Zmiana czasu na zimowy 2026.  Jak rozliczyć dodatkową godzinę pracy i  jakie  wynagrodzenie  przysługuje pracownikowi?

W najbliższy weekend, w nocy z 24 na 25 października 2026 r., nastąpi zmiana czasu z letniego na zimowy. O godzinie 3:00 cofniemy wskazówki zegarów na godzinę 2:00. Dla większości osób oznacza to możliwość dłuższego snu, jednak dla pracodawców, pracowników działów kadrowo-płacowych oraz osób odpowiedzialnych za planowanie i rozliczanie czasu pracy zmiana ta rodzi konkretne konsekwencje prawne i finansowe.

Problem dotyczy przede wszystkim pracowników świadczących pracę w porze nocnej, w szczególności w systemach zmianowych, w ochronie, podmiotach leczniczych, zakładach produkcyjnych, hotelach czy przedsiębiorstwach funkcjonujących w ruchu ciągłym.

Czy pracownik, który zgodnie z harmonogramem miał przepracować osiem godzin, a wskutek cofnięcia zegarów faktycznie przepracuje dziewięć godzin, nabywa prawo do wynagrodzenia za dodatkową godzinę? Czy jest to automatycznie praca nadliczbowa? Jak ustalić dodatek za pracę w porze nocnej i w jaki sposób wykazać tę godzinę w ewidencji czasu pracy?

Odpowiedzi na te pytania wymagają uwzględnienia nie tylko przepisów dotyczących zmiany czasu, ale przede wszystkim regulacji Kodeksu pracy odnoszących się do czasu pracy, godzin nadliczbowych oraz pracy w porze nocnej.

Zmiana czasu na zimowy – podstawa prawna

Zasady zmiany czasu określa rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z 4 marca 2022 r. w sprawie wprowadzenia i odwołania czasu letniego środkowoeuropejskiego w latach 2022–2026 (Dz.U. z 2022 r. poz. 539). Zgodnie z § 2 ust. 1 pkt 5 tego rozporządzenia odwołanie czasu letniego środkowoeuropejskiego nastąpi 25 października 2026 r. o godzinie 3:00. W praktyce oznacza to, że godzina pomiędzy 2:00 a 3:00 wystąpi dwukrotnie. Co istotne, rozporządzenie przewiduje również szczególny sposób oznaczania powtórzonej godziny, poprzez dodanie litery „a”. Rozwiązanie to ma znaczenie także dla dokumentowania czasu pracy, ponieważ pozwala jednoznacznie odróżnić dwa przedziały czasu oznaczone tymi samymi wskazaniami zegara. 

Nie oznacza to jednak, że ustawodawca przewidział odrębne zasady wynagradzania pracowników wykonujących pracę podczas zmiany czasu. W tym zakresie zastosowanie znajdują ogólne przepisy Kodeksu pracy.

Czy dodatkowa godzina jest godziną nadliczbową?

Zgodnie z art. 151 § 1 Kodeksu pracy pracą w godzinach nadliczbowych jest praca wykonywana ponad obowiązujące pracownika normy czasu pracy, a także praca wykonywana ponad przedłużony dobowy wymiar czasu pracy wynikający z obowiązującego pracownika systemu i rozkładu czasu pracy. W konsekwencji samo cofnięcie zegarów nie przesądza jeszcze o powstaniu godzin nadliczbowych. Decydujące znaczenie ma rzeczywisty czas wykonywania pracy, obowiązujący pracownika system czasu pracy oraz jego harmonogram.

Przykład 1. Praca w podstawowym systemie czasu pracy

Pracownik zatrudniony w podstawowym systemie czasu pracy ma zaplanowaną zmianę od godziny 22:00 w sobotę 24 października do godziny 6:00 w niedzielę 25 października 2026 r. Czas wynikający z godzin zegarowych: 8h. Rzeczywisty czas pracy: 9h. Pracownik wykonuje pracę przez dziewięć godzin, a zatem o godzinę dłużej niż wynosi obowiązująca go dobowa norma czasu pracy. Powstaje jedna godzina nadliczbowa, którą należy odpowiednio zrekompensować. Inaczej należy ocenić sytuację pracownika zatrudnionego w równoważnym systemie czasu pracy.

Przykład 2. Praca w równoważnym systemie czasu pracy

Pracownik ma zaplanowaną 12-godzinną zmianę od godziny 19:00 w sobotę do godziny 7:00 w niedzielę. W wyniku zmiany czasu rzeczywiście wykonuje pracę przez 13 godzin. Jeżeli zgodnie z obowiązującym harmonogramem jego przedłużony dobowy wymiar czasu pracy wynosił 12 godzin, trzynasta godzina stanowi pracę nadliczbową.

