Dokumentacja, którą pracodawca gromadzi w ramach zatrudniania i jego przebiegu wbrew pozorom nie jest jednolita. Nie wszystkie dokumenty, które w trakcie zatrudnienia się pojawiają wchodzą w skład szeroko rozumianej dokumentacji pracowniczej. W przypadku, gdy dokumenty nie będą miały swojego miejsca przechowywania w ramach prowadzonej dokumentacji pracowniczej ich okres archiwizacji nie będzie wynosił 10 lub 50 lat i będzie od tych okresów niezależny.
W niniejszym wpisie omówię dokumenty podatkowe, dokumenty ubezpieczeniowe oraz z zakresu Pracowniczych Planów Kapitałowych (PPK).
Dokumenty podatkowe i ubezpieczeniowe
Dokumenty podatkowe – a więc oświadczenia i wnioski mające wpływ na obliczenie wysokości zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych lub innych obowiązków podatników lub płatników podatku – nie stanowią dokumentacji pracowniczej, należy je zatem przechowywać w osobnych zbiorach również z uwagi na okres ich przechowywania, który jest wprost skorelowany z okresem przedawnienia obowiązków podatkowych. Dokumenty te winny być przechowywane wraz z dokumentacją rozliczeniową płatnika (stanowisko Ministerstwa Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 12 lipca 2019 r., M. Mędrala, Monitor prawa pracy i ubezpieczeń społecznych, 5 (365) maj 2020, s. 72). Obowiązki te wynikają z innych podstaw prawnych. W tym miejscu należy zwrócić także uwagę, że zarówno dokumenty w zakresie obowiązków ubezpieczeń społecznych, jak i podatkowych należy przechowywać przez okres pięciu lat, a więc krótszy niż przechowywania dokumentacji pracowniczej (art. 36 ust. 8 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych z dnia 13 października 1998 r., (t.j. Dz.U. 2020, poz. 266, ze zm.), art. 70 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (t.j. Dz. U. z 2020 r. poz. 1325 ze zm.). Dokumentów tych nie należy także przechowywać w dokumentacji płacowej, albowiem jest ona częścią dokumentacji pracowniczej, zgodnie z dyspozycją art. 94 pkt 9 a w zw. z § 6 pkt 3 rozporządzenia w sprawie dokumentacji pracowniczej (K. Niedzielska, Dokumentacja pracownicza, Toruń 2023, s. 123).
Dokumenty związane z PPK
W 2019 r. pojawiła się w stosunkach zatrudnienia nowa instytucja, czyli Pracownicze Plany Kapitałowe. W ramach PPK podmiot zatrudniający, w tym pracodawca gromadzi szereg dokumentów. W związku z tymi dokumentami rodzi się pytanie, gdzie przechowujemy dokumenty związane z PPK. Na pewno nie w dokumentacji pracowniczej. Ani w aktach osobowych, ani tym bardziej w pozostałej dokumentacji w dziale płace. Przechowujemy dokumenty w osobnych zbiorach przez okres 5 lat. Dlaczego? Po pierwsze dokumenty związane z PPK nie są dokumentami pracowniczymi, tak samo jak wnioski i oświadczenia podatkowe oraz dokumenty ubezpieczenia społecznego. Po drugie, skoro nie są to dokumenty pracownicze to nie obowiązuje okres ich przechowywania 10 lat albo 50. Zatem skąd się wziął okres 5 lat? Tak samo jak przypadku podatków i składek, okres przedawnienia roszczeń z tytułu wpłat do PPK wynosi 5 lat i taki jest okres przechowywania tychże dokumentów (art. 29 ust. 2 ustawy o PPK).
Książka Dokumentacja pracownicza
Pozdrawiam, Karolina Niedzielska
