Dokumentacja pracownicza- lista kontrolna

Dokumentacja pracownicza jest bardzo rozbudowana. Składa się z akt osobowych (części A, B, C, D i E) oraz pozostałej dokumentacji związanej ze stosunkiem pracy. Nie mniej jednak są dokumenty, które w rozumieniu prawa pracy dokumentami pracowniczymi nie są. Zatem , gdzie jakie dokumenty należy przechowywać – odpowiedzi znajdziesz w poniższej tabeli.

W przyporządkowaniu dokumentu do miejsca jego położenia i archiwizacji będą możliwe trzy odpowiedzi:

1. akta osobowe,
2. pozostała dokumentacja związana ze stosunkiem pracy wyodrębniona na podstawie § 6 rozporządzenia w sprawie dokumentacji pracowniczej,
3. poza dokumentacją pracowniczą.

Może zdarzać się też tak, że niektóre dokumenty będę kwalifikować do dwóch miejsc.

Problematyczne dokumenty omówię osobno pod tabelą.

 

Dokumentacja pracownicza 

L.p.	Dokument	Część akt osobowych/pozostałej dokumentacji
1.	List intencyjny	Poza lub część A*
2.	Przedwstępna umowa o pracę	Poza lub część A *
3.	Umowa o pracę	Część B akt osobowych
4.	Warunki zatrudnienia	Część B akt osobowych
5.	Oświadczenie dot. danych kandydata do pracy	Część A akt osobowych
6.	Oświadczenie dot. danych osobowych pracownika	Część B akt osobowych
7.	Upoważnienie do przetwarzania danych szczególnych kategorii	Część B akt osobowych
8.	Upoważnienie do przyjmowania i weryfikacji zgłoszeń, podejmowania działań następczych oraz przetwarzania danych osobowych osób zgłaszających naruszenia prawa	Część B akt osobowych
9.	PIT-2	Poza*
10.	Cofnięcie PIT-2	Poza*
11.	Oświadczenie dot. ulgi dla seniorów, na powrót, rodzin 4+	Poza*
12.	Cofnięcie ulg dla seniorów, na powrót, rodzin 4+	Poza*
13.	Wniosek o niestosownie kosztów uzyskania przychodu	Poza*
14.	Rezygnacja z kosztów autorskich	Poza*
15.	Rezygnacja z ulgi dla młodych	Poza*
16.	Czasowe powierzenie innej pracy	Część B akt osobowych*
17.	Ewidencja odzieży	Pozostała dokumentacja związana ze stosunkiem pracy
18.	Informacja dla rodziny zmarłego pracownika	Część C akt osobowych
19.	Informacja dla rodziny o odprawie pośmiertnej	Część C akt osobowych
20.	Informacja do komornika o nawiązaniu stosunku pracy	Część B akt osobowych
21.	Informacja do komornika o ustaniu stosunku pracy	Część C akt osobowych
22.	Dokumenty związane z potrąceniami*	Poza
23.	Informacja o przedłużeniu umowy do dnia porodu	Część B akt osobowych
24.	Informacja o stosowaniu monitoringu	Część B akt osobowych
25.	Informacja o udzieleniu urlopów związanych z rodzicielstwem	Część B akt osobowych
26.	Akty urodzenia*	Część B akt osobowych
27.	Akty małżeństwa*	Zakaz pobierania/ do wglądu
28.	Akty zgonu*	Zakaz pobierania/ do wglądu/ część B akt osobowych
29.	Informacja o przekształceniu umowy na czas nieokreślony	Część B akt osobowych
30.	Informacja o przekroczeniu limitu umów na czas określony	Część B akt osobowych
31.	Odwołanie z urlopu bezpłatnego/ wychowawczego	Część B akt osobowych
32.	Oświadczenie o kwarantannie	Poza/ewentualnie pozostała dokumentacja pracownicza
33.	Oświadczenie o opiece	Poza/ewentualnie pozostała dokumentacja pracownicza
34.	Oświadczenie o podwyższonych kosztach uzyskania przychodu	Poza
35.	Oświadczenie o rozliczeniu dochodów z małżonkiem	Poza
36.	Oświadczenie o przekroczeniu podstawy składek emerytalno- rentowych	Poza
37.	Oświadczenie o zapoznaniu się z regulaminami/ zasadami BHP	Część B akt osobowych
38.	Zgoda na przesłanie elektronicznej wersji PIT-11	Poza
39.	Polecenie pracy zdalnej	Część B akt osobowych
40.	Porozumienie w sprawie wykonywania telepracy	Część B akt osobowych
41.	ZUS ZUA, ZUS ZWUA, ZUS RCNA, ZUS ZSWA	Poza
42.	Polecenie wyjazdu służbowego	Poza
43.	Porozumienie zmieniające	Część B akt osobowych
44.	Wypowiedzenie zmieniające przyjęte	Część B akt osobowych
45.	Wypowiedzenie zmieniające odrzucone	Część C akt osobowych
46.	Potwierdzenie zawarcia umowy o pracę	Część B akt osobowych
47.	Przyznanie odprawy	Część C akt osobowych
48.	Rozpatrzenie sprzeciwu od kary porządkowej	Część D akt osobowych
49.	Sprzeciw od kary porządkowej	Część D akt osobowych
50.	Nałożenie kary porządkowej	Część D akt osobowych
51.	Wysłuchanie pracownika przed nałożeniem kary porządkowej	Część D akt osobowych
52.	Karta szkolenia BHP	Część B akt osobowych
53.	Upoważnienie do kontroli L4	Poza
54.	Wniosek o wydanie kopii dokumentacji pracowniczej	Część B lub C akt osobowych
55.	Wniosek o wypłatę wynagrodzenia do rąk własnych	Pozostała dokumentacja związana ze stosunkiem pracy
56.	Zawiadomienie o nagrodzie	Część B akt osobowych
57.	Informacja o zbiegu egzekucji z wynagrodzenia za pracę	Poza
58.	Deklaracja dot. wpłat dodatkowych PPK	Poza
59.	Deklaracja dot. wpłat podstawowych do PPK	Poza
60.	Deklaracja finansowania wpłat do PPK w przypadku przestoju/ niewypłacalności pracodawcy/ przejściowego zaprzestania prowadzenia DG	Poza
61.	Deklaracja rezygnacji z dokonywania wpłat do PPK	Poza
62.	Informacja o możliwości przystąpienia do PPK osób w wieku 55-70 lat	Poza
63.	Informacja o obowiązku złożenia wniosku o wypłatę transferową	Poza
64.	Informacja o wpłatach podstawowych i dodatkowych do PPK	Poza
65.	Oświadczenie pracownika o zawartych umowach o prowadzenie PPK	Poza
66.	Wniosek o dokonywanie wpłat do PPK po rezygnacji	Poza
67.	Wniosek zapisu do PPK osoby w wieku 55-70 lat	Poza
68.	Wniosek o wypłatę transferową	Poza
69.	Wniosek o zawarcie umowy o prowadzenie PPK	Poza
70.	Wniosek o udzielenie czasu wolnego na wyjście prywatne	Pozostała dokumentacja związana ze stosunkiem pracy
71.	Polecenie pełnienia dyżuru	Pozostała dokumentacja związana ze stosunkiem pracy
72.	Polecenie pracy w nadgodzinach	Pozostała dokumentacja związana ze stosunkiem pracy
73.	Porozumienie w sprawie zadaniowego czasu pracy	Pozostała dokumentacja związana ze stosunkiem pracy
74.	Ruchomy czas pracy	Pozostała dokumentacja związana ze stosunkiem pracy
75.	Skrócony system czasu pracy	Pozostała dokumentacja związana ze stosunkiem pracy
76.	System weekendowy	Pozostała dokumentacja związana ze stosunkiem pracy
77.	Wniosek o łączenie przerwy na karmienie	Pozostała dokumentacja związana ze stosunkiem pracy
78.	Wniosek o czas wolny za nadgodziny	Pozostała dokumentacja związana ze stosunkiem pracy
79.	Wniosek o ustalenie indywidualnego rozkładu czasu pracy	Pozostała dokumentacja związana ze stosunkiem pracy
80.	Zgoda na pracę w porze nocnej, w nadgodzinach	Pozostała dokumentacja związana ze stosunkiem pracy
81.	Zwolnienie za pracę w dniu rozkładowo wolnym	Pozostała dokumentacja związana ze stosunkiem pracy
82.	Informacja o rezygnacji z urlopu rodzicielskiego	Część B akt osobowych
83.	Odmowa zgody na prace w trakcie urlopu rodzicielskiego	Część B akt osobowych
84.	Oświadczenie o opiece z art. 188 kp	Część B akt osobowych
85.	Oświadczenie o urlopie wypoczynkowym art. 171 § 3 kp*	Część C akt osobowych
86.	Plan urlopów	Poza
87.	Porozumienie pracodawców w sprawie wykonywania pracy u innego pracodawcy	Część B akt osobowych
88.	Porozumienie trójstronne w sprawie urlopu wypoczynkowego	Część C akt osobowych
89.	Wniosek o dni wolne na poszukiwanie pracy	Część C akt osobowych
90.	Wniosek o obniżenie wymiaru etatu dla osoby uprawnionej do urlopu wychowawczego	Część B akt osobowych
91.	Wniosek o opiekę	Pozostała dokumentacja związana ze stosunkiem pracy
92.	Wniosek o urlop wypoczynkowy	Pozostała dokumentacja związana ze stosunkiem pracy
93.	Wniosek o urlop bezpłatny	Część B akt osobowych
94.	Wniosek o urlop rodzicielski	Część B akt osobowych
95.
96.	Wniosek o urlop macierzyński	Część B akt osobowych
97.	Wniosek o urlop ojcowski	Część B akt osobowych
98.	Wniosek o urlop szkoleniowy*	Pozostała dokumentacja związana ze stosunkiem pracy lub część B
99.	Wniosek o urlop okolicznościowy	Pozostała dokumentacja związana ze stosunkiem pracy
100.	Wniosek o urlop wychowawczy	Część B akt osobowych
101.	Wniosek o wyrażenie zgody na pracę na urlopie rodzicielskim	Część B akt osobowych
102.	Zaświadczenie o utraconych zarobkach	Poza
103.	Zwolnienie z całości lub części dnia*	Pozostała dokumentacja związana ze stosunkiem pracy lub część B
104.	Zwolnienie ze świadczenia pracy z zachowaniem prawa do wynagrodzenia	Część C akt osobowych
105.	Porozumienie o skróceniu okresu wypowiedzenia	Część C akt osobowych
106.	Rozwiazanie umowy z art. 52 kp	Część C akt osobowych
107.	Rozwiązanie umowy z art. 53 kp	Część C akt osobowych
108.	Rozwiazanie umowy z art. 55 kp	Część C akt osobowych
109.	Wniosek o rozwiązanie umowy za porozumieniem stron	Część C akt osobowych
110.	Zgoda/ brak zgody na rozwiazanie umowy z porozumieniem stron	Część C/B akt osobowych
111.	Wypowiedzenie	Część C akt osobowych
112.	Cofnięcie wypowiedzenia/ rozwiązania bez wypowiedzenia*	Część B akt osobowych
113.	Wypowiedzenie/rozwiazanie po cofnięciu*	Część B akt osobowych
114.	Zawiadomienie związków zawodowych o zamiarze wypowiedzenia zmieniającego/ definitywnego	Część B akt osobowych
115.	Wniosek o wyrażenie zgody przez związki zawodowe na wypowiedzenie zmieniające/ definitywne	Część B akt osobowych
116.	Zgoda/ brak zgody związków zawodowych na wypowiedzenie zmieniające/ definitywne	Część B akt osobowych
117.	Świadectwo pracy	Część C akt osobowych
118.	Wniosek o sprostowanie świadectwa pracy	Część C akt osobowych
119.	Sprostowanie świadectwa pracy	Część C akt osobowych
120.	Pozew o uchylenie kary porządkowej	Część D akt osobowych
121.	Pozew o sprostowanie świadectwa pracy	Część C akt osobowych
121.	Pozew- odwołanie od wypowiedzenia/ rozwiązania bez wypowiedzenia	Część C akt osobowych
122.	Oświadczenie o uchyleniu się od skutków oświadczenia woli złożonego pod wpływem błędu	Część B akt osobowych
123.	Informacja o archiwizacji dokumentacji pracowniczej	Część C akt osobowych
124.	Umowa o powierzeniu mienia	Część B akt osobowych
125.	Umowa o zakazie konkurencji w trakcie trwania stosunku pracy	Część B akt osobowych
126.	Umowa o zakazie konkurencji po ustaniu stosunku pracy	Część C akt osobowych
127.	Umowa o podnoszenie kwalifikacji zawodowych	Część B akt osobowych
128.	Dokumenty związane z podnoszeniem kwalifikacji zawodowych	Część B akt osobowych
129.	Skierowanie na badania wstępne	Część A akt osobowych jeśli dotyczy kandydata do pracy, część B akt osobowych jeśli następuje zmiana stanowiska w trakcie zatrudnienia
130.	Skierowanie na badania wstępne/okresowe/kontrolne od innego pracodawcy	Część A akt osobowych
131.	Skierowanie na badania okresowe/kontrolne	Część B akt osobowych
132.	Orzeczenie medycyny pracy	Część A lub B lub C akt osobowych. Miejsce przechowywania orzeczenia zależy tak naprawdę od skierowania. Tam gdzie jest skierowanie tam będzie także orzeczenie.
