Śmierć pracownika- obowiązki pracodawcy

Kodeks pracy przewiduje, że z dniem śmierci pracownika stosunek pracy wygasa. Wynika to z faktu, że stosunek pracy jest stosunkiem obligacyjnym dwustronnym i osobistym. Oznacza to, że stosunek pracy nie podlega dziedziczeniu. Nie mniej jednak w przypadku wygaśnięcia stosunku pracy powstaje po stronie pracodawcy szereg obowiązków, które zobowiązany jest wypełnić.

Zauważyłam w praktyce, że wiele pracodawców po śmierci pracownika zamyka akta osobowe, wyrejestrowuje z ubezpieczeń społecznych i tyle. Nie zdają sobie spawy z tego, że muszą rozstrzygnąć lub poczekać na odpowiednie rozstrzygnięcia właściwych władz z zakresu dziedziczenia po zmarłym pracownika, albowiem wiele zobowiązań pieniężnych staje się prawem majątkowym podlegającym  dziedziczeniu.

W związku z wygaśnięciem stosunku pracy wskutek śmierci pracownika wygasają także inne stosunki pomiędzy pracodawcą i pracownikiem:

1. umowa o zakazie konkurencji (por. wyrok SN z 22.01.2004 r., I PK 341/03, OSNP 2004/23, poz. 398 z glosą E. Hofmańskiej OSP 2005/3, s. 33)
2. umowa cywilnoprawna o powierzeniu mienia,
3. umowa o podnoszenie kwalifikacji zawodowych pracownika,
4. umowa o korzystanie z samochodu prywatnego.

Problem pojawia się w przypadku umów cywilnoprawnych zawieranych z własnym pracownikiem.

Zgodnie z art. 748 kc: W braku odmiennej umowy zlecenie wygasa wskutek śmierci przyjmującego zlecenie albo wskutek utraty przez niego pełnej zdolności do czynności prawnych.

Tym samym w treści umowy zlecenia powinny pojawić się odpowiednie postanowienia, z których wynikać będzie, że stosunek zlecenia wraz ze śmiercią pracownika, który zawarł dodatkowo zlecenie ze swoim pracodawcą wygasa z chwilą jego śmierci

Natomiast w przypadku umowy o dzieło, zgodnie z art. 645 § 1 kc: Umowa o dzieło, którego wykonanie zależy od osobistych przymiotów przyjmującego zamówienie, rozwiązuje się wskutek jego śmierci lub niezdolności do pracy. W innym wypadku umowa nie ulega rozwiązaniu.

Obowiązki pracodawcy wobec śmierci pracownika

I. Sporządzenie i wydanie świadectwa pracy

Pracodawca sporządza świadectwo pracy i włącza je do części C akt zmarłego pracownika. Świadectwo pracy sporządza się w dniu wygaśnięcia stosunku pracy. Na wniosek, złożony w formie papierowej lub elektronicznej, pracodawca w ciągu 7 dni od chwili złożenia wniosku wydaje świadectwo pracy małżonkowi oraz innej/ym osobie/om spełniającym warunki wymagane do uzyskania renty rodzinnej w myśl przepisów o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych. Z przepisu art. 63 (1) § 2 kp wynika, że innym osobom, nawet gdyby miały interes prawny, pracodawca nie jest uprawiony do wydania uprzednio sporządzonego świadectwa pracy (zob.K. W. Baran [w:] B. M. Ćwiertniak, Z. Góral, A. Kosut, D. Książek, M. Kuba, M. Lekston, A. Musiała, W. Perdeus, J. Piątkowski, P. Prusinowski, K. Stefański, M. Tomaszewska, M. Włodarczyk, T. Wyka, K. W. Baran, Kodeks pracy. Komentarz. Tom I. Art. 1-113, wyd. V, Warszawa 2020, art. 63(1)).

II. Prawa majątkowe

Przepis art. 63 (1) § 2 kp przewiduje  szczególny porządek dziedziczenia po zmarłym pracowniku w zakresie praw majątkowych ze stosunku pracy. Uprawnionymi podmiotami są w równych częściach małżonek oraz inne osoby spełniające warunki wymagane do uzyskania renty rodzinnej w myśl przepisów o rentach i emeryturach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych.

