Dokumentacja pracownicza jest bardzo rozbudowana. Składa się z akt osobowych (części A, B, C, D i E) oraz pozostałej dokumentacji związanej ze stosunkiem pracy. Nie mniej jednak są dokumenty, które w rozumieniu prawa pracy dokumentami pracowniczymi nie są. Zatem , gdzie jakie dokumenty należy przechowywać – odpowiedzi znajdziesz w poniższej tabeli.
W przyporządkowaniu dokumentu do miejsca jego położenia i archiwizacji będą możliwe trzy odpowiedzi:
Może zdarzać się też tak, że niektóre dokumenty będę kwalifikować do dwóch miejsc.
Problematyczne dokumenty omówię osobno pod tabelą.
Dokumentacja pracownicza
L.p. | Dokument | Część akt osobowych/pozostałej dokumentacji |
1. | List intencyjny | Poza lub część A* |
2. | Przedwstępna umowa o pracę | Poza lub część A * |
3. | Umowa o pracę | Część B akt osobowych |
4. | Warunki zatrudnienia | Część B akt osobowych |
5. | Oświadczenie dot. danych kandydata do pracy | Część A akt osobowych |
6. | Oświadczenie dot. danych osobowych pracownika | Część B akt osobowych |
7. | Upoważnienie do przetwarzania danych szczególnych kategorii | Część B akt osobowych |
8. | Upoważnienie do przyjmowania i weryfikacji zgłoszeń, podejmowania działań następczych oraz przetwarzania danych osobowych osób zgłaszających naruszenia prawa | Część B akt osobowych |
9. | PIT-2 | Poza* |
10. | Cofnięcie PIT-2 | Poza* |
11. | Oświadczenie dot. ulgi dla seniorów, na powrót, rodzin 4+ | Poza* |
12. | Cofnięcie ulg dla seniorów, na powrót, rodzin 4+ | Poza* |
13. | Wniosek o niestosownie kosztów uzyskania przychodu | Poza* |
14. | Rezygnacja z kosztów autorskich | Poza* |
15. | Rezygnacja z ulgi dla młodych | Poza* |
16. | Czasowe powierzenie innej pracy | Część B akt osobowych* |
17. | Ewidencja odzieży | Pozostała dokumentacja związana ze stosunkiem pracy |
18. | Informacja dla rodziny zmarłego pracownika | Część C akt osobowych |
19. | Informacja dla rodziny o odprawie pośmiertnej | Część C akt osobowych |
20. | Informacja do komornika o nawiązaniu stosunku pracy | Część B akt osobowych |
21. | Informacja do komornika o ustaniu stosunku pracy | Część C akt osobowych |
22. | Dokumenty związane z potrąceniami* | Poza |
23. | Informacja o przedłużeniu umowy do dnia porodu | Część B akt osobowych |
24. | Informacja o stosowaniu monitoringu | Część B akt osobowych |
25. | Informacja o udzieleniu urlopów związanych z rodzicielstwem | Część B akt osobowych |
26. | Akty urodzenia* | Część B akt osobowych |
27. | Akty małżeństwa* | Zakaz pobierania/ do wglądu |
28. | Akty zgonu* | Zakaz pobierania/ do wglądu/ część B akt osobowych |
29. | Informacja o przekształceniu umowy na czas nieokreślony | Część B akt osobowych |
30. | Informacja o przekroczeniu limitu umów na czas określony | Część B akt osobowych |
31. | Odwołanie z urlopu bezpłatnego/ wychowawczego | Część B akt osobowych |
32. | Oświadczenie o kwarantannie | Poza/ewentualnie pozostała dokumentacja pracownicza |
33. | Oświadczenie o opiece | Poza/ewentualnie pozostała dokumentacja pracownicza |
34. | Oświadczenie o podwyższonych kosztach uzyskania przychodu | Poza |
35. | Oświadczenie o rozliczeniu dochodów z małżonkiem | Poza |
36. | Oświadczenie o przekroczeniu podstawy składek emerytalno- rentowych | Poza |
37. | Oświadczenie o zapoznaniu się z regulaminami/ zasadami BHP | Część B akt osobowych |
38. | Zgoda na przesłanie elektronicznej wersji PIT-11 | Poza |
39. | Polecenie pracy zdalnej | Część B akt osobowych |
