Do kiedy należy udzielić zaległego urlopu wypoczynkowego?

Nieubłaganie zbliża się 30 września, a więc także jak mantra wracają pytania o termin udzielenia zaległego urlopu wypoczynkowego. W niniejszym wpisie przedstawię i omówię ten temat.

Z dniem 1 stycznia roku następnego po roku, w którym pracownik nabył prawo do urlopu wypoczynkowego, niewykorzystany urlop staje się urlopem zaległym. Urlopu niewykorzystanego należy pracownikowi udzielić najpóźniej do dnia 30 września następnego roku kalendarzowego. Tym samym dniem wymagalności świadczenia jest dzień 1 października.

Zgodnie ze stanowiskiem Państwowej Inspekcji Pracy przyjmuje się, że termin ten jest zachowany, jeżeli pracownik rozpoczął urlop przed upływem 30 września danego roku kalendarzowego (Pismo z dnia 30.08.2012 r., wydane przez: Główny Inspektorat Pracy, GNP-110-4560-30-1/12/PE/RP, Najpóźniejszy termin rozpoczęcia zaległego urlopu wypoczynkowego, „Rzeczposp. PiP” 2012, nr 209, s. 7).

Prawo do urlopu wypoczynkowego przedawnia się wraz z upływem 3 lat (chyba że jest udzielony urlop wychowawczy) od dnia następującego po dniu wymagalności, czyli 30 września.

Przykład

Pracownik nabył prawo do urlopu wypoczynkowego 1 stycznia 2025 r. Jego urlop, jeśli go nie wykorzysta, przedawni się 1 października 2029 r.

Istnieją jednak ustawowe wyjątki, gdy okres przedawnienia się nie rozpocznie, a rozpoczęty ulegnie zawieszeniu. Pierwszym z nich przeszkoda, gdy z powodu siły wyższej uprawniony nie może dochodzić przysługujących mu roszczeń przed właściwym organem powołanym do rozstrzygania sporów (art. 293 kp). Jaskrawym przykładem takiej sytuacji jest np. powódź tysiąclecia w 1997 r., gdy we Wrocławiu był zalany między innymi sąd. Nie było możliwości wnieść pozwu, a tym samym przerwać biegu przedawnienia przez czynność prawną. Drugim przepisem, który stanowi o tym, że okres przedawnienia się nie rozpoczyna, a rozpoczęty ulega zawieszeniu, jest korzystanie z urlopu wychowawczego. Zgodnie bowiem z art. 293 (1) kp bieg przedawnienia roszczenia o urlop wypoczynkowy nie rozpoczyna się, a rozpoczęty ulega zawieszeniu na czas korzystania z urlopu wychowawczego. W obu przypadkach bieg przedawnienia rozpocznie się albo odwiesi po ustaniu przyczyny opisanej w przepisach.

Pamiętaj!

Bieg przedawnienia w okresie innej nieobecności aniżeli urlop wychowawczy biegnie normalnie, czyli także w okresie urlopu macierzyńskiego, uzupełniającego urlopu macierzyńskiego, rodzicielskiego, dodatkowego rodzicielskiego z ustawy „za życiem” czy ojcowskiego.

Pojawia się też odwieczne pytanie: czy pracodawca może zmusić pracownika do wykorzystania zaległego urlopu wypoczynkowego? Z czego to wynika? Pracodawca ma obowiązek udzielić urlopu zaległego do 30 września, a jednocześnie na gruncie legislacyjnym nie otrzymał narzędzi prawnych, aby móc to wyegzekwować. W zagadnieniu urlopu zaległego jest pewna luka prawna, bowiem pracodawca ma obowiązek udzielić go do określonego terminu, jednak nie ma narzędzi prawnych, aby zmusić pracownika do wybrania tego urlopu. W praktyce stosowany jest wyrok SN, w którym wskazano, że pracodawca może wysłać pracownika na zaległy urlop, nawet gdy ten nie wyraża na to zgody. (Wyrok SN z 24.01.2006 r., I PK 124/05, OSNP 2006, nr 23–24, poz. 354).

Jeśli pracownik ma zaległy urlop wypoczynkowy, to powinien go wykorzystywać w pierwszej kolejności. Oczywiście urlop zaległy podlega wszystkim innym zasadom jak urlop bieżący. Ustala się go proporcjonalnie do wymiaru etatu, udziela się w dniach, a rozlicza w godzinach, za niewykorzystany, a nieprzedawniony – jeśli stosunek pracy się kończy – należy wypłacić ekwiwalent za niewykorzystany urlop. Informacji o zaległym urlopie nie wpisujemy w treść świadectwa pracy, chyba że pracownik tego zażąda – wtedy należy to uczynić w informacjach uzupełniających. Jednak bardziej powinna być to informacja dotyczącą wypłaconych składników wynagrodzenia, czyli ekwiwalentu za niewykorzystany urlop. Urlop ten można przenieść na kolejną umowę.

W tym miejscu warto poruszyć także temat kolejności wykorzystywania urlopów przez pracownika. Bardzo często pojawiają się wątpliwości związane z tym, czy wnioskując o urlop, pracownik ma obowiązek zaznaczyć, za jaki rok ma być to zwolnienie udzielone. Odpowiedź jest przecząca. Po pierwsze, nie ukrywajmy, że pracownicy nie znają biegle prawa pracy, więc skąd oni mają być świadomi, ze w pierwszej kolejności ma zejść urlop zaległy. Po drugie, zasada jest jedna i ta sama. Najpierw udzielamy urlopu zaległego, albowiem pracodawca ma obowiązek udzielić go do końca III kwartału roku następnego po roku nabycia. W związku z tym, że jest to obowiązek pracodawcy, to on winien pilnować jego realizacji. Następnie w kolejności udzielamy urlopu podstawowego (bieżącego), a na końcu urlopów dodatkowych. Jedyny mały wyjątek widzę w przypadku, gdyby urlop dodatkowy niewykorzystany w danym roku jego nabycia przepadał, to może mieć w takiej sytuacji pierwszeństwo przed urlopem podstawowym.

Pozdrawiam, Karolina Niedzielska