Nie można przy tym uznać, że skoro system równoważny dopuszcza przedłużenie dobowego wymiaru czasu pracy do 12 godzin, to pracodawca może automatycznie zaplanować 13 godzin pracy w związku ze zmianą czasu. Takie działanie prowadziłoby do przekroczenia dopuszczalnego przedłużonego dobowego wymiaru czasu pracy.

Warto również pamiętać, że zmiana czasu nie powoduje zwiększenia nominalnego wymiaru czasu pracy w przyjętym okresie rozliczeniowym. W październiku 2026 r. wymiar czasu pracy dla pełnego etatu wynosi 176 godzin, a więc tyle samo niezależnie od tego, czy pracownik wykonywał pracę podczas zmiany czasu.

Jakie wynagrodzenie przysługuje za dodatkową godzinę?

Jeżeli dodatkowa godzina stanowi pracę nadliczbową, pracownikowi przysługuje normalne wynagrodzenie za pracę oraz odpowiedni dodatek z tytułu pracy w godzinach nadliczbowych. Zgodnie z art. 151¹ § 1 pkt 1 lit. a Kodeksu pracy za pracę nadliczbową przypadającą w nocy przysługuje dodatek w wysokości 100% wynagrodzenia.

Nie ma przy tym znaczenia, że dodatkowa godzina wynika ze zmiany czasu, a nie z typowego polecenia pozostania w pracy po zakończeniu zmiany. Jeżeli pracownik faktycznie wykonuje pracę ponad obowiązujące go normy lub przedłużony dobowy wymiar czasu pracy, należy rozliczyć ją zgodnie z przepisami dotyczącymi godzin nadliczbowych.

Co istotne, dodatek za pracę nadliczbową nie zastępuje dodatku za pracę w porze nocnej. Są to dwa odrębne świadczenia wynikające z różnych podstaw prawnych.

Takie stanowisko potwierdza również Państwowa Inspekcja Pracy w wyjaśnieniach opublikowanych w październiku 2026 r. (https://www.pip.gov.pl/aktualnosci/zmiana-czasu-na-zimowy-w-pracy?)

Dodatek za pracę w porze nocnej – ile wynosi w październiku 2026 r.?

Stosownie do art. 151⁷ § 1 Kodeksu pracy pora nocna obejmuje osiem godzin między godzinami 21:00 a 7:00. Konkretne godziny pory nocnej powinny zostać określone przez pracodawcę w obowiązujących u niego przepisach wewnątrzzakładowych albo w informacji przekazywanej pracownikowi, gdy pracodawca nie ma obowiązku ustalania regulaminu pracy. Przedział od godziny 2:00 do 3:00 zawsze mieści się w tak ustalonej porze nocnej.

Na podstawie art. 151⁸ § 1 Kodeksu pracy pracownikowi wykonującemu pracę w porze nocnej przysługuje dodatek w wysokości 20% stawki godzinowej wynikającej z minimalnego wynagrodzenia za pracę. W 2026 r. minimalne wynagrodzenie za pracę wynosi 4806 zł brutto, natomiast wymiar czasu pracy w październiku wynosi 176 godzin.

Obliczenie dodatku nocnego – październik 2026

(4806 / 176) x 20 % =5,46 zł

Kwota brutto, po zaokrągleniu do pełnych groszy.

Jeżeli zatem pracownik zamiast ośmiu godzin przepracuje dziewięć godzin, a wszystkie te godziny przypadają w obowiązującej u pracodawcy porze nocnej, należy naliczyć dodatek za dziewięć godzin pracy w nocy.

Nieprawidłowe byłoby ograniczenie dodatku do ośmiu godzin tylko dlatego, że taką liczbę godzin wskazywał pierwotny harmonogram pracy.

Przykład kompleksowego rozliczenia wynagrodzenia

Pracownik zatrudniony w podstawowym systemie czasu pracy otrzymuje stałe miesięczne wynagrodzenie zasadnicze w wysokości 6000 zł brutto. W nocy z 24 na 25 października 2026 r. miał zaplanowaną pracę od godziny 22:00 do godziny 6:00.

Pracodawca ustalił porę nocną od godziny 22:00 do godziny 6:00. W wyniku zmiany czasu pracownik przepracował dziewięć godzin, z czego jedna stanowi godzinę nadliczbową. Przyjmujemy, że za tę godzinę pracownik nie otrzyma czasu wolnego.

