Procedura wewnętrznych zgłoszeń naruszenia prawa – jak wdrożyć ochronę sygnalistów?

Już 25 września 2024 r. weszły w życie przepisy ustawy z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów (Dz. U. poz. 928), co oznacza, że niektórzy u niektórych pracodawców zacznie obowiązywać wewnętrzna procedura zgłoszeń naruszenia prawa. W niniejszym wpisie postaram się scharakteryzować i omówić ten dokument w całej rozciągłości.

---

Ostatnia szansa, aby odsłuchać szkolenie dotyczące ochrony sygnalistów

https://karolinaniedzielska.pl/sygnalisci-nowe-obowiazki-pracodawcow

---

Podmioty mające obowiązek wdrożenia procedury

W pierwszej kolejności należy podkreślić, że sygnalista może dokonać zgłoszenia wewnętrznego niezależnie od tego czy w danym podmiocie prawnym funkcjonuje wewnętrzną procedura zgłoszeń, o czym już wspominałam powyżej powołując się na art. 30 ust. 1 ustawy o ochronie sygnalistów.

Przepisy ustawy o ochronie sygnalistów przewidują, że nie wszyscy pracodawcy, nie wszystkie podmioty prawne są zobligowane do wdrożenia procedury zgłoszeń wewnętrznych. Zgodnie z art. 24 ust. 1 przewiduje, że procedurę zgłoszeń wewnętrznych i podejmowania działań następczych ustala podmiot prawny na rzecz którego według stanu na dzień 1 stycznia lub 1 lipca danego roku wykonuje pracę zarobkową co najmniej 50 osób. Tym samym pojawi się pytanie jak należy ustalić liczbę osób zatrudnionych. Należałoby w pierwszej kolejności zwrócić uwagę na to, że w sposób odmienny ustawa ustala limit osób zatrudnionych. Po pierwsze ustawodawca posługuje się pojęciem szerszym aniżeli pracownik, wprowadzając pojęcie osoby wykonującej pracę zarobkową. Jak stanowi art. 23 ust. 2 do liczby 50 osób wykonujących pracę zarobkową na rzecz podmiotu prawnego wlicza się pracowników w przeliczeniu na pełne etaty lub osoby świadczące pracę za wynagrodzeniem na innej podstawie niż stosunek pracy, jeżeli nie zatrudniają do tego rodzaju pracy innych osób, niezależnie od podstawy zatrudnienia. Do limitu osób zatrudnionych będziemy zatem wliczać pracowników, zależnie od wymiaru etatu, dotyczy to także pracowników tymczasowych, pracowników młodocianych, a także zatrudnionych na innej podstawie aniżeli kodeks pracy, czyli chodzi tutaj o umowy o pracę na prace interwencyjne lub roboty publiczne, zleceniobiorców, inne osoby wykonujące pracę na podstawie umowy cywilnoprawnej. Tutaj należy zwrócić uwagę, żeby nie wiązać tego limitu z innymi przepisami jak, np. kwestie PPK i zgłoszenie do ubezpieczeń społecznych. Tematyka ubezpieczeń społecznych, tytułu, podleganie ubezpieczeniom, oskładkowanie przychodu nie stanowi w żadnym wypadku kryterium w zakresie ustalenia limitu osób zatrudnionych. Należy także zwrócić uwagę na konstrukcję przepisu w zakresie przeliczenia na pełen etat. Pojęcie etatu oraz jego wymiaru jest związane stricte i de iure ze stosunkiem pracy, a więc nie stosujemy tego pojęcia do innych stosunków, na podstawie których można pracować taki jak, np. umowy cywilnoprawne. W art. 23 ust. 2 ustawodawca posłużył się rozdzielnikiem „lub” …. osoby świadczące pracę za wynagrodzeniem na innej podstawie niż stosunek pracy. Dlatego też w przypadku innych zatrudnionych, aniżeli pracowników będziemy ustalać limit w sposób sumaryczny, a więc ilościowy, czyli po prostu: ile osób pracuje w przeliczeniu na osoby. 