Małżonek nie musi mieć ustalonego prawa do renty rodzinnej. Nie mniej jednak nie będzie miał on prawa z art. 63 (1) § 2 kp i art. 93 kp do praw majątkowych i odprawy pośmiertnej jeśli w dniu śmierci pracownika pozostawał w nim separacji prawnej (orzeczonej na podstawie art. 64 (4) § 1 kro), separacja faktyczna nie ma żadnego znaczenia dla uprawnień lub był już rozwiedziony. W takim wypadku były małżonek lub małżonek w separacji prawnej musi udowodnić prawo do renty, albowiem prawo to przysługuje pod warunkiem przyznania na podstawie wyroku sądowego lub ugody sądowej prawa do alimentów. Wyrok o separację, wyrok rozwodowy i wyrok w zakresie alimentów muszą być prawomocne.

Jesteś zainteresowany problematyką renty rodzinnej po rozwodzie? Możesz przeczytać rozdział mojego autorstwa w książce Rodzina i Prawo, Uniwersytetu Kazimierza Wielkiego w Bydgoszczy. Sprawdzam książkę

Do renty rodzinnej uprawnieni są następujący członkowie rodziny:

1. dzieci własne, dzieci drugiego małżonka oraz dzieci przysposobione;
2. przyjęte na wychowanie i utrzymanie przed osiągnięciem pełnoletności wnuki, rodzeństwo i inne dzieci, z wyłączeniem dzieci przyjętych na wychowanie i utrzymanie w ramach rodziny zastępczej lub rodzinnego domu dziecka;
3.  małżonek (wdowa i wdowiec);
4.  rodzice.

Dzieci własne, dzieci drugiego małżonka i dzieci przysposobione mają prawo do renty rodzinnej:

1.  do ukończenia 16 lat;
2. do ukończenia nauki w szkole, jeżeli przekroczyły 16 lat życia, nie dłużej jednak niż do osiągnięcia 25 lat życia wyższej, prawo do renty rodzinnej przedłuża się do zakończenia tego roku studiów. Jeżeli dziecko osiągnęło 25 lat życia, będąc na ostatnim roku studiów w szkole o rencie rodzinnej na ostatnim roku przeczytasz więcej TUTAJ, albo
3. bez względu na wiek, jeżeli stały się całkowicie niezdolne do pracy oraz do samodzielnej egzystencji lub całkowicie niezdolne do pracy w okresie.

Przyjęte na wychowanie i utrzymanie wnuki, rodzeństwo i inne dzieci mają prawo do renty rodzinnej, jeżeli spełniają warunki określone  a ponadto:

1. zostały przyjęte na wychowanie i utrzymanie co najmniej na rok przed śmiercią ubezpieczonego (emeryta lub rencisty), chyba że śmierć była następstwem wypadku, oraz
2. nie mają prawa do renty po zmarłych rodzicach, a gdy rodzice żyją, jeżeli:
   1. nie mogą zapewnić im utrzymania albo
   2. ubezpieczony (emeryt lub rencista) lub jego małżonek był ich opiekunem ustanowionym przez sąd.

Rodzice mają prawo do renty rodzinnej, jeżeli:

1.  ubezpieczony (emeryt lub rencista) bezpośrednio przed śmiercią przyczyniał się do ich utrzymania;
2. spełniają odpowiednio warunki określone dla wdowy i wdowca oraz wieku.

Za rodziców w rozumieniu ustawy uważa się również ojczyma i macochę oraz osoby przysposabiające.

Powyższe wyliczenie ma ogromne znaczenie, albowiem uproszczony tryb dziedziczenia praw majątkowych po zmarłym pracowniku ma zastosowanie do wszystkich praw majątkowych ze stosunku pracy (zob.Wyrok SA w Szczecinie z 6.06.2013 r., III APa 5/13, LEX nr 1422403).
W szczególności będzie to:

– wynagrodzenia za pracę i jego składników, dodatków,

– odszkodowania od pracodawcy,

– zadośćuczynienia pieniężnego,

– odprawy,

– ekwiwalenty,

– świadczenia rzeczowe,

– ryczałty.

Uwaga! Do praw majątkowych nie zalicza się odprawy pośmiertnej. Wynika to z faktu odrębnej regulacji prawnej (zob. postanowienie SN z 13.12.2004 r., II PK 243/04, LEX nr 896488).

