Zmiana w terminie wypłaty ekwiwalentu za niewykorzystany urlop i inne planowane zmiany w kp

W dniu 29 lipca 2025 r Rada Ministrów przyjęła projekt ustawy o zmianie ustawy – Kodeks pracy oraz ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych. Jest to jedna z ustaw z tzw. pakietu deregulacyjnego, który został przedłożony przez Ministerstwo Pracy, Rodziny i Polityki Społecznej. Jakie zmiany Nas czekają? Opisze je w niniejszym wpis.

Nowy termin wypłaty ekwiwalentu za niewykorzystany urlop

Obecnie ekwiwalent za niewykorzystany urlop wypoczynkowy pracodawca zobowiązany jest wypłacić w dniu ustania zatrudnienia, nawet jeśli pracownik korzysta w tym dniu ze zwolnienia lekarskiego (Pismo z dnia 18 listopada 2010 r., wydane przez: Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej, SPS-023-19252/10, Stanowisko MPiPS w sprawie przepisów dotyczących wypłacania przez pracodawców ekwiwalentu za niewykorzystany urlop w czasie przebywa- nia pracownika na zwolnieniu lekarskim). Jak wskazywałam w swojej książce Urlopy i inne zwolnienia od pracy, Toruń 2025, s. 199: Termin ten wzbudza nie- mało kontrowersji, ponieważ nie wynika wprost z przepisów, lecz z ich wykładni. Skoro w dniu ustania zatrudnienia aktualizują się wszelkie uprawnienia pracownika, a także obowiązki pracodawcy, świadczenie związane z ustaniem stosunku pracy stają się wymagalne, to w praktyce oznacza, że w dniu wymagalności świadczenia należy je wypłacić. Analogicznie dzieje się w przypadku odpraw i odszkodowań (por. wyrok SN z 9.04.1998 r., I PKN 508/97, OSNP 1999, nr 8, poz. 267.). Tym samym wypłacenie ekwiwalentu w termi- nie płatności wynagrodzenia po prostu wygeneruje konieczność wypłaty dodatkowo odsetek za zwłokę.

Projekt zakłada dodanie § 4 do art. 85 następującej treści: § 4. Pracodawca dokonuje wypłaty ekwiwalentu pieniężnego w terminie wypłatywynagrodzenia ustalonym zgodnie z art. 85. Tym samym termin wypłaty ekwiwalentu za niewykorzystany urlop wypoczynkowy byłby zbieżny z terminem wypłaty wynagrodzenia, co zapewne ułatwiłoby pracę w działach kadrowo – płacowych.

Przykład – stan obecny: Z pracownikiem rozwiązano umowę za wypowiedzeniem w dniu 31 lipca. Wynagradzany jest on 10 każdego miesiąca. Obecnie w 31 lipca należy wypłacić ekwiwalent za niewykorzystany urlop wypoczynkowy, a 10 sierpnia wynagrodzenie za pracę wykonaną za lipiec. Przykład – planowane zmiany: Z pracownikiem rozwiązano umowę za wypowiedzeniem w dniu 31 lipca. Wynagradzany jest on 10 każdego miesiąca. W dniu 10 sierpnia otrzyma on wynagrodzenie za pracę wykonaną w lipcu oraz ekwiwalent za niewykorzystany urlop wypoczynkowy.

Zmiany w formie składanych wniosków pracowniczych

Ustawodawca na gruncie tejże ustawy nowelizującej odchodzi od wymogu składania wniosków w formie pisemnej, co w obecnych czasach jest niezwykle uciążliwe. Wynika to z faktu, że z zgodnie z art. 78 § 1v kodeksu cywilnego  do zachowania pisemnej formy czynności prawnej wystarcza złożenie własnoręcznego podpisu na dokumencie obejmującym treść oświadczenia woli. Nawet skan takiego własnoręcznego podpisu nie jest w praktyce dochowaniem formy pisemnej (zob. K. Niedzielska, Zatrudnianie i zwalnianie pracowników, Toruń 2024, s. 282 i przytoczony tam wyrok SN). Jedyną formą równowrzędną formie pisemnej jest kwalifikowany podpis. Bowiem zgodnie z art. 78 (1) kc Do zachowania elektronicznej formy czynności prawnej wystarcza złożenie oświadczenia woli w postaci elektronicznej i opatrzenie go kwalifikowanym podpisem elektronicznym. Oświadczenie woli złożone w formie elektronicznej jest równoważne z oświadczeniem woli złożonym w formie pisemnej. Nie ukrywajmy jednak, że pracownicy raczej rzadko dysponują podpisem kwalifikowanym.

