego sposobu wykonywania pracy, a nie wyłącznie według godzin wpisanych w harmonogramie.

Pozdrawiam, Karolina Niedzielska