Wliczenie do limitu danej osoby nie oznacza, że z automatu te osoby są albo będą sygnalistami. A contrario do limitu nie będziemy wliczać osób, które potencjalnie mogą być sygnalistami, np.  prokurent, stażysta, wolontariusz, praktykant, itp. (zob. art. 4 ust. 1). 

Obowiązku wdrożenia procedury zgłoszeń wewnętrznych nie stosuje się do jednostek organizacyjnych gminy lub powiatu liczących mniej niż 10 000 mieszkańców.

Próg 50 osób wykonujących pracę zarobkową na rzecz podmiotu prawnego nie ma zastosowania do podmiotu prawnego wykonującego działalność w zakresie usług, produktów i rynków finansowych oraz przeciwdziałania praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu, bezpieczeństwa transportu i ochrony środowiska, objętych zakresem stosowania aktów prawnych Unii Europejskiej wymienionych w części I.B i II załącznika do dyrektywy 2019/1937. 

Elementy procedury

Zgodnie z art. 25 ww. ustawy elementy procedury zgłoszeń wewnętrznych należy podzielić, na obligatoryjne Procedura zgłoszeń wewnętrznych określa:

1) wewnętrzną jednostkę organizacyjną lub osobę w ramach struktury organizacyjnej podmiotu prawnego, lub podmiot zewnętrzny, upoważnione przez podmiot prawny do przyjmowania zgłoszeń wewnętrznych;

2) sposoby przekazywania zgłoszeń wewnętrznych przez sygnalistę wraz z jego adresem korespondencyjnym lub adresem poczty elektronicznej, zwanymi dalej „adresem do kontaktu”;

3) bezstronną wewnętrzną jednostkę organizacyjną lub osobę w ramach struktury organizacyjnej podmiotu prawnego, upoważnione do podejmowania działań następczych, włączając w to weryfikację zgłoszenia wewnętrznego i dalszą komunikację z sygnalistą, w tym występowanie o dodatkowe informacje i przekazywanie sygnaliście informacji zwrotnej; funkcję tę może pełnić wewnętrzna jednostka organizacyjna lub osoba, o których mowa w pkt 1, jeżeli zapewniają bezstronność;

4) tryb postępowania z informacjami o naruszeniach prawa zgłoszonymi anonimowo;

5) obowiązek potwierdzenia sygnaliście przyjęcia zgłoszenia wewnętrznego w terminie 7 dni od dnia jego otrzymania, chyba że sygnalista nie podał adresu do kontaktu, na który należy przekazać potwierdzenie;

6) obowiązek podjęcia, z zachowaniem należytej staranności, działań następczych przez wewnętrzną jednostkę organizacyjną lub osobę, o których mowa w pkt 3;

7) maksymalny termin na przekazanie sygnaliście informacji zwrotnej, nieprzekraczający 3 miesięcy od dnia potwierdze- nia przyjęcia zgłoszenia wewnętrznego lub – w przypadku nieprzekazania potwierdzenia, o którym mowa w pkt 5 – 3 miesięcy od upływu 7 dni od dnia dokonania zgłoszenia wewnętrznego, chyba że sygnalista nie podał adresu do kontaktu, na który należy przekazać informację zwrotną;

8) zrozumiałe i łatwo dostępne informacje na temat dokonywania zgłoszeń zewnętrznych do Rzecznika Praw Obywatelskich albo organów publicznych oraz – w stosownych przypadkach – do instytucji, organów lub jednostek organizacyjnych Unii Europejskiej.

