Informacja o 10 letnim okresie przechowywania dokumentacji pracowniczej

W związku ze zmianami w okresie archiwizacji dokumentacji pracowniczej, ustawodawca nałożył na pracodawcę nowy obowiązek informacyjny.

Zgodnie z art. Art. 94 (6) wprowadzanego do kodeksu pracy na podstawie ustawy z dnia 10 stycznia 2018 r. o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją ->

W przypadku rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy pracodawca wraz ze świadectwem pracy wydaje pracownikowi w postaci papierowej lub elektronicznej informację o:
1) okresie przechowywania dokumentacji pracowniczej,
2) możliwości odbioru przez pracownika dokumentacji pracowniczej do końca miesiąca kalendarzowego następującego po upływie okresu przechowywania dokumentacji pracowniczej,
3) zniszczeniu dokumentacji pracowniczej w przypadku jej nieodebrania w okresie którym mowa w punkcie 2.

Wzór takiej informacji przekazywanej przez pracodawcę nie został uregulowany przez ustawodawcę, a więc w tym zakresie istnieje swoboda pracodawcy jak sformułuje przekazywaną przez siebie informację. Z całą pewnością musi ona zawierać elementy z art. 94 (6) kp oraz być wręczana wraz ze świadectwem pracy. Tym samym obowiązku informacyjnego nie można dopełnić w późniejszym czasie. Wyjątkiem jest tutaj ustanie zatrudnienia pracowników zatrudnionych w okresie pomiędzy 01.01.1999 r.- 31.12.2018 r., ponieważ pracodawca w przypadku tych osób będzie zobligowany do dołączenia tejże informacji do kopii przekazanego raportu informacyjnego (ZUS RIA).

Poniżej  przedstawiam przykładowe wzory informacji o okresie przechowywania dokumentacji, możliwości jej odbioru oraz konieczności zniszczenia po upływie określonych terminów, przy wydawaniu wraz ze świadectwem pracy oraz osobny w przypadku osób, za które został złożony raport ZUS RIA.

Informacja w sprawie okresu archiwizacji dokumentacji pracowniczej

i możliwości jej odbioru

Dane pracownika:                                                                          Oznaczenie pracodawcy

…………………..

Imię i nazwisko

……………………..

Stanowisko

 

Uprzejmie informuje, że:

 

  1. Okres archiwizacji Pana/i dokumentacji pracowniczej wynosi 10 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym Pana/i stosunek pracy uległ rozwiązaniu lub wygasł, tj. w dniu………………….
  2. Przysługuje Panu/i możliwość odbioru dokumentacji pracowniczej w okresie 30 dni po upływie terminu, o którym mowa w punkcie 1.
  3. W przypadku nieodebrania dokumentacji pracowniczej w terminie, o którym mowa w punkcie 2, zostanie ona zniszczona w przeciągu 12 miesięcy w sposób uniemożliwiający jej odtworzenie.

 

……………………

Podpis osoby upoważnionej

 

Informacja w sprawie złożenia raportu ZUS RIA,

okresu archiwizacji dokumentacji pracowniczej

i możliwości jej odbioru

Dane pracownika:

…………………..                                                                         Oznaczenie pracodawcy

Imię i nazwisko

……………………..

Stanowisko

 

Uprzejmie informuje, że:

 

  1. W dniu złożono raport informacyjny ZUS RIA, którego kopia stanowi załącznik do niniejszego pisma.
  2. W związku z punktem 1 okres archiwizacji Pana/i dokumentacji pracowniczej wynosi 10 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym Pana/i złożono raport informacyjny ZUS RIA, tj. w dniu………………….
  3. Przysługuje Panu/i możliwość odbioru dokumentacji pracowniczej w okresie 30 dni po upływie terminu, o którym mowa w punkcie 2.
  4. W przypadku nieodebrania dokumentacji pracowniczej w terminie, o którym mowa w punkcie 3, zostanie ona zniszczona w przeciągu 12 miesięcy w sposób uniemożliwiający jej odtworzenie.

……………………

Podpis osoby upoważnionej

 

Szukasz inspiracji, pomocy oraz refleksji w kadrach i płacach oraz HR i zarządzaniu zasobami ludzkimi.
Wejdź na fanpage.

https://www.facebook.com/eduniedzielska/

Karolina Niedzielska

Share on facebook
Share on google
Share on twitter
Share on linkedin
Share on whatsapp
Share on email

Dzięki,
że odwiedziłeś mnie!

Lorem ipsum dolor sit amet, consectetuer adipiscing elit, sed diam nonummy nibh euismod tincidunt ut laoreet dolore magna aliquam erat volutpat. Ut wisi enim ad minim veniam, quis nostrud exerci tation ullamcorper suscipit lobortis nisl ut aliquip

Znajdź mnie na facebooku

Usługi kadrowo płacowe

Do pobrania

Usługi kadrowo płacowe

Materiały wideo

Sklep

Do pobrania

O mnie