W związku ze zmianami w okresie archiwizacji dokumentacji pracowniczej, ustawodawca nałożył na pracodawcę nowy obowiązek informacyjny.
Zgodnie z art. Art. 94 (6) wprowadzanego do kodeksu pracy na podstawie ustawy z dnia 10 stycznia 2018 r. o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją ->
W przypadku rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy pracodawca wraz ze świadectwem pracy wydaje pracownikowi w postaci papierowej lub elektronicznej informację o:
1) okresie przechowywania dokumentacji pracowniczej,
2) możliwości odbioru przez pracownika dokumentacji pracowniczej do końca miesiąca kalendarzowego następującego po upływie okresu przechowywania dokumentacji pracowniczej,
3) zniszczeniu dokumentacji pracowniczej w przypadku jej nieodebrania w okresie którym mowa w punkcie 2.
Wzór takiej informacji przekazywanej przez pracodawcę nie został uregulowany przez ustawodawcę, a więc w tym zakresie istnieje swoboda pracodawcy jak sformułuje przekazywaną przez siebie informację. Z całą pewnością musi ona zawierać elementy z art. 94 (6) kp oraz być wręczana wraz ze świadectwem pracy. Tym samym obowiązku informacyjnego nie można dopełnić w późniejszym czasie. Wyjątkiem jest tutaj ustanie zatrudnienia pracowników zatrudnionych w okresie pomiędzy 01.01.1999 r.- 31.12.2018 r., ponieważ pracodawca w przypadku tych osób będzie zobligowany do dołączenia tejże informacji do kopii przekazanego raportu informacyjnego (ZUS RIA).
Poniżej przedstawiam przykładowe wzory informacji o okresie przechowywania dokumentacji, możliwości jej odbioru oraz konieczności zniszczenia po upływie określonych terminów, przy wydawaniu wraz ze świadectwem pracy oraz osobny w przypadku osób, za które został złożony raport ZUS RIA.
Informacja w sprawie okresu archiwizacji dokumentacji pracowniczej
i możliwości jej odbioru
Dane pracownika: Oznaczenie pracodawcy
…………………..
Imię i nazwisko
……………………..
Stanowisko
Uprzejmie informuje, że:
- Okres archiwizacji Pana/i dokumentacji pracowniczej wynosi 10 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym Pana/i stosunek pracy uległ rozwiązaniu lub wygasł, tj. w dniu………………….
- Przysługuje Panu/i możliwość odbioru dokumentacji pracowniczej w okresie 30 dni po upływie terminu, o którym mowa w punkcie 1.
- W przypadku nieodebrania dokumentacji pracowniczej w terminie, o którym mowa w punkcie 2, zostanie ona zniszczona w przeciągu 12 miesięcy w sposób uniemożliwiający jej odtworzenie.
……………………
Podpis osoby upoważnionej
Informacja w sprawie złożenia raportu ZUS RIA,
okresu archiwizacji dokumentacji pracowniczej
i możliwości jej odbioru
Dane pracownika:
………………….. Oznaczenie pracodawcy
Imię i nazwisko
……………………..
Stanowisko
Uprzejmie informuje, że:
- W dniu złożono raport informacyjny ZUS RIA, którego kopia stanowi załącznik do niniejszego pisma.
- W związku z punktem 1 okres archiwizacji Pana/i dokumentacji pracowniczej wynosi 10 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym Pana/i złożono raport informacyjny ZUS RIA, tj. w dniu………………….
- Przysługuje Panu/i możliwość odbioru dokumentacji pracowniczej w okresie 30 dni po upływie terminu, o którym mowa w punkcie 2.
- W przypadku nieodebrania dokumentacji pracowniczej w terminie, o którym mowa w punkcie 3, zostanie ona zniszczona w przeciągu 12 miesięcy w sposób uniemożliwiający jej odtworzenie.
……………………
Podpis osoby upoważnionej
Szukasz inspiracji, pomocy oraz refleksji w kadrach i płacach oraz HR i zarządzaniu zasobami ludzkimi.
Wejdź na fanpage.
https://www.facebook.com/eduniedzielska/
Karolina Niedzielska
