Okres archiwizacji dokumentacji pracowniczej

Pracownicy zatrudni przed 01.01.1999 r.

Dokumentacja pracownicza osób, które zostały zatrudnione przed dniem 01.01.1999r., będzie zawsze przechowywana 50 lat. W związku z tym do sytuacji prawnej tych osób będą miały zastosowanie przepisy obowiązujące przed nowelizacją. Tym samym pracodawca przy wydawaniu świadectwa pracy nie ma obowiązku informowania pracownika przez jaki okres będzie archiwizowana jego dokumentacja pracownicza. Błędną praktyką jest również informowanie pracownika o możliwości odbioru dokumentacji po upływie okresu archiwizacji, ponieważ uprawnienie to w poprzednim stanie prawnym w ogóle nie istniało. Natomiast jeśli pracownik, którego dokumentację archiwizujemy 50 lat, zgłosi się po jej odbiór, nie ma podstaw prawnych do jej wydania.

Pracownicy zatrudnieni w okresie 01.01.1999 r. do 31.12.2018 r.

Okres archiwizacji dokumentacji pracowniczej będzie zależeć od spełnienia określonych wymogów wobec Zakładu Ubezpieczeń Społecznych, tj. złożenia ZUS OSW i ZUS RIA.

Pracownicy zatrudnieni po 01.01.2019 r.

W przypadku każdej osoby zatrudnionej po nowelizacji, a więc z dniem lub po dniu 01.01.2019 r. okres archiwizacji dokumentacji pracowniczej będzie wynosił zawsze 10 lat.

W tej sytuacji pracodawca wydając świadectwo pracy będzie zobowiązany do umieszczenia informacji o okresie archiwizacji dokumentacji pracowniczej oraz możliwości jej odbioru po upływie okresu archiwizacji.

 

Szukasz inspiracji, pomocy oraz refleksji w kadrach i płacach oraz HR i zarządzaniu zasobami ludzkimi.
Wejdź na fanpage.

https://www.facebook.com/eduniedzielska/

Karolina Niedzielska