Art. 93. § 1. W razie śmierci pracownika w czasie trwania stosunku pracy lub w czasie pobierania po jego rozwiązaniu zasiłku z tytułu niezdolności do pracy wskutek choroby, rodzinie przysługuje od pracodawcy odprawa pośmiertna.

§2.Wysokość odprawy, o której mowa w§1, jest uzależniona od okresu zatrudnienia pracownika u danego pracodawcy i wynosi:

1. jednomiesięczne wynagrodzenie, jeżeli pracownik był zatrudniony krócej niż 10 lat;
2. trzymiesięczne wynagrodzenie, jeżeli pracownik był zatrudniony co najmniej 10 lat;
3. sześciomiesięczne wynagrodzenie, jeżeli pracownik był zatrudniony co najmniej 15 lat.§ 3. Przepis art. 36 § 1(1) stosuje się odpowiednio.
   § 4. Odprawa pośmiertna przysługuje następującym członkom rodziny pracownika:

1)  małżonkowi;

2)  innym członkom rodziny spełniającym warunki wymagane do uzyskania renty

rodzinnej w myśl przepisów o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych.

§ 5. Odprawę pośmiertną dzieli się w częściach równych pomiędzy wszystkich uprawnionych członków rodziny.
§6.Jeżeli po zmarłym pracowniku pozostał tylko jeden członek rodziny uprawniony do odprawy pośmiertnej, przysługuje mu odprawa w wysokości połowy odpowiedniej kwoty określonej w § 2.

§ 7. Odprawa pośmiertna nie przysługuje członkom rodziny, o których mowa w § 4, jeżeli pracodawca ubezpieczył pracownika na życie, a odszkodowanie wypłacone przez instytucję ubezpieczeniową jest nie niższe niż odprawa pośmiertna przysługująca zgodnie z§2 i6. Jeżeli odszkodowanie jest niższe od odprawy pośmiertnej, pracodawca jest obowiązany wypłacić rodzinie kwotę stanowiącą różnicę między tymi świadczeniami.

Na pracodawcy ciąży obowiązek samodzielnego ustalenia kręgu uprawnionych osób. 

I teraz wielkie rozstrzygniecie problemu! W żadnym wypadku nie czekamy na żadne poświadczenia dziedziczenia, tj. postanowienie sądu o nabyciu spadku lub poświadczenia notarialnego o przyjęciu spadku!!!!!

Dlaczego? art. 63 (1) § 2 kodeksu pracy przewiduje szczególny tryb dziedziczenia praw majątkowych ze stosunku pracy po zmarłym pracowniku. Dopiero w przypadku braku osób wymienionych w w/w przepisie,  prawa majątkowe ze stosunku pracy wchodzą w skład spadku i podlegają dziedziczeniu na zasadach ogólnych  (art. 922 kc).  W przypadku nabycia spadkobrania testamentowego wystarczy okazanie testamentu, natomiast w przypadku spadkobrania ustawowego na spadkobiercy ciąży obowiązek przedstawienia dokumentu potwierdzającego nabycie spadku, o ile nie jest osobą wymienioną w art. 63 (1) § 2 kp.

Uwaga! Jeśli prawa majątkowe po nieżyjącym pracowniku staną się częścią masy spadkowej, gdy są wypłacane dopiero po stwierdzeniu nabycia przez konkretne osoby spadku, podlegają one podatkowi od spadków i darowizn. W takim przypadku pracodawca ma obowiązek zawiadomić urzędy skarbowe spadkobierców.

Dłużnicy spadkodawcy lub osób, którym przysługują wierzytelności z tytułu zapisu (dalszego zapisu), wkładu oszczędnościowego na podstawie dyspozycji wkładem na wypadek śmierci lub umorzenia jednostek uczestnictwa funduszu inwestycyjnego otwartego lub specjalistycznego funduszu inwestycyjnego otwartego na podstawie dyspozycji uczestnika tych funduszy na wypadek jego śmierci są obowiązani przekazać naczelnikowi urzędu skarbowego właściwemu ze względu na miejsce zamieszkania wierzyciela, informację o dokonanych wypłatach (zwrocie długu) i ich wysokości, w terminie 14 dni od dnia wypłaty (art. 19 ust. 1 ustawy z 28 lipca 1983 r. o podatku od spadków i darowizn).

