ZUS IWA za 2025 r. – termin złożenia formularza upływa 2 lutego 2026 r.

Zanim przejdę do analizy formularza ZUS IWA, w pierwszej kolejności odpowiem na pytanie dlaczego ten formularz należy złożyć i czemu on tak naprawdę służy? Formularz ten jest powiązany z wysokością stopy składki na ubezpieczenie wypadkowe, które będzie opłacać w danym roku składkowym płatnik składek.

W jakim celu składa się ZUS IWA?

Wysokość stopy procentowej składki wypadkowej zależy od rodzaju działalności prowadzonej przez opłacającego ją płatnika składek. Tym samym można określić ją jako ruchomą. W całości jest ona finansowana ze środków płatnika składek, albowiem to na nim ciąży szczególny obowiązek zapobiegania wypadkom przy pracy oraz chorobom zawodowym i to on ponosi konsekwencje braku wdrożenia prewencji wypadkowej lub jej nieskuteczność. Różnicowanie wysokości składki ma mobilizować płatników do podejmowania działań prewencyjnych, zapobiegających wypadkom i chorobom zawodowym. Wysokość stopy procentowej składki wypadkowej nie pokrywa się z rokiem kalendarzowym, ponieważ jest ona ustalana na okres od 1 kwietnia danego roku do 31 marca kolejnego roku (tzw. rok składkowy). Różnicowanie wysokości stopy procentowej składki wypadkowej można podzielić na zryczałtowaną i zindywidualizowaną. 

1. Zryczałtowana stopa składki wypadkowej 

Stopa procentowa składki na ubezpieczenie wypadkowe dla płatnika składek zgłaszającego do ubezpieczenia wypadkowego nie więcej niż 9 ubezpieczonych wynosi 50% najwyższej stopy procentowej ustalonej na dany rok składkowy. Wysokość składki dla tychże płatników jest regulowana przez coroczne rozporządzenie ministra rodziny i polityki społecznej w sprawie różnicowania stopy procentowej składki na ubezpieczenie społeczne z tytułu wypadków przy pracy i chorób zawodowych w zależności od zagrożeń zawodowych i ich skutków. Płatnik składek nie ma obowiązków zgłaszania żadnych informacji do ZUS. 

2. Zindywidualizowana stopa składki wypadkowej 

Płatnicy składek, którzy podlegają wpisowi do rejestru REGON oraz zgłaszają do ubezpieczenia wypadkowego przeciętnie miesięcznie co najmniej 10 ubezpieczonych, którzy nie byli zobowiązani do przekazania do ZUS informacji ZUS IWA za trzy kolejne ostatnie lata kalendarzowe, zobowiązani będą samodzielnie ustalić wysokość stopy procentowej składki na ubezpieczenie wypadkowe za okres od 1 kwietnia 2026 r. do 31 marca 2027 r. Zindywidualizowana stopa składki wypadkowej zależy od grupy działalności płatnika składek oraz kategorii ryzyka.

