Czy należy poinformować pracowników o nowych zasadach ustalania stażu pracy? – Pobierz ulotki informacyjne

W dniu 1 stycznia weszła w życie nowela kodeksu pracy, czyli ustawa z dnia 26 września 2025 r. o zmianie ustawy – Kodeks pracy oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. poz. 1423). Zgodnie z nowymi przepisami do stażu pracy są zaliczane nowe okresy:

• prowadzenia przez osobę fizyczną pozarolniczej działalności, o której mowa w art. 8 ust. 6 ustawy z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych, oraz okresy pozostawania osobą współpracującą z osobą fizyczną prowadzącą tę działalność, za które zostały opłacone składki na ubezpieczenia emerytalne, rentowe lub wypadkowe.
• pozostawania osobą współpracującą z osobą fizyczną prowadzącą działalności gospodarczej i korzystającą z ulgi na start, za które zostały opłacone składki na ubezpieczenia emerytalne, rentowe lub wypadkowe,
• zawieszenia działalności gospodarczej przez osobę prowadzącą pozarolniczą działalność gospodarczą w celu sprawowania osobistej opieki nad dzieckiem, za który zostały opłacone składki na ubezpieczenia emerytalne i rentowe, 
• sprawowania osobistej opieki nad dzieckiem osoby współpracującej, za który zostały opłacone składki na ubezpieczenia emerytalne i rentowe,
• wykonywania przez osobę fizyczną umowy zlecenia lub innej umowy oświadczenie usług, do której zgodnie z przepisami Kodeksu cywilnego stosuje się przepisy dotyczące zlecenia,
• wykonywania przez osobę fizyczną umowy agencyjnej,
• pozostawania przez osobę fizyczną osobą współpracującą z osobą prowadząca działalność gospodarczą lub wykonująca pracę na podstawie umowy cywilnoprawnej, 
• pozostawania przez osobę fizyczną członkiem rolniczej spółdzielni produkcyjnej,
• pozostawania przez osobę fizyczną członkiem spółdzielni kółek rolniczych.

💡 Przeczytaj koniecznie mój wpis na temat wniosku USP: https://karolinaniedzielska.pl/wniosek-o-wydanie-zaswiadczenia-o-ubezpieczeniu-dla-celow-doliczenia-okresow-do-stazu-pracy-dostepny-juz-na-ezus/

Nowe przepisy maja wpływ na ustalenie wymiaru urlopu wypoczynkowego, wysokości dodatku za wysługę lat, nagrodę jubileuszową oraz różnego rodzaju odprawy. W niektórych wypadkach nowe przepisy będą miały wpływ nie tylko na ogólny i urlopowy staż pracy, ale także zakładowy.

W związku z tymi zmianami pojawiają się pytania czy należy pracowników informować o zmianach?

Z formalnego punktu widzenia ustawodawca nie nałożył na pracodawcę obowiązku poinformowania o zmianach w prawie, zasad dokumentowania nowych okresów i terminów wynikających z przepisów przejściowych.

Osobiście rekomenduje, aby rozważyć przeprowadzenie kampanii informacyjnej, w celu uniknięcia problemów w 2026 roku, a także w późniejszym okresie, spokojnego zaplanowania urlopów w odpowiednim wymiarze, budżetu na składniki wynagrodzenia przewidziane u danego pracodawcy, na których wysokość wpływ mają nowe przepisy i nowe okres zaliczalne do stażu pracy. Pomimo obaw, okazało się, że system ZUS działa sprawnie. Zaświadczenia wydawane są w ciągu 2-5 dni.

Warto także uniknąć jakiś komplikacji związanych z niedopowiedzeniami i brakiem przepływu informacji, ponieważ w przepisach końcowych przewidziano 24 miesięczny okres karencji na uzyskanie i dostarczenie dokumentów, potwierdzających nowe okresy zaliczalne do stażu pracy dla pracowników zatrudnionych lub pozostających w zatrudnieniu kolejno w dniu 1 stycznia lub 1 maja 2026 r.

