Obowiązki pracodawcy zatrudniającego pracownika młodocianego z ustawy Kamilkowej

Prezydent zawetował zmiany w tzw. ustawie Kamilkowej, czyli Rządowy projekt ustawy o zmianie ustawy o przeciwdziałaniu zagrożeniom przestępczością na tle seksualnym i ochronie małoletnich, ustawy o Krajowym Rejestrze Karnym oraz ustawy – Prawo oświatowe (druk sejmowy nr 1381). W związku z tym nie zmieniają się obowiązki wprowadzone w 2024 r. dla pracodawców zatrudniających pracowników młodocianych, którzy są zobligowani do wypełnienia szeregu przesłanek z ustawy  o przeciwdziałaniu zagrożeniom przestępczością na tle seksualnym i ochronie małoletnich. W niniejszym wpisie opiszę te zasady.

Obowiązki pracodawcy – wprowadzenie

Zgodnie z art. 21 ust. 1 ustawy  o przeciwdziałaniu zagrożeniom przestępczością na tle seksualnym i ochronie małoletnich przed nawiązaniem z osobą stosunku pracy lub przed dopuszczeniem osoby do innej działalności związanej z wychowaniem, edukacją, wypoczynkiem, leczeniem, świadczeniem porad psychologicznych, rozwojem duchowym, uprawianiem sportu lub realizacją innych zainteresowań przez małoletnich, lub z opieką nad nimi na pracodawcy lub innym organizatorze takiej działalności oraz na osobie, z którą ma być nawiązany stosunek pracy lub która ma być dopuszczona do takiej działalności, ciążą obowiązki określone w ust. 2–8. Przepis ten stanowi tak naprawdę preludium do dalszych obowiązków.

Definicja pracownika młodocianego

Problematyka zatrudniania pracowników młodocianych została uregulowana od art. 190 kp. Pracownikiem młodocianym na gruncie Kodeksu pracy jest osoba, która ukończyła 15, a nie przekroczyła 18 lat. Możliwość zatrudnienia młodocianych jest powiązana z etapem kształcenia się pracownika oraz jego zdolności do pracy. Wolno zatrudniać tylko tych młodocianych, którzy:

1) ukończyli co najmniej ośmioletnią szkołę podstawową;

2)przedstawią świadectwo lekarskie stwierdzające, że praca danego rodzaju nie zagraża ich zdrowiu.

Młodociany nieposiadający kwalifikacji zawodowych może być zatrudniony tylko w celu przygotowania zawodowego. 

Co do zasady osoby poniżej 15. roku życia nie mogą być zatrudniane. Jednak istnieje pewien wyjątek, wprowadzony w związku z reformą oświaty przeprowadzoną w 2018 r. Mianowicie osoba, która ukończyła ośmioletnią szkołą podstawową, niemająca 15 lat, może być zatrudniona na zasadach określonych dla młodocianych w roku kalendarzowym, w którym kończy 15 lat. Osoba, która ukończyła ośmioletnią szkołę podstawową, niemająca 15 lat, z wyjątkiem osoby, która w roku kalendarzowym kończy 15 lat, może być zatrudniona na zasadach określonych dla młodocianych w celu przygotowania zawodowego w formie nauki zawodu. Natomiast osoba, która nie ukończyła ośmioletniej szkoły podstawowej, niemająca 15 lat, może być zatrudniona na zasadach określonych dla młodocianych w celu przygotowania zawodowego w formie przyuczenia do wykonywania określonej pracy. 

Zawarcie umowy o pracę w celu przygotowania zawodowego z osobą niemającą ukończonych 15 lat jest dopuszczalne w przypadku wyrażenia na to zgody przez przedstawiciela ustawowego lub opiekuna prawnego tej osoby oraz uzyskania pozytywnej opinii poradni psychologiczno-pedagogicznej. W przypadku osoby poniżej 15. roku życia, zatrudnionej w formie przyuczenia do wykonywania określonej pracy, wymagane jest również uzyskanie zezwolenia dyrektora ośmioletniej szkoły podstawowej, w której obwodzie mieszka ta osoba, na spełnianie obowiązku szkolnego poza szkołą. Z osobą, która ukończyła 15 lat i nie ukończyła ośmioletniej szkoły podstawowej, na wniosek jej przedstawiciela ustawowego lub opiekuna można zawrzeć umowę o pracę w celu przygotowania zawodowego odbywanego w formie przyuczenia do wykonywania określonej pracy, jeżeli:

1) została ona przyjęta do oddziału przysposabiającego do pracy utworzonego w ośmioletniej szkole podstawowej; albo

2) uzyskała zezwolenie dyrektora ośmioletniej szkoły podstawowej, w której obwodzie mieszka, na spełnianie obowiązku szkolnego poza szkołą oraz uzyskała pozytywną opinię poradni psychologiczno-pedagogicznej.

