Tematyka urlopu wypoczynkowego jest trudna i skomplikowana. W codziennej pracy pracowników zajmujących się kadrami spędza im sen z powiek. Jednak nie ukrywam, że problemy te wynikają z nieusystematyzowanej wiedzy i błędów powielanych od X lat, które są czerpane z forów, grup internetowych / facebookowych,. Najczęstszym takim błędem jest przeliczanie wymiaru urlopu niepełnoetatowca na dni i rozkład czasu pracy. Przykład: czy wymiar urlopu niepełnoetatowca wynosi 10 dni po 6 h? Rozkład czasu pracy nie ma dla ustalenia wymiaru urlopu najmniejszego znaczenia.
Pracownik zatrudniony w niepełnym wymiarze etatu ma prawo do urlopu wypoczynkowego. Wymiar ten jest ustalany w stosunku do wymiaru etatu (art. 154 § 2 kp).
Nabywanie prawa do urlopu wypoczynkowego niepełnoetatowca
Zdarza się w praktyce, i jest to nierzadka sytuacja, gdy pracownik zatrudniony na niepełny wymiar etatu jest zatrudniony po raz pierwszy w życiu, co oznacza, że dopiero zaczyna nabywać prawo do urlopu wypoczynkowego. Nabywanie prawa do urlopu wypoczynkowego następuje do takiego wymiaru jaki wynika z wymiaru etatu. Tym samym nie mamy tutaj klasycznego nabywania prawa do 1/12 z 20 dni, a więc do 1,66 dnia.
W pierwszej kolejności należy ustalić ile pracownikowi przysługuje urlopu w zależności od wymiaru etatu, a następnie ustalić ile nabywa prawa do urlopu po przepracowania pełnego miesiąca.
Przykład: Pracownik został zatrudniony po raz pierwszy w życiu w dnu 1 września 2020 r., na okres próbny wynoszący 3 miesiące.
Jego wymiar etatu to 1/5.
W celu obliczenia części wymiaru urlopu, do której prawo będzie nabywać pracownik należy:
1) Obliczyć wymiar urlopu w stosunku do wymiaru etatu:
20 x 1/5 = 4 dni
2) Obliczyć proporcjonalnie część nabywanego urlopu 1/12 x 4 dni = 0,33 dnia
Urlop wypoczynkowy niepełnoetatowca
Zgodnie z art. 153 § 2 kp z każdym kolejnym 1 stycznia lat następnych po roku nabycia prawa do urlopu pracownikowi przysługuje urlop wypoczynkowy w pełnym wymiarze uzależnionym od urlopowego stażu pracy, czyli 20 lub 26 dni. Natomiast w przypadku pracowników zatrudnionych w niepełnym etacie należy ten wymiar ustalić proporcjonalnie do wymiaru etatu. Uwaga! Tutaj nie ma znaczenia rozkład czasu pracy pracownika, czyli to ile godzin pracuje w danym dniu.
Właśnie tutaj zdarza się ten podstawowy błąd, o którym wspominałam wcześniej, że wielu kadrowców przelicza urlop na dni i uwzględnia ile pracownik ma w te dni pracować. Jest to duży błąd, bo harmonogram czasu pracy pracownika wcale nie musi być równomierny i co wtedy?
Należy także pamietać, aby nie mylić przelicznika, że 1 dzień równa się 8 godzinom. Ten przelicznik jest potrzebny do ustalania wymiaru urlopu a nie do jego rozliczania.
Kadrowiec musi wiedzieć, że nabycie, wymiar i rozliczenie urlopu wypoczynkowego to trzy różne pojęcia, których nie można mylić.
Przykład: Pracownik jest zatrudniony w wymiarze etatu 1/4, ma prawo do 20 dni urlopu wypoczynkowego.
20 x 1/4= 5 dni x 8h= 40 h
Przykład: Pracownik jest zatrudniony w wymiarze etatu 3/5, ma prawo do 26 dni urlopu wypoczynkowego.
26 x 3/5= 15,6= 16 dni x 8h= 128 h
Pamiętaj! Dla obliczeń nie ma znaczenia ile dni w tygodniu albo ile godzin w dniu rozkładowym pracuje pracownik! Ilość dni i godzin do przepracowania ma dopiero znaczenie przy udzielaniu, następnie rozliczaniu urlopu wypoczynkowego.
Udzielanie i rozliczanie urlopu wypoczynkowego niepełnoetatowca
Złotą zasadą urlopów jest to, że są one udzielane w dniach i rozliczane w godzinach. Inaczej ujmując pracownik składa wniosek o urlop wypoczynkowy w dniach, a to pracodawca rękami kadrowca go rozlicza. Zatem jak należy rozliczyć udzielenie urlopu wypoczynkowego dla niepełnoetatowca? Zasada jest jedna i prosta, należy ściągnąć tyle urlopu ile pracownik miał zaplanowanego czasu do przepracowania w danym dniu. I tutaj właśnie nie ma zasady, ze 1 dzień = 8 godzinom, ponieważ jeśli niepełnoetatowiec będzie miał do przepracowania 2 godziny, a ściągniemy mu 8 godzin to bezprawnie obniżmy jego wymiar urlopu wypoczynkowe (za to jest kara do 30 tysięcy zł). Natomiast jeśli pracownik będzie miał do przepracowania, np. 16 godzin a ściągniemy mu 8 godzin to wtedy stratny będzie pracodawca. Akurat to już nie jest zabronione przez prawo. Jednak nie wszyscy pracodawcy dają coś więcej od siebie.
Przykład: Pracownik jest zatrudniony w wymiarze etatu 1/2, ma prawo do 20 dni urlopu wypoczynkowego. Pracownik pracuje w poniedziałek 6 h, we wtorek 8 h, w środę 6 h. Złożył wniosek o urlop wypoczynkowy na wtorek i środę. (tym samym nie można powiedzieć, że pracownik ma urlop 20 dni po 4 godziny – to błąd!!!).
20 x 1/2= 10 dni x 8 h= 80 h – wymiar urlopu
Wtorek + środa= 14 h – udzielenie urlopu
Z puli urlopowej zostanie odjętych 14 h urlopu, pozostanie 66 h – rozliczenie urlopu
Pozdrawiam, Karolina Niedzielska