Rozliczenie dodatkowej godziny przedstawia się następująco:

Składnik wynagrodzenia	Kwota brutto
Normalne wynagrodzenie za dodatkową godzinę (6000 zł / 176 godz.)	34,09 zł
Dodatek 100% za godzinę nadliczbową	34,09 zł
Dodatek za dodatkową godzinę nocną	5,46 zł
Łącznie za dodatkową godzinę	73,64 zł

Powyższe wyliczenie zakłada, że wynagrodzenie zasadnicze stanowi jedyny składnik uwzględniany w podstawie obliczeń, a normalne wynagrodzenie za dodatkową godzinę nie zostało już rozliczone w inny sposób.

Oprócz przedstawionej kwoty pracownik zachowuje prawo do dodatków nocnych za pozostałe osiem godzin, które przypadały w porze nocnej.

W praktyce szczególnej uwagi wymaga sposób obliczenia normalnego wynagrodzenia za godziny nadliczbowe. Nie zawsze będzie ono bowiem tożsame ze stawką wynagrodzenia zasadniczego. Zgodnie z utrwalonym orzecznictwem Sądu Najwyższego normalne wynagrodzenie może obejmować również inne stałe składniki wynagrodzenia, jeżeli przysługują pracownikowi w sposób systematyczny i stały.

Czy pracodawca może udzielić czasu wolnego zamiast wypłacać dodatek za nadgodziny?

Tak. Zastosowanie znajduje art. 151² Kodeksu pracy, który przewiduje dwa sposoby rekompensowania pracy nadliczbowej czasem wolnym.

Pierwszy z nich zakłada udzielenie czasu wolnego na pisemny wniosek pracownika. W takim przypadku pracownik otrzymuje czas wolny w wymiarze odpowiadającym liczbie przepracowanych godzin nadliczbowych, a więc w proporcji 1:1.

Drugi sposób polega na udzieleniu czasu wolnego bez wniosku pracownika, z inicjatywy pracodawcy. Wówczas wymiar czasu wolnego jest o połowę wyższy niż liczba przepracowanych godzin nadliczbowych. Oznacza to, że za jedną godzinę nadliczbową pracownik powinien otrzymać 1 godzinę i 30 minut czasu wolnego. W drugim przypadku czas wolny musi zostać udzielony najpóźniej do końca okresu rozliczeniowego i nie może powodować obniżenia wynagrodzenia należnego pracownikowi za pełny miesięczny wymiar czasu pracy.

Należy jednak podkreślić, że udzielenie czasu wolnego w zamian za pracę nadliczbową nie zwalnia pracodawcy z obowiązku wypłaty dodatku za pracę w porze nocnej. Ten ostatni przysługuje niezależnie od sposobu rekompensowania godzin nadliczbowych.

Zmiana czasu a ewidencja czasu pracy

Obowiązek prowadzenia ewidencji czasu pracy wynika z art. 149 § 1 Kodeksu pracy. Jej celem jest prawidłowe ustalenie wynagrodzenia i innych świadczeń związanych z pracą.

Szczegółowy zakres danych wykazywanych w ewidencji określa § 6 pkt 1 lit. a rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej.

Ewidencja powinna zawierać między innymi liczbę przepracowanych godzin oraz godzinę rozpoczęcia i zakończenia pracy, a także liczbę godzin przepracowanych w porze nocnej i godzin nadliczbowych.

W przypadku zmiany czasu z letniego na zimowy szczególnego znaczenia nabiera prawidłowe wykazanie rzeczywistej liczby godzin pracy.

Jeżeli pracownik rozpoczął pracę o godzinie 22:00, a zakończył o godzinie 6:00, wpisanie do ewidencji wyłącznie ośmiu godzin byłoby nieprawidłowe, jeżeli faktycznie wykonywał pracę przez dziewięć godzin.

Warto również zweryfikować sposób działania elektronicznych systemów rejestracji czasu pracy. Niektóre systemy mogą automatycznie wyliczać czas pracy na podstawie różnicy pomiędzy godziną rozpoczęcia a godziną zakończenia zmiany, nie uwzględniając cofnięcia zegarów.

Pracodawca powinien zatem upewnić się, że system rejestracji czasu pracy prawidłowo identyfikuje powtórzoną godzinę, a dane przekazywane do naliczenia wynagrodzeń odpowiadają rzeczywistemu czasowi świadczenia pracy.

Czy można zaplanować krótszą zmianę i uniknąć nadgodzin?

Nie każda zmiana czasu na zimowy musi skutkować powstaniem godzin nadliczbowych.

Pracodawca, który odpowiednio wcześniej uwzględni zmianę czasu podczas planowania harmonogramów, może ustalić godziny pracy w taki sposób, aby faktyczny czas jej wykonywania odpowiadał obowiązującej pracownika normie lub dopuszczalnemu przedłużonemu dobowemu wymiarowi czasu pracy.

