Skoro umowa na zastępstwo jest zawierana w celu zastępstwa nieobecnego pracownika to nasuwa się pytanie czy w umowie tej należy podać dane identyfikujące osoby zastępowanej? Pytanie to jest bardzo trafne, ponieważ umowa ta w oderwaniu od absencji konkretnego pracownika po prostu nie istnieje. Przesłanką jej zawarcia stanowi art. 25 (1) § 4 pkt 1 kp i nie przewiduje się od tychże postanowień żadnych wyjątków. W konsekwencji tego można wskazać, że umowa ta ogranicza swobodę kontraktowania, ale jest to uzasadnione po prostu celowością jej istnienia w stosunkach pracy. Ma to swój określony cel, aby po prostu pracownik wykonujący pracę na zastępstwo nie pracował za tzw. martwą duszę. Takie sytuacje często zdarzają się w oświacie. Nauczyciel zatrudniany jest w każdym kolejnym roku szkolnym na zastępstwo za innego nauczyciela. W jednym roku za nauczyciela języka polskiego, w kolejnym matematyki etc. Czasami dochodzi do takiej sytuacji, że po latach szafowania stanowiskami nauczycieli, których zastępuje pracownik okazuje się, że nie ma już żadnej osoby nieobecnej. Tym samym nauczyciel pracujący na zastępstwo pracuje za nikogo, za martwą duszę, co jest niedopuszczalne.
Umowa na zastępstwo po prostu w oderwaniu od nieobecności zastępowanego nauczyciela nie istnieje. W związku z możliwością nadużycia prawa przez pracodawcę nasuwa się pytanie czy w umowie o pracę zawartej na zastępstwo powinno się wskazać dane nauczyciela, który jest nieobecny. W tym zakresie można znaleźć sprzeczne stanowiska. Prezes UODO, który jest następcą GIODO wskazał: „(…) Zgodnie z art. 6 ust. 1 ogólnego rozporządzenia o ochronie danych (RODO) przetwarzanie danych osobowych jest zgodne z prawem, jeżeli osoba, której dane dotyczą, wyraziła na to zgodę lub gdy ich przetwarzanie jest niezbędne do: wykonania umowy, której stroną jest ta osoba, wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na administratorze, ochrony żywotnych interesów osoby, której dane dotyczą, lub innej osoby fizycznej, wykonania zadania realizowanego w interesie publicznym lub w ramach sprawowania władzy publicznej powierzonej administratorowi, celów wynikających z prawnie uzasadnionych interesów realizowanych przez administratora lub przez stronę trzecią. Wskazać należy, że art. 29 § 1 (1) Kodeksu pracy nie wymienia imienia i nazwiska pracownika zastępowanego jako elementu niezbędnego dla ważności umowy, jego podanie nie będzie więc wynikało ani z obowiązku prawnego, ani z innych przesłanek wskazanych w ww. art. 6 ust. 1 RODO. W ocenie Prezesa UODO każde przetwarzanie danych osobowych musi być zgodne z zasadami określonymi w art. 5 ust. 1 RODO, w szczególności z zasadą minimalizacji danych (art. 5 ust. 1 lit. c rozporządzenia 2016/679), w związku z czym podawanie imienia i nazwiska osoby zastępowanej nie znajduje uzasadnienia z punktu widzenia ochrony danych osobowych”. (https://praca.gazetaprawna.pl/artykuly/1494182,uodo-nazwisko-nieobecnego-pracownika-w-umowie-na-zastepstwo.html, dostęp: 19.03.2022 r.)
Jest to stanowisko, które stoi w jawnej sprzeczności z wcześniejszymi poglądami organów (zostały one wskazane powyżej). Często jest ono opierane na wyroku TSUE z 24 czerwca 2010 r. (Sprawa C-98/09 Francesci Sorge przeciwko Poste Italiane SpA, gdzie Trybunał Sprawiedliwości UE wskazał, że umowa na zastępstwo może ograniczać się jedynie do przyczyny zawarcia umowy i nie musi zawierać nazwiska zastępowanego. Jednak ja stoję na stanowisku, że w Polsce brak wskazania konkretnej osoby, która jest zastępowana daje asumpt do nadużyć ze strony pracodawcy, co miało miejsce wielokrotnie właśnie w oświacie a wskazanie danych ponadwymiarowych można w sposób racjonalny i logiczny uzasadnić w razie kontroli. Jedną z naczelnych zasad RODO jest zasada rozliczalności, a więc administrator danych (pracodawca) ma obowiązek rozliczyć się z przetwarzanych przez niego danych zgodnie z zasadą celowości. Celem przetwarzania danych ponadwymiarowych w postaci danych osobowych pracownika zastępowanego będzie maksymalizacja ochrony pracowników oraz zapewnienie prawidłowości zawierania umów o pracę na zastępstwo zgodnie z ich pierwotnym celem, czyli zastępstwem nieobecnego pracownika w trakcie jego absencji. Tym samym pracodawca może po prostu powołać się na zasadę praworządności swoich działań, a co za tym idzie rozliczyć się z danych, które nie wynikają wprost z przepisów kodeksu pracy. Oczywiście nic nie stoi na przeszkodzie, aby pracodawca dostosował się do obecnych stanowisk urzędowych. W takim wypadku w praktyce zaleca się, aby wskazano w umowie na zastępstwo dane pozwalające w sposób pośredni zidentyfikować za jaką osobę nieobecną pracownik został zatrudniony, np. poprzez wskazanie stanowiska i/ lub działu, w którym wystąpiła absencja.
GIODO wcześniej wskazywał: „(…) Pracodawca jako administrator danych powinien wykazać się podstawą przetwarzania danych osobowych, w tym przypadku chodzi o wskazanie w umowie o pracę danych osobowych osoby zastępowanej. Biorąc pod uwagę, że administratorem danych jest pracodawca, opisywaną kwestię rozpatrywać należy w kontekście przepisów kodeksu pracy, który ma pierwszeństwo stosowania. Ustawę o ochronie danych osobowych stosuje się bowiem jedynie w zakresie nieuregulowanym w kodeksie pracy. Ten zaś w sposób ogólny określa, że „umowę o pracę zawiera się na czas nieokreślony, na czas określony lub na czas wykonania określonej pracy. Jeżeli zachodzi konieczność zastępstwa pracownika w czasie jego usprawiedliwionej nieobecności w pracy, pracodawca może w tym celu zatrudnić innego pracownika na podstawie umowy o pracę na czas określony, obejmujący czas tej nieobecności”. Wynika z tego, że ustawodawca pozostawił pracodawcy (czyli administratorowi danych) możliwość kształtowania umowy o pracę w dowolny sposób (poza niezbędnymi elementami wskazanymi w art. 29 k.p.). Gdy podaje dane osobowe osoby zastępowanej, powinien wskazać konieczność/niezbędność podania tych danych. Ponadto zauważyć należy, że takie rozstrzygnięcia nie pozostają w kompetencji GIODO. Potwierdził to Naczelny Sąd Administracyjny w wyroku z 2 marca 2001 r. (II SA 401/00). Wskazał w nim m.in., że: „(…) generalny inspektor (…) nie jest organem kontrolującym ani nadzorującym prawidłowość stosowania prawa materialnego i prawa procesowego w sprawach należących do właściwości innych organów, służb czy sądów, których orzeczenia podlegają ocenom w toku instancji czy w inny sposób określony odpowiednimi procedurami”.Pismo z dnia 9.02.2010 r., wydane przez: Generalny Inspektor Ochrony Danych Osobowych, Wpisywanie danych nieobecnego pracownika w umowie na zastępstwo, Rzeczposp. DF 2010, nr 40, str. 3.
Pozdrawiam, Karolina Niedzielska
