Wliczanie premii uznaniowej do podstawy chorobowego i wynagrodzenia urlopowego –  praktyczne problemy

W praktyce kadrowo – płacowej dużym problemem okazuje się być uwzględnianie w podstawie zasiłkowej i urlopowej premii uznaniowej. Wynika to z faktu, że po pierwsze ten składnik wynagrodzenia jest uznaniowy,  a nie roszczeniowy, a po wtóre ustalanie tychże podstaw wynika z różnych ustaw, które w rożny sposób regulują to zagadnienie. W niniejszym wpisie postaram się wyjaśnić te zasady, zwrócić uwagę na rozbieżności i usystematyzować problematykę w przystępnej oraz przejrzystej formie.

Ustalenie podstawy wymiaru zasiłku

Premia uznaniowa wchodzi do wymiaru zasiłku chorobowego, albowiem w okresie niezdolności do pracy i w okresie innych nieobecności nie jest wypłacana, z uwagi na to, że  pracownik nie świadczy pracy i najzwyczajniej w świecie nie ma czym się wykazać przed pracodawcą, który premiuje nadzwyczajne osiągnięcia w pracy, a nie poza pracą. Raczej mało prawdopodobne byłoby założenie, że pracodawca przyznaje taką premię w okresie nieobecności, chyba że sama nieobecność przez pracodawcę byłaby premiowana, co jest po prostu nielogiczne.  Ponadto zgodnie z art. 41 ust. 1 ustawy zasiłkowej w podstawie zasiłkowej uwzględnia się składniki wynagrodzenia, do których w myśl przepisów płacowych pracownik nie zachowuje prawa za okresy pobierania tych świadczeń i nie są one wypłacane za te okresy

Natomiast w jakiej wysokości zostanie uwzględniona premia uznaniowa w podstawie zasiłkowej zależne jest od tego w jakim czasie jest wypłacana.

Premię uznaniową uwzględniamy w postawie chorobowej w kwocie faktycznie wypłaconej, bez uzupełnienia, albowiem taka premia z uwagi na jej uznaniowość nie jest pomniejszana za okresy nieobecności, bo nie jest roszczeniowa.

Składniki przysługujące za okresy miesięczne

Jeśli premia uznaniowa jest składnikiem miesięcznym to wchodzi do podstawy wymiaru zasiłku chorobowego w kwocie wypłaconej pracownikowi za miesiące kalendarzowe, które są uwzględniane w podstawie wymiaru zasiłku.

Składniki przysługujące za okresy kwartalne

Jeśli premia wypłacana jest w ujęciu kwartalnym to jest wliczana do przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia przyjmowanego do ustalenia podstawy wymiaru zasiłku chorobowego w wysokości stanowiącej 1/12 kwot wypłaconych pracownikowi za cztery kwartały poprzedzające miesiąc, w którym powstała niezdolność do pracy.

Składniki przysługujące za okresy roczne

Natomiast jeśli pracownik uzyskuje premię uznaniową, ale wypłacaną jako premię roczną to wlicza się ją do podstawy wymiaru zasiłku chorobowego w wysokości stanowiącej 1/12 kwoty wypłaconej pracownikowi za rok poprzedzający miesiąc, w którym powstała niezdolność do pracy.

Ustalenie podstawy wynagrodzenia urlopowego

Co do zasady do podstawy wynagrodzenia urlopowego wchodzą wynagrodzenie oraz jego składniki, w tym także te zmienne. Należy także pamiętać, że ustalenie podstawy urlopowej znacznie różni się od ustalania podstawy chorobowej, albowiem są to różne przepisy, pochodzące z różnych gałęzi prawa, czyli prawa pracy i prawa ubezpieczeń społecznych.