Przykładowo pracownik zatrudniony w podstawowym systemie czasu pracy może mieć zaplanowaną zmianę od godziny 22:00 do godziny 5:00. Pomimo że różnica pomiędzy wskazaniami zegara wynosi siedem godzin, w rzeczywistości pracownik przepracuje osiem godzin.

Takie rozwiązanie nie powoduje przekroczenia dobowej normy czasu pracy.

Nie można jednak pomijać przepisów dotyczących harmonogramów czasu pracy, odpoczynku dobowego i tygodniowego oraz zasad zmiany rozkładów czasu pracy. Skrócenie zmiany nie powinno być dokonywane dowolnie, już po faktycznym wykonaniu pracy, wyłącznie w celu uniknięcia wypłaty należnych świadczeń.

Zmiana czasu a odpoczynek dobowy

Dodatkowa godzina pracy może wpływać nie tylko na wysokość wynagrodzenia, ale również na realizację prawa pracownika do odpoczynku. Zgodnie z art. 132 § 1 Kodeksu pracy pracownikowi przysługuje w każdej dobie prawo do co najmniej 11 godzin nieprzerwanego odpoczynku, z zastrzeżeniem wyjątków przewidzianych w ustawie. Przy ocenie zachowania odpoczynku należy uwzględnić rzeczywisty czas pomiędzy zakończeniem jednej zmiany a rozpoczęciem kolejnej. Samo cofnięcie zegarów nie może prowadzić do fikcyjnego wydłużenia lub skrócenia odpoczynku. Pracodawca powinien ustalić, ile godzin pracownik faktycznie pozostawał poza pracą. W przypadku pracowników wykonujących pracę w systemach równoważnych trzeba dodatkowo pamiętać o art. 136 i 137 Kodeksu pracy, jeżeli znajdują one zastosowanie do danego rodzaju pracy.

Czy zmiana czasu wpływa na wynagrodzenie pracowników otrzymujących stałą pensję miesięczną?

W praktyce pojawia się również pytanie, czy pracownik wynagradzany stałą stawką miesięczną powinien otrzymać dodatkowe wynagrodzenie, skoro jego miesięczna pensja została określona niezależnie od liczby dni i godzin przypadających w danym miesiącu.

Odpowiedź zależy od tego, czy w związku ze zmianą czasu pracownik rzeczywiście przepracował więcej godzin niż wynikało to z obowiązującego go wymiaru i rozkładu czasu pracy.

Stałe miesięczne wynagrodzenie nie oznacza, że pracownik jest zobowiązany świadczyć pracę przez dowolną liczbę godzin bez prawa do dodatkowych świadczeń.

Jeżeli w wyniku zmiany czasu powstanie praca nadliczbowa, pracownik zachowuje prawo do jej rekompensaty na zasadach przewidzianych w Kodeksie pracy. Forma wynagradzania nie wyłącza stosowania przepisów o godzinach nadliczbowych.

W przypadku pracowników wynagradzanych stawką godzinową rozliczenie dodatkowej godziny jest zazwyczaj bardziej bezpośrednie, ponieważ zwiększa się liczba godzin, za które należy naliczyć wynagrodzenie.

O czym powinny pamiętać działy kadr i płac?

Zmiana czasu z letniego na zimowy jest zdarzeniem przewidywalnym, dlatego pracodawcy powinni uwzględnić ją jeszcze przed rozpoczęciem nocnej zmiany.

Z perspektywy prawidłowego rozliczenia czasu pracy i wynagrodzeń konieczne jest przede wszystkim:

1. Zweryfikowanie harmonogramów pracowników wykonujących pracę w nocy z 24 na 25 października 2026 r.
2. Ustalenie rzeczywistej liczby godzin pracy z uwzględnieniem powtórzonego przedziału od godziny 2:00 do 3:00.
3. Sprawdzenie, czy dodatkowa godzina spowodowała przekroczenie dobowej normy czasu pracy lub przedłużonego dobowego wymiaru czasu pracy.
4. Prawidłowe naliczenie dodatku za pracę w porze nocnej oraz ewentualnego wynagrodzenia i dodatku za godziny nadliczbowe.
5. Uwzględnienie faktycznie przepracowanych godzin w ewidencji czasu pracy i zweryfikowanie zachowania wymaganych okresów odpoczynku.

Nie można również zapominać o tym, że szczególne regulacje dotyczące czasu pracy mogą wynikać z przepisów branżowych, w szczególności odnoszących się do określonych grup zawodowych.

Pozdrawiam, Karolina Niedzielska