Z osobą, która ukończyła 15 lat i nie ukończyła ośmioletniej szkoły podstawowej, spełniającą obowiązek szkolny poza szkołą oraz która uzyskała zezwolenie dyrektora ośmioletniej szkoły podstawowej, po ukończeniu przez nią przygotowania zawodowego w formie przyuczenia do wykonywania określonej pracy można zawrzeć umowę o pracę w celu przygotowania zawodowego w formie nauki zawodu.

Sprawdzenie w rejestrze sprawców na tle seksualnym

Zgodnie z art. 21 ust. 2 ww. ustawy pracodawca lub inny organizator uzyskuje informacje, czy dane osoby ubiegającej się o zatrudnienie są zamieszczone w Rejestrze z dostępem ograniczonym lub w Rejestrze osób, w stosunku do których Państwowa Komisja do spraw przeciwdziałania wykorzystaniu seksualnemu małoletnich poniżej lat 15 wydała postanowienie o wpisie w Rejestrze.

Aby uzyskać informację z rejestru z dostępnem ograniczonym należy założyć konto. Po sprawdzeniu informację należy wydrukować oraz umieścić w aktach osobowych. Nie należy wydruku podbijać za zgodność z przedłożonym dokumentem albo oryginałem, albowiem jest to jedynie wydruk poświadczający wypełnienie czynności materialnej wynikającej z przepisów, a nie dokument kadrowo – pracowniczy.

---

Zaświadczenie o niekaralności

Osoba ubiegająca się o zatrudnienie przedkłada pracodawcy lub innemu organizatorowi informację z Krajowego Rejestru Karnego w zakresie przestępstw określonych w rozdziale XIX i XXV Kodeksu karnego, w art. 189a i art. 207 Kodeksu karnego oraz w ustawie z dnia 29 lipca 2005 r. o przeciwdziałaniu narkomanii (Dz. U. z 2023 r. poz. 1939), lub za odpowiadające tym przestępstwom czyny zabronione określone w przepisach prawa obcego.

O wydanie zaświadczenia występuje kandydat do pracy na swój koszt.  Nie ma podstaw prawnych, aby kandydat, nawet po zatrudnieniu wystąpił z roszczeniem do pracodawcy, u którego jest zatrudniony o zwrot poniesionych kosztów.  Przyjmując zaświadczenie można wykonać jego kopię, potwierdzić za zgodność z przedłożonym dokumentem i zwrócić oryginał osobie ubiegającej się o pracę zgodnie z dyspozycją § 5 rozporządzenia w sprawie dokumentacji pracowniczej, albowiem może ona posługiwać się tym zaświadczeniem także w innych miejscach. Dokument umieszcza się w części A akt osobowych. Ponadto zgodnie z art. 23 ustawy z dnia 24 maja 2000 r. o Krajowym Rejestrze Karnym informacja o osobie, o której mowa w art. 20 ust. 1–1e, oraz informacja o podmiocie zbiorowym, o której mowa w art. 20 ust. 2, bez względu na sposób jej udzielenia, stanowi zaświadczenie w rozumieniu przepisów działu VII Kodeksu postępowania administracyjnego. Istnieje możliwość wystąpienia drogą elektroniczną. W tym celu należy posiadać kwalifikowany podpis elektroniczny, podpis zaufany albo podpis osobisty. W przypadku wystąpienia drogą elektroniczną o wydanie zaświadczenia, dokument ma postać pliku XML, który można zapisać na informatycznym nośniku danych (np. pamięć USB, płyta CD, DVD). Wizualizacja zaświadczenia możliwa jest przy wykorzystaniu funkcjonalności e-KRK. Zgodnie z informacją umieszczoną na stronie Ministerstwa Sprawiedliwości wydruk nie jest dokumentem (https://ekrk.ms.gov.pl/ep-web, dostęp: 27.03.2025 r.). W związku z tym uważam, że dokument w wersji XML można przyjąć jedynie w sytuacji, gdy dokumentacja pracownicza jest prowadzona w postaci elektronicznej. Chyba że w aktach zostanie umieszczony nośnik i zgodnie z zasadą dostępności, kompletności oraz integralności, bez żadnych przeszkód natury faktycznej będzie można ten plik odtworzyć, np. podczas kontroli Państwowej Inspekcji Pracy.