40. | Porozumienie w sprawie wykonywania telepracy | Część B akt osobowych |
41. | ZUS ZUA, ZUS ZWUA, ZUS RCNA, ZUS ZSWA | Poza |
42. | Polecenie wyjazdu służbowego | Poza |
43. | Porozumienie zmieniające | Część B akt osobowych |
44. | Wypowiedzenie zmieniające przyjęte | Część B akt osobowych |
45. | Wypowiedzenie zmieniające odrzucone | Część C akt osobowych |
46. | Potwierdzenie zawarcia umowy o pracę | Część B akt osobowych |
47. | Przyznanie odprawy | Część C akt osobowych |
48. | Rozpatrzenie sprzeciwu od kary porządkowej | Część D akt osobowych |
49. | Sprzeciw od kary porządkowej | Część D akt osobowych |
50. | Nałożenie kary porządkowej | Część D akt osobowych |
51. | Wysłuchanie pracownika przed nałożeniem kary porządkowej | Część D akt osobowych |
52. | Karta szkolenia BHP | Część B akt osobowych |
53. | Upoważnienie do kontroli L4 | Poza |
54. | Wniosek o wydanie kopii dokumentacji pracowniczej | Część B lub C akt osobowych |
55. | Wniosek o wypłatę wynagrodzenia do rąk własnych | Pozostała dokumentacja związana ze stosunkiem pracy |
56. | Zawiadomienie o nagrodzie | Część B akt osobowych |
57. | Informacja o zbiegu egzekucji z wynagrodzenia za pracę | Poza |
58. | Deklaracja dot. wpłat dodatkowych PPK | Poza |
59. | Deklaracja dot. wpłat podstawowych do PPK | Poza |
60. | Deklaracja finansowania wpłat do PPK w przypadku przestoju/ niewypłacalności pracodawcy/ przejściowego zaprzestania prowadzenia DG | Poza |
61. | Deklaracja rezygnacji z dokonywania wpłat do PPK | Poza |
62. | Informacja o możliwości przystąpienia do PPK osób w wieku 55-70 lat | Poza |
63. | Informacja o obowiązku złożenia wniosku o wypłatę transferową | Poza |
64. | Informacja o wpłatach podstawowych i dodatkowych do PPK | Poza |
65. | Oświadczenie pracownika o zawartych umowach o prowadzenie PPK | Poza |
66. | Wniosek o dokonywanie wpłat do PPK po rezygnacji | Poza |
67. | Wniosek zapisu do PPK osoby w wieku 55-70 lat | Poza |
68. | Wniosek o wypłatę transferową | Poza |
69. | Wniosek o zawarcie umowy o prowadzenie PPK | Poza |
70. | Wniosek o udzielenie czasu wolnego na wyjście prywatne | Pozostała dokumentacja związana ze stosunkiem pracy |
71. | Polecenie pełnienia dyżuru | Pozostała dokumentacja związana ze stosunkiem pracy |
72. | Polecenie pracy w nadgodzinach | Pozostała dokumentacja związana ze stosunkiem pracy |
73. | Porozumienie w sprawie zadaniowego czasu pracy | Pozostała dokumentacja związana ze stosunkiem pracy |
74. | Ruchomy czas pracy | Pozostała dokumentacja związana ze stosunkiem pracy |
75. | Skrócony system czasu pracy | Pozostała dokumentacja związana ze stosunkiem pracy |
76. | System weekendowy | Pozostała dokumentacja związana ze stosunkiem pracy |
77. | Wniosek o łączenie przerwy na karmienie | Pozostała dokumentacja związana ze stosunkiem pracy |
78. | Wniosek o czas wolny za nadgodziny | Pozostała dokumentacja związana ze stosunkiem pracy |
79. | Wniosek o ustalenie indywidualnego rozkładu czasu pracy | Pozostała dokumentacja związana ze stosunkiem pracy |
80. | Zgoda na pracę w porze nocnej, w nadgodzinach | Pozostała dokumentacja związana ze stosunkiem pracy |
81. | Zwolnienie za pracę w dniu rozkładowo wolnym | Pozostała dokumentacja związana ze stosunkiem pracy |
82. | Informacja o rezygnacji z urlopu rodzicielskiego | Część B akt osobowych |
83. | Odmowa zgody na prace w trakcie urlopu rodzicielskiego | Część B akt osobowych |
84. | Oświadczenie o opiece z art. 188 kp | Część B akt osobowych |
