Czy pracownik może zapłacić karę za niepodjęcie pracy? Sąd Najwyższy o przedwstępnej umowie o pracę

Czy pracodawca może zabezpieczyć się na wypadek, gdy kandydat podpisze przedwstępną umowę o pracę, a następnie – mimo wcześniejszych ustaleń – nie pojawi się w pracy?

A co, jeżeli strony przewidziały w takiej umowie karę umowną za niepodjęcie zatrudnienia?

To problem, który ma ogromne znaczenie praktyczne, szczególnie przy rekrutacji specjalistów, kadry zarządzającej czy pracowników, na których zatrudnienie pracodawca czeka kilka tygodni lub miesięcy.

Do tej kwestii odniósł się Sąd Najwyższy w postanowieniu z 3 sierpnia 2026 r., I PUNP 6/26, LEX nr 4140390.

Sprawa jest tym ciekawsza, że dotyka dwóch pozornie sprzecznych wartości: z jednej strony swobody wyboru pracy, a z drugiej – odpowiedzialności za zobowiązania, które kandydat dobrowolnie przyjął jeszcze przed rozpoczęciem zatrudnienia.

Przedwstępna umowa o pracę

Przyszły pracownik i pracodawca często mają wątpliwości co do tego, czy dojdzie pomiędzy nimi do zawarcia stosunku pracy. Przyszły pracownik nierzadko obawia się, czy jeśli zwolni się z dotychczasowej pracy, to nowy pracodawca będzie na niego czekać. Nie da się ukryć, że takie obawy są jak najbardziej uzasadnione. Obecnie ludzie mają problem z lojalnością kontaktową w trakcie trwania jakiejkolwiek umowy, np. umowy przedwstępnej sprzedaży nieruchomości za kilka milionów złotych. Dlatego nie dziwię się, że pracownicy chcą uzyskać jakieś zapewnienie zatrudnienia w przyszłości, aby nie zostać z niczym. Natomiast przyszły pracodawca zazwyczaj obawia się wcześniejszego zamknięcia kosztownej rekrutacji i następnej rezygnacji potencjalnego kandydata z pracy, co będzie kumulowało koszty po jego stronie. Tym samym pojawia się potrzeba zawarcia umowy przedwstępnej, ponieważ strony przyszłej umowy przyrzeczonej nie są jeszcze gotowe jej zawrzeć wskutek przeszkód natury faktycznej lub prawnej ( Por. G. Karaszewski [w:] Kodeks cywilny. Komentarz aktualizowany, red. J. Ciszewski, P. Nazaruk, LEX/el. 2022, art. 389, https://sip.lex.pl/#/commentary/587858158/679697/ciszewski-jerzy-red-nazaruk-piotr-red-kodeks-cywilny-komentarz-aktualizowany?cm=URELATIONS). Takimi przeszkodami będą np. długi okres wypowiedzenia, przebywanie poza granicami kraju, obowiązywanie zakazu konkurencji (zakaz konkurencji nie obejmuje czynienia przygotowań do wejścia w nowy stosunek pracy i zawierania w tym zakresie przedwstępnej umowy o pracę lub listu intencyjnego). Przedwstępne umowy o pracę cieszą się coraz większą popularnością w obrocie prawnym. Interesują się nimi zarówno przyszli pracodawcy, jak i pracownicy ( J. Masłowski, Umowa przedwstępna na gruncie prawa pracy, ABC, https://sip.lex.pl/#/publication/469846709/maslowski-jaroslaw-umowa-przedwstepna-na-gruncie-prawa-pracy?keyword=przedwst%C4%99pna%20umowa%20o%20prac%C4%99&cm=SREST).

Bardzo długo zarówno w doktrynie, jak i orzecznictwie toczyła się żywa dyskusja nad tym, czy przyszłe strony stosunku pracy, przyszły pracownik i pracodawca mogą zawrzeć umowę przedwstępną. Dyskusja ta zrodziła się na gruncie braku regulacji zawartych w Kodeksie pracy, które taką możliwość by dopuszczały ( M. Tomaszewska [w:] Kodeks pracy. Komentarz…, s. 287 i przytoczone tam orzeczenia sądowe). Umowę przedwstępną można zawrzeć wskutek treści art. 300 kp, który w sprawach nieuregulowanych odsyła do postanowień Kodeksu cywilnego, oczywiście jeśli zasady prawa pracy nie sprzeciwiają się temu. Umowa przedwstępna niejako pełni funkcję gwarancyjną, a więc przyszły pracodawca i pracownik pisemnie przyrzekają sobie, że w określonym terminie zawrą umowę o pracę określonego rodzaju i określonej treści. Zgodnie z art. 389 § 1 kc umowa, przez którą jedna ze stron lub obie zobowiązują się do zawarcia oznaczonej umowy (umowa przedwstępna), ma określać istotne postanowienia umowy przyrzeczonej, czyli przyszłej umowy o pracę. Przedwstępna umowa o pracę powinna zatem zawierać:

– strony umowy przyrzeczonej: dane pracownika i dane pracodawcy; 

– termin zawarcia umowy o pracę, przy czym nie określono konieczności wskazywania dnia rozpoczęcia pracy;

– rodzaj umowy o pracę;

– stanowisko i rodzaj pracy; 

– wymiar etatu;

– wynagrodzenie ( Także J. Żołyński, Zawarcie przedwstępnej umowy o pracę, https://sip.lex.pl/#/procedure/1610616568). 

