Ustawa z dnia 21 listopada 2008 r. o pracownikach samorządowych (t.j. Dz. U. z 2024 r. poz. 1135), stanowi swoistą pragmatykę służbową i zawiera wiele przepisów szczególnych dotyczących rozliczania czasu pracy pracowników samorządowych, z pewnym wyjątkiem, który opiszę w niniejszym wpisie blogowym.
Co do zasady pracownicy samorządowi pracują od poniedziałku do piątku. W związku z tym, że tydzień pracy jest przeciętnie pięciodniowy, a niedziela jest dniem ustawowo wolnym od pracy zgodnie z art. 1 pkt 2 ustawy z dnia 18 stycznia 1951 r. o dniach wolnych od pracy (t.j. Dz. U. z 2025 r. poz. 296), oznacza to, że sobota zazwyczaj w takim wypadku jest dniem wolnym z tytułu pięciodniowego tygodnia pracy (W5).
Istnieje możliwość, że pracownik samorządowy zostanie zobligowany do pracy w wolną sobotę, czyli do pracy w dniu rozkładowo wolnym od pracy z tytułu przeciętnie pięciodniowego tygodnia pracy. W jaki sposób należy zrekompensować taką pracę?
Pierwszym problemem jaki pojawia się w związku z omawianym zagadnieniem jest odpowiedź na pytanie czym jest praca w W5? Czy są to nadgodziny czy może jest to inny rodzaj pracy ponadnormatywnej? Jest to praca ponadnormatywna, ale jest to pojęcie odrębne od nadgodzin (niezależnie czy mówimy tu o nadgodzinach dobowych czy średniotygodniowych). Wynika to z faktu, że tematyka nadgodzin w kodeksie pracy została omówiona w art. 151 – 151 (2) kp, natomiast praca w W5 została omówiona w art. 151 (3) kp, który zawiera zupełnie odmienne zasady rozliczenia, aniżeli w przypadku nadgodzin.
Tym samym do rozliczenia pracy w dniu rozkładowo wolnym z tytułu 5 dniowego tygodnia pracy nie zastosujemy art. 42 ust. 4 ustawy o pracownikach samorządowych. Zgodnie z tym przepisem pracownikowi samorządowemu za pracę wykonywaną na polecenie przełożonego w godzinach nadliczbowych przysługuje, według jego wyboru, wynagrodzenie albo czas wolny w tym samym wymiarze, z tym że wolny czas, na wniosek pracownika, może być udzielony w okresie bezpośrednio poprzedzającym urlop wypoczynkowy lub po jego zakończeniu.
Należy zastosować art. 43 ust. 1 ustawy o pracownikach samorządowych w zw. z art. 151 (3) kp. Oznacza to, że w sprawach nieunormowanych przepisami samorządowej pragmatyki służbowej stosuje się odpowiednio przepisy kodeksu pracy. Natomiast zgodnie z art. 151 (3) kp pracownikowi, który ze względu na okoliczności przewidziane w art. 151 § 1 wykonywał pracę w dniu wolnym od pracy wynikającym z rozkładu czasu pracy w przeciętnie pięciodniowym tygodniu pracy, przysługuje w zamian inny dzień wolny od pracy udzielony pracownikowi do końca okresu rozliczeniowego, w terminie z nim uzgodnionym.
Zatem jak będzie wyglądało rozliczenie czasu pracy pracownika samorządowego zobowiązanego do świadczenia pracy w wolną sobotę?
