Kwestię planu urlopowego reguluje art. 163 kp. Zgodnie z tym przepisem urlopy powinny być udzielane zgodnie z planem urlopów. Plan urlopów ustala pracodawca, biorąc pod uwagę wnioski pracowników i konieczność zapewnienia normalnego toku pracy. Planem urlopów nie obejmuje się części urlopu udzielanego pracownikowi zgodnie z art. 167 (2) kp.
Bardzo często pojawia się pytanie: czy plan urlopów jest obowiązkowy, czy istnieją możliwości ustawowego lub fakultatywnego zwolnienia z jego tworzenia? Odpowiedź na to pytanie znajdziemy w tym samym przepisie, czyli w art. 163 § 1 (1) kp, który stanowi, że pracodawca nie ustala planu urlopów, jeżeli zakładowa organizacja związkowa wyraziła na to zgodę; dotyczy to także pracodawcy, u którego nie działa zakładowa organizacja związkowa. W takich przypadkach pracodawca ustala termin urlopu po porozumieniu z pracownikiem.
Analizując przepisy dotyczące planu urlopów, chciałabym podkreślić, że dokument ten może okazać się „niekorzystny”. Już wyjaśniam, o co mi chodzi. Mianowicie: plan urlopowy jest co do zasady wiążący dla obu stron, a ewentualna jego zmiana wymaga zgody drugiej strony. Wynika to z brzmienia kolejnego przepisu, czyli art. 164 kp. Zgodnie z nim przesunięcie terminu urlopu może nastąpić na wniosek pracownika umotywowany ważnymi przyczynami. Zaś § 2 stanowi, że przesunięcie terminu urlopu jest także dopuszczalne z powodu szczególnych potrzeb pracodawcy, jeżeli nieobecność pracownika spowodowałaby poważne zakłócenia toku pracy. Niestety, ale bardzo często zdarza się, że pracodawcy kurczowo trzymają się planu urlopowego, nie uwzględniając w nim żadnych zmian, o które wnioskują pracownicy. Dlatego też wskazałam, że ten dokument może być niebezpieczny – z uwagi na to, że do zmiany terminu urlopu mogą pracownika zmusić okoliczności prywatne, np. zmiana terminu wycieczki, nagła sytuacja rodzinna.
W literaturze przedmiotu wskazuje się, że plan urlopowy ma charakter konstytutywny (E. Wichrowska-Janikowska, Plan urlopów, „Praca i Zabezpieczenie Społeczne” 1999, nr 1, s. 30), co oznacza, że po prostu kreuje rzeczywistość prawną w zakładzie pracy.
W przypadku gdy w zakładzie pracy jest ustalony plan urlopów, zwolnienia udziela się zgodnie z nim, bez konieczności uprzedniego złożenia przez pracownika wniosku. Jednak nie da się ukryć, że u wielu pracodawców wnioskowanie o urlop odbywa się dwa razy: pierwszy raz przy ustalaniu planu urlopów, a drugi raz przed samym urlopem ze względu na wymóg złożenia wniosku urlopowego. Nie jest to błąd, ale dla udzielenia urlopu jest irrelewantne, albowiem plan urlopowy jest wiążący. Tym samym, odnosząc się też do tego, co wskazano wcześniej, plan urlopowy ma charakter konstytutywny, zaś ewentualne złożenie wniosku o urlop wypoczynkowy będzie miało najzwyczajniej w świecie charakter deklaratoryjny.
Plan urlopowy – pomimo że w szerokim ujęciu jest dokumentem pracowniczym, ponieważ określa prawa i obowiązki stron stosunku pracy – nie będzie przechowywany w aktach osobowych pracownika, o ile pracodawca pobiera dodatkowo wnioski. Plan urlopowy może być zbiorczy, po drugie nie jest obowiązkowy ani indywidualny. W pozostałej zaś dokumentacji pracowniczej związanej ze stosunkiem pracy będą przechowywane same wnioski. Tym samym plan urlopowy, w takim wypadku, winien być przechowywany w osobnych segregatorach przez okres 3 lat. W tym miejscu muszę zwrócić uwagę na jeden ważny szczegół. Mianowicie jeśli pracodawca praktykuje udzielanie urlopu wypoczynkowego na podstawie jedynie planu, bez konieczności składania każdorazowo przez pracownika osobnego wniosku o udzielenie urlopu, to w takim wypadku w pozostałej dokumentacji będzie musiał być umieszczony plan urlopowy, zgodnie z dyspozycją § 6 pkt 2 rozporządzenia w sprawie dokumentacji pracowniczej. Przepis ten stanowi, że pracodawca prowadzi oddzielnie dla każdego pracownika dokumentację w sprawach związanych ze stosunkiem pracy obejmującą między innymi dokumenty związane z ubieganiem się o urlop wypoczynkowy i korzystaniem z niego. W związku z tym plan ten powinien być indywidualny, a nie zbiorczy.