Projekt zakłada zmianę formy z pisemnej, na postać papierową lub elektroniczną poniższych dokumentów, wniosków i oświadczeń:

• informacja o celu, zakresie oraz sposobie zastosowania monitoringu,
• informacja o przewidywanym terminie przejścia zakładu pracy w trybie art. 23 (1) kp,
• zawiadomienie organizacji związkowej o zamiarze wypowiedzenia pracownikowi umowy o pracę zawartej na czas określony lub umowy o pracę zawartej na czas nieokreślony oraz odpowiedź udzieloną przez organizację związkową zawierająca umotywowane zastrzeżenia,
• rozkład czasu pracy,
• wniosek pracownik o zastosowanie ruchomego rozkładu czasu pracy,
• wniosek pracownika o zastosowanie wobec niego indywidualnego rozkładu czasu pracy,
• wniosek pracownik o zastosowanie systemu skróconego tygodnia pracy,
• wniosek pracownik o zastosowanie systemu weekendowego,
• wniosek o wyjście prywatne,
• wniosek o udzielenie czasu wolnego w trybie 1:1 za pracę w nadgodzinach,
• wniosek pracownika o poinformowanie właściwego okręgowego inspektora pracy o zatrudnianiu pracowników pracujących w nocy,
• wniosek o urlop bezpłatny,
• wniosek o urlop bezpłatny w celu wykonywania pracy u innego pracodawcy – leasing pracowniczy,
• potwierdzenie zapoznania się pracownika z przepisami oraz zasadami bezpieczeństwa i higieny pracy.

Zmiany w ustawie o Zakładowym Funduszu Świadczeń Socjalnych

Planowane zmiany dotknęłyby także ustawę o ZFŚS, gdzie wprowadzono by poniższe postanowienia:

• w art. 4 ust. 3 otrzymuje brzmienie:„3. Jeżeli u pracodawcy, o którym mowa w ust. 2, nie działa zakładowa organizacja związkowa, postanowienia regulaminu wynagradzania w sprawie wysokości odpisu na Fundusz lub nietworzenia Funduszu wymagają uzgodnienia z pracownikami wybranymi przez załogę do reprezentowania jej interesów.”;  
• w art. 8 ust. 2 zdanie drugie otrzymuje brzmienie:
  „Pracodawca, u którego nie działa zakładowa organizacja związkowa, uzgadniaregulamin z pracownikami wybranymi przez załogę do reprezentowania jej interesów, o których mowa w art. 4 ust. 3.”

W praktyce oznacza to, że w przypadku, gdy u pracodawcy nie działa organizacja związkowa winien on będzie do przeprowadzenia uzgodnień w zakresie nietworzenia funduszu, wysokości odpisu oraz treści regulaminu ZFŚS ustalać z przedstawicielami załogo, a więc co najmniej z dwoma pracownikami. Obecnie w art. 8 ust. 2 ustawy o zfśs mowa jest tylko o jednym przedstawicielu, ponieważ przepis ten stanowi: Pracodawca, u którego nie działa zakładowa organizacja związkowa, uzgadnia regulamin z pracownikiem wybranym przez załogę do reprezentowania jej interesów.

Termin wejścia w życie przepisów

Zgodnie z art. 3 ustawy nowelizującej kodeks pracy ustawa miałaby wejść w życie po upływie 14 dni od dnia ogłoszenia.

Pozdrawiam, Karolina Niedzielska