Przede wszystkim praca w dniu wolnym dla pracownika, bez względu na liczbę przepracowanych godzin, rodzi po stronie pracodawcy bezwzględny obowiązek udzielenia czasu wolnego w wymiarze jednego pełnego dnia do końca okresu rozliczeniowego. Tym samym nie ma tutaj możliwości zastosowania art. 42 ust. 4 i wyboru pomiędzy czasem wolnym a wypłatą wynagrodzenia. Potwierdza to także Komisja Prawna Głównego Inspektora Pracy w piśmie z 12 września 2013 r. w sprawie sposobu rekompensowania pracownikowi samorządowemu pracy w dniu wolnym od pracy wynikającym z przeciętnie pięciodniowego tygodnia pracy. Komisja uznała, że w przypadku świadczenia na polecenie przełożonego pracy w dniu wolnym od pracy wynikającym z przeciętnie pięciodniowego tygodnia pracy, tj. w sobotę (zgodnie z rozkładem czasu pracy soboty są dniami wolnymi od pracy), należy udzielić innego (całego) dnia wolnego od pracy do końca okresu rozliczeniowego, w którym tę pracę świadczył, w terminie z nim uzgodnionym.
Także: „Przepis art. 42 ust. 4 ustawy nie odnosi się do sytuacji świadczenia pracy w dniu wolnym wynikającym z przeciętnie pięciodniowego tygodnia pracy. W tym zakresie co do zasady należy stosować przepisy art. 151 (3) k.p. Dyspozycja art. 42 ust. 4 ustawy o pracownikach samorządowych będzie miała zastosowanie w sytuacji, w której pracownikowi samorządowemu nie udzielono do końca okresu rozliczeniowego dnia wolnego w zamian za pracę w dniu wolnym od pracy wynikającym z rozkładu czasu pracy w przeciętnie pięciodniowym tygodniu pracy, a praca w tym dniu stanie się tym samym pracą w godzinach nadliczbowych. W kwestii rekompensaty za pracę w niedzielę i święta do pracowników znajduje zastosowanie art. 151 (11) k.p.”. (https://www.pip.gov.pl/ua/dla-sluzb-bhp/magazyn-inspektor-pracy/artykuly/specyfika-zatrudnienia-w-samorzadach, dostęp: 12.03.2025 r.)
Jak zlecać pracę w wolną z sobotę?
W związku z tym, że praca w dniu rozkładowo wolnym z tytułu 5 – dniowego tygodnia pracy może zostać zlecona w analogicznych wypadkach jak w przypadku nadgodzin, czyli w przypadku szczególnych potrzeb pracodawcy albo z konieczności prowadzenia akcji ratowniczej, zatem pracy w W5 nie można planować (Por. Pismo z dnia 8.10.2013 r., wydane przez: Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej Departament Prawa Pracy, Praca w godzinach nadliczbowych, Rzeczposp. PiP 2013, nr 9662, s. 5).
Przepisy nie przewidują formy zlecania pracy w nadgodzinach ani w W5. Tym samym w praktyce przyjmuje się, że może być to każda forma, czyli ustna, pisemna, dokumentowa. Jednak odradzałabym formę konkludentną – dorozumianą – z uwagi na możliwość pojawienia się sporu pomiędzy pracownikiem a pracodawcą, w szczególności w sytuacji, gdy pracownik próbuje w ten sposób sobie „dorobić” albo uzyskać czas wolny niezależny od urlopu wypoczynkowego.
W przypadku, gdy zastosujemy formę ustną zlecenia pracy w W5 warto to post factum potwierdzić iudokumentować.
Dokumentowanie udzielenia czasu wolnego za pracę w W5
Zgodnie z § 6 pkt 1 lit. C Rozporządzeni Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej (t.j. Dz. U. z 2024 r. poz. 535), w pozostałej dokumentacji pracowniczej, pod ewidencją czasu pracy należy umieścić dokument z uzgodnieniem z pracownikiem terminu udzielenia innego dnia wolnego od pracy w zamian za wykonywanie pracy w dniu wolnym od pracy wynikającym z rozkładu czasu pracy w przeciętnie pięciodniowym tygodniu pracy (art. 151 (3) Kodeksu pracy). Przepisy nie wskazują na formę takiego dokumentu, co oznacza, że nie musi ono być w formie pisemnej zgodnie z art. 78 § 1 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 r. Kodeks cywilny (t.j. Dz. U. z 2024 r. poz. 1061 z późn. zm.).
Pozdrawiam, Karolina Niedzielska
