Minął już 1 stycznia, a więc czas, w którym niektórzy pracodawcy osiągneli ustawowy limit zatrudnienie pracowników, który wkłada na nich obowiązek wprowadzenia Zakładowego Funduszu świadczeń Socjalnych. temat ZFŚS jest bardzo często traktowany po macoszemu, a skutkiem tego mogą być gigantyczne kary nałożone przez PIP, oskładkowanie i opodatkowanie świadczeń nawet do 5 lat wstecz. Sama pamietam sprawę, gdy pracowałam w ZUS – ie, gdzie jednostka budżetowa przegrała batalię z organem rentowym przed sądem w obu instancjach. Sprawa dotyczyła oskładkowania świadczeń z uwagi na brak stosowania kryterium socjalnego przy ich przyznaniu. Organy, które kontrolują pracodawców, czyli PIP, ZUS, US dostrzegają to, że popełnianych jest wiele błędów w ZFŚS, które są poważne i kosztowne.
Cel i zasady tworzenia ZFŚS
Na pracodawcy ciąży obowiązek stosownie do możliwości i warunków, zaspokajania bytowych, socjalnych i kulturalnych potrzeb pracowników. Realizacja tego obowiązku zachodzi między innymi za pośrednictwem Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych (dalej ZFŚS, fundusz socjalny). Nie ulega wątpliwości, że ZFŚS jest instytucją prawną, która ma łagodzić różnice w poziomie życia pracowników i ich rodzin, a także emerytów i rencistów, czyli osób uprawnionych do korzystania z funduszu. Nie każdy pracodawca jest jednak zobowiązany do utworzenia oraz prowadzenia ZFŚS.
Fundusz tworzą pracodawcy zatrudniający według stanu na dzień 1 stycznia danego roku co najmniej 50 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty. Wymóg ten nie dotyczy pracodawców prowadzących działalność w formie jednostek budżetowych i samorządowych zakładów budżetowych tworzą Fundusz, bez względu na liczbę zatrudnianych pracowników. Należy podkreślić, że nie każda „budżetówka” będzie zobligowana do utworzenia ZFŚS. Fundusz tworzą tylko jednostki budżetowe, przez które rozumie się jednostki organizacyjne sektora finansów publicznych nieposiadające osobowości prawnej, które pokrywają swoje wydatki bezpośrednio z budżetu, a pobrane dochody odprowadzają na rachunek odpowiednio dochodów budżetu państwa albo budżetu jednostki samorządu terytorialnego oraz samorządowe zakłady budżetowe które mogą być tworzone, przekształcane oraz likwidowane przez organy stanowiące jednostki samorządu terytorialnego (rada gminy, rada powiatu, sejmik województwa). Realizują zadania własne samorządu terytorialnego. W przypadku pozostałych pracodawców, których możemy określić zbiorczo i potocznie „budżetówką” wprowadzają oni fundusz socjalny na zasadach ogólnych, a więc co do zasady po osiągnięciu na dzień 1 stycznia zatrudnienia 50 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty. Należy zauważyć, że stan zatrudnienia uwzględnia się na ilość etatów a nie na ilość samych pracowników.
Do stanu zatrudnienia uwzględniamy wszystkich pracowników, niezależnie od podstawy nawiązania stosunku pracy, a więc uwzględnia się zatrudnienie na podstawie umowy o pracę, niezależnie od jej rodzaju, mianowania, powołania, wyboru oraz spółdzielczej umowy o pracę. Do tego stanu uwzględnia się także pracowników nieobecnych, albowiem liczy się status pracownika a nie efektywne świadczenie pracy, czyli osoby na urlopach wypoczynkowych, bezpłatnych, macierzyńskich, na warunkach urlopów macierzyńskich, roezicilkich, ojcowskich, wychowawczych, odbywających służbę wojskową, osoby przebywające na zasiłkach chorobowych, opiekuńczych, wyrównawczych, świadczeniach rehabilitacyjnych, na urlopach szkoleniowych oraz w trakcie usprawiedliwionych nieobecności płatnych i niepłatnych, a także nieusprawiedliwionych nieobecności.
W przypadku innych pracodawców zatrudniających według stanu na dzień 1 stycznia danego roku, co najmniej 20 i mniej niż 50 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty, tworzą Fundusz na wniosek zakładowej organizacji związkowej.
Istnieje możliwość zwolnienia pracodawcy w stworzenia ZFŚS pomimo osiągnięcia ustawowego limitu zatrudnienia. U pracodawców zatrudniających co najmniej 50 pracowników, objętych układem zbiorowym pracy, postanowienia w sprawie nietworzenia Funduszu i niewypłacania świadczenia urlopowego zawiera się w układzie zbiorowym pracy. Jeżeli u takich pracodawców pracownicy nie są objęci układem zbiorowym pracy, postanowienia w sprawie nietworzenia Funduszu i niewypłacania świadczenia urlopowego zawiera się w regulaminie wynagradzania.
Pracodawca ma obowiązek poinformować pracowników najpóźniej do dnia 31 stycznia danego roku o:
- nietworzeniu Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych (ZFŚS),
- niewypłacaniu świadczenia urlopowego.
Informacja ta powinna zostać przekazana w sposób przyjęty u pracodawcy, np. obwieszczenie na tablicy ogłoszeń, notkę w Intranecie, indywidualną informację lub komunikat wewnętrzny.
Pozdrawiam, Karolina Niedzielska
