Czym jest lista obecności?
Czy lista obecności jest częścią dokumentacji pracowniczej?
Czy lista obecności może być prowadzono zamiast ewidencji czasu pracy?
Te i inne pytania pojawiają się coraz częściej w związku nowymi regulacjami dotyczącymi dokumentacji pracowniczej.
Na wielu blogach i forach można znaleźć takie stwierdzenie, że lista obecności jestem dokumentem zawierającym godziny rozpoczęcia i zakończenia pracy przez określonego pracownika oraz stanowi dowód świadczenia przez niego pracy w określonym dniu i w określonych godzinach.
Jednakże dokumentem potwierdzającym pracę w danych godzinach, w danym dniu jest EWIDENCJA PRACY. Lista obecności jest jedynie zwyczajowo przyjętą formą potwierdzania przybycia do pracy u danego pracodawcy przez pracownika.
Pracodawca w terminie 7 dni od dnia zatrudnienia nowego pracownika jest obowiązany poinformować o zwyczajowo przyjętym potwierdzaniu przybycia i obecności w pracy. Jednakże lista obecności nie jest obowiązkowa. Przyjmuje się, ze w mniejszych zakładach wystarczy przywitać się z przełożonym, zgłosić się do działu kadr w celu potwierdzenia swojego przybycia.
Lista obecności zazwyczaj wykładana jest w miejscu ogólnodostępnym dla pracowników, w celu potwierdzania ich przybycia do pracy, własnoręcznym podpisem.
Pamiętaj!
W liście obecności nie podajemy podstaw absencji pracownika z uwagi na ochronę danych osobowych. Nie zaznaczamy symbolami takimi jak: CH, UW, UŻ, UO, OP, absencji pracownika.
Dokumentem potwierdzającym pracę w określonych godzinach, wyjścia prywatne, pracę w godzinach nadliczbowych jest ewidencja pracownicza, która winna być prowadzono dla każdego pracownika osobno i archiwizowana w pozostałej dokumentacji związanej ze stosunkiem pracy. Należy pamiętać, że ewidencji czasu pracy nie podpisuje tak jak listy pracownik, ale jedynie osoba działająca w imieniu pracodawcy lub sam pracodawca.
W związku z tym, że lista obecności nie jest obowiązkowa, ani nie jest elementem dokumentacji pracowniczej, to gdzie należy ją przechowywać oraz przez jaki czas?
Przede wszystkim nie można listy obecności archiwizować w aktach osobowych ani w pozostałej dokumentacji pracowniczej związanej ze stosunkiem pracy. Tym samym listy obecności należy archiwizować osobno, przez okres 3 lat, albowiem po takim okresie przedawniają się roszczenia materialne wynikające ze stosunku pracy.
Szukasz inspiracji, pomocy oraz refleksji w kadrach i płacach oraz HR i zarządzaniu zasobami ludzkimi.
Wejdź na fanpage.
https://www.facebook.com/eduniedzielska/
Karolina Niedzielska