Uwaga! Prawa majątkowe są opodatkowane, ale nie są oskładkowane. Podlegają także umniejszeniom określonym w art. 87 kodeksu pracy. Chociaż pojawia się tutaj spór w doktrynie. Wynika to z faktu, że zgodnie z art. 819 kpc, w chwili śmierci dłużnika postępowanie egzekucyjne ulega zawieszeniu z urzędu. Nie mniej jednak orzecznictwo dopuszcza możliwośc potrąceń z praw majątkowych.

Przykład: Pracownik osiągnął wynagrodzenie 3 tys. zł brutto, w tym samym miesiącu, w którym nabył wynagrodzenie zginał w wypadku samochodym. Pracownik wykorzystał  cały wymiar urlop wypoczynkowego. Komornik prowadzący egzekucje zajął wynagrodzenie, zasiłków i innych świadczeń ze stosunku pracy z tytułu świadczeń niealimentacyjnych (100 % minimalnego wynagrodzenia)., na kwotę 10 tys.  Osobami uprawnionymi do praw majątkowych po zmarłym pracowniku są dwie: żona i dziecko do lat 16. W celu ustalenia kwoty wolnej na podstawie dokumentacji płacowej ustalono, że pracownik złożył PIT 2, posiadał podstawowe koszty uzyskania przychodu oraz nie był uczestnikiem PPK. Pracował w pełnym wymiarze czasu pracy. 

	Obliczenia	Wynik
Podstawa dokonania potrącenia	3000 / 2 = 1500 1500 x 17% = 255 255 x 2 = 510 zł 3000 – 510 = 2490	2490
Maksymalna dopuszczalna kwota dokonania potrącenia	1/2 x 2490	1245
Kwota wolna od potrąceń brutto	2800	2800
Kwota wolna od potrąceń netto	2061,67	2061,67
Faktyczna możliwa kwota dokonania potrącenia	2490-2061,67 = 428,33 428,33 < 1245	428,33
Potrącenie	2490 – 428,33	2061,67

Prawa majątkowe po dokonaniu potrącenia to 2061,67 zł. Tym samym każdy uprawniony otrzyma 1030,84 zł.

Uwaga! Takiego umniejszenia nie można dokonać w przypadku odprawy pośmiertnej.Odprawa pośmiertna nie jest prawem majątkowym, nie  przysługuje pracownikowi i nie jest dziedziczona po nim, lecz przysługuje jego rodzinie. Dlatego nie można jej traktować jak wynagrodzenie za pracę i stosować do niej art. 87 kp. Jakiekolwiek potrącenie stanowiłoby jej bezpodstawne obniżenie.

Warto mieć w swoim zbiorze wzorów dokumentów pisemną informację dla rodziny zmarłego *

*(kliknij w pogrubienie i pobierz wzór pisma)

Pamiętaj, aby sporządzić PIT 11 dla osób, którym wypłacono prawa majątkowe po zmarłym pracowniku.

III. Odprawa pośmiertna

Jak już wspomniałam powyżej odprawa pośmiertna nie wchodzi do praw majątkowych po zmarłym pracowniku, albowiem jest ona należna członkom rodziny, a nie pracownikowi.
Warto mieć w swoim zbiorze wzorów dokumentów pisemne zawiadomienie o przyznaniu odprawy pośmiertnej *
*(kliknij w pogrubienie i pobierz wzór pisma)

Odprawa pośmiertna przysługuje członkom rodziny jeśli pracownik zmarł w trakcie trwania stosunku pracy, niezależnie od stażu pracy ogólnego i zakładowego (dopiero wysokość odprawy jest uzależniona od stażu zakładowego), od okoliczności zgonu.

Uwaga! Odprawa należy się z każdego stosunku pracy. Jeśli pracownik był zatrudniony u kilku pracodawców jednocześnie, każdy z nich wypłaca odprawę.