Na podstawie ustawy o Krajowym Rejestrze Karnym wydano akt wykonawczy, w którym ustalono obowiązujący wzór dokumentu. Rozporządzenie Ministra Sprawiedliwości z dnia 7 lipca 2015 r. w sprawie udzielania informacji o osobach oraz o podmiotach zbiorowych na podstawie danych zgromadzonych w Krajowym Rejestrze Karnym (t.j. Dz. U. z 2024 r. poz. 1817).

W dokumencie tym należy wskazać poniższe dane: 

• numer PESEL,
• nazwisko rodowe, 
• nazwisko (w tym przybrane),
• imiona, 
• imię ojca,
• imię matki,
• data urodzenia,
• nazwisko rodowe matki, 
• miejsce urodzenia, 
• obywatelstwo,
• miejsce zamieszkania,
• wskazanie postępowania, w związku z którym zachodzi potrzeba uzyskania informacji o osobie,
• rodzaj danych , które mają być przedmiotem informacji o osobie: kartoteka karna, kartoteka nieletnich, kartoteka osób pozbawionych wolności oraz poszukiwanych listem gończym,
• zakres danych, które mają być przedmiotem informacji o osobie.

Jak z łatwością można zauważyć jest to katalog, który znacznie wykracza poza katalog danych stypizowany w art. 22 (1) § 1 i 3 kp. Jednakże należy mieć na uwadze  § 4 przytoczonego przepisu, który stanowi, że pracodawca żąda podania innych danych osobowych niż określone w § 1 i 3, gdy jest to niezbędne do zrealizowania uprawnienia lub spełnienia obowiązku wynikającego z przepisu prawa. Dyrektor szkoły jak najbardziej jest uprawniony do żądania i przetwarzania danych wymienionych w zaświadczeniu o niekaralności i nie będą to dane ponadwymiarowe. Nie ma także żadnej potrzeby, aby w jakikolwiek anonimizować przedłożone zaświadczenie, co mogłoby zakuwać o fałsz materialny dokumentu urzędowego, ponieważ jak wskazałam powyżej zaświadczenie go jest traktowane w ujęciu jurydycznym jak każde inne zaświadczenie wydane w reżimie przepisów postępowania administracyjnego, oznacza to, że jest to dokument urzędowy.

Oświadczenie lub zaświadczenie o niekaralności z innych krajów

Osoba ubiegająca się o zatrudnienie, kandydat do pracy, który będzie miał konta z młodocianym, składa pracodawcy lub innemu organizatorowi oświadczenie o państwie lub państwach, w których zamieszkiwała w ciągu ostatnich 20 lat, innych niż Rzeczpospolita Polska i państwo obywatelstwa, oraz jednocześnie przedkłada pracodawcy lub innemu organizatorowi informację z rejestrów karnych tych państw uzyskiwaną do celów działalności zawodowej lub wolontariackiej związanej z kontaktami z dziećmi.

Jeżeli prawo państwo uprzedniego zamieszkiwania nie przewiduje wydawania informacji do celów działalności zawodowej lub wolontariackiej związanej z kontaktami z dziećmi, przedkłada się informację z rejestru karnego tego państwa.

