Wliczanie do stażu pracy okresów zatrudnienia w Ukrainie i innych państwach bloku wschodniego

Jak wynika z art. 339 ustawy z dnia 20 marca 2025 r. o rynku pracy i służbach zatrudnienia (Dz. U. poz. 620 z późn. zm.) udokumentowane okresy zatrudnienia przebyte za granicą u pracodawcy zagranicznego są zaliczane do okresów pracy w Rzeczypospolitej Polskiej w zakresie uprawnień pracowniczych. Jednak aby to nastąpiło, pracownik zobowiązany jest do udokumentowania tychże okresów. Zazwyczaj będzie to dokument równoważny polskiemu świadectwu pracy lub zaświadczenie o pracy i ubezpieczeniu. Należy też pamiętać o tym, że w innych państwach nie musi w ogóle występować świadectwo pracy.

Na Ukrainie nie obowiązuje świadectwo pracy jako dokument potwierdzający okres zatrudnienia. Takim dokumentem jest, w wolnym tłumaczeniu, książeczka pracy, czyli трудовая книжка (trudowaja kniżka). Występowała ona lub w dalszym ciągu występuje w wielu krajach, np. w Niemczech, Danii albo Słowenii. Jej korzenie sięgają okresów ZSRR, dlatego najczęściej zetkniemy się z nią właśnie w państwach byłego bloku wschodniego ( https://ru.wikipedia.org/wiki/Трудовая_книжка [dostęp: 8.08.2024]). Obecnie w niektórych krajach książeczki mają postać elektroniczną – w Ukrainie od 2021 r., w Rosji od 2020 r. (Федеральный закон от 16 декабря 2019 г. № 439-ФЗ «О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации в части формирования сведений о трудовой деятельности в электронном виде», которым внесены изменения в Трудовой кодекс Российской Федерации и установлена возможность ведения информации о трудовой деятельности в электронном виде. Ustawa federalna nr 439-FZ z dnia 16 grudnia 2019 r. „O zmianach w Kodeksie pracy Federacji Rosyjskiej w zakresie tworzenia informacji o działalności pracowniczej w formie elektronicznej”, która zmieniła Kodeks pracy Federacji Rosyjskiej i wprowadziła możliwość przechowywania informacji o działalności pracowniczej w formie elektronicznej. https://www.gosuslugi.ru/ [dostęp: 22.11.2025 ]), a nawet w Kazachstanie, gdzie na stronie państwowych usług i informacji online uruchomiono zakładkę: Трудовая деятельность (trudowaja diejatielnostʹ) (https://egov.kz/cms/kk [dostęp: 22.11.2025]). Na Białorusi zaś obowiązuje całe rozporządzenie regulujące tematykę książeczek pracy: Постановление Министерства Труда и Социальной Защиты Республики Беларусь 16 июня 2014 г. № 40 о трудовых книжках (https://www.instlab.by/images/docs/Postanovlenie_Mintruda_ot_16-06-2014_N_40.pdf [dostęp: 4.12.2025]), (Postanowlenije Ministierstwa Truda i Socialnoj Zaszczity Riespubliki Biełarusʹ 16 ijunia 2014 goda nomier 40 o trudowych kniżkach).

W Ukrainie istnieje możliwość także uzyskania odpowiedniego formularza o okresie zatrudnienia wydawanego przez ukraińską Państwową Służbę Zatrudnienia (Державна служба зайнятості).

W innych państwach uzyskuje się dokument PD U1, który poświadcza okresy pracy zarobkowej lub wykonywania pracy na własny rachunek w państwie członkowskim UE/EOG, Szwajcarii lub Wielkiej Brytanii. Dokumentem tym także może być formularz E-104, P45, payslip.

Tłumaczenie dokumentów

Rodzi się zatem pytanie, czy należy przetłumaczyć książeczkę lub inny dokument potwierdzający okresy zatrudnienia w państwach trzecich? Tak, ale nie musi być to tłumaczenie przysięgłe, albowiem nie ma żadnej podstawy prawnej do takiego twierdzenia. Wystarczy zwykłe tłumaczenie.

Czasami w tym kontekście pojawia się pytanie, czy jeśli kadrowiec zna jakiś konkretny język, to należy i tak przetłumaczyć dokument? Uważam, że tak. Wynika to z faktu, że praca kadrowca nie jest dożywotnia ani dziedziczna, a kolejna osoba piastująca to stanowisko w danym zakładzie pracy niekoniecznie musi też znać ten język. Ponadto warto zwrócić także uwagę na art. 7 ustawy o języku polskim (ustawa z dnia 7 października 1999 r. o języku polskim (t.j. Dz. U. z 2024 r. poz. 1556 z późn. zm.). Zgodnie z tym przepisem na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej (…) przy wykonywaniu przepisów z zakresu prawa pracy używa się języka polskiego (…). Jednak ustawa ta nie nakłada w żadnej mierze na kandydata do pracy albo na pracownika obowiązku przedłożenia tłumaczenia przysięgłego. Także w literaturze przedmiotu dominuje pogląd, że gdy kandydat do pracy (oczywiście następnie pracownik) załącza dokumenty sporządzone w języku obcym (np. świadectwo pracy, poświadczenie kwalifikacji, certyfikaty), pracodawca upoważniony jest do żądania przedstawienia odpowiedniego tłumaczenia na język polski (P. Czarnecki, Ustawa o języku polskim. Komentarz, Warszawa 2014, art. 7, https://sip.lex.pl/komentarze-i-publikacje/komentarze/ustawa-o-jezyku-polskim-komentarz-587379596 [dostęp: 23.11.2025]).

Dopiero nieprzedłożenie tłumaczenia dokumentu stwarza organowi możliwość np. pominięcia tego dokumentu (Wyrok NSA w Warszawie z 29.09.1997 r., III SA 362/96, LEX nr 35886. Zob. także: M. Smolski, Udokumentowanie stażu pracy za granicą. Dylematy interpretacyjne, https://cooperante.uni.lodz.pl/2023/06/02/udokumentowanie-stazu-pracy-za-granica-dylematy-interpretacyjne/#_ftn10 [dostęp: 1.12.2025]).

Pozdrawiam, Karolina Niedzielska