Powyżej wskazałam, że przedwstępna umowa o pracę powinna zawierać termin zawarcia umowy przyrzeczonej – umowy o pracę. Stoję na stanowisku, że element ten powinien zostać określony pomimo treści art. 389 § 2 kc z uwagi na nierówność stron stosunku pracy, jednak to pracodawca zawsze jest stroną silniejszą z uwagi na zaplecze techniczno-merytoryczne, które posiada, np. wykwalifikowaną kadrę HR, pracowników zajmujących się kadrami i płacami. Brak terminu może stanowić impuls do nadużyć ze strony przyszłego pracodawcy ( Por. wyrok SN z dnia 14 grudnia 1972 r., III CRN 331/72, OSPiKA 1973, nr 10, poz. 195; wyrok SN z dnia 6 lipca 1963 r., III CR 161/63, OSNC 1964, nr 7–8, poz. 152). Ponadto wprowadza brak pewności obrotu prawnego, szczególnie w zakresie terminu wymagalności. Zgodnie z ww. przepisem, jeżeli termin, w ciągu którego ma być zawarta umowa przyrzeczona, nie został oznaczony, powinna ona być zawarta w odpowiednim terminie wyznaczonym przez stronę uprawnioną do żądania zawarcia umowy przyrzeczonej. Jeżeli obie strony są uprawnione do żądania zawarcia umowy przyrzeczonej i każda z nich wyznaczyła inny termin, strony wiąże termin wyznaczony przez stronę, która wcześniej złożyła stosowne oświadczenie. Jeżeli w ciągu roku od dnia zawarcia umowy przedwstępnej nie wyznaczono terminu zawarcia umowy przyrzeczonej, nie można żądać jej zawarcia. 

W przypadku, gdy któraś ze stron uchylałaby się przed zawarciem przyrzeczonej umowy o pracę, musi liczyć się z konsekwencjami. Z art. 390 § 1 kc wynika, że jeżeli strona zobowiązana do zawarcia umowy przyrzeczonej uchyla się od jej zawarcia, druga strona może żądać naprawienia szkody, którą poniosła przez to, że liczyła na zawarcie umowy przyrzeczonej. Strony mogą w umowie przedwstępnej odmiennie określić zakres odszkodowania, ale nie mogą go wyłączyć.

Oprócz odszkodowania strona, która liczyła na zawarcie umowy o pracę, może przeciwko drugiej stronie wytoczyć powództwo o zawarcie przyrzeczonej umowy o pracę. Jest to spór dotyczący nawiązania stosunku pracy, a więc rozstrzygnięcie sprawy będzie należało do właściwości rzeczowej sądu pracy (sąd rejonowy – właściwy wydział pracy),  Postanowienie SN z dnia 2 października 1975 r., I PRN 21/75, OSPiKA 1976, nr 9.

Roszczenia z umowy przedwstępnej przedawniają się z upływem roku od dnia, w którym umowa przyrzeczona miała być zawarta. Jeżeli sąd oddali żądanie zawarcia umowy przyrzeczonej, roszczenia z umowy przedwstępnej przedawniają się z upływem roku od dnia, w którym orzeczenie stało się prawomocne (art. 390 § 3 kc).

Umowa przedwstępna jest umową wynikającą z regulacji przepisów Kodeksu cywilnego. Dlatego też w jej końcowych postanowieniach można znaleźć takie stwierdzenia, jak: 

– w sprawach nieuregulowanych stosuje się przepisy Kodeksu cywilnego;

– zmiana umowy wymaga formy pisemnej pod rygorem nieważności;

– w razie sporu sądowego sądem miejscowo i rzeczowo właściwym będzie sąd zamieszkania przyszłego pracownika;

– umowę sporządzono w 2 jednobrzmiących egzemplarzach, po jednym dla każdej ze stron.

Tych stwierdzeń nie stosujemy w postanowieniach umów o pracę. 

Czy kandydat może po prostu zmienić zdanie?