W przypadku gdy prawo państwa, z którego ma być przedłożona informacja nie przewiduje jej sporządzenia lub w danym państwie nie prowadzi się rejestru karnego, osoba ubiegająca się o zatrudnienie składa pracodawcy lub innemu organizatorowi oświadczenie o tym fakcie wraz z oświadczeniem, że nie była prawomocnie skazana w tym państwie za czyny zabronione odpowiadające przestępstwom określonym w rozdziale XIX i XXV Kodeksu karnego, w art. 189a i art. 207 Kodeksu karnego oraz w ustawie z dnia 29 lipca 2005 r. o przeciwdziałaniu narkomanii oraz nie wydano wobec niej innego orzeczenia, w którym stwierdzono, iż dopuściła się takich czynów zabronionych, oraz że nie ma obowiązku wynikającego z orzeczenia sądu, innego uprawnionego organu lub ustawy stosowania się do zakazu zajmowania wszelkich lub określonych stanowisk, wykonywania wszelkich lub określonych zawodów albo działalności, związanych z wychowaniem, edukacją, wypoczynkiem, leczeniem, świadczeniem porad psychologicznych, rozwojem duchowym, uprawianiem sportu lub realizacją innych zainteresowań przez małoletnich, lub z opieką nad nimi. Oświadczenie to jest składane pod rygorem odpowiedzialności karnej. Składający oświadczenie jest obowiązany do zawarcia w nim klauzuli następującej treści: „Jestem świadomy odpowiedzialności karnej za złożenie fałszywego oświadczenia”. Klauzula ta zastępuje pouczenie organu o odpowiedzialności karnej za złożenie fałszywego oświadczenia.

Cudzoziemiec współpracujący z pracownikiem młodocianym

W związku z tym, że obecnie w wielu miejscach pracują cudzoziemcy, którzy przyjechali do Nas, aby zasilić nasz rynek pracy pojawia się pytanie i wątpliwość dotyczącą tego czy osoby te także są zobligowane do przestawienia zaświadczenia o niekaralności. Oczywiście odpowiedź jest twierdząca jednak należy także zwrócić uwagę na art. 21 ust. 4. Zgodnie z tym przepisem osoba posiadająca obywatelstwo innego państwa niż Rzeczpospolita Polska, ponadto przedkłada pracodawcy lub innemu organizatorowi informację z rejestru karnego państwa obywatelstwa uzyskiwaną do celów działalności zawodowej lub wolontariackiej związanej z kontaktami z dziećmi.

W związku z tym, że wielu pracowników współpracujących z młodocianymi to osoby pochodzące i przybywające z Ukrainy. Omówię kwestię uzyskiwania zaświadczenia o niekaralności na Ukrainie.

Na Ukrainie także wydawane jest zaświadczenie o niekaralności. Jest to Витяг про несудимість. Zaświadczenie może zostać wydane w formie dokumentu elektronicznego, po uprzedniem wypełnieniu wniosku na stronie Ministerstwa Spraw Wewnętrznych Ukrainy. Zaświadczenie zostaje wysłane na skrzynkę mailową osoby występującej o jego wydanie i jest wydawane w ciągu 10 dni roboczych. Ogólne postanowienia dotyczące informacji o pociągnięciu osoby do odpowiedzialności karnej wynikają z НАКАЗ 30.03.2022 № 207 Зареєстровано в Міністерстві юстиції України 15 квітня 2022 р. за № 425/37761 Деякі питання ведення обліку відомостей про притягнення особи до кримінальної відповідальності та наявності судимості. Natomiast jak wygląda już szczegółowa procedura uzyskiwania zaświadczenia, a także wzór samego zaświadczenia wynika z procedury wynika z przepisów o dostępie do systemu informatycznego Ewidencji informacji o postawnie osoby w stan oskarżenia i karalności (ПОРЯДОК доступу до відомостей інформаційно-аналітичної системи «Облік відомостей про притягнення особи до кримінальної відповідальності та наявності судимості»).

Wyciąg karny należałoby przetłumaczyć na język polski. Nie musi być to tłumaczenie przysięgłe, albowiem brak jest do tego podstawy prawnej.

Zaświadczenie wraz z tłumaczeniem przechowujemy w części A akt osobowych, jeśli pozyskaliśmy je przed zatrudnieniem. Jeśli zostało pozyskane w trakcie trwania stosunku pracy umieścimy je w części B.