W podstawie urlopowej nie uwzględniamy:

1. jednorazowych lub nieperiodycznych wypłat za spełnienie określonego zadania lub za osiągnięcie;
2. wynagrodzenia za czas gotowości do pracy oraz za czas niezawinionego przestoju;
3. gratyfikacji (nagród) jubileuszowych;
4. wynagrodzenia za czas urlopu wypoczynkowego, a także za czas innej usprawiedliwionej nieobecności w pracy;
5. ekwiwalentu pieniężnego za urlop wypoczynkowy;
6. dodatkowego wynagrodzenia radcy prawnego z tytułu zastępstwa sądowego;
7. wynagrodzenia za czas niezdolności do pracy wskutek choroby lub odosobnienia w związku z chorobą zakaźną;
8. nagród z zakładowego funduszu nagród, należności przysługujących z tytułu udziału w zysku lub w nadwyżce bilansowej;
9. odpraw emerytalnych lub rentowych albo innych odpraw pieniężnych;
10. wynagrodzenia i odszkodowania przysługującego w razie rozwiązania stosunku pracy;
11. premii uznaniowych i innych składników uznaniowych,
12. świadczeń niewynikających ze stosunku pracy, np. wynagrodzenia z zawartej z pracodawcą lub na jego rzecz umowy cywilnoprawnej (wyrok SN z 4.03.2008 r., II PK 183/07, LEX nr 459310);
13. wyrównania – uzupełnienia wynagrodzenia do wysokości minimalnego wynagrodzenia za pracę.

Problematycznym składnikiem w zakresie ustalania wynagrodzenia urlopowego jest tzw. premia uznaniowa, która nie ma charakteru roszczeniowego, nie stanowi składnika wynagrodzenia za pracę i wobec tego nie mieści się w pojęciu wynagrodzenia urlopowego (wyrok SN z dnia 20 lipca 2000 r., I PKN 17/00, OSNP 2002, nr 3, poz. 77; wyrok SN z dnia 21 stycznia 2015 r., II PK 56/14, LEX nr 1656489.). Natomiast jeśli premia, pomimo swojej nazwy „uznaniowa” w przepisach wewnątrzzakładowych, jest stałym elementem wynagrodzenia pracownika, powinna zostać wliczona do podstawy wynagrodzenia urlopowego. W przypadku gdy jest wypłacana stale i w tej samej wysokości, wliczamy ją do podstawy wynagrodzenia urlopowego w miesiącu urlopu pracownika. Gdy premia miała charakter roszczeniowy i jednocześnie była zmiennym składnikiem wynagrodzenia, to w podstawie wynagrodzenia za urlop powinna być uwzględniona w łącznej wysokości wypłaconej pracownikowi w okresie 3 miesięcy kalendarzowych poprzedzających miesiąc rozpoczęcia urlopu. W razie znacznych różnic w wysokości tego składnika wynagrodzenia w poszczególnych miesiącach okres ten można wydłużyć, jednak zgodnie z przepisami nie więcej niż o 12 miesięcy.

W praktyce oznacza to, że premie regulaminowe mające charakter roszczeniowy będą wchodzić do podstawy urlopowej – w przeciwieństwie do premii uznaniowych.

Analizując temat premii, należy także sięgnąć do tematyki nagród i odpowiedzieć na pytanie: czy nagrody wszelkiego rodzaju będą wchodziły do podstawy wynagrodzenia urlopowego? Zgodnie z utrwalonym orzecznictwem sądowym nagroda (art. 105 kp) jest wynagrodzeniem (…), co oznacza, że także do nagrody jako świadczenia przyznawanego pracownikowi na podstawie uznania pracodawcy mają zastosowanie reguły jednakowego wynagrodzenia za jednakową pracę lub pracę o jednakowej wartości (art. 18 (3c) § 1 kp) (wyrok SN z 21.01.2011 r., II PK 169/10, OSNP 2012, nr 7–8, poz. 86). Jednak należy zauważyć, że nagroda w kontekście prawa do wynagrodzenia jest traktowana na równi z wynagrodzeniem za pracę, co więcej – jest traktowana jako świadczenie roszczeniowe. Niemniej jednak w kontekście ustalania podstawy wynagrodzenia urlopowego nie będzie traktowana na równi z wynagrodzeniem za pracę i nie będzie wchodzić do podstawy.

Więcej na temat urlopów,  a także wynagrodzenia urlopowego dowiesz się na XIX edycji szkolenia Specjalista ds. kadr i płac które rozpoczyna się już 26 lipca 2025 https://karolinaniedzielska.pl/xix-kurs-specjalista-ds-kadr-i-plac, możesz też wziąć udział w bezpłatnym minikursie https://karolinaniedzielska.pl/bezplatny-minikurs realizowanym w formule otwartej dla wszystkich osób, które chcą dowiedzieć się więcej o kadrach i placach.

Pozdrawiam, Karolina Niedzielska