2. Procedura zgłoszeń wewnętrznych może dodatkowo objąć w szczególności:

1) wskazanie naruszeń, o których mowa w art. 3 ust. 2, jeżeli podmiot prawny przewidział możliwość zgłaszania takich naruszeń;

2) wskazanie czynników ryzyka odpowiadających profilowi działalności podmiotu prawnego, sprzyjających możliwości wystąpienia określonych naruszeń prawa związanych w szczególności z naruszeniem obowiązków regulacyjnych lub innych obowiązków określonych w przepisach prawa lub z ryzykiem korupcji;

3) wskazanie, że informacja o naruszeniu prawa może być w każdym przypadku zgłoszona również do Rzecznika Praw Obywatelskich albo organu publicznego z pominięciem procedury zgłoszeń wewnętrznych;

4) określenie systemu zachęt do korzystania z procedury zgłoszeń wewnętrznych, w przypadku gdy naruszeniu prawa można skutecznie zaradzić w ramach struktury organizacyjnej podmiotu prawnego, a sygnalista uważa, że nie zachodzi ryzyko działań odwetowych.

W kontekście procedury zgłoszeń wewnętrznych pojawia się pytanie i wątpliwości czy podmiot prawny może wyeliminować z jej treści, a także możliwości dokonywania zgłoszeń – zgłoszeń anonimowych? Zgodnie z art. 7 ust. 1 ustawy o ochronie sygnalistów podmiot prawny, Rzecznik Praw Obywatelskich oraz organ publiczny mogą przyjmować zgłoszenia dokonane anonimowo. Natomiast w uzasadnieniu projektu ww. ustawy (https://www.sejm.gov.pl/Sejm10.nsf/druk.xsp?nr=317) czytamy: „Z art. 6 ust. 2 i 3 Dyrektywy wynika, że bez uszczerbku dla istniejących na mocy prawa Unii obowiązków w zakresie anonimowego zgłaszania, Dyrektywa nie wpływa na uprawnienia państwa do decydowania o ewentualnym wprowadzeniu obowiązku przyjmowania anonimowych zgłoszeń i podejmowania w związku z nimi działań następczych”. W kolejnym akapicie zaznaczono: „Projektodawca wprowadził możliwość, aby podmioty prawne, Rzecznik Praw Obywatelskich i organy publiczne same zdecydowały o możliwości przyjmowania zgłoszeń anonimowych.”. Tym samym jak najbardziej istnieje możliwość wyeliminowania z wewnętrznej procedury zgłoszeń anonimowych i będzie to zgodne z prawem oraz nie będzie stanowiło wykroczenia, o którym mowa w art. 58 ustawy.

Szczególne kwestie procedury zgłoszeń wewnętrznych 

Istnieje możliwość, aby zgłoszenia wewnętrzne obsługiwał podmiot zewnętrzny, np. kancelaria wyspecjalizowana w tym zakresie. W tym celu należy zawrzeć umowę powierzenia obsługi przyjmowania zgłoszeń wewnętrznych, potwierdzania przyjęcia zgłoszenia, przekazywania informacji zwrotnej oraz dostarczania informacji na temat procedury zgłoszeń wewnętrznych z zastosowaniem rozwiązań technicznych i organizacyjnych zapewniających zgodność tych czynności z ustawą.

Jednostki samorządu terytorialnego mogą ustalić wspólną procedurę zgłoszeń wewnętrznych w ramach wspólnej obsługi, o której mowa w art. 10a ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (Dz. U. z 2024 r. poz. 609 i 721), art. 6a ustawy z dnia 5 czerwca 1998 r. o samorządzie powiatowym (Dz. U. z 2024 r. poz. 107) i art. 8c ustawy z dnia 5 czerwca 1998 r. o samorządzie województwa (Dz. U. z 2024 r. poz. 566), pod warunkiem zapewnienia jej odrębności i niezależności od procedury przyjmowania zgłoszeń zewnętrznych i podejmowania działań następczych.

Podmioty prywatne należące do grupy kapitałowej w rozumieniu art. 4 pkt 14 ustawy z dnia 16 lutego 2007 r. o ochronie konkurencji i konsumentów (Dz. U. z 2024 r. poz. 594), przez co rozumie się to wszystkich przedsiębiorców, którzy są kontrolowani w sposób bezpośredni lub pośredni przez jednego przedsiębiorcę, w tym również tego przedsiębiorcę; mogą ustalić wspólną procedurę zgłoszeń wewnętrznych, pod warunkiem zapewnienia zgodności wykonywanych czynności z ustawą.