Natomiast w przypadku obywateli innych państw należy sięgnąć do ust. 7 omawianego przepisu, który stanowi, że w przypadku gdy prawo państwa, z którego ma być przedłożona informacja nie przewiduje jej sporządzenia lub w danym państwie nie prowadzi się rejestru karnego, osoba składa pracodawcy lub innemu organizatorowi oświadczenie o tym fakcie wraz z oświadczeniem, że nie była prawomocnie skazana w tym państwie za czyny zabronione odpowiadające przestępstwom określonym w rozdziale XIX i XXV Kodeksu karnego, w art. 189a i art. 207 Kodeksu karnego oraz w ustawie z dnia 29 lipca 2005 r. o przeciwdziałaniu narkomanii oraz nie wydano wobec niej innego orzeczenia, w którym stwierdzono, iż dopuściła się takich czynów zabronionych, oraz że nie ma obowiązku wynikającego z orzeczenia sądu, innego uprawnionego organu lub ustawy stosowania się do zakazu zajmowania wszelkich lub określonych stanowisk, wykonywania wszelkich lub określonych zawodów albo działalności, związanych z wychowaniem, edukacją, wypoczynkiem, leczeniem, świadczeniem porad psychologicznych, rozwojem duchowym, uprawianiem sportu lub realizacją innych zainteresowań przez małoletnich, lub z opieką nad nimi. Oświadczenie to jest składane pod rygorem odpowiedzialności karnej. Składający oświadczenie jest obowiązany do zawarcia w nim klauzuli następującej treści: „Jestem świadomy odpowiedzialności karnej za złożenie fałszywego oświadczenia”. Klauzula ta zastępuje pouczenie organu o odpowiedzialności karnej za złożenie fałszywego oświadczenia.

Kary za nie wykonanie obowiązków wynikających z ustawy

Zgodnie z art. 23 ust. 2 ww. ustawy Kto dopuszcza do pracy lub do innej działalności związanej z wychowaniem, edukacją, wypoczynkiem, leczeniem, świadczeniem porad psychologicznych, rozwojem duchowym, uprawianiem sportu lub realizacją innych zainteresowań przez małoletnich, lub z opieką nad nimi, osobę bez uzyskania informacji z  Rejestru z dostępem ograniczonym lub z Rejestru osób, w stosunku do których Państwowa Komisja do spraw przeciwdziałania wykorzystaniu seksualnemu małoletnich poniżej lat 15 wydała postanowienie o wpisie w Rejestrze. podlega karze aresztu, ograniczenia wolności albo grzywny nie niższej niż 1000 zł.

Zgodnie z art. 22 y ww. ustawy organem kontrolnym w tym zakresie jest Państwowa Inspekcja Pracy. W razie stwierdzenia naruszenia wykonywania przez pracodawcę tego obowiązku Państwowa Inspekcja Pracy niezwłocznie powiadamia o tym Policję lub prokuratora.

Ponadto kto przed nawiązaniem stosunku pracy lub dopuszczeniem do działalności związanej z wychowaniem, edukacją, wypoczynkiem, leczeniem, świadczeniem porad psychologicznych, rozwojem duchowym, uprawianiem sportu lub realizacją innych zainteresowań przez małoletnich, lub z opieką nad nimi, nie wypełnia obowiązku przedłożenia informacji lub oświadczenia, o których mowa w art. 21 ust. 3–7, podlega karze aresztu, ograniczenia wolności albo grzywny nie niższej niż 1000 zł.

A także kto dopuszcza do pracy lub do innej działalności związanej z wychowaniem, edukacją, wypoczynkiem, leczeniem, świadczeniem porad psychologicznych, rozwojem duchowym, uprawianiem sportu lub realizacją innych zainteresowań przez małoletnich, lub z opieką nad nimi, osobę wiedząc, że dane tej osoby są zamieszczone w Rejestrze, albo wiedząc, że została prawomocnie skazana za przestępstwo określone w rozdziale XIX i XXV Kodeksu karnego, przestępstwo określone w art. 189a i art. 207 Kodeksu karnego lub w ustawie z dnia 29 lipca 2005 r. o przeciwdziałaniu narkomanii, podlega karze aresztu, ograniczenia wolności albo grzywny nie niższej niż 1000 zł.

Częste pytania i wątpliwości

• Czy wystarczy samo sprawdzenie kandydata do pracy w Rejestrze z dostępem ograniczonym lub w Rejestrze osób, w stosunku do których Państwowa Komisja do spraw przeciwdziałania wykorzystaniu seksualnemu małoletnich poniżej lat 15 wydała postanowienie o wpisie w Rejestrze. I nie trzeba już pobierać dodatkowych oświadczeń, zaświadczeń z KRK?