85. | Oświadczenie o urlopie wypoczynkowym art. 171 § 3 kp* | Część C akt osobowych |
86. | Plan urlopów | Poza |
87. | Porozumienie pracodawców w sprawie wykonywania pracy u innego pracodawcy | Część B akt osobowych |
88. | Porozumienie trójstronne w sprawie urlopu wypoczynkowego | Część C akt osobowych |
89. | Wniosek o dni wolne na poszukiwanie pracy | Część C akt osobowych |
90. | Wniosek o obniżenie wymiaru etatu dla osoby uprawnionej do urlopu wychowawczego | Część B akt osobowych |
91. | Wniosek o opiekę | Pozostała dokumentacja związana ze stosunkiem pracy |
92. | Wniosek o urlop wypoczynkowy | Pozostała dokumentacja związana ze stosunkiem pracy |
93. | Wniosek o urlop bezpłatny | Część B akt osobowych |
94. | Wniosek o urlop rodzicielski | Część B akt osobowych |
95. | ||
96. | Wniosek o urlop macierzyński | Część B akt osobowych |
97. | Wniosek o urlop ojcowski | Część B akt osobowych |
98. | Wniosek o urlop szkoleniowy* | Pozostała dokumentacja związana ze stosunkiem pracy lub część B |
99. | Wniosek o urlop okolicznościowy | Pozostała dokumentacja związana ze stosunkiem pracy |
100. | Wniosek o urlop wychowawczy | Część B akt osobowych |
101. | Wniosek o wyrażenie zgody na pracę na urlopie rodzicielskim | Część B akt osobowych |
102. | Zaświadczenie o utraconych zarobkach | Poza |
103. | Zwolnienie z całości lub części dnia* | Pozostała dokumentacja związana ze stosunkiem pracy lub część B |
104. | Zwolnienie ze świadczenia pracy z zachowaniem prawa do wynagrodzenia | Część C akt osobowych |
105. | Porozumienie o skróceniu okresu wypowiedzenia | Część C akt osobowych |
106. | Rozwiazanie umowy z art. 52 kp | Część C akt osobowych |
107. | Rozwiązanie umowy z art. 53 kp | Część C akt osobowych |
108. | Rozwiazanie umowy z art. 55 kp | Część C akt osobowych |
109. | Wniosek o rozwiązanie umowy za porozumieniem stron | Część C akt osobowych |
110. | Zgoda/ brak zgody na rozwiazanie umowy z porozumieniem stron | Część C/B akt osobowych |
111. | Wypowiedzenie | Część C akt osobowych |
112. | Cofnięcie wypowiedzenia/ rozwiązania bez wypowiedzenia* | Część B akt osobowych |
113. | Wypowiedzenie/rozwiazanie po cofnięciu* | Część B akt osobowych |
114. | Zawiadomienie związków zawodowych o zamiarze wypowiedzenia zmieniającego/ definitywnego | Część B akt osobowych |
115. | Wniosek o wyrażenie zgody przez związki zawodowe na wypowiedzenie zmieniające/ definitywne | Część B akt osobowych |
116. | Zgoda/ brak zgody związków zawodowych na wypowiedzenie zmieniające/ definitywne | Część B akt osobowych |
117. | Świadectwo pracy | Część C akt osobowych |
118. | Wniosek o sprostowanie świadectwa pracy | Część C akt osobowych |
119. | Sprostowanie świadectwa pracy | Część C akt osobowych |
120. | Pozew o uchylenie kary porządkowej | Część D akt osobowych |
121. | Pozew o sprostowanie świadectwa pracy | Część C akt osobowych |
121. | Pozew- odwołanie od wypowiedzenia/ rozwiązania bez wypowiedzenia | Część C akt osobowych |
122. | Oświadczenie o uchyleniu się od skutków oświadczenia woli złożonego pod wpływem błędu | Część B akt osobowych |
123. | Informacja o archiwizacji dokumentacji pracowniczej | Część C akt osobowych |
124. | Umowa o powierzeniu mienia | Część B akt osobowych |
125. | Umowa o zakazie konkurencji w trakcie trwania stosunku pracy | Część B akt osobowych |
126. | Umowa o zakazie konkurencji po ustaniu stosunku pracy | Część C akt osobowych |
