Czy zaświadczenie z KRUS dokumentuje okres wliczany do stażu pracy?

W dniu 1 stycznia weszła w życie nowela kodeksu pracy, czyli ustawa z dnia 26 września 2025 r. o zmianie ustawy – Kodeks pracy oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. poz. 1423). Zgodnie z nowymi przepisami do stażu pracy są zaliczane nowe okresy:

• prowadzenia przez osobę fizyczną pozarolniczej działalności, o której mowa w art. 8 ust. 6 ustawy z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych, oraz okresy pozostawania osobą współpracującą z osobą fizyczną prowadzącą tę działalność, za które zostały opłacone składki na ubezpieczenia emerytalne, rentowe lub wypadkowe.
• pozostawania osobą współpracującą z osobą fizyczną prowadzącą działalności gospodarczej i korzystającą z ulgi na start, za które zostały opłacone składki na ubezpieczenia emerytalne, rentowe lub wypadkowe,
• zawieszenia działalności gospodarczej przez osobę prowadzącą pozarolniczą działalność gospodarczą w celu sprawowania osobistej opieki nad dzieckiem, za który zostały opłacone składki na ubezpieczenia emerytalne i rentowe, 
• sprawowania osobistej opieki nad dzieckiem osoby współpracującej, za który zostały opłacone składki na ubezpieczenia emerytalne i rentowe,
• wykonywania przez osobę fizyczną umowy zlecenia lub innej umowy oświadczenie usług, do której zgodnie z przepisami Kodeksu cywilnego stosuje się przepisy dotyczące zlecenia,
• wykonywania przez osobę fizyczną umowy agencyjnej,
• pozostawania przez osobę fizyczną osobą współpracującą z osobą prowadząca działalność gospodarczą lub wykonująca pracę na podstawie umowy cywilnoprawnej, 
• pozostawania przez osobę fizyczną członkiem rolniczej spółdzielni produkcyjnej,
• pozostawania przez osobę fizyczną członkiem spółdzielni kółek rolniczych.

W związku z powyższą zmianą zaktualizowała się oczywiście dyskusja na temat okresów zaliczalny do stażu pracy, w tym także pracy w gospodarstwie rolnym.

Zazwyczaj, aby wliczyć dany okres do stażu pracy wystarczy go uprawdopodobnić, chyba że przepis stanowi o konieczności udokumentowania okresu zaliczalnego do stażu, od którego zależą uprawnienia pracownicze. Takimi przepisami jest ustawa z dnia 20 lipca 1990 r. o wliczaniu okresów pracy w indywidualnym gospodarstwie rolnym do pracowniczego stażu pracy (Dz. U. Nr 54, poz. 310).

Okresu wliczane do stażu pracy

1. okresy prowadzenia indywidualnego gospodarstwa rolnego lub pracy w takim gospodarstwie, prowadzonym przez współmałżonka;
2. przypadające przed dniem 1 stycznia 1983 r. okresy pracy po ukończeniu 16 roku życia w gospodarstwie rolnym prowadzonym przez rodziców lub teściów, poprzedzające objęcie tego gospodarstwa i rozpoczęcie jego prowadzenia osobiście lub wraz ze współmałżonkiem;
3. przypadające po dniu 31 grudnia 1982 r. okresy pracy w indywidualnym gospodarstwie rolnym w charakterze domownika w rozumieniu przepisów o ubezpieczeniu społecznym rolników indywidualnych i członków ich rodzin.

Zgodnie z art. 2 przytoczonej ustawy okresów tych nie wlicza się do okresu zatrudnienia, od którego zależy nabycie prawa do urlopu wypoczynkowego lub innego świadczenia przysługującego z upływem roku pracy lub okresu krótszego niż jeden rok. Tym samym okresy te wlicza się do uprawnień pracowniczych takich jak ogólny staż pracy oraz urlopowy staż pracy, od którego zależy wymiar tego zwolnienia.

Zgodnie z art. 1 ust. 2 przepisów dotyczących wliczania do stażu pracy wyżej wymienionych nie stosuje się, jeżeli w myśl danego przepisu lub postanowienia do stażu pracy wlicza się tylko okresy zatrudnienia w danym zakładzie pracy, w określonej branży albo okresy pracy na określonych stanowiskach lub pracy wykonywanej w szczególnych warunkach.

