Rozporządzenie w sprawie dokumentacji pracowniczej z 10 grudnia 2018 r. (wejście w życie z dniem 1 stycznia 2019 r.), przewiduje obowiązek prowadzenia ewidencji czasu pracy pracownika, wraz z ewidencjonowaniem rzeczywistego czasu pracy. Ewidencję podpisuje pracodawca lub pracownik działający w imieniu pracodawcy, nie podpisuje jej pracownik. Na żądanie pracownika, pracodawca zobowiązany jest ją udostępnić (art. 149 § 1 kp). W przypadku, gdy pracownik złoży wniosek o wydanie kopii całości lub części dokumentacji pracowniczej, pracodawca jest zobowiązany ją wydać w terminie 30 dni od dnia złożenia wniosku w wersji elektronicznej lub papierowej. Tym samym pracownik posiada prawo do otrzymania kopii ewidencji czasu pracy jako części dokumentacji pracowniczej.
Miejsce przechowywania ewidencji czasu pracy
Zgodnie ze stanowiskiem Ministerstwa Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 18 lutego 2019 r., w sprawie sposobu prowadzenia dokumentacji dotyczącej ewidencjonowania czasu pracy „(…) w związku z tym, że obowiązujące przepisy nie określają jak technicznie należy zorganizować prowadzenie oddzielnie dla każdego pracownika dokumentacji pracowniczej, w tym dotyczącej ewidencjonowania czasu pracy, w konsekwencji decyzja w tym zakresie należy do pracodawcy. Pracodawca może np. założyć imienną teczkę pracownika zawierającą całość dokumentacji lub też dokumentację danego pracownika przechowywać w kilku teczkach obejmujących dokumenty powiązane tematycznie. Istotą wprowadzonego przepisu jest nieprowadzenie dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy danego pracownika zbiorowo z innymi pracownikami oraz zapewnienie dostępu do tej dokumentacji jedynie osobom do tego upoważnionym.”
Zasady prowadzenia ewidencji czasu pracy
Ewidencja czasu pracy powinna być prowadzona na bieżąco, jednak przepisy nie wskazują jak często należy ją umieszczać w pozostałej dokumentacji pracowniczej. Można to robić po zakończeniu każdego miesiąca, okresu rozliczeniowego lub na koniec roku kalendarzowego.„Ewidencjonowanie czasu pracy pracowników jest zasadniczym obowiązkiem pracodawcy wynikającym z art. 94 pkt 9a w zw. z art. 149 k.p. Prawidłowe wyliczenie wysokości wynagrodzenia za pracę musi się opierać na rejestracji czasu pracy przepracowanego przez pracownika. Właściwie prowadzona ewidencja czasu pracy stanowi podstawę prawidłowego obliczenia wynagrodzenia za pracę. Przedmiotem ewidencji czasu pracy powinien być czas pracy mieszczący się zarówno w ustalonym w zakładzie rozkładzie czasu pracy, jak też wynikający z doraźnych poleceń pracodawcy. Ewidencją powinna być zatem objęta praca w przedłużonym wymiarze czasu pracy, w godzinach nadliczbowych, w niedziele i święta, w porze nocnej, w dodatkowych dniach wolnych od pracy, a także w ramach dyżurów. W ewidencji czasu pracy powinny też być odnotowane okresy urlopów i zwolnień od pracy, a także nieusprawiedliwionej nieobecności w pracy.” (Wyrok SA w Szczecinie z 4.11.2014 r., III APa 6/14, LEX nr 1740695). Jednakże podkreślić należy fakt, że nawet jeśli pracodawca założy model archiwizowania ewidencji raz na rok, to zgodnie z zasadą dostępności i poufności jest on każdorazowo zobowiązany do udostępnienia tejże ewidencji na żądanie odpowiedniego organu, np. W trakcie kontroli przeprowadzanej przez inspektora Państwowej Inspekcji Pracy, w takiej w formie w jakiej prowadzona jest cała dokumentacja pracownicza.
Pamiętaj! Prowadzenie ewidencji czasu pracy jest obowiązkowe wobec każdego pracownika. Obowiązek ten jest niezależny od długości stażu zakładowego pracy, wymiaru etatu lub rodzaju umowy. Przepis art. 149 § 2 kp przewiduje jedynie zwolnienie w zakresie elementów ewidencji czasu pracy. Jednakże przepis ten nie daje w ogóle podstaw do zwolnienia z ewidencjonowania czasu pracy. Dla pracowników zatrudnionych w systemie zadaniowym prowadzi się ewidencję czasu pracy bez obowiązkowego wskazywania godzin pracy. Pracownik sam je ustala przy wykonywaniu zadania. W przypadku pracowników zarządzających w imieniu pracodawcy zakładem pracy oraz pracowników otrzymujących ryczałt za godziny nadliczbowe lub pracę w porze nocnej, także nie ewidencjonujemy godzin ich pracy.
Elementy ewidencji czasu pracy
Zgodnie z § 6 pkt 1, ewidencja czasu pracy, zawiera informacje o:
- liczbie przepracowanych godzin oraz godzinie rozpoczęcia i zakończenia pracy,
- liczbie godzin przepracowanych w porze nocnej,
- liczbie godzin nadliczbowych,
- dniach wolnych od pracy, z oznaczeniem tytułu ich udzielenia,
- liczbie godzin dyżuru oraz godzinie rozpoczęcia i zakończenia dyżuru, ze wskazaniem miejsca jego pełnienia,
- rodzaju i wymiarze zwolnień od pracy,
- rodzaju i wymiarze innych usprawiedliwionych nieobecności w pracy,
- wymiarze nieusprawiedliwionych nieobecności w pracy,
- czasie pracy pracownika młodocianego przy pracach wzbronionych młodocianym, których wykonywanie jest dozwolone w celu odbycia przez nich przygotowania zawodowego.
Karolina Niedzielska