Odpowiedź: Nie, nie ma podstawy prawnej do takiego twierdza, co z tym idzie należy sprawdzić kandydata w Rejestrze, pobrać od niego zaświadczenie z polskiego KRK i oświadczenie o zamieszkiwaniu w innych państwach. Gdy oświadczenie o zamieszkiwaniu w innych państwach zawiera informacje o takiej okoliczności należy dodatkowo pobrać zaświadczenia z tychże państwa lub oświadczenia, że państwo to nie prowadzi takich rejestrów.

• Czy mamy obowiązek sprawdzania pracownika już zatrudnionego co jakiś czas w rejestrze i żądania od niego aktualnego zaświadczenia z KRK?

Nie ma takiej podstawy prawnej. Pojawia się tutaj pytanie i wątpliwość skąd pracodawca ma wiedzieć czy przypadkiem osoba w trakcie zatrudnienia nie została skazana? Taką informację można zrekonstruować z kilku przepisów, np,. z art. 261 § 3 kodeksu postępowania karnego. Zgodnie z tym przepisem o zastosowaniu tymczasowego aresztowania sąd jest obowiązany niezwłocznie zawiadomić pracodawcę, szkołę lub uczelnię, w stosunku do żołnierza – jego dowódcę, a w przypadku, gdy oskarżonym jest przedsiębiorca lub niebędący pracownikiem członek organu zarządzającego przedsiębiorcy, na jego wniosek – zarządzającego przedsiębiorstwem. Zgodnie z art. 180 kodeksu karnego wykonawczego w razie orzeczenia zakazu zajmowania określonego stanowiska lub wykonywania określonego zawodu, sąd przesyła odpis wyroku właściwemu organowi administracji rządowej lub samorządu terytorialnego oraz pracodawcy albo instytucji, w której skazany zajmuje objęte zakazem stanowisko lub wykonuje objęty zakazem zawód. Jeżeli skazany zajmuje stanowisko kierownicze lub inne odpowiedzialne stanowisko, sąd przesyła odpis wyroku również właściwej jednostce nadrzędnej. W odpisie wyroku nie ujawnia się danych pokrzywdzonego.

W tym miejscu może pojawić się wątpliwość jeśli ktoś stałby na stanowisku, że należy profilaktycznie osobę zatrudnioną sprawdzić w rejestrze. Wątpliwość ta ,może wynika z art. 24 omawianej ustawy, który stanowi, że kto bez uprawnienia uzyskuje z Rejestru z dostępem ograniczonym informację o osobie, podlega grzywnie, karze ograniczenia wolności albo pozbawienia wolności do lat 2. Jednak ten przepis penalizuje sytuację, gdy ktoś nie ma prawa uzyskiwać informacji z rejestru a to robi.

Przykład: Osoba sprzątająca w trakcie porządków w zabicie prezesa zauważyła otwarty dostęp do rejestru i wpisała tam dane swojego sąsiada wobec którego ma podejrzenia, że jest to osoba wcześniej karana za przestępstwa seksualne przeciwko małoletnim.

• Czy należy przy każdej nowej umowie, nawet zawartej bez dnia przerwy, wykonywać obowiązki przedstawione w niniejszym wpisie?

Odpowiedź: Tak, obecne brzmienie ustawy nie zakłada sytuacji niejako „przeniesienia” tych dokumentów pomiędzy stosunkami pracy. De facto i de iure art. 21 ust. 1 ww. ustawy wyłącza także stosowanie art. 10 ust. 8 a Karty Nauczyciela, który przewiduje, że  w celu potwierdzenia spełniania warunku, o którym mowa w ust. 5 pkt 4, nauczyciel, przed nawiązaniem stosunku pracy, jest obowiązany przedstawić dyrektorowi szkoły informację z Krajowego Rejestru Karnego, z wyjątkiem przypadku gdy z nauczycielem jest nawiązywany kolejny stosunek pracy w tej samej szkole w ciągu 3 miesięcy od dnia rozwiązania albo wygaśnięcia na podstawie art. 20 ust. 5c poprzedniego stosunku pracy. – ta części przepisu stała się martwa.

Pozdrawiam, Karolina Niedzielska

Sprawdź także ostatni wpis dotyczący pracowników młodocianych:

Informacja o warunkach zatrudnienia pracownika młodocianego