Wysokość odprawy oblicza się zgodnie z zasadami obliczania ekwiwalentu za niewykorzystany urlop wypoczynkowy. Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 29 maja 1996 r. w sprawie sposobu ustalania wynagrodzenia w okresie niewykonywania pracy oraz wynagrodzenia stanowiącego podstawę obliczania odszkodowań, odpraw, dodatków wyrównawczych do wynagrodzenia oraz innych należności przewidzianych w Kodeksie pracy (t.j. Dz. U. z 2017 r. poz. 927).

Przepisy dają możliwość zwolnienia pracodawcy z obowiązku zapłaty odprawy pośmiertnej. Odprawa pośmiertna nie przysługuje członkom rodziny  jeżeli pracodawca ubezpieczył pracownika na życie, a odszkodowanie wypłacone przez instytucję ubezpieczeniową jest nie niższe niż odprawa pośmiertna przysługująca zgodnie z art. 93 § 2 i 6 kodeksu pracy. Jeżeli odszkodowanie jest niższe od odprawy pośmiertnej, pracodawca jest obowiązany wypłacić rodzinie kwotę stanowiącą różnicę między tymi świadczeniami.

„W wyroku z 20.12.2017 r., III PK 10/17, OSNP 2018/9, poz. 120, SN wyjaśnił znaczenie zwrotu „pracodawca ubezpieczył pracownika na życie”. Stwierdził, że dotyczy on takich umów ubezpieczeń zawartych przez pracodawcę, w których ryzyko ubezpieczeniowe obejmuje zdarzenie w postaci śmierci pracownika. Przepis § 7 stosuje się więc nie tylko do umów wprost nazwanych „ubezpieczeniem na życie” (art. 829 § 1 pkt 1 k.c.), ale – w razie śmierci pracownika wskutek wypadku – przepis ten stosuje się także do umów ubezpieczających następstwa nieszczęśliwych wypadków (art. 829 § 1 pkt 2 k.c.)” E. Maniewska [w:] K. Jaśkowski, E. Maniewska, Komentarz aktualizowany do Kodeksu pracy, Gdańsk 2021, art. 93.

Odprawa pośmiertna jest zwolniona z podatku dochodowego od osób fizycznych i oczywiście ze składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne. 

IV. Wydanie części lub całości kopii dokumentacji pracowniczej

Pracodawca wydaje kopię całości lub części dokumentacji pracowniczej na wniosek, w przypadku śmierci pracownika lub byłego

pracownika:

1) dzieciom własnym, dzieciom drugiego małżonka oraz dzieciom przysposobionym;

2)  przyjętym na wychowanie i utrzymanie przed osiągnięciem pełnoletności wnukom, rodzeństwu i innym dzieciom, z wyłączeniem dzieci przyjętych na wychowanie i utrzymanie w ramach rodziny zastępczej lub rodzinnego domu dziecka;

3)  małżonkowi (wdowie i wdowcowi);

4)  rodzicom, w tym ojczymowi i macosze oraz osobom przysposabiającym.

– złożony w postaci papierowej lub elektronicznej. Wniosek ten przechowuje się w części C akt osobowych, albowiem stosunek pracy uległ wygaśnięciu po śmierci pracownika. Pracodawca winien sporządzić oraz wydać kopię dokumentacji w terminie 30 dni od dnia wpłynięcia wniosku. Forma wydanej kopii dokumentacji jest już zależna od formy jej prowadzenia przez pracodawcę (papierowa lub elektroniczna).

V. Wydanie poprzedniej wersji dokumentacji pracowniczej przy zmianie formy prowadzenia dokumentacji pracowniczej

Pracodawca informuje pracowników w sposób przyjęty u danego pracodawcy o:

1)  zmianie postaci prowadzenia i przechowywania dokumentacji pracowniczej;

2)  możliwości odbioru poprzedniej postaci dokumentacji pracowniczej w terminie 30 dni od dnia przekazania informacji.

Pracodawca zawiadamia w postaci papierowej lub elektronicznej byłego pracownika o możliwości odbioru poprzedniej postaci dokumentacji pracowniczej w terminie 30 dni od dnia zawiadomienia.