Prawo pracy opiera się na zasadzie dobrowolności zatrudnienia. Zgodnie z art. 11 Kodeksu pracy: „Nawiązanie stosunku pracy oraz ustalenie warunków pracy i płacy, bez względu na podstawę prawną tego stosunku, wymaga zgodnego oświadczenia woli pracodawcy i pracownika.” Dodatkowo art. 65 ust. 1 Konstytucji RP gwarantuje każdemu wolność wyboru i wykonywania zawodu oraz wyboru miejsca pracy. Nie można więc skutecznie „zmusić” człowieka do świadczenia pracy na rzecz konkretnego pracodawcy. Ale czy oznacza to jednocześnie, że wcześniejsze zobowiązanie do zawarcia umowy nie może rodzić żadnych konsekwencji finansowych?

I właśnie tutaj zaczyna się najciekawsza część omawianej sprawy.

Kandydat zobowiązał się do podjęcia pracy. Przewidziano karę umowną

Sprawa rozpatrywana przez Sąd Najwyższy dotyczyła sporu pomiędzy spółką a osobą, która wcześniej zawarła przedwstępną umowę o pracę. W umowie przewidziano karę umowną na wypadek niepodjęcia pracy na podstawie umowy przyrzeczonej. Do zatrudnienia ostatecznie nie doszło.

Pracodawca wystąpił więc przeciwko niedoszłemu pracownikowi z roszczeniem o zapłatę kary umownej.

Sąd Okręgowy w Opolu wyrokiem z 29 października 2024 r. zmienił wcześniejsze rozstrzygnięcie w ten sposób, że obniżył zasądzoną karę umowną z 18 000 zł do 9 000 zł. Pozwany nie zgadzał się jednak z takim rozstrzygnięciem.

Główny argument pracownika: taka kara powinna być nieważna

Argumentacja pozwanego była bardzo interesująca. Twierdził on, że kara umowna jest instytucją charakterystyczną dla prawa cywilnego i nie powinna być stosowana wobec pracownika w przedwstępnej umowie o pracę.

Według niego możliwość obciążenia przyszłego pracownika karą za niepodjęcie zatrudnienia pozostawała w sprzeczności przede wszystkim z:

• art. 11 Kodeksu pracy, czyli zasadą dobrowolności nawiązania stosunku pracy,
• art. 65 ust. 1 Konstytucji RP, gwarantującym wolność wyboru i wykonywania zawodu oraz wyboru miejsca pracy,
• zasadami prawa pracy, które ograniczają możliwość stosowania przepisów prawa cywilnego wobec pracownika.

Innymi słowy, argument sprowadzał się do następującego pytania:

Skoro człowiek ma prawo swobodnie zdecydować, czy chce pracować u danego pracodawcy, to czy można go finansowo „ukarać” za to, że ostatecznie tej pracy nie podejmie?

Sąd Najwyższy nie podzielił tej argumentacji

W postanowieniu z 3 sierpnia 2026 r., I PUNP 6/26, Sąd Najwyższy nie doprowadził do podważenia prawomocnego rozstrzygnięcia, na podstawie którego niedoszły pracownik został obciążony karą umowną. Nie można bowiem automatycznie przyjmować, że każde postanowienie przewidujące konsekwencje finansowe za niewykonanie przedwstępnej umowy o pracę jest nieważne tylko dlatego, że dotyczy przyszłego pracownika.

Trzeba rozróżnić dwie rzeczy. Czym innym jest bowiem zmuszanie człowieka do wykonywania pracy, a czym innym odpowiedzialność za zobowiązanie, które wcześniej dobrowolnie na siebie przyjął.

Zgodnie z łacińską paremią: pacta sunt servanda, co oznacza, że umów należy dotrzymywać. Niedoszły pracownik przyjął na siebie jednak zobowiązanie cywilnoprawne.

Problematyka kadry umownej w przedwstępnej umowie o pracę

Zgodnie z art. 483 kc można zastrzec w umowie, że naprawienie szkody wynikłej z niewykonania lub nienależytego wykonania zobowiązania niepieniężnego nastąpi przez zapłatę określonej sumy (kara umowna).

Oczywiście warto pamiętać, ze kara umowna nie powinna być zbyt wygórowana, a dostosowana do okoliczności faktycznych danej sprawy. Jeśli zatem umawiamy się z kandydatem do pracy na przyszłe wynagrodzenie 10.000 zł brutto, to kara umowna nie powinna wynosić 50 lub 100 tysięcy złotych.

Natomiast w sytuacji, gdy sprawa trafi do sądu, tak jak sprawa, którą przytoczyłam powyżej, zbyt wygórowana kara umowna powinna podlegać miarkowaniu.

Pamiętaj, że przed zawarciem przedwstępnej umowy o pracę należy wykonać badania wstępne. Więcej na ten temat dowiesz się z wpisu: https://karolinaniedzielska.pl/badania-wstepne-przed-zawarciem-przedwstepnej-umowy-o-prace/

Pozdrawiam, Karolina Niedzielska