Lp.	Grupy działalności	Kod PKD	Kategorie ryzyka	Stopy procentowe składki (%)
1	2	3	4	5
1	Uprawy rolne, chów i hodowla zwierząt, łowiectwo, włączając działalność usługową	A-01	9	2,53
2	Leśnictwo i pozyskiwanie drewna	A-02	9	2,53
3	Rybactwo	A-03	5	1,47
4	Wydobywanie węgla kamiennego i węgla brunatnego (lignitu)	B-05	11	3,06
5	Górnictwo ropy naftowej i gazu ziemnego	B-06	9	2,53
6	Górnictwo rud metali	B-07	10	2,80
7	Pozostałe górnictwo i wydobywanie	B-08	6	1,73
8	Działalność usługowa wspomagająca górnictwo i wydobywanie	B-09	12	3,33
9	Produkcja artykułów spożywczych	C-10	5	1,47
10	Produkcja napojów	C-11	5	1,47
11	Produkcja wyrobów tytoniowych	C-12	5	1,47
12	Produkcja wyrobów tekstylnych	C-13	6	1,73
13	Produkcja odzieży	C-14	2	0,67
14	Produkcja skór i wyrobów ze skór wyprawionych	C-15	3	0,93
15	Produkcja wyrobów z drewna oraz korka, z wyłączeniem mebli; produkcja wyrobów ze słomy i materiałów używanych do wyplatania	C-16	8	2,26
16	Produkcja papieru i wyrobów z papieru	C-17	5	1,47
17	Poligrafia i reprodukcja zapisanych nośników informacji	C-18	3	0,93
18	Wytwarzanie i przetwarzanie koksu i produktów rafinacji ropy naftowej	C-19	5	1,47
19	Produkcja chemikaliów i wyrobów chemicznych	C-20	5	1,47
20	Produkcja podstawowych substancji farmaceutycznych oraz leków i pozostałych wyrobów farmaceutycznych	C-21	3	0,93
21	Produkcja wyrobów z gumy i tworzyw sztucznych	C-22	5	1,47
22	Produkcja wyrobów z pozostałych mineralnych surowców niemetalicznych	C-23	6	1,73
23	Produkcja metali	C-24	8	2,26
24	Produkcja metalowych wyrobów gotowych, z wyłączeniem maszyn i urządzeń	C-25	6	1,73
25	Produkcja komputerów, wyrobów elektronicznych i optycznych	C-26	3	0,93
26	Produkcja urządzeń elektrycznych	C-27	5	1,47
27	Produkcja maszyn i urządzeń, gdzie indziej niesklasyfikowana	C-28	5	1,47
28	Produkcja pojazdów samochodowych, przyczep i naczep, z wyłączeniem motocykli	C-29	5	1,47
29	Produkcja pozostałego sprzętu transportowego	C-30	6	1,73
30	Produkcja mebli	C-31	6	1,73
31	Pozostała produkcja wyrobów	C-32	4	1,20
32	Naprawa, konserwacja i instalowanie maszyn i urządzeń	C-33	5	1,47
33	Wytwarzanie i zaopatrywanie w energię elektryczną, gaz, parę wodną, gorącą wodę i powietrze do układów klimatyzacyjnych	D-35	4	1,20
34	Pobór, uzdatnianie i dostarczanie wody	E-36	5	1,47
35	Odprowadzanie i oczyszczanie ścieków	E-37	5	1,47
36	Działalność związana ze zbieraniem, przetwarzaniem i unieszkodliwianiem odpadów; odzysk surowców	E-38	7	2,00
37	Działalność związana z rekultywacją i pozostała działalność usługowa związana z gospodarką odpadami	E-39	5	1,47
38	Roboty budowlane związane ze wznoszeniem budynków	F-41	4	1,20
39	Roboty związane z budową obiektów inżynierii lądowej i wodnej	F-42	5	1,47
40	Roboty budowlane specjalistyczne	F-43	3	0,93
41	Handel hurtowy i detaliczny pojazdami samochodowymi; naprawa pojazdów samochodowych	G-45	3	0,93
42	Handel hurtowy, z wyłączeniem handlu pojazdami samochodowymi	G-46	3	0,93
43	Handel detaliczny, z wyłączeniem handlu detalicznego pojazdami samochodowymi	G-47	3	0,93
44	Transport lądowy oraz transport rurociągowy	H-49	4	1,20
45	Transport wodny	H-50	5	1,47
46	Transport lotniczy	H-51	3	0,93
47	Magazynowanie i działalność usługowa wspomagająca transport	H-52	4	1,20
48	Działalność pocztowa i kurierska	H-53	9	2,53
49	Działalność związana z zakwaterowaniem i usługami gastronomicznymi	I	2	0,67
50	Informacja i komunikacja	J	2	0,67
51	Działalność finansowa i ubezpieczeniowa	K	2	0,67
52	Działalność związana z obsługą rynku nieruchomości	L	2	0,67
53	Działalność profesjonalna, naukowa i techniczna	M	2	0,67
54	Wynajem i dzierżawa	N-77	3	0,93
55	Działalność związana z zatrudnieniem	N-78	4	1,20
56	Działalność organizatorów turystyki, pośredników i agentów turystycznych oraz pozostała działalność usługowa w zakresie rezerwacji i działalności z nią związane	N-79	2	0,67
57	Działalność detektywistyczna i ochroniarska	N-80	3	0,93
58	Działalność usługowa związana z utrzymaniem porządku w budynkach i zagospodarowaniem terenów zieleni	N-81	4	1,20
59	Działalność związana z administracyjną obsługą biura i pozostała działalność wspomagająca prowadzenie działalności gospodarczej	N-82	2	0,67
60	Administracja publiczna i obrona narodowa; obowiązkowe zabezpieczenia społeczne, organizacje i zespoły eksterytorialne	O,U	3	0,93
61	Edukacja	P	3	0,93
62	Opieka zdrowotna i pomoc społeczna	Q	4	1,20
63	Działalność związana z kulturą, rozrywką i rekreacją	R	3	0,93
64	Pozostała działalność usługowa, gospodarstwa domowe zatrudniające pracowników; gospodarstwa domowe produkujące wyroby i świadczące usługi na własne potrzeby	S,T	2	0,67

ZUS IWA to dokument ubezpieczeniowy, w którym płatnik składek jest zobowiązany do przekazania odpowiednich informacji celem ustalania dla niego stopy składki wypadkowej. Należy go złożyć do 31 stycznia roku następnego po roku, za który składa się ZUS IWA. Jeśli dzień 31 stycznia wypada na sobotę lub dzień ustawowo wolny (święto lub niedzielę), ZUS IWA należy złożyć w najbliższy dzień roboczy. Dokument ten składają płatnicy, jeśli:

– płatnik składek był zgłoszony nieprzerwanie w ZUS jako płatnik składek na

ubezpieczenie wypadkowe od 1 stycznia do 31 grudnia danego roku i co najmniej jeden dzień w styczniu następnego roku;

– w roku, za który składany jest ZUS IWA, płatnik składek zgłaszał do ubezpieczenia wypadkowego co najmniej 10 ubezpieczonych;

– 31 grudnia roku, za który płatnik składa ZUS IWA, był zarejestrowany w rejestrze REGON.

Aby ustalić liczbę osób ubezpieczonych, które podlegały ubezpieczeniu wypadkowemu, należy zsumować liczbę ubezpieczonych podlegających temu ubezpieczeniu w ciągu poszczególnych miesięcy (nawet przez jeden dzień w miesiącu). W tym przypadku pomija się osoby niepodlegające ubezpieczeniu wypadkowemu, np. osoby wykonujące pracę nakładczą, a także pracowników przebywających cały miesiąc na urlopie bezpłatnym i wychowawczym oraz ubezpieczonych pobierających zasiłek macierzyński, zasiłek w wysokości zasiłku macierzyńskiego. Nie uwzględnia się także ubezpieczonych, którzy nie podlegają już w danym miesiącu (nawet przez jeden dzień) ubezpieczeniu wypadkowemu, ale za których w raporcie imiennym RCA, RSA za ten miesiąc płatnik składek rozlicza składki lub wykazuje świadczenia po ustaniu tytułu do ubezpieczeń. Następnie tak ustaloną liczbę należy podzielić przez liczbę miesięcy, w których podmiot był zgłoszony jako płatnik składek w ZUS. Przykładowo: jeśli był zgłoszony przez rok, to dzielimy przez 12, jeśli krócej – to przez konkretną liczbę miesięcy. Uzyskany wynik należy zaokrąglić do pełnej liczby zgodnie z zasadami rachunkowości, przyjmując zaokrąglenie w dół, jeśli po przecinku pojawia się cyfra do 4 włącznie, a w górę – jeśli pojawi się cyfra od 5 wzwyż.

Przykład: 

Osoba prawna – spółka z ograniczoną odpowiedzialnością – była zgłoszona do ZUS jako płatnik składek przez 6 miesięcy. W tym czasie miała kilku pracowników i zleceniobiorców, którzy podlegali ubezpieczeniu wypadkowemu. 

Miesiąc	VII	VIII	IX	X	XI	XII
Liczba osób podlegających ubezpieczeniu wypadkowemu	7	8	11	12	9	11

58/6 = 9,67 = 10

Tym samym spółka z ograniczoną odpowiedzialnością będzie zobowiązana do złożenia ZUS IWA w celu ustalenia wysokości składki wypadkowej. 

W ZUS IWA należy wskazać takie dane, jak: 

– dane identyfikacyjne i korespondencyjne płatnika składek, w tym NIP, REGON, PESEL – jeśli dotyczy płatnika składek będącego osobą fizyczną; 

– liczbę osób zgłoszonych do ubezpieczenia wypadkowego; 

– rodzaj przeważającej działaności PKD; 

– liczbę osób poszkodowanych w wypadkach, w roku, za który składa się ZUS IWA;

– liczbę osób poszkodowanych w wypadkach śmiertelnych i ciężkich; 

– liczbę osób zatrudnionych w warunkach, w których występują przekroczenia najwyższych dopuszczalnych stężeń i natężeń czynników szkodliwych dla zdrowia w środowisku pracy, według stanu na 31 grudnia roku, za który jest sporządzane ZUS IWA.

W żadnym punkcie ZUS IWA nie uwzględnia się wypadków w drodze do/z pracy. Liczbę osób poszkodowanych w wypadkach ustala się na podstawie sporządzonych protokołów powypadkowych lub kart wypadku. Należy także zwrócić uwagę, że rozstrzygającym jest moment sporządzenia protokołu powypadkowego. Tym samym jeśli do wypadku doszło w 2025 r., a protokół sporządzono w 2026 r. to wypadek ten wykażemy w ZUS IWA za 2026 r., a nie 2025 r.

ZUS IWA nie jest dokumentem pracowniczym, a obowiązek jego sporządzenia oraz przekazania do ZUS wynika z przepisów ustawy wypadkowej. Tym samym przechowuje się go przez okres 10 lat od chwili przekazania dokumentu do organu rentowego w osobnej teczce/segregatorze (zob. art. 234 § 3 (1) kp). 

Pozdrawiam, Karolina Niedzielska