W przypadku śmierci pracownika lub byłego pracownika prawo odbioru poprzedniej postaci dokumentacji pracowniczej przysługuje następującym członkom rodziny:
1) dzieciom własnym, dzieciom drugiego małżonka oraz dzieciom przysposobionym;

2)  przyjętym na wychowanie i utrzymanie przed osiągnięciem pełnoletności wnukom, rodzeństwu i innym dzieciom, z wyłączeniem dzieci przyjętych na wychowanie i utrzymanie w ramach rodziny zastępczej lub rodzinnego domu dziecka;

3)  małżonkowi (wdowie i wdowcowi);

4)  rodzicom, w tym ojczymowi i macosze oraz osobom przysposabiającym.

VI. Wyrejestrowanie z ubezpieczeń społecznych

Każda osoba, w stosunku do której wygasł tytuł do ubezpieczeń społecznych, podlega wyrejestrowaniu z tych ubezpieczeń. Zgłoszenie wyrejestrowania płatnik składek jest zobowiązany złożyć w terminie 7 dni od daty zaistnienia tego faktu.

Stosunek pracy wygasa z chwilą śmierci pracownika, a więc wyrejestrowanie z ubezpieczeń społecznych następuje z dniem następnym.

KOD PRZYCZYNY WYREJESTROWANIA UBEZPIECZONEGO: 500- zgon osoby ubezpieczonej,

KOD WYGAŚNIĘCIA/ KOD TRYBU ROZWIĄZANIA STOSUNKU PRACY/ STOSUNKU SłUŻBOWEGO: 48W

KOD PODSTAWY PRAWNEJ ROZWIĄZANIA LUB WYGAŚNIĘCIA STOSUNKU PRACY LUB STOSUNKU SłUŻBOWEGO: 424

NALEŻY ZAZNACZYĆ, ŻE STOSUNEK PRACY WYGASŁ ZE STRONY PRACOWNIKA.

VII. Dokumentowanie śmierci pracownika

Przepisy nie przewidują zasad dokumentowania faktu zgonu pracownika oraz prawa osób uprawnionych do praw majątkowych i odprawy pośmiertnej. Nie mniej jednak należy z całą stanowczością stwierdzić, że pracodawca jest obowiązany do ustalenia osób uprawnionych do świadczeń po zmarłym pracowniku. Aby właściwie wykonać ciążący obowiązek pracodawcy należy przedstawić akt zgonu pracownika. Pracodawca nie ma jednak prawa do sporządzenia kserokopii i umieszczenia jej w części C akt osobowych. Dokument ten jest jedynie do wglądu. Na tą okoliczność można sporządzić notatkę służbową i umieścić ją w części C akt osobowych.

Jeśli pracodawcy nie zostanie okazany akt zgonu pracownika, a pracodawca ma watpliwości co do wygaśnięcia stosunku pracy, to istnieje możliwość, aby na podstawie ustawy z dnia 28 listopada 2014 r. Prawo o aktach stanu cywilnego (t.j. Dz. U. z 2020 r. poz. 463 z późn. zm.), wystąpił o odpis aktu zgonu. Zgodnie z art. 45. 1. Odpis aktu stanu cywilnego i zaświadczenie o zamieszczonych lub niezamieszczonych w rejestrze stanu cywilnego danych dotyczących wskazanej osoby wydaje się osobie, której akt dotyczy, lub jej małżonkowi, wstępnemu, zstępnemu, rodzeństwu, przedstawicielowi ustawowemu, opiekunowi, osobie, która wykaże w tym interes prawny, sądowi, prokuratorowi, organizacjom społecznym, jeżeli jest to zgodne z ich celem statutowym i przemawia za tym interes społeczny, oraz organom administracji publicznej, w tym podmiotom, o których mowa w art. 5a ust. 1, Służbie Ochrony Państwa, Policji, Straży Granicznej i Służbie Więziennej, a także Żandarmerii Wojskowej, jeżeli jest to konieczne do realizacji ich ustawowych zadań.

„Należy pamiętać, że interes prawny musi wynikać z konkretnego stosunku prawnego i mieć swoje umocowanie w przepisach prawa materialnego;”I. Basior [w:] A. Czajkowska, D. Sorbian, I. Basior, Prawo o aktach stanu cywilnego z komentarzem. Przepisy wykonawcze i związkowe oraz wzory dokumentów, Warszawa 2015, art. 45. W omawianym przypadku będzie to stosunek pracy.

Uwaga! uważam, że omówionego powyżej problemu nie należy przekładać na prawo do urlopu okolicznościowego. 

Karolina Niedzielska