Konsultacja związkowa i wejście w życie procedury

Zgodnie z art. 24 ust. 3 ustawy o ochronie sygnalistów Podmiot prawny ustala procedurę zgłoszeń wewnętrznych po konsultacjach z:

1. zakładową organizacją związkową albo zakładowymi organizacjami związkowymi, jeżeli w podmiocie prawnym działa więcej niż jedna zakładowa organizacja związkowa, albo 
2. przedstawicielami osób świadczących pracę na rzecz podmiotu prawnego, wyłonionymi w trybie przyjętym w pod- miocie prawnym, jeżeli nie działa w nim zakładowa organizacja związkowa. 

Konsultacje trwają nie krócej niż 5 dni i nie dłużej niż 10 dni od dnia przedstawienia przez podmiot prawny projektu procedury zgłoszeń wewnętrznych.

Kary za brak procedury

Na gruncie omawianej ustawy znajdziemy jeden przepis, który stanowi czyn zabroniony popełniony z związku z tematem procedury zgłoszeń wewnętrznych. Jest to art. 58, który stanowi, że kto, będąc odpowiedzialnym za ustanowienie procedury zgłoszeń wewnętrznych, wbrew przepisom ustawy procedury tej nie ustanawia lub ustanawia ją z istotnym naruszeniem wynikających z ustawy wymogów, podlega karze grzywny.

W mojej ocenie, z punktu widzenia kadrowca, osoby zajmującej się kadrami i płacami i ewentualnie osoby wyznaczonej do wdrożenia ochrony sygnalistów, a także upoważnionej do przyjmowania zgłoszeń najważniejszym przepisem z katalogu przepisów karnych jest art. 58, który zgodnie z treścią art. 59 ustawy o ochronie sygnalistów stanowi wykroczenie. 

Przepis ten zawiera dwa znamiona czynu zabronionego. Pierwszym z nich będzie brak ustanowienia procedury pomimo obowiązku jej wdrożenia. Dlatego też warto zaznaczyć, że zgodnie z art. 24 ust. 2 ustawy nawet jeśli jakiś podmiot prawny „na pierwszy rzut oka” nie ma ustawowego obowiązku wdrożenia procedury to rekomendowałabym, aby to zrobić. Właśnie z uwagi na wykroczenie z art. 58. 

Natomiast drugim znamieniem czynu zabronionego jest ustanowienie procedury z istotnym naruszeniem wynikających z ustawy wymogów. Jakie zatem mogą być to naruszenia? Po lekturze ustawy uznać należy, ze będą to:

• brak konsultacji związkowej lub z przedstawicielami załogi, 
• konsultacja tylko z jednym przedstawicielem załogi, 
• zbyt krótka albo zbyt długa konsultacja, 
• krótszy lub dłuższy okres vacatio legis procedury, czyli wprowadzenie innego okresu niż wskazuje ustawa, czyli 7 dni od chwili podania jej do wiadomości publicznie, w sposób zwyczajowo przyjęty w danym podmiocie prawnym, 
• wyeliminowanie z treści procedury elementu obligatoryjnego.

Pracodawca nie ma obowiązku informowania o ochronie sygnalistów, wdrożonej ewentualnie procedury zgłoszeń wewnętrznych przed dopuszczeniem do pracy nowozatrudnionego pracownika, analogicznie jak ma to miejsce w przypadku, np. regulaminu pracy. Ponadto nie ma obowiązku uzyskiwania podpisu osoby ubiegającej się o zatrudnienie, a także osoby zatrudnionej o zapoznaniu lub poinformowaniu o procedurze zgłoszeń wewnętrznych (Zob. M. Stanecki, Definicja sygnalisty [w:] Ochrona sygnalistów. Praktyczna analiza przepisów, pod red. K. Walczaka, Warszawa 2024, s. 43).

---

Zapraszam na szkolenie do odtworzenia w zakresie ochrony sygnalistów

https://karolinaniedzielska.pl/sygnalisci-nowe-obowiazki-pracodawcow

Pozdrawiam, Karolina Niedzielska