Przepisy dotyczące sporządzania i wydawania kopii dokumentacji pracowniczej obowiązują od 1 stycznia 2019 roku. A więc już ponad 2 lata. Zauważyłam, że wiele kadrowców, księgowych i pracodawców do tej pory nie zna tychże przepisów. Taki stan rzeczy napawa dużym niepokojem, albowiem kadrowiec który przestaje się uczyć i kształcić w zakresie prawa pracy, po prostu przestaje być kadrowcem. Zawód ten, tak samo jak zawód księgowego wiąże się z konieczność samokształcenia, doskonalenia, uczestnictwa w szkoleniach tematycznych.
Tym samym odpowiadając na zadane pytanie: Odpis czy kopia świadectwa pracy? Oczywiście kopia.
7 września 2019 r. utracił moc § 6 Rozporządzenia w sprawie świadectwa pracy, który stanowił, że kopię świadectwa pracy przechowuje się w aktach osobowych pracownika; w uzasadnionych przypadkach pracodawca wydaje odpis tego świadectwa pracy pracownikowi albo osobie upoważnionej lub w przypadku śmierci pracownika – członkom rodziny.
Skoro przepis już nie obowiązuje, a więc w obecnym Rozporządzeniu nie istnieje, nie można sporządzać i wydawać odpisów świadectw pracy, nawet tych które zostały sporządzone przed datą uchylenia. Zawsze należy stosować obowiązujące prawo w chwili działania , chyba że przepisy przejściowe stanowią, co innego- w tym wypadku nie ma to miejsca.
A więc w przypadku, gdy pracownik lub były pracownik złoży wniosek o wydanie odpisu należy sporządzić i wydać kopię świadectwa pracy.
Art. 94 (12). Pracodawca wydaje kopię całości lub części dokumentacji pracowniczej na wniosek:
- 1) pracownika lub byłego pracownika albo
- 2) osób, o których mowa w art. 94 (9) § 3, w przypadku śmierci pracownika lub byłego pracownika
– złożony w postaci papierowej lub elektronicznej.
Zgodnie z § 18 ust. 1 pkt 1 Rozporządzenia w sprawie dokumentacji pracowniczej w przypadku gdy dokumentacja pracownicza jest przechowywana przez pracodawcę w postaci papierowej, a zazwyczaj tak jest, pracodawca wydaje kopię części dokumentacji pracowniczej- świadectwa pracy w postaci papierowej, opatrzoną podpisem pracodawcy lub osoby upoważnionej przez pracodawcę potwierdzającym zgodność kopii z dokumentacją pracowniczą (nie za zgodność z oryginałem). Tym samym po prostu należy skserować świadectwo pracy zalegające w aktach osobowych. Nie da się ukryć, że jest to po prostu ułatwienie pracy kadrowcom.
Pracodawca wydaje pracownikowi lub byłemu pracownikowi albo osobie uprawnionej, kopię części dokumentacji pracowniczej – świadectwa pracy nie później niż w terminie 30 dni od dnia otrzymania wniosku. Wniosek włącza się do części C akt osobowych pracownika.
Karolina Niedzielska