127. | Umowa o podnoszenie kwalifikacji zawodowych | Część B akt osobowych |
128. | Dokumenty związane z podnoszeniem kwalifikacji zawodowych | Część B akt osobowych |
129. | Skierowanie na badania wstępne | Część A akt osobowych jeśli dotyczy kandydata do pracy, część B akt osobowych jeśli następuje zmiana stanowiska w trakcie zatrudnienia |
130. | Skierowanie na badania wstępne/okresowe/kontrolne od innego pracodawcy | Część A akt osobowych |
131. | Skierowanie na badania okresowe/kontrolne | Część B akt osobowych |
132. | Orzeczenie medycyny pracy | Część A lub B lub C akt osobowych. Miejsce przechowywania orzeczenia zależy tak naprawdę od skierowania. Tam gdzie jest skierowanie tam będzie także orzeczenie. |
133. | Świadectwa pracy i dyplomy złożone przed zawarciem umowy o pracę | Część A akt osobowych |
134. | Świadectwa pracy i dyplomy złożone po zawarciu umowy o pracę | Część B akt osobowych |
135. | CV* | Poza |
136. | List motywacyjny* | Poza |
137. | Zakres czynności | Część B akt osobowych |
138. | Zapoznanie się z oceną ryzyka zawodowego | Część B akt osobowych |
139. | Postanowienie sądu o umieszczeniu dziecka w rodzinie zastępczej* | Część B akt osobowych |
140. | Decyzja o odroczeniu obowiązku szkolnego dziecka* | Część B akt osobowych |
141. | Kopia orzeczenia o niepełnosprawności | Cześć A lub B akt osobowych, w zależności od tego kiedy pracownik przedłożył dokument |
142. | Wyrok o pozbawieniu praw rodzicielskich* | Część B akt osobowych |
143. | ZUS Z3 | Poza |
144. | Zaświadczenie lekarskie o niezdolności do pracy | Poza |
145. | Protokół kontroli L4 | Poza |
146. | ZUS ZAS-64 ustalenie okresu zasiłkowego | Poza |
147. | Wniosek pracownika o poinformowanie PIP o zatrudnianiu pracowników w porze nocnej | Część B akt osobowych |
148. | Skierowanie na badanie lekarskie po ustaniu zatrudnienia w związku z pracą w narażeniu na pyły zwłókniające płuca | Część C akt osobowych |
149. | Listy płac | Pozostała dokumentacja związana ze stosunkiem pracy |
150. | Ewidencja czasu pracy | Pozostała dokumentacja związana ze stosunkiem pracy |
151. | Zaświadczenie o niekaralności* | Cześć A lub B akt osobowych, w zależności od tego kiedy pracownik przedłożył dokument z uwagi na przepisy szczególny |
152. | Oświadczenie o obywatelstwie* | Cześć A lub B akt osobowych, w zależności od tego kiedy pracownik przedłożył dokument z uwagi na przepisy szczególne |
153. | Lista obecności | Poza |
154. | Harmonogram czasu pracy | Poza |
155. | Protokół powypadkowy/ karta wypadku* | Poza |
156. | Zawiadomienie o podejrzeniu choroby zawodowej* | Poza |
157. | ZUS OSW/ ZUS RIA | Poza |
158. | Pozwolenie typu A na pracę dla cudzoziemca | Część A akt osobowych |
159. | Wezwanie do sądu | Pozostała dokumentacja związana ze stosunkiem pracy |
160. | Zaświadczenie o oddaniu krwi/osocza | Pozostała dokumentacja związana ze stosunkiem pracy |
161. | Wniosek o elastyczną organizację pracy | Część B akt osobowych |
162. | Oświadczenie o warunkach lokalowych i technicznych dot. pracy zdalnej | Część B akt osobowych |
163. | Ocena ryzyka zawodowego | Część B akt osobowych |
164. | Oświadczenie pracownika w zakresie BHP dot. pracy zdalnej | Część B akt osobowych |
165. | Oświadczenie pracownika o zapoznaniu się z procedurami ochrony danych osobowych | Część B akt osobowych |
166. | Wniosek o okazjonalną pracę zdalną | Część B akt osobowych |
167. | Odmowa pracy zdalnej | Część B akt osobowych |
168. | Wniosek o zaprzestanie pracy zdalnej | Część B akt osobowych |
169. | Wniosek o zmianę rodzaju umowy o pracę na umowę o pracę na czas nieokreślony, bardziej przewidywalne i bezpieczne warunki pracy | Część B akt osobowych |
170. | Zgoda pracownika opiekującego się dzieckiem do 4 roku życia na pracę powyżej 8 godzin | Pozostała dokumentacja związana ze stosunkiem pracy |
171. | Zgoda pracownika opiekującego się dzieckiem do 8 roku życia na zatrudnienie w godzinach nadliczbowych, w porze nocnej, w systemie przerywanego czasu pracy, i delegowanie poza stałe miejsce zatrudnienia. | Pozostała dokumentacja związana ze stosunkiem pracy |
172. | Wniosek o zwolnienie na siłę wyższą | Pozostała dokumentacja związana ze stosunkiem pracy |
173. | Wniosek o urlop opiekuńczy | Pozostała dokumentacja związana ze stosunkiem pracy |
174. | Wniosek o wskazanie przyczyny uzasadniającej rozwiązanie umowy o pracę na okres próbny za wypowiedzeniem albo zastosowanie działania mającego skutek równoważny z rozwiązaniem umowy o pracę | Część B akt osobowych |
175. | Odpowiedź na wniosek o wskazanie przyczyny uzasadniającej rozwiązanie umowy o pracę na okres próbny za wypowiedzeniem albo zastosowanie działania mającego skutek równoważny z rozwiązaniem umowy o pracę | Część B akt osobowych |
176. | Wniosek o zmianę rodzaju umowy o pracę na umowę o pracę na czas nieokreślony, bardziej przewidywalne i bezpieczne warunki pracy | Część B akt osobowych |
177. | Informacja o wprowadzeniu kontroli trzeźwości pracowników lub kontroli na obecność w ich organizmach środków działających podobnie do alkoholu, grupie lub grupach pracowników objętych taką kontrolą i sposobie jej przeprowadzania | Część B akt osobowych |
177. | Informacja dotycząca kontroli trzeźwości pracownika przeprowadzonej przez pracodawcę | Cześć E akt osobowych |
178. | Informacja dotycząca badania stanu trzeźwości pracownika przeprowadzonego przez uprawniony or- gan powołany do ochrony porządku publicznego | Cześć E akt osobowych |
179. | Informacja dotycząca przeprowadzonej przez pracodawcę kontroli pracownika na obecność w jego organizmie środków działających podobnie do alkoholu | Część E akt osobowych |
180. | Informacja dotycząca badania pracownika na obecność w jego organizmie środków działających podobnie do alkoholu przeprowadzonego przez uprawniony organ powołany do ochrony porządku publicznego | Część E akt osobowych |
Pozdrawiam, Karolina Niedzielska
https://karolinaniedzielska.pl/produkt/ksiazka-dokumentacja-pracownicza/
Witaj na moim Blogu!
Mam na imię Karolina i pokazuję, że kadry i płace można pokochać!
| Regulamin
Polityka prywatności
Obserwuj mnie!
Właścicielka własnej praktyki prawnej, wykładowczyni na uczelniach wyższych oraz czynny szkoleniowiec.
Przenieś do góry
Logowanie
NOWa platforma
Logowanie
Poprzednia platforma
Logowanie do platformy
Powrót do strony
Specjalista ds. płac edycja XVI
Poprzednia platforma
Dofinansowania z PFRON – 19.05.2024
EDYCJA XVII
Kurs specjalista ds. kadr i płac
Zdobądź kluczowe umiejętności w obszarach takich jak przepisy pracy, rozliczanie wynagrodzeń oraz administrowanie kadrami.
Specjalista ds. kadr
Specjalista ds. płac
Start 20-21.04.2024
Start 8-9.06.2024
Szkolenia jednodniowe
PROGRAM COMARCH OPTIMA 24.05.2024/27.05.2024
Nagranie wyzwania 27-29.02.2024
kursy video
Związki zawodowe w zakładzie pracy 25.05.2024
Restrukturyzacja zatrudnienia - zwolnienia grupowe 26.05.2024
Zarządzanie zasobami ludzkimi w dziale kadr i płac 29-30.06.2024 oraz 06-07.07.2024