Okresy pracy w gospodarstwie rolnym wlicza się jedynie do uprawnień pracowniczych, nie zaś do uprawnień pochodnych, związanych z okresem zatrudnienia. W judykaturze wskazuje się, że okresu pracy w gospodarstwie rolnym nie wlicza się między innymi do okresu uprawniającego do świadczenia przedemerytalnego czy zasiłku dla bezrobotnych (A. Rzetecka-Gil, Ustawa o wliczaniu okresów pracy w indywidualnym gospodarstwie rolnym do pracowniczego stażu pracy. Komentarz, wyd. 2, LEX/el. 2022, art. 1 i przytoczone tam orzecznictwo: [por. cyt. wyrok NSA z dnia 5 września 1995 r., II SA 1906/95; wyrok NSA z dnia 27 października 1998 r., II SA 1278/98, LEX nr 4189; wyrok NSA z dnia 17 lipca 2001 r., II SA 671/01, LEX nr 54539; wyrok NSA z dnia 30 kwietnia 1998 r., II SA 413/98, LEX nr 41856; wyrok SN z dnia 17 listopada 2000 r., III RN 46/00; wyrok NSA z dnia 8 października 2001 r., II SA 928/01).

Wyjątkiem jest jedynie art. 10 ust. 1 ustawy emerytalnej (ustawy dnia 17 grudnia 1998 r. o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych (t.j. Dz. U. z 2024 r. poz. 1631 z późn. zm.), zgodnie z którym przy ustalaniu prawa do emerytury oraz przy obliczaniu jej wysokości uwzględnia się również następujące okresy, traktując je, z zastrzeżeniem art. 56, jak okresy składkowe:

1. okresy ubezpieczenia społecznego rolników, za które opłacono przewidziane w odrębnych przepisach składki,
2. przypadające przed dniem 1 lipca 1977 r. okresy prowadzenia gospodarstwa rolnego po ukończeniu 16 roku życia,
3. przypadające przed dniem 1 stycznia 1983 r. okresy pracy w gospodarstwie rolnym po ukończeniu 16 roku życia,

jeżeli okresy składkowe i nieskładkowe, ustalone na zasadach określonych w art. 5–7 omawianej ustawy, są krótsze od okresu wymaganego do przyznania emerytury, w zakresie niezbędnym do uzupełnienia tego okresu.

Jednak należy zwrócić uwagę, że zakres normatywny tegoż przepisu w porównaniu z przytoczoną ustawą z 1991 roku są dość odmienne i pokrywają się tylko w pewnym zakresie.

Zaświadczenie z gminy

Zgodnie z art. 3 omawianej ustawy na wniosek zainteresowanej osoby właściwy urząd gminy jest obowiązany stwierdzić okresy jej pracy w indywidualnym gospodarstwie rolnym, wydając stosowne zaświadczenie w celu przedłożenia w zakładzie pracy. Procedura wszczynana jest na wniosek osoby uprawnionej. Organ jednostki samorządu terytorialnego w tej materii nie działa z urzędu.

Jeżeli organ nie dysponuje dokumentami uzasadniającymi wydanie zaświadczenia o pracy zainteresowanej osoby w indywidualnym gospodarstwie rolnym, zawiadamia ją o tej okoliczności na piśmie. W tym wypadku okresy pracy w indywidualnym gospodarstwie rolnym mogą być udowodnione zeznaniami co najmniej dwóch świadków zamieszkujących w tym czasie na terenie, na którym jest położone to gospodarstwo rolne. Zeznania mogą zostać odebrane przez pracodawcę lub przez pracownika urzędu gminy. Pracodawca nie może wykluczyć dopuszczonego przez prawo dowodu na wykazanie stażu pracy (Rozstrzygnięcie nadzorcze Wojewody Lubuskiego z 21.06.2023 r., NK-I.4131.62.2023.DDud, Lubus 2023, nr 1751).

Zgodnie z orzecznictwem administracyjnym organ jednostki samorządu terytorialnego nie może odmówić wydania zaświadczenia z uwagi na niemożność stwierdzenia faktu osobistej pracy lub osobistego prowadzenia tego gospodarstwa. Przyjęcie takiego poglądu prowadziłoby do tego, że art. 3 omawianej ustawy stałby się po prostu martwy (Także wyrok WSA w Opolu z 9.09.2009 r., II SA/Op 210/09, LEX nr 635054). Dokumentami potwierdzającymi poszczególne okresy pracy w gospodarstwie rolnym są księgi podatkowe, rejestry gruntów, dokumentacja związana z ubezpieczeniem społecznym, majątkowym, osobowym oraz inne znajdujące się w dyspozycji urzędu (Postanowienie SKO we Wrocławiu z 26.11.2019 r., SKO 4401/97/19, OwSS 2020, nr 1, poz. 47-52). Nie ukrywajmy, że pracownik urzędu gminy nie został upoważniony ani wyposażony w narzędzia do przeprowadzania oględzin, zbierania materiału dowodowego w formie zdjęć, nagrań, dokumentów prywatnych, np. w postaci podpisów na umowach dotyczących zakupu trzody chlewnej albo pokarmu dla niej. Jak wskazało Samorządowe Kolegium Odwoławcze (Postanowienie SKO we Wrocławiu z 26.11.2019 r., SKO 4401/97/19, OwSS 2020, nr 1, poz. 47-52) w przytoczonym postanowieniu, praca w gospodarstwie to nie tylko osobista fizyczna praca w polu, ale także organizowanie pracy, zarządzanie gospodarstwem i decydowanie o rodzaju produkcji. Ponadto praca w gospodarstwie rolnym obejmuje jego prowadzenie, wykonywane na własny rachunek w charakterze właściciela bądź posiadacza w rozumieniu art. 336 kc (Zob. wyrok NSA z 5.10.2001 r., II SA 1858/01, LEX nr 53365).

Organ, prowadząc stosowne ewidencje, posiada wiedzę, które grunty na jego terenie są użytkowane rolniczo. Tym samym organ ma wydać zaświadczenie na podstawie dokumentów znajdujących się u niego. Urząd gminy ma obowiązek przechowywać dokumenty, na podstawie których ma możliwość wywiązania się z obowiązku wydania zaświadczenia osobie zainteresowanej, która złożyła odpowiedni wniosek (Wyrok NSA z 31.05.2010 r., I OSK 1633/09, LEX nr 595243). Dopiero brak tychże dokumentów stanowi przesłankę do subsydiarnego ustalenia pracy w gospodarstwie rolnym, czyli z pośrednictwem świadków. Jednakże urząd gminy jest zobowiązany do szczegółowego i skrupulatnego wyjaśnienia, dlaczego odmówił wydania zaświadczenia zainteresowanemu, na jakich przesłankach i dowodach oparł swoje twierdzenie, które doprowadziło go do takiego, a nie innego rozstrzygnięcia (Wyrok WSA w Łodzi z 28.04.2020 r., III SA/Łd 143/20, LEX nr 2978820). Rozstrzygnięcie o odmowie wydania zaświadczenia następuje w drodze postanowienia, które jest zaskarżalne (dział VII kodeksu postępowania administracyjnego). Przeprowadzenie postępowania subsydiarnego polega na złożeniu zeznań przez co najmniej dwóch świadków w postępowaniu prowadzonym przez organ rentowy lub pracodawcę zainteresowanego (Wyroki NSA: z 19.02.2015 r., I OSK 1773/13; z 10.12.2018 r., I OSK 1477/18, CBOSA).

Zaświadczenia wydanego przez urząd gminy nie można w żadnym wypadku zastępować zaświadczeniem z KRUS wydanym na okoliczność opłacania składek. Dokument ten może być co najwyżej dokumentem pomocniczym.

W przypadku przedłożenia przez pracownika zaświadczenia z gminy pracodawca nie ma podstaw prawnych, aby żądać dodatkowych dokumentów. Nierzadko jestem pytana, i pytania te są dla mnie zaskakujące, czy do zaświadczenia z gminy należy dołączyć jeszcze zeznania świadków albo jakieś wypisy z ksiąg meldunkowych bądź akty notarialne lub inne dodatkowe dokumenty. Odpowiedź brzmi: oczywiście, że nie. Jeśli zostało przedłożone zaświadczenie z gminy, to pracodawca winien je uwzględnić. Natomiast jeśli ma wątpliwości co do jego prawdziwości, to może zgłosić możliwość popełnienia przestępstwa, jeśli wątpliwości są uzasadnione. Pracodawca nie może odmówić zaliczenia do stażu pracy prowadzenia gospodarstwa rolnego bądź pracy w gospodarstwie rolnym, jeśli zostało to w należyty sposób udokumentowane, albowiem takie zaświadczenie jest dokumentem urzędowym. Odmienna jest sytuacja, gdy z przepisów wewnątrzzakładowych wynika, że pracodawca do jakichś wewnętrznych uprawnień nie uwzględnia innych okresów wliczanych do stażu pracy aniżeli okres wykonywania pracy albo okres pracy, ale tylko w tym zakładzie pracy (Por. uchwała SN z 4.11.1992 r., I PZP 61/92, OSNC 1993, nr 4, poz. 61).

Pozdrawiam, Karolina Niedzielska