Urlop wypoczynkowy jak każde inne roszczenie materialne ze stosunku pracy zgodnie z dyspozycją art. 291 kodeksu pracy przedawnia się po upływie trzech lat od dnia wymagalności. W przypadku urlopu wypoczynkowego pojawia się problem jak ustalić dzień wymagalności, a co za tym idzie jak ustalić moment rozpoczęcia trzy letniego biegu okresu przedawnienia. Zasady te wyjaśnię w niniejszym wpisie.
Z dniem 1 stycznia roku następnego po roku, w którym pracownik nabył prawo do urlopu wypoczynkowego niewykorzystany urlop staje się urlopem zaległym. Urlopu niewykorzystanego należy pracownikowi udzieli najpóźniej do dnia 30 września następnego roku kalendarzowego. Tym samym dniem wymagalności świadczenia jest dzień 1 października.
Prawo do urlopu wypoczynkowego przedawnia się wraz z upływem 3 lat (chyba, że jest udzielony urlop wychowawczy) od dnia następującego po dniu wymagalności, czyli 30 września.
Przykład:
Pracownik nabył prawo do urlopu wypoczynkowego 1 stycznia 2024 r. Jego urlop, jeśli go nie wykorzysta, przedawni się 1 października 2028 r.
Istnieją jednak ustawowe wyjątki, gdzie okres przedawnienia nie rozpocznie się, a rozpoczęty ulegnie zawieszeniu. Pierwszym z nich przeszkoda, gdy z powodu siły wyższej uprawniony nie może dochodzić przysługujących mu roszczeń przed właściwym organem powołanym do rozstrzygania sporów (art. 293 kp). Jaskrawym przykładem takiej sytuacji jest np. powódź tysiąclecia w 1997 r., gdzie we Wrocławiu był zalany między innymi sąd. Nie było możliwości wnieść pozwu, a tym samym przerwać biegu przedawnienia przez czynność prawną. Drugim przepisem, który stanowi o tym, że okres przedawnienia nie rozpoczyna się, a rozpoczęty ulega zawieszeniu jest korzystanie z urlopu wychowawczego. Zgodnie bowiem z art. 293 (1) kp bieg przedawnienia roszczenia o urlop wypoczynkowy nie rozpoczyna się, a rozpoczęty ulega zawieszeniu na czas korzystania z urlopu wychowawczego. W obu przypadkach bieg przedawnienia rozpocznie się albo odwiesi po ustaniu przyczyny opisanej w przepisach.
Pojawia się też odwieczne pytanie czy pracodawca może zmusić pracownika do wykorzystania zaległego urlopu wypoczynkowego? Z czego to wynika? Pracodawca ma obowiązek udzielić urlopu zaległego do 30 września, a jednocześnie na gruncie legislacyjnym nie otrzymał narzędzi prawnych, aby móc to wyegzekwować. W zagadnieniu urlopu zaległego jest pewna luka prawna, bowiem pracodawca ma obowiązek udzielić go do określonego terminu jednak nie ma narzędzi prawnych na gruncie prawa, aby zmusić pracownika do wybrania tego urlopu. W praktyce stosowany jest wyrok SN: Pracodawca może wysłać pracownika na zaległy urlop, nawet gdy ten nie wyraża na to zgody (wyrok SN z 24.01.2006 r., I PK 124/05, OSNP 2006, nr 23-24, poz. 354).
W przypadku zaległego urlopu wypoczynkowego w pierwszej kolejności pracownik powinien go wykorzystywać. Oczywiście podlega on wszystkim innym zasadom jak urlop bieżący. Ustala się go proporcjonalnie do wymiaru etatu, udziela się w dniach, a rozlicza w godzinach, za niewykorzystany, a nieprzedawniony jeśli stosunek pracy się kończy należy wypłacić ekwiwalent za niewykorzystany urlop. Informacji o zaległym urlopie nie wpisujemy w treść świadectwa pracy, chyba że pracownik tego zażąda to należy to uczynić w informacjach uzupełniających. Urlop ten można przenieść na kolejną umowę.
Pozdrawiam, Karolina Niedzielska