Mając powyższe na uwadze, przygotowałam dla Was dwie ulotki informacyjne, z podziałem na sektor i termin stosowania nowych przepisów, u konkretnego pracodawcy.

Pracodawcy sektora finansów publicznych

W dniu 1 stycznia 2026 r. ustawa zacznie być stosowana u pracodawcy niebędącego jednostką sektora finansów publicznych w rozumieniu ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (t.j. Dz. U. z 2025 r. poz. 1483). Zgodnie z art. 9 tej ustawy sektor finansów publicznych tworzą:

1) organy władzy publicznej, w tym organy administracji rządowej, organy kontroli państwowej i ochrony prawa oraz sądy i trybunały;

2) jednostki samorządu terytorialnego oraz ich związki;

2a) związki metropolitalne;

3) jednostki budżetowe;

4) samorządowe zakłady budżetowe;

5) agencje wykonawcze;

6) instytucje gospodarki budżetowej;

7) państwowe fundusze celowe;

8) Zakład Ubezpieczeń Społecznych i zarządzane przez niego fundusze oraz Kasa Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego i fundusze zarządzane przez Prezesa Kasy Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego;

9) Narodowy Fundusz Zdrowia;

10) samodzielne publiczne zakłady opieki zdrowotnej;

11) uczelnie publiczne;

12) Polska Akademia Nauk i tworzone przez nią jednostki organizacyjne;

13) państwowe i samorządowe instytucje kultury;

14) inne państwowe lub samorządowe osoby prawne utworzone na podstawie odrębnych ustaw w celu wykonywania zadań publicznych, z wyłączeniem przedsiębiorstw, instytutów badawczych, instytutów działających w ramach Sieci Badawczej Łukasiewicz, banków oraz spółek prawa handlowego;

15) Bankowy Fundusz Gwarancyjny.

W jednostkach sektora finansów publicznych nowe przepisy są swoistą rewolucją, ponieważ będą miały wpływ nie tylko na wymiar urlopu wypoczynkowego, ale także na wysokość dodatków stażowych, przyspieszenia nabycia prawa do nagród jubileuszowych oraz w niektórych przypadkach odpraw emerytalno rentowych.

Pobierz ulotkę informacyjną dla SJFP

Pozostali pracodawcy

Natomiast w przypadku pozostałych jednostek ustawa ma zastosowanie od dnia 1 maja 2026 r., czyli od pierwszego dnia miesiąca następującego po upływie 6 miesięcy od dnia jej ogłoszenia. Ustawa została ogłoszona w dzienniku promulgacyjnym w dniu 21 października 2025 r.

❌ Uwaga!

Należy zwrócić szczególną uwagę na spółki komunalne, w których jednostka samorządu terytorialnego posiada 100% udziałów, albowiem są to jednostki spoza sektora finansów publicznych. Jednostki te wchodzą w reżim ustawy w dniu 1 maja 2026 r. Są to:

• wodociągi i kanalizacja,
• gospodarka odpadami,
• gospodarka mieszkaniowa,
• transport publiczny,
• ciepłownictwo,
• zieleń i utrzymanie miasta,
• cmentarze,
• sport i rekreacja,
• parkingi,
• rozwój lokalny,
• spółki Skarbu Państwa, jeśli są to jednostki budżetowe sektora finansów publicznych,
• spółki z o.o., w których 100% udziałów posiada jednostka samorządu terytorialnego,
• uzdrowiska prowadzone w formie spółki akcyjnej albo spółki z ograniczoną odpowiedzialnością.

Pobierz ulotkę informacyjną dla pozostałych pracodawców

---

Pamiętaj także, że zasady opisane powyżej zasady, co do terminów, dotyczą także odmiennego dokumentowania okresów umów cywilnoprawnych osób uczących się do 26 roku życia, które nie podlegały ubezpieczeniom społecznym. Więcej na ten temat przeczytasz w tym wpisie blogowym: https://karolinaniedzielska.pl/dokumentowanie-okresu-umow-cywilnoprawnych-zaliczanych-do-stazu-pracy-przez-osoby-uczace-sie-do-26-roku-zycia/

Pozdrawiam, Karolina Niedzielska