133.	Świadectwa pracy i dyplomy złożone przed zawarciem umowy o pracę	Część A akt osobowych
134.	Świadectwa pracy i dyplomy złożone po zawarciu umowy o pracę	Część B akt osobowych
135.	CV*	Poza
136.	List motywacyjny*	Poza
137.	Zakres czynności	Część B akt osobowych
138.	Zapoznanie się z oceną ryzyka zawodowego	Część B akt osobowych
139.	Postanowienie sądu o umieszczeniu dziecka w rodzinie zastępczej*	Część B akt osobowych
140.	Decyzja o odroczeniu obowiązku szkolnego dziecka*	Część B akt osobowych
141.	Kopia orzeczenia o niepełnosprawności	Cześć A lub B akt osobowych, w zależności od tego kiedy pracownik przedłożył dokument
142.	Wyrok o pozbawieniu praw rodzicielskich*	Część B akt osobowych
143.	ZUS Z3	Poza
144.	Zaświadczenie lekarskie o niezdolności do pracy	Poza
145.	Protokół kontroli L4	Poza
146.	ZUS ZAS-64 ustalenie okresu zasiłkowego	Poza
147.	Wniosek pracownika o poinformowanie PIP o zatrudnianiu pracowników w porze nocnej	Część B akt osobowych
148.	Skierowanie na badanie lekarskie po ustaniu zatrudnienia w związku z pracą w narażeniu na pyły zwłókniające płuca	Część C akt osobowych
149.	Listy płac	Pozostała dokumentacja związana ze stosunkiem pracy
150.	Ewidencja czasu pracy	Pozostała dokumentacja związana ze stosunkiem pracy
151.	Zaświadczenie o niekaralności*	Cześć A lub B akt osobowych, w zależności od tego kiedy pracownik przedłożył dokument z uwagi na przepisy szczególny
152.	Oświadczenie o obywatelstwie*	Cześć A lub B akt osobowych, w zależności od tego kiedy pracownik przedłożył dokument z uwagi na przepisy szczególne
153.	Lista obecności	Poza
154.	Harmonogram czasu pracy	Poza
155.	Protokół powypadkowy/ karta wypadku*	Poza
156.	Zawiadomienie o podejrzeniu choroby zawodowej*	Poza
157.	ZUS OSW/ ZUS RIA	Poza
158.	Pozwolenie typu A na pracę dla cudzoziemca	Część A akt osobowych
159.	Wezwanie do sądu	Pozostała dokumentacja związana ze stosunkiem pracy
160.	Zaświadczenie o oddaniu krwi/osocza	Pozostała dokumentacja związana ze stosunkiem pracy
161.	Wniosek o elastyczną organizację pracy	Część B akt osobowych
162.	Oświadczenie o warunkach lokalowych i technicznych dot. pracy zdalnej	Część B akt osobowych
163.	Ocena ryzyka zawodowego	Część B akt osobowych
164.	Oświadczenie pracownika w zakresie BHP dot. pracy zdalnej	Część B akt osobowych
165.	Oświadczenie pracownika o zapoznaniu się z procedurami ochrony danych osobowych	Część B akt osobowych
166.	Wniosek o okazjonalną pracę zdalną	Część B akt osobowych
167.	Odmowa pracy zdalnej	Część B akt osobowych
168.	Wniosek o zaprzestanie pracy zdalnej	Część B akt osobowych
169.	Wniosek  o zmianę rodzaju umowy o pracę na umowę o pracę na czas nieokreślony, bardziej przewidywalne i bezpieczne warunki pracy	Część B akt osobowych
170.	Zgoda pracownika opiekującego się dzieckiem do 4 roku życia na pracę powyżej 8 godzin	Pozostała dokumentacja związana ze stosunkiem pracy
171.	Zgoda pracownika opiekującego się dzieckiem do 8 roku życia na zatrudnienie w godzinach nadliczbowych, w porze nocnej, w systemie przerywanego czasu pracy, i delegowanie poza stałe miejsce zatrudnienia.	Pozostała dokumentacja związana ze stosunkiem pracy
172.	Wniosek o zwolnienie na siłę wyższą	Pozostała dokumentacja związana ze stosunkiem pracy
173.	Wniosek o urlop opiekuńczy	Pozostała dokumentacja związana ze stosunkiem pracy
174.	Wniosek o wskazanie przyczyny uzasadniającej rozwiązanie umowy o pracę na okres próbny za wypowiedzeniem albo zastosowanie działania mającego skutek równoważny z rozwiązaniem umowy o pracę	Część B akt osobowych
175.	Odpowiedź na wniosek o wskazanie przyczyny uzasadniającej rozwiązanie umowy o pracę na okres próbny za wypowiedzeniem albo zastosowanie działania mającego skutek równoważny z rozwiązaniem umowy o pracę	Część B akt osobowych
176.	Wniosek  o zmianę rodzaju umowy o pracę na umowę o pracę na czas nieokreślony, bardziej przewidywalne i bezpieczne warunki pracy	Część B akt osobowych
177.	Informacja o wprowadzeniu kontroli trzeźwości pracowników lub kontroli na obecność w ich organizmach środków działających podobnie do alkoholu, grupie lub grupach pracowników objętych taką kontrolą i sposobie jej przeprowadzania	Część B akt osobowych
177.	Informacja dotycząca kontroli trzeźwości pracownika przeprowadzonej przez pracodawcę	Cześć E akt osobowych
178.	Informacja dotycząca badania stanu trzeźwości pracownika przeprowadzonego przez uprawniony or- gan powołany do ochrony porządku publicznego	Cześć E akt osobowych
179.	Informacja dotycząca przeprowadzonej przez pracodawcę kontroli pracownika na obecność w jego organizmie środków działających podobnie do alkoholu	Część E akt osobowych
180.	Informacja dotycząca badania pracownika na obecność w jego organizmie środków działających podobnie do alkoholu przeprowadzonego przez uprawniony organ powołany do ochrony porządku publicznego	Część E akt osobowych

 

• List intencyjny nie jest dokumentem pracowniczym, więc raczej powinien znajdować się poza dokumentacją, jednak nie będzie błędem umieszczenie go w aktach, chyba, że będzie zawierać dane ponadwymiarowe 
• Przedwstępna umowa nie jest dokumentem pracowniczym, więc raczej powinien znajdować się poza dokumentacją, jednak nie będzie błędem umieszczenie go w aktach, chyba, że będzie zawierać dane ponadwymiarowe 
• PIT-2 ani innych dokumentów związanych z podatkami, dokumentów ubezpieczeniowych oraz PPK nie przechowujemy w aktach osobowych ani pod listami płac. Zakaz przechowywania tychże dokumentów wynika z faktu, że zawierają one dane ponadwymiarowe, np. o obywatelstwie i NIP. Są to dane, które nie zostały wymienione w art. 22 (1) § 1 i 3 kp. Dokumenty te winny być przechowywane wraz z dokumentacją rozliczeniową płatnika. Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej w swoim stanowisku z dnia 12 lipca 2019 r. wskazało, że dokumenty te nie są dokumentacją związana ze stosunkiem pracy. Obowiązki te wynikają z innych podstaw prawnych. W tym miejscu należy zwrócić także uwagę, że zarówno dokumenty w zakresie obowiązków ubezpieczeń społecznych, jak i podatkowych należy przechowywać przez okres pięciu lat, a więc krótszy niż przechowywania dokumentacji pracowniczej. Dokumentów tych nie należy także przechowywać w dokumentacji płacowej, albowiem jest ona częścią dokumentacji pracowniczej, zgodnie z dyspozycją art. 94 pkt 9 a w zw. z § 6 pkt 3 rozporządzenia w sprawie dokumentacji pracowniczej. K. Niedzielska, Dokumentacja pracownicza, s. 121.
• Czasowe powierzenie wykonywania innej pracy. Bardzo dużo osób wkłada ten dokument do pozostałej dokumentacji pracowniczej w części dotyczącej ewidencjonowania czasu pracy. Jest to błąd, ponieważ czasowe powierzenie wykonywania pracy jest zmianą warunków pracy w innym trybie, a więc przechowujemy ten dokument w części B akt osobowych zgodnie z  § 3 pkt 1 lit. i Rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej (Dz. U. poz. 2369).
• Dokumenty związane z potrąceniami. Bardzo częstym błędem jest umieszczanie dokumentów związanych z zajęciem wynagrodzenia w części C akt osobowych. W obecnym rozporządzeniu w sprawie dokumentacji pracowniczej w § 3 pkt 3 lit. E wskazano, że przechowujemy w tej części potwierdzenie dokonania czynności związanych z zajęciem wynagrodzenia za pracę w związku z prowadzonym postępowaniem egzekucyjnym. W poprzednim rozporządzeniu (Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika t.j. Dz. U. z 2017 r. poz. 894), § 6 pkt 3 lit. C wskazano jaśniej, że w części przechowuje się: potwierdzenie dokonania czynności związanych z zajęciem wynagrodzenia za pracę w związku z prowadzonym postępowaniem egzekucyjnym (art. 884 § 2 Kodeksu postępowania cywilnego). Przepis art. 884 § 2 kpc stanowi, że w razie rozwiązania stosunku pracy z dłużnikiem dotychczasowy pracodawca czyni wzmiankę o zajęciu należności w wydanym dłużnikowi świadectwie pracy, a jeżeli nowy pracodawca dłużnika jest mu znany, przesyła temu pracodawcy zawiadomienie komornika i dokumenty dotyczące zajęcia wynagrodzenia oraz powiadamia o tym komornika i dłużnika, przeciwko któremu toczy się postępowanie egzekucyjne. Wzmianka w świadectwie pracy powinna zawierać oznaczenie komornika, który zajął należność, oraz numer sprawy egzekucyjnej, jak również wskazać wysokość potrąconych już kwot. Przesłanie zawiadomienia komornika ma skutki zajęcia należności dłużnika u nowego pracodawcy od chwili dojścia zawiadomienia do tego pracodawcy. Tym samym dokumenty dotyczące zajęć przechowujemy w osobnym segregatorze przez okres 3 lat od ustania stosunku pracy. Zaś w aktach osobowych przechowujemy jedynie poinformowanie o nawiązaniu lub ustaniu stosunku pracy z pracownikiem dłużnikiem.
• Akty urodzenia pobieramy jedynie w przypadku uprawnień związanych z rodzicielstwem. Wynika to też z przepisów Rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 8 grudnia 2015 r. w sprawie wniosków dotyczących uprawnień pracowników związanych z rodzicielstwem oraz dokumentów dołączanych do takich wniosków (Dz. U. poz. 2243). Nie można ich pobierać do potwierdzenia prawa do urlopu okolicznościowego. Bardzo dużo osób nie rozróżnia tych sytuacji i uważa, że w ogóle nie można pobierać aktów urodzenia, a jak udokumentować wtedy prawo, np. do długiego urlopu rodzicielskiego? Zgodnie z § 2 w/w rozporządzenia do wniosku o udzielenie pracownicy, bezpośrednio po urlopie macierzyńskim, urlopu rodzicielskiego w pełnym wymiarze dołącza się skrócony odpis aktu urodzenia dziecka (dzieci) lub zagraniczny akt urodzenia dziecka (dzieci) albo kopie tych dokumentów. Zaś zgodnie z § 3 pkt 2 lit. M rozporządzenia w sprawie dokumentacji pracowniczej w części B akt osobowych przechowujemy dokumenty związane z ubieganiem się i korzystaniem przez pracownika z urlopu macierzyńskiego, urlopu na warunkach urlopu macierzyńskiego, urlopu rodzicielskiego, urlopu ojcowskiego lub urlopu wychowawczego. A więc przechowujemy także akty urodzenia.
• Aktu małżeństwa nie można pobierać i przechowywać w dokumentacji pracowniczej. Jedyną okolicznością jaką jest, gdy pracodawca może poprosić o okazanie aktu małżeństwa jest potwierdzenie związku małżeńskiego po śmierci pracownika i wygaśnięciu stosunku pracy w celu wypłaty praw majątkowych, odprawy pośmiertnej oraz wydania świadectwa pracy po zmarłym.
• Aktów zgonu także nie można pobierać i przechowywać w dokumentacji pracowniczej w przypadku ubiegania się przez pracownika o urlop okolicznościowy. Jednakże Rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 8 grudnia 2015 r. w sprawie wniosków dotyczących uprawnień pracowników związanych z rodzicielstwem oraz dokumentów dołączanych do takich wniosków w § 23 pkt 5 lit. A przewiduje, że do wniosku o urlop wychowawczy w wymiarze 36 miesięcy albo o udzielenie części urlopu wychowawczego, której wymiar łącznie z dotychczas wykorzystanym wymiarem urlopu wychowawczego wyniesie 36 miesięcy dołącza się skrócony odpis aktu zgonu drugiego rodzica dziecka, jeśli drugi rodzic nie żyje. Oczywiście ten akt zgonu umieszczamy w części B wraz z wnioskiem o urlop wychowawczy. Kolejną sytuacją, gdy pracodawca będzie żądał przedstawienia aktu zgonu jest śmierć samego pracownika, bowiem musi mieć pewność, że doszło do wygaśnięcia stosunku pracy. Jednak w tym przypadku uważam, że samo sporządzenie notatki służbowej i spisanie numeru akty wystarczy do tego potwierdzenia. 
• Oświadczenie o urlopie wypoczynkowym art. 171 § 3 kp. Dokument ten stwarza w praktyce bardzo wiele problemów. Po pierwsze dużo osób nie wie, że musi go sporządzić. Oświadczenie to lub porozumienie zawiera się w sytuacji, gdy stosunek pracy z pracownikiem ulega rozwiązaniu lub wygaśnięciu a pracodawca nie wypłaci ekwiwalentu za niewykorzystany urlop wypoczynkowy, bowiem strony postanowią, że zostanie on wykorzystany podczas trwania kolejnej umowy. Dokument ten jest umieszczany w części C, a nie w B. Dlaczego? Ponieważ jest bezpośrednio, funkcjonalnie i czasowo związany z ustaniem zatrudnienia. 
• Urlop szkoleniowy, zwolnienie z całości lub części dnia. Dokumenty te są związane z podnoszeniem przez pracownika, które umieszczamy w części B akt osobowych (§ 3 pkt 2 lit. K). Jednak nie uważam, żeby błędem było umieszczanie ich w pozostałej dokumentacji pracowniczej związanej z czasem pracy, bo jednak realnie na rozliczenie tego czasu wpływają. 
• Kolejnymi problematycznymi dokumentami są cofnięcie oświadczeń, które miały zakończyć stosunek pracy, a więc wypowiedzenie umowy o pracę lub rozwiazanie bez wypowiedzenia. Podstawową zasadą jaką można przyjąć jest to, że jeżeli cofnięcie oświadczenia jest skuteczne zarówno cofnięcie jak i samo oświadczenie umieszczamy w części B akt osobowych. Dlaczego? Ponieważ w takim wypadku są to dokumenty, które pojawiły się po prostu w przebiegu zatrudnienia, a do skutecznego ustania zatrudnienia nie doszło. 
• CV i list motywacyjny nie są dokumentami pracowniczymi, więc ich nie umieszczamy w aktach osobowych. Często zawierają także dane ponadwymiarowe.
• Postanowienie sądu o umieszczeniu dziecka w rodzinie zastępczej oraz decyzja o odroczeniu obowiązku szkolnego dziecka są to dokumenty, które przedkłada się wraz z wnioskami o urlopy związane z rodzicielstwem- adopcyjne. 
• Wyrok o pozbawieniu praw rodzicielskich- dokument ten pojawi się w aktach osobowych, gdy pracownik, tak jak w przypadku zgonu drugiego rodzica zawnioskuje o pełny wymiar urlopu wychowawczego, ponieważ drugi rodzic nie ma władzy rodzicielskiej. 
• Zaświadczenie o niekaralności może być włączone do akt osobowych pracownika jedynie w przypadku, gdy przepis szczególny stanowi i wynika z niego na jakim etapie zatrudniania pracownika pracodawca ma prawo lub nawet obowiązek żądać przedłożenia omawianego zaświadczenia. Na przykład: art. 10 ust. 8a Karty Nauczyciela, zgodnie z którym w celu potwierdzenia spełniania warunku, o którym mowa w ust. 5 pkt 4, nauczyciel, przed nawiązaniem stosunku pracy, jest obowiązany przedstawić dyrektorowi szkoły informację z Krajowego Rejestru Karnego, z wyjątkiem przypadku gdy z nauczycielem jest nawiązywany kolejny stosunek pracy w tej samej szkole w ciągu 3 miesięcy od dnia rozwiązania albo wygaśnięcia na podstawie art. 20 ust. 5c poprzedniego stosunku pracy. 
• Oświadczenie o obywatelstwie tak jak w przypadku zaświadczenia o niekaralności musi wynikać wprost z przepisu szczególnego. Na przykład: art. 176 § 1 pkt 1 ustawy z dnia 28 stycznia 2016 r. Prawo o prokuraturze (t.j. Dz. U. z 2022 r. poz. 1247), zgodnie z którym asystentem prokuratora może być osoba, która posiada obywatelstwo polskie i korzysta z pełni praw cywilnych i obywatelskich, a także nie był prawomocnie skazany za umyślne przestępstwo ścigane z oskarżenia publicznego.
• Dokumenty związane z wypadkami przy pracy przechowujemy poza dokumentacją pracowniczą oraz przez okres 10 lat. Wynika to wprost art. 234 § 3 (1) kp: pracodawca jest obowiązany przechowywać protokół ustalenia okoliczności i przyczyn wypadku przy pracy wraz z pozostałą dokumentacją powypadkową przez 10 lat.
• Dokumenty związane z chorobami zawodowymi. Niestety w przypadku tych dokumentów nie ma konkretnego przepisu, jak w przypadku wypadków przy pracy, który stanowiłby przez jak okres należy przechowywać dokumentację. W praktyce przyjmuje się, że należy przechowywać dokumenty przez taki okres jaki został uregulowany w Rozporządzeniu Rady Ministrów z dnia 30 czerwca 2009 r. w sprawie chorób zawodowych (t.j. Dz. U. z 2013 r. poz. 1367 z późn. zm.), w którym wystąpienie udokumentowanych objawów chorobowych upoważnia do rozpoznania choroby zawodowej pomimo wcześniejszego zakończenia pracy w narażeniu zawodowym, np.  Choroby wywołane działaniem promieniowania jonizującego- zaćma popromienna 10 lat. Dlatego też dokumenty te przechowujemy poza dokumentacją pracowniczą. 
• Pozwolenie typu A na pracę dla cudzoziemca. Dokument ten przechowujemy w aktach osobowych. Art. 2 ustawy z dnia 15 czerwca 2012 r. o skutkach powierzania wykonywania pracy cudzoziemcom przebywającym wbrew przepisom na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej (t.j. Dz. U. z 2021 r. poz. 1745), wskazuje, że podmiot powierzający wykonywanie pracy cudzoziemcowi jest obowiązany żądać od cudzoziemca przedstawienia przed rozpoczęciem pracy ważnego dokumentu uprawniającego do pobytu na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej. Następnie zgodnie z art. 3 w/w ustawy podmiot powierzający wykonywanie pracy cudzoziemcowi jest obowiązany do przechowywania przez cały okres wykonywania pracy przez cudzoziemca kopii dokumentu uprawniającego do pobytu, a właściwym miejscem jego przechowywania będą akta osobowe. 

 

Pozdrawiam, Karolina Niedzielska

 

https://karolinaniedzielska.pl/produkt/ksiazka-